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M-SOLUTIONS株式会社

Smart at AIとSmart at message連携｜kintoneでZoom議事録作成を自動化する全プロセス

2025.10.28

Zoomを使ったオンライン会議が増加した結果、議事録作成に負担を感じている方は多いでしょう。

会議をしながら同時に記録するのは困難で、重要な事項を記録し忘れたり、記録漏れが発生したりする可能性があります。

議事録は抜け漏れなく正確に作成する必要があるだけでなく、作成者によって精度にばらつきが出ないよう配慮する必要もあるため、多くの工数がかかってしまいがちです。

ペパコミ株式会社では、議事録作成の工数を削減するため、Zoom、kintone、Smart at AI、ChatGPTを連携させた議事録自動化の仕組みを構築しています。

今回はkintoneでZoom議事録作成を自動化する全プロセスを紹介するので、最後までご覧ください。

なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。

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また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。

Smart at AIとkintone連携｜Zoom会議データを即座に構造化する仕組み
ノープロンプトでAIを使いこなすSmart at AIの利点
Smart at AIが生成する議事録の網羅的な構造
Smart at AIの応用機能｜人別フィードバックと情報通知
Smart at AI導入における費用体系と必要な準備
まとめ｜kintone AI活用の広がりとSmart at AIの意義

Smart at AIとkintone連携｜Zoom会議データを即座に構造化する仕組み

Zoom会議データを即座に構造化する仕組みを以下の項目に沿って解説します。

議事録作成にかかる工数とその課題
Smart at AIとChatGPTによる全自動化のプロセス
推論モデルを活用した高品質な議事録アウトプット

Smart at AIは、kintoneとChatGPTを連携させるためのプラグインです。

Smart at AIを核として利用すると、長大な会議の文字起こしデータが、人手を介さずに構造化された議事録として自動生成されます。

議事録作成にかかる工数とその課題

kintone導入相談や導入後の伴走支援など、毎日多くのミーティングが行われる中で、議事録を作成する作業が発生します。

会議をしながら記録するのは大変な作業であり、重要な事項を記録し忘れる可能性があるため、自動化が求められました。

議事録作成を自動化すれば、情報の抜け漏れを防げます。

Smart at AIとChatGPTによる全自動化のプロセス

Zoomに備わっている自動文字起こし機能を使って、会議中の会話を文字データとして記録しますが、文字起こしされたデータは、APIを利用してkintoneに登録されます。

kintoneには文字起こしデータを保存する活動履歴アプリが用意されており、長文の文字起こしデータが蓄積されていきます。

kintoneに登録された長文データは、Smart at AIを介してペパコミ株式会社が利用するChatGPT環境と連携される仕組みです。

ChatGPTは、取り込まれた文字起こしデータをもとに議事録の要約を作成します。各ツールの連携により、何も入力していない状態から瞬時に議事録が自動生成される仕組みを整えています。

推論モデルを活用した高品質な議事録アウトプット

議事録の品質は、使用するChatGPTのモデルによって変わります。O1、O3、O4などの推論モデルは、AIが深く思考してくれるモデルです。

ペパコミ株式会社ではO1を使用しており、推論モデルは単に文字起こしデータを見て要約するだけでなく、AIが分析した上で要約してくれます。

AIの知見を活かした提案をしてくれる点も魅力的なポイントです。

例えば、推論モデルは会話の前後関係から顧客の課題がどこにあるのかを掘り下げ、どのような意図で話していたのかまで考えて議事録を作成してくれます。

ノープロンプトでAIを使いこなすSmart at AIの利点

ノープロンプトでAIを使いこなすSmart at AIの利点を以下の項目に沿って解説します。

フィールド変更だけで実現するノープロンプト設定
ミーティング種類別で自動調整される議事録項目
AIを活用した議事録項目の設計思想

Smart at AIがkintone利用にもたらす利点として、AIを誰もが使いこなせるようになる点が挙げられます。

フィールド変更だけで実現するノープロンプト設定

Smart at AIプラグインを使用すると、kintoneのフィールドを変更するだけで、議事録に含めたい要約項目を自由に追加できます。

例えば、「先方がペパコミに抱いていそうな印象」と名付けた項目を後から追加し、AIに内容を要約させることも可能です。

kintoneのフィールドを変更するだけでAIを活用できるこの仕組みは、AI利用のハードルを大幅に下げてくれます。

ミーティング種類別で自動調整される議事録項目

Smart at AIには、ミーティングの種類別に議事録項目を設定する機能があります。

AIがミーティングの種類(新規相談か開発サポートかなど)を自動で判断し、それぞれに適した議事録項目を作成できるのが特徴です。

例えば、新規相談の場合は先方のビジネスモデルや問い合わせの背景、開発サポートの場合は今回のミーティングの目的と、AIが適切な項目を自動で判断して議事録を作成してくれます。

