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【自治体広報】冊子やチラシづくりの負担は、kintoneとk-Reportで解決できる

2025.09.26

皆さんの自治体のDXが進んだ業務は、補助金申請の手続きやセミナーやイベント運営のアンケート等、限られていませんか。その理由は、一部のプラグインのみを導入し、そのプラグインで「できること」を中心にしているからとも言えます。

当記事では、kintoneと帳票出力プラグインのk-Reportを活用した「今まで外注していた冊子やチラシの作成の内製化」「手作業での微調整に苦労していた冊子やチラシ作成の効率化」をご紹介します。

自治体の事業や部署によっては、すでに他の帳票プラグインを使っていたとしても、追加でk-Reportを活用したり、k-Rportに代替えすることで、人件費や印刷製の削減につながることもあると思いますので、検討に役立てていただけると幸いです。

なお、ペパコミ株式会社では、自治体でも数多く伴走支援や研修を行っています。kintone活用やプラグインの選定や研修にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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地方自治体業務で冊子やチラシづくりが発生する場面とは？
地方自治体のkintone活用時の帳票出力プラグインを比較してみると？
k-Reportにあって、プリントクリエイターやレポトンにできない機能とは？
- 1.細かい情報を入力すべき冊子やチラシ作りに使える機能
- 2.「デザインが必要なケース」に使える機能
地方自治体業務でkintoneとk-Reportを使ってみるなら？
- k-Reportの実際に試してみる
ｋ-Reportの活用には、プラグインに強いkintone研修を選ぼう
冊子やチラシ作成に負担感を持っている方はペパコミ株式会社へご相談ください

地方自治体業務で冊子やチラシづくりが発生する場面とは？

地方自治体業務で、冊子やチラシづくりが発生するケースは、次のような場面が挙げられます。

議会や審議会、政策に関する資料の冊子づくり
「啓発系のパンフレット」や「広報誌」などの冊子づくり
セミナーのチラシ・地域のイベントのチラシづくり

上記のような冊子やチラシの作成は、原稿の正確さのみならず、レイアウトやデザイン、印刷物としての完成度も求められます。制作や発注にかかる業務コストが膨らみがちです。では、さっそく、具体的なケースを見てみましょう。

1.議会や審議会、政策に関する資料の冊子づくり

行政公開しなければならない情報として、例えば、次のようなものがあります。

計画系（まちづくり基本計画・防災計画・高齢者福祉計画・教育計画など）
議会系（議会会議録・各委員会会議録・政務活動費・市議会通信など）
予算系（一般会計予算や特別会計予算に関する説明書・議案・財務諸表など）
行政経営系（要綱・要領・附属機関・監査報告書・市勢要覧・審議会資料など）

年度が代わるたびに作成しますが、閲覧者は極めて少ないのが現状です。たとえば、幹部と担当者、議員、極めて稀に住民が閲覧します。かといって、行政の実態の公開が義務付けられており、やめることはできません。さらに、内容柄、新人の職員や会計年度職員では対応できず、中堅職員以上が担うことが多いのも特徴です。

2．「啓発系のパンフレット」や「広報誌」などの冊子づくり

地域で課題ごとのパンフレットやポスターを通じた啓発事業があります。パンフレットには相談機関なども掲載されているものもあり、なくすことができない物も多く存在します。例えば、次のようなものです。

環境系（自然環境・動物・熱中症予防・エネルギー系補助金・ゴミ問題など）
人権系と相談窓口（児童虐待防止・DV防止・いじめ防止・差別防止など）
健康系（健康診断・フレイル予防・休日の診療情報・妊産婦・予防接種など）
子育て系と相談窓口（未就学児の検診・障がい児・保育所・不登校・手当など）

他にも、地方自治体の広報の主力といえば、ホームページ以外ではまだ「広報誌」は、幅広い年齢層への周知する役目を担っています。

これらは、毎年、微妙に更新されたり、場合によってはプロポーザルや入札が行われます。

3．セミナーのチラシ・地域のイベントのチラシづくり

住民の皆さんのために、様々な課題に応じたセミナーやイベントがあります。

例としては、次のようなセミナーやイベントが挙げられます。

高齢者のスマホセミナー
子育て相談会
生涯学習系のセミナー・食育セミナー
高齢者施設職員や障がい者施設職員の研修
美術館や博物館、プラネタリウム、動植物園などのイベント
各種補助金、助成金情報

他にも、地域のイベントである文化祭や運動会、賀詞交歓会など、実行委員会事務局が地域センター等にあり、事務を手伝っているケースもあります。

なお、生涯学習まで行政がサポートする必要はないという意見もありますが、生涯学習がさかんな地域は「健康寿命が長い」「災害時に助け合って死者が少なくなる」などの傾向があるという研究結果もあるので、一概には言えません。

以上のように、PDFでの公開も含め、自治体における冊子やチラシの作成業務は、かなりの種類が存在します。

地方自治体のkintone活用時の帳票出力プラグインを比較してみると？

続いて、kintoneを導入している地方自治体が活用している帳票出力プラグインを比較してみましょう。

次の3つのプラグインの比較内容をご覧いただくと、「プリントクリエイターとレポトンの活用例は多いですが、広報用というより、手続き時の様式出力用として利用されていること」がわかります。

外部出力も可能な「プリントクリエイター」
シンプルな機能で設定も簡単な「レポトン」
細かいことにも応用できる「k-Report」

1.外部出力も可能な「プリントクリエイター」

用紙サイズ	主にA４用紙の様式
データの形式	PDF
特徴	・kintone内外ともに活用できます。kViewerのマイページやフォームブリッジと連携し、kintoneのアカウントを持たない人も出力が可能です。・LGWAN上での活用が可能です。
事例	コロナ渦の申請業務を機に行政で広く用いられるようになりました。

