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Smart at AIとkintoneの連携｜Zoom会議の文字起こしデータを0秒で議事録化する全自動化プロセス
日々の業務でZoomを使ったオンライン会議が増加した結果、会議後の議事録作成の負担を感じている方も多いでしょう。
相談しながら同時に記録するのは困難な場合が多く、重要な事項の記録漏れが発生する可能性もあります。
ペパコミ株式会社では、議事録作成にかかる工数を削減するため、Zoomとkintone、Smart at AIとChatGPTを連携させた自動化の仕組みを構築しています。
自動化の仕組みを構築すれば、担当者は議事録作成の負担から解放され、相談内容に集中できるはずです。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。
Smart at AIが実現するkintone議事録作成の全自動化のプロセス
Smart at AIが実現するkintone議事録作成の全自動化のプロセスを以下の項目に沿って解説します。
- 自動文字起こしデータのkintoneへの連携
- Smart at AIを介したChatGPTによる要約の実行
- 推論モデル（O1）を活用した高品質なアウトプット
Smart at AIは、kintoneとChatGPTを連携させるためのプラグインです。Smart at AIを利用すると、膨大な文字起こしデータが、構造化された議事録として自動生成されます。
自動文字起こしデータのkintoneへの連携
まず、Zoomに備わるレコーディング機能を使って会議を記録すると、自動で文字起こしがされます。
文字起こしされたデータは、Zapier（ザピア）または類似するツールを使うと、API連携でkintoneに取り込まれます。
kintoneには、文字起こしデータが記録される活動履歴アプリが用意されており、レコードが自動生成され文字起こしデータが雑に貼られる仕組みです。
Smart at AIを介したChatGPTによる要約の実行
kintoneに登録された長文の文字起こしデータは、Smart at AIの箱を利用して、ChatGPTと連携されます。
ChatGPTは、取り込まれた文字起こしデータを基に議事録の要約を作成します。両者の連携により、1秒も時間をかけずに議事録が自動生成される仕組みを整えられます。
推論モデル（O1）を活用した高品質なアウトプット
ペパコミ株式会社では、ChatGPTの推論モデルであるO1を利用しています。
O1のような推論モデルは、単に文字起こしを要約するだけでなく、AIが内容を理解して知見を加えた要約を作成できる点が特徴です。
例えば、O1は会話の前後から顧客の課題がどこにあるのかを掘り下げ、どういう意図で話していたのかまで考えて議事録を起こしてくれます。
Smart at AIを活用する明確なメリット
Smart at AIを活用する明確なメリットは以下のとおりです。
- ノープロンプトでのAI活用を実現する仕組み
- ミーティング種類別議事録項目によるアウトプットの調整
- データに基づいた議事録項目設定の手法
Smart at AIは、kintoneとAI連携を円滑にするプラグインです。Smart at AIを使う理由は、kintoneのユーザーが誰でもAIを使いこなせるようになる点にあります。
ノープロンプトでのAI活用を実現する仕組み
Smart at AIプラグインを使用すると、kintoneのフィールドを変更するだけで、議事録に含めたい要約項目を自由に追加可能です。
AIに慣れていない方でも、kintoneの簡単な操作でAIを活用できるため、AI利用のハードルが大幅に下がります。
ミーティング種類別議事録項目によるアウトプットの調整
Smart at AIの機能の一つに、ミーティング種類別議事録項目の設定があります。
AIがミーティングの種類（新規相談か開発サポートかなど）を自動で判断し、それぞれの種類に適した議事録項目を作成するよう設定可能です。
例えば、新規相談の場合は、先方のビジネスモデルや問い合わせ背景などの項目が必要ですが、開発サポートの場合は不要になるため、目的に応じて必要な情報が記録されるよう調整できます。
データに基づいた議事録項目設定の手法
Smart at AIで議事録を作成する際は、最初にまとめて欲しいポイントを項目に設定し、足りなかったら追加して再生成する手法が用いられます。
この手法のメリットは、AIの精度が高くなり、いいものがアウトプットとして出てくる点です。
AIが生成する議事録の網羅的な構造
AIが生成する議事録の網羅的な構造を以下の項目に沿って解説します。
- 詳細な相談内容の記録
- 提案内容、合意点、タスク管理の網羅
Smart at AI連携で自動生成される議事録は、単なる会話の羅列ではありません。会議の目的や内容に応じたさまざまな項目を含み、詳細かつ整理された形で情報がまとめられています。
詳細な相談内容の記録
Smart at AI連携で作成された議事録には、本ミーティングの目的や具体的な相談内容が記録されます。
kintoneの相談内容であれば、コールセンターの必要性、複数システム連携における課題、現状の業務フローなどが含まれます。また、先方の要望や基本運用上の懸念点も記録されます。
提案内容、合意点、タスク管理の網羅
自社からの提案内容も、全体を踏まえた提案内容として詳細にまとめてくれる点も特徴です。
