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kintoneのコメント機能も活用できる!　マイページ「じぶんレコード」を徹底解説

2025.09.27

kintoneは、プラグインと併用すると、お客様をはじめとした外部とのやり取りからデータの一元化なども可能になります。実際に、プラグインのなかでも、マイページを併用するケースは多いです。

この記事では、kintoneのマイページのプラグインのなかでも、簡単に設定でき、コミュニケーションをとりやすい「じぶんレコード」の設定方法や活用法を解説しています。

なお、ペパコミ株式会社では、kintoneとプラグインを活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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じぶんレコードとは
じぶんレコードで改善できる業務内容
- 改善できる業務例にはどんなものがあるか？
kintoneとじぶんレコードを活用するメリット
- kintone内の情報を可視化し、ミスのないデータ一元化が可能
- じぶんレコードだけで完結するデータ更新と双方向のコミュニケーション
kintoneのプラグイン「じぶんレコード」の設定方法と注意点
kintoneとじぶんレコードの活用事例
kintoneのマイページの種類とマイページの選び方
- kViewer（トヨクモ株式会社）
- じぶんレコード（ソニックガーデン株式会社）
プラグインの活用を進めるためにkintone研修を選ぼう
「じぶんレコード」の設定にお悩みの方はペパコミ株式会社へご相談ください

じぶんレコードとは

「じぶんレコード」とは、株式会社ソニックガーデンが提供するkintoneのプラグインで、マイページの機能を持ちます。マイページの機能とは、アプリごとのレコードをエンドユーザーに個別に表示できる仕組みです。

そもそも、kintone単独の活用では、標準機能だけで、アカウントを持たない外部の方からの閲覧はできません。そのため、外部の方との情報の往来が必要な業務をしている方は、「マイページ」のプラグインも併用することになります。さらに、自社に適したプラグインの選び方を踏まえる必要もあります。今回、ここでは、選定方法を踏まえたうえで、マイページのなかでも設定がきわめて簡単な「じぶんレコード」のポイントを把握していただけます。

じぶんレコードで改善できる業務内容

実際に「じぶんレコード」を導入することで、日常業務が効率化され、ヒューマンエラーの削減にもつながります。

たとえば、じぶんレコードでは、特定の申請データや業務進捗など、ログインしたユーザーが自分に関係する情報だけを閲覧・編集できるようになります。そのため、入力の手間や確認作業に時間がかかっている業務には、大きな効果が見込めます。

改善できる業務例にはどんなものがあるか？

「じぶんレコード」が活用される代表的な業務例は次のことが挙げられます。

kintoneのアカウントを持たない人にもデータを共有できるため、申請内容や進捗状況の確認が可能
外部との情報共有として、取引先や顧客とのやり取りも円滑に進行
外部とのコミュニケーションとして、コメントへの入力やデータ編集機能を活用し、問い合わせ対応や申請結果のフィードバックを送受信可能

kintoneとじぶんレコードを活用するメリット

「じぶんレコード」は、kintoneの情報を個別表示するだけでなく、双方向のコミュニケーションや更新も可能にするため、業務効率と利便性を同時に高めます。

具体的には、「じぶんレコード」の場合、他のマイページのプラグインとは異なり、単に閲覧できるだけでなく、編集やコメント入力もできるという特徴があります。

kintone内の情報を可視化し、ミスのないデータ一元化が可能

kintoneの標準機能では、アカウントを持たない人がkintone内の情報を閲覧することはできません。しかし、「じぶんレコード」を使うことで、必要な相手に必要なデータだけを見ていただきながら、相手が更新することが可能となります。そのため、誤入力の修正にかかる負担を軽減しつつ、情報を一元化できます。さらに、データがオンタイムで更新できるため、その都度、問い合わせて確認する必要がなく、常に最新の情報を共通認識として持つことができます。