2．シンプルな機能で設定も簡単な「レポトン」

用紙サイズ	主にA４用紙の様式
データの形式	PDF・Excel
特徴	シンプルな機能となっており、設定も極めて簡単です。プラグインのため、kintoneのアカウントを持つ人が出力可能です。
事例	おくやみ手続きなどのワンストップサービスで活用されています。

3．細かいことにも応用できる「k-Report」

用紙サイズ等	A4サイズ・A3サイズ・B5と幅広い展開・冊子のページ送りへの対応
データの形式	PDF
kintone内外	・多機能で、大容量にも対応が可能です。凝った書類を作成できます。・kViewerのマイページやフォームブリッジと連携でき、kintoneのアカウントを持たない人も出力が可能です。
事例	スーパーのチラシや不動産物件のチラシに活用されていることから、行政の煩雑な情報を載せる冊子やチラシに応用が可能です。

k-Reportにあって、プリントクリエイターやレポトンにできない機能とは？

具体的に、次の項目ごとに、プリントクリエイターやレポトンになくて、k-Rportにある機能を確認してみましょう。

細かい情報を入力すべき冊子やチラシ作りに使える機能　
「デザインが必要なケース」に使える機能

1.細かい情報を入力すべき冊子やチラシ作りに使える機能

次のような機能があるので、冊子やチラシ作成で起こりがちな「手間のかかる微調整」「抜け漏れのチェック」から大幅に解放されます。

大量データの処理が可能

（例）一度に出力出来るPDFは、10,000kintoneレコード、または100ページのPDFや、一括でのレコード毎のPDF出力は300レコードまでと大容量のデータを処理できます。

帳票の個別出力・一括出力・一覧出力がそれぞれ可能

（例）冊子資料やチラシの作成時に、必要な情報をすべて網羅する場合に活用できます。

多様な用紙サイズへの対応が可能

（例）A3も可能であるため、大きめのチラシや資料にも活用できます。

複雑なページパターンが可能

（例）行政資料にありがちな膨大な情報を載せた冊子にもってこいの機能です。

2.「デザインが必要なケース」に使える機能

広報誌やパンフレット、ポスターの種類によっては、印刷会社やデザイン会社に高額で発注する場合も多くあります。また、微調整を繰り返すうちに、掲載しなければならない情報が欠けてしまうこともあり、負担感のある業務の一つと言えるでしょう。

「帳票デザイナー」と呼ばれるデザインツールがノーコードで活用可

（例）あらかじめセンスよくデザインしておけば、あとはデータを置くだけです。

画像の差し込みが可能

（例）kintone上に保存してある画像を差し込むことが可能です。

文字装飾や表、ページ内集計が可能

（例）目に留まるキャッチコピーや、理解しやすい表や計算も可能です。

地方自治体業務でkintoneとk-Reportを使ってみるなら？

当記事でご紹介したように、kintoneの帳票出力プラグインをk-Reportを導入することで、次の点が改善されます。

微調整作業の時間がかかる冊子やチラシの人件費
発注する必要のない印刷製本費

続いて、ここでは、大まかな手順をご紹介します。操作はノーコードで慣れていくほど、多様な機能を使いこなせるようになります。ここでは、あくまでも大まかな流れですので、詳細は、k-Report公式サイトの動画等をご覧ください。

k-Reportの実際に試してみる

早速、kintone上でアプリを作成し、k-Report上で接続させ、デザインを開始します。

①kintone上でアプリを作成しておきます。（詳細はkintoneヘルプをご覧ください。）

（1kintone上でアプリを作成しておきます。（詳細はkintoneヘルプをご覧ください。）

②kintone上で「APIトークンを生成」します。（詳細はkintoneヘルプをご覧ください。）

③k-Reportにログインし、先ほどのkintoneアプリと接続させます。

　（詳細はk-Reportの公式サイトを参照してください。）

④帳票の新規作成を始めます。

⑤作成する帳票の概要（帳票名など）を入力します。

⑥続いて「帳票デザイナー」のなかでレイアウトを開始します。

⑦帳票に反映されます。

ｋ-Reportの活用には、プラグインに強いkintone研修を選ぼう

今回、ご紹介したように、kintoneは、プラグインの多様な活用法により効果が広がります。とはいえ、k-Reportのように多機能なプラグインは、応用の幅も多岐にわたりますが、内製するノウハウを覚えることも必要です。少しずつ、個人レベルで理解していくには時間がかかってしまいます。そんなとき、研修を活用することで、覚える時間としての「学習コスト」を最小限に抑えることができます。ぜひ、kintoneのパートナー企業が提供する研修を有効活用しましょう。

冊子やチラシ作成に負担感を持っている方はペパコミ株式会社へご相談ください

ペパコミ株式会社は、kintoneやプラグインの研修で定評がある企業です。とくに、プラグインの知識は広く、約500種類ものkintoneのプラグインを網羅したプラグインメディアを開設し、ユーザーとプラグインのメーカーを結びつける場を設けています。そのため、プラグインに関しては、どこよりも多く的確に収集しています。

研修や伴走支援サービスでは、kintoneの操作を短期間に学ぶだけでなく、業務を踏まえてのプラグインの選定の相談にも対応することができます。冊子やチラシ作成にお悩みの方は、ぜひ、お気軽にご連絡ください。

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