例えば、講座提供の報酬、納品スケジュール、受講後のkintone構築ニーズへの対応、カリキュラム提出による労働局申請への活用なども記録されます。
また、ペパコミ側のタスクと先方のタスクが明確に分けられて記載され、次回のミーティング予定も記録されます。
Smart at AIによる人別フィードバック機能
Smart at AIによる人別フィードバック機能を紹介します。
- 個別フィードバックの内容と教育への応用
- AIを活用したマネジメントへの組み込み
Smart at AIを連携したシステムでは、議事録の要約だけでなく、AIによる参加者ごとのフィードバック機能も提供しています。
ミーティングに参加した個人ごとのよかった点と改善点を自動でフィードバックする機能です。
個別フィードバックの内容と教育への応用
AIは、特定の時間帯（何時何分）における相手の状況を保握する姿勢や、議題整理と終了確認の進行力などがよい点として挙げられます。
改善点についても、長めの説明時の理解度確認や、専門用語使用時の配慮、丁寧な言葉遣いの意識などが指摘されます。
AIの裏側で個人の特性（例：話が長い傾向）を指示すると、個々に合わせたフィードバックを重点的に行うよう調整することも可能です。
AIを活用したマネジメントへの組み込み
AIからのフィードバックは、営業担当者などの教育に役立ちます。相談後に自分の改善すべき点に気づき、AIからのフィードバックを基に改善に取り組めます。
また、社内で改善したい点を共有すれば、AIのプロンプトに組み込むことも可能です。
上司から直接言われるよりも、AIからの指摘のほうが意識に定着する場合があるため、人別マネジメントの観点からも活用できるでしょう。
Smart at AI導入における費用体系と追加機能
Smart at AI導入における費用体系と追加機能を紹介します。
- 導入に必要なツールと費用の構成
- ChatGPTの推論モデル利用に必要な契約形態
- 議事録1回あたりの費用目安
- Smart at AIのメッセージ機能による情報共有の自動化
議事録自動化システムを導入し運用するためには費用が発生しますが、削減できる工数を考慮すると、コストパフォーマンスが高いと評価されています。
導入に必要なツールと費用の構成
議事録自動化システムを利用するには、主に下記のツールと費用が必要です。
| ツール名 | 必須性/費用形態 | 備考 |
| kintoneライセンス | 必須 | 基盤となる費用 |
| Smart at AIプラグイン費用 | 必須 | kintoneとChatGPTの連携に必要 |
| ChatGPT利用料 | 従量課金 | API利用による従量課金 |
ChatGPTの推論モデル利用に必要な契約形態
Smart at AIプラグインの料金は、使用するChatGPTのモデルによって変動します。
Smart at AIには、O1モデルが使えるプランも用意されており、月額5万円〜6万円で200回程度利用ができるプランがあります。
一方で、自社でChatGPTのAPI利用契約を結び、重量課金を利用する場合は、Smart at AIの安価なプラン（月額1万円以下）を契約し、自社のChatGPT環境とAPI連携することも可能です。
ただし、より高度な要約を得るには、ChatGPTの推論モデル（O1）の使用が必要です。
2025年4月現在、O1のような推論モデルを使用するには、ChatGPTのTierレベルが3以上である必要があります。
Tierレベルを上げるにはOpenAIへの課金が必要で、まず100ドル課金し、1週間後に再度少額を課金するとTier 3に到達します。
議事録1回あたりの費用目安
議事録1回を作成するのにかかるChatGPTの費用は、3ドル〜5ドル、日本円で450円〜700円が目安です。
入力と推論のダブルでコストがかかるため、費用は高くなりますが、今後12ヶ月〜18ヶ月で金額が半額になっていくと予想されます。
Smart at AIのメッセージ機能による情報共有の自動化
Smart at AIのメッセージ機能を使うと、議事録内容を顧客にも自動で共有できます。
kintoneのフィールドにあるメールアドレスに送れるため、議事録作成後にチェックを入れたタイミングで保存したら、顧客へ「今日の議事録です」とメールが自動で送られる仕組みも構築可能です。
そのほか、作成された議事録や評価内容が本人だけでなく、上司にも自動で通知されます。ペパコミ株式会社では、週次の議事録評価がChatworkに自動通知されるように設定しています。
Smart at AIは議事録の自動生成だけでなく、関連する業務の自動化やデータ活用の基盤を整備することに貢献します。
まとめ｜データのテキスト化がもたらす利点
テキストデータを残すことはAI活用において重要なタスクであり、フルデータでも残しておけば何らかの形で活用していけると考えられています。
Smart at AIを活用し、過去の全議事録データを要約して引き継ぎ資料をすぐに作成でき、引き継ぎが必要になった際の業務効率化につながる可能性もあります。
Smart at AIは、kintoneとAIの連携におけるキラーコンテンツになると考えられており、今後もニーズが拡大していくでしょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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