じぶんレコードだけで完結するデータ更新と双方向のコミュニケーション

「じぶんレコード」では、kintoneのコメント機能を活用することで、入力者とkintoneアプリの管理者の間でコメント送受信を通じたコミュニケーションができます。別の画面を確認しなくても、ひとつの画面上で、情報更新のタイミングや修正依頼なども行えるため、連絡がスムーズになります。

kintoneのプラグイン「じぶんレコード」の設定方法と注意点

さっそく、「じぶんレコード」の設定の大まかな流れを見てみましょう。最初にkintone上でアプリを作成し、そのあとに「じぶんレコード」上で、kintoneとの接続設定などを行い、レコードの設定等を行います。

なお、ここではあくまで大まかな流れのみを例示しております。アップデートによっては手順が変更になる場合もありますので、実際に設定する際は、株式会社ソニックガーデンが提供する「じぶんレコード」の公式ページをご確認ください。

1.kintone上でアプリを作成する

2.kintoneのアプリの設定「APIトークン」を生成する

＜生成までの設定＞

kintoneの「レコード一覧」画面で、画面右上にある歯車の形をした「アプリを設定」のアイコンをクリック
「アプリの設定」画面で、「設定」タブの「APIトークン」をクリック
「APIトークン」画面で、「生成する」をクリック
　生成されたAPIトークンの「アクセス権」で許可する操作にチェック（じぶんレコードでは、レコード閲覧・レコード追加・レコード編集が最低限、必要）
画面右下の「保存」をクリック
画面右上の「アプリを更新」をクリック

3.じぶんシリーズの「管理画面」において「kintoneとの接続設定」を行う

＜接続設定＞

「kintone接続設定」をクリック
kintone接続設定ページの項目を入力後、「接続する」をクリック

4.「じぶんレコード」において「じぶんレコードアプリの作成」を行う

＜「じぶんレコードアプリの作成」の設定＞

じぶんシリーズの「管理画面」の「じぶんレコード」をクリック
「じぶんレコードアプリの作成」をクリック
じぶんレコードアプリの作成ページの項目を入力後、「保存する」をクリック

5 .「じぶんレコード」において「詳細設定」を行う

＜詳細設定～あくまでも基本的な項目のみ～＞

①じぶんレコード内の「詳細設定」をクリック

②詳細設定ページの左側の画面でマイページで公開するフィールドにチェックをいれる

③右下の「保存する」を押す

6.「じぶんレコード」において「URL生成」を行う

＜URL生成する方法＞

＜詳細設定～あくまでも基本的な項目のみ～＞

①じぶんレコード内の「URL一覧」をクリックする

②URL一覧ページの画面で「URLを生成する」をクリックする

③「じぶんレコードの作成ページ」に画面転換したら、公開終了日とレコード番号を入力し、「URLを生成する」と「OK」を押す

※　メール通知をする場合は、株式会社ソニックガーデンが提供する「じぶんレコード」の公式ページをご確認ください。

③「じぶんレコードの作成ページ」に画面転換したら、公開終了日とレコード番号を入力し、「URLを生成する」と「OK」を押します。

③「URL」を確認できる

④じぶんレコードURLを確認すると、マイページ画面を確認できる

※細やかな設定は、株式会社ソニックガーデンが提供する「じぶんレコード」の公式ページをご確認ください。

kintoneとじぶんレコードの活用事例

さっそく活用事例をみてみましょう。「じぶんレコード」は、さまざまな業種・業務に適応可能です。ここでは、株式会社ソニックガーデンによる実際の導入事例を次のとおりご紹介します。

講演会の案件管理
イベントの告知用の顧客管理
採用応募者ごとの管理

いずれも、「顧客や採用応募者ごとの契約・対応履歴の確認・更新」や「定期的な申請内容の更新や過去履歴の管理」など、相手との共通認識にたったデータ一元化が特徴です。

講演会の案件管理

福利厚生を目的とした講師を派遣してのサービスを実施している企業での活用事例です。講演会のお問い合せから成約、開催までの一連のやりとりが把握しづらいという問題があり、「じぶんレコード」を導入しました。