AIを活用した議事録項目の設計思想

AIで議事録を作成する際は、最初にまとめて欲しいポイントを項目として設定し、足りない項目があれば追加して再生成するよう設計されています。

項目を先に設定する方法により、AIの精度が高くなり、質の高いアウトプットが生成されます。

Smart at AIが生成する議事録の網羅的な構造

Smart at AIが生成する議事録の網羅的な構造を以下の項目に沿って解説します。

詳細な相談内容と背景の記録
提案内容と相手の反応・合意点の記録
タスクとコミュニケーションにおける注意点の網羅

Smart at AI連携により自動生成される議事録は、会議の目的や内容に応じたさまざまな項目を含み、詳細かつ整理された形で情報がまとめられます。

詳細な相談内容と背景の記録

議事録には、先方の会社概要や特徴、相談の背景、具体的な課題などが記載されるのが特徴です。

例えば、リスキリング助成金を活用した新たな研修コンテンツのパッケージ化、最適な講座構成、費用面での条件、既存動画素材の流用編集に関する課題などが記録されます。

また、講座受講後にkintone構築や追加相談でどのように仕組みを作るかのように、受講者の導線に関しても記録されます。

提案内容と相手の反応・合意点の記録

自社からの提案内容も、動画構成、費用面、納品スケジュールなど詳細に記録され、提案に対する相手の反応まで議事録化するのも可能です。

例えば、60分の講座構成案に概ね了承した旨や、kintone構築に興味を持った受講者にペパコミを紹介するルート作りを前向きに検討してくれる旨の発言、納品スケジュールに関する回答などが記録されます。

講座提供の報酬や、カリキュラムの早期提出による労働局申請への活用など、お互いの合意点も記録されます。

タスクとコミュニケーションにおける注意点の網羅

自動生成された議事録には、ペパコミ側と先方側のタスクが明確に分けられて記載されます。

ペパコミ側のタスクには、コンテンツ作成の最終決定、納期の順守、チャプター別タイトル案の提示などが挙げられます。

先方側のタスクには、労働局への申請準備、受講者への案内資料の作成などが挙げられるでしょう。

また、先方とのコミュニケーションで注意すべき点として、迅速な納品準備や、申請の締め切りに合わせた対応などがまとめられます。

自動生成された議事録は、何も入力していない状態から作成されており、会議内容を振り返るための資料として活用可能です。

Smart at AIの応用機能｜人別フィードバックと情報通知

Smart at AIの応用機能を以下の項目に沿って解説します。

人別フィードバック機能による教育への活用
Smart at messageによる情報共有の自動化
AIフィードバックを営業マネジメントに組み込む方法

Smart at AIは議事録の要約に加えて、人別フィードバック機能を提供しており、営業担当者の教育やマネジメントに活用されています。

人別フィードバック機能による教育への活用

人別フィードバック機能では、会議に臨んだ担当者に対して、AIがよかった点と改善点を自動でフィードバックします。

AIの設定で個人の特性を指示すると、各担当者に合わせたフィードバックを重点的に行うよう調整可能です。

例えば、相手のサービス内容を深く理解しようとする姿勢や、会話の主導権を握りつつスムーズに議論を進めていた点などが、よかった点として挙げられます。

一方、長めの説明が続く際には相手の理解度を確認しながら進行することや、専門用語の使用時の配慮などが改善点として指摘されます。

上司から直接言われると抵抗があっても、AIからの指摘の方が素直に受け止められる場合があるため、AIのフィードバックは営業担当者の教育に役立つでしょう。

Smart at messageによる情報共有の自動化

作成された議事録や評価内容は、本人だけでなく上司にも自動で通知されます。ペパコミ株式会社では、週次の議事録評価がChatworkに自動通知されるように設定されています。

自動通知機能は、MソリューションズのSmart at messageを使って配信しており、Smart at messageを使うことで、ChatworkだけでなくLINEなどにも通知を送信可能です。

自動通知機能により、ミーティングの総括や個人のパフォーマンスが関係者間で簡単に共有されます。

AIフィードバックを営業マネジメントに組み込む方法

週次で自動通知される議事録評価は、技術的な知識や提案力など、よかった点や改善点を含みます。

議事録評価を本人と上司の両方に送信する仕組みにしているため、営業管理が簡単になるのがメリットです。

AIからのフィードバックをもとに改善に取り組むことで、担当者ごとのマネジメントにも活用できます。

Smart at AI導入における費用体系と必要な準備

Smart at AI導入における費用体系と必要な準備を以下の項目に沿って解説します。

導入に必要なツールと費用の構成
推論モデル利用に必要なChatGPTのTierレベル
議事録1回あたりの費用目安

議事録自動化システムを導入して運用するためには費用が発生しますが、削減できる工数を考慮すると費用対効果は十分に出るはずです。

導入に必要なツールと費用の構成

議事録自動化の仕組みを利用する際に必要なツールと費用は、以下のとおりです。

ツール名	必須性/費用形態	備考
kintoneライセンス	必須	基盤となる費用
Smart at AIプラグイン費用	必須	kintoneとChatGPTの連携に必要
ChatGPT利用料	従量課金	API利用による従量課金

Smart at AIのプランは、使用するChatGPTのモデルによって料金が変わります。

Smart at AIの提供元がChatGPTを契約し、ユーザーに利用提供する形式になっているため、ChatGPTの従量課金費用を考慮した料金設定になっています。