導入の結果、講演のご依頼ごとの「内容確認」「資料共有」「進行状況」が一度に可視化でき、さらに講師とも共有でき、期日管理やフォロー漏れを防ぎやすくなりました。

地域拠点でのイベントの顧客管理

地域拠点で開催されるイベント開催ごとの参加者やアンケート結果の一元化をめざし、「じぶんレコード」を導入しました。

とくに、地域の情報・コミュニケーションのハブとしての機能の強化という狙いがあり、導入されました。イベントに集まってくださる企業に情報を登録していただいて、関心のありそうなイベントの案内や、企業同士のつながりなど、情報を循環させるべく運用しています。

採用応募者ごとの管理

採用応募者のデータ管理において、当初は、同社の「じぶんフォーム」を活用しようと検討していました。

しかし、対応をスムーズにするために、一度に閲覧と更新ができる「じぶんレコード」を活用することにしました。

すると、採用応募者自ら、履歴書の添付などの更新作業を行っていただけ、コメント機能を活用し、人事側とのやり取りができるようになりました。

kintoneのマイページの種類とマイページの選び方

続いて、マイページのプラグインの種類を比較してみましょう。マイページの機能とは、アプリごとのレコードをエンドユーザーに個別に表示できる仕組みです。用途や業種によって比較し選択してみましょう。

ここでは、次の2つのプラグインを比較しながらご紹介します。

kViewer（トヨクモ株式会社）
じぶんページ（ソニックガーデン株式会社）

kViewer（トヨクモ株式会社）

「kViewer」はトヨクモ株式会社が提供するプラグイン（kintone連携サービス）です。kintoneデータを外部公開するマイページのプラグインのなかでもメジャーな存在です。

外部からの入力を行う際には、他のトヨクモ製品である「外部からkintoneへ入力できるフォームブリッジ」も併用する必要があります。

なお、見せ方の種類は豊富で、マイページビューだけではありません。カードビューをはじめ多様な用途に応用できます。

また、LGWAN対応（行政専用の閉域ネットワーク）しており、行政や自治体が最低限導入するプラグインとして定評があります。

じぶんレコード（ソニックガーデン株式会社）

「じぶんレコード」は、ソニックガーデン株式会社が提供するプラグインです。

特徴は、入力フォームを準備せずとも、閲覧・編集・コミュニケーションを一体化したマイページが実現できます。

また、同社では、「じぶんレコード」とは別に「じぶんページ」というマイページのプラグインのサービスも提供しているため、どちらが業務に適しているか、確認する必要があります。なお、「じぶんページ」には、スマホアプリもあり、複数のアプリをひとつのマイページに集約できるという特徴があります。

プラグインの活用を進めるためにkintone研修を選ぼう

今回、ご紹介したように、kintoneは、マイページなど、多様なプラグインの活用で効果が広がります。しかし、各種プラグインの設定作業としての内製に慣れていただくことが前提として必要です。そんなとき、研修を活用することで、把握に時間がかかる「学習コスト」を最小限に抑えることができます。そのため、kintoneのパートナー企業が提供する研修を有効活用しましょう。

「じぶんレコード」の設定にお悩みの方はペパコミ株式会社へご相談ください

ペパコミ株式会社は、kintoneやプラグインの研修や、プラグインの知識の広さに定評があるパートナー企業です。今回、ご紹介した「じぶんレコード」をはじめとした各種kintoneプラグインの情報を、どこよりも多く的確に収集しています。そのため、kintoneの操作を短期間に学ぶだけでなく、業務を踏まえてのプラグインの選定の相談や研修も柔軟に対応することができます。

さらに、運用改善に必要な組織のマインドセットや業務整理事例のノウハウも豊富です。現場に寄り添った支援が受けられます。まずはお気軽にご相談ください。

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