日々の業務でkintoneを活用する中で、標準機能だけでは実現できない細かな設定に直面する場面があるかもしれません。
特に、特定の条件に応じてフィールドの表示/非表示を切り替えたり、入力を必須にしたり、他のフィールドを自動更新したりする「条件分岐処理」は、業務プロセスをよりスムーズにする上で重要です。
この記事では、柔軟な条件分岐設定を可能にする「TISの条件分岐処理プラグイン」をご紹介します。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。
無料プラグインに潜むリスクを理解する
無料プラグインの開発元は保守を行う義務がありません。kintoneは定期的にアップデートが行われますが、そのアップデートによってプラグインが突然動作しなくなる可能性があります。
また、条件分岐処理プラグインは他のプラグインと干渉しやすい性質をもっています。
複数のプラグインを組み合わせて使用している環境では、条件分岐処理プラグインを導入したことで他のプラグインがエラーを起こしたり、正常に動作しなくなったりする可能性もあるため注意が必要です。
そのため、無料プラグイン、特に条件分岐処理プラグインを使用する場合は、その影響を承知の上で導入を進めることが大前提となります。
kintone 条件分岐処理プラグインで実現できる6つの具体例
リスクを理解した上で適切に活用できれば、tiisの条件分岐処理プラグインはkintoneの標準機能では難しい多くの設定を可能にします。ここでは、実際に活用した具体例を6つご紹介します。
- 「その他」選択時に特定の入力欄を表示する
- 表示された入力欄が未入力の場合に保存を制限する
- ステータス変更時に特定の日付フィールドを自動入力する
- 関連アプリのステータスを自動で連動させる
- 請求日を基に支払期日を自動計算して入力する
- 条件に応じてマスタアプリから担当者情報を取得する
これらの6つの事例は、tiisの条件分岐処理プラグインで実現できることの一部に過ぎません。設定画面では様々な条件と、それに応じて行う処理（フィールドの表示/非表示、入力必須化、他のフィールドへの自動入力など）を柔軟に組み合わせ可能です。
それぞれ詳しく解説します。
1.「その他」選択時に特定の入力欄を表示する
顧客管理アプリなどで、流入経路などを選択肢で管理する場合があると思います。しかし、全ての流入経路を選択肢として網羅することは難しく、「その他」といった選択肢を用意する場合があります。
その際、「その他」の内容を具体的に把握するためにテキスト入力欄を設けることが一般的です。
標準機能の場合、テキスト入力欄は常に表示されてしまいますが、条件分岐処理プラグインを使えば、流入経路で「その他」を選択した場合にのみ、記載した内容を入力欄を表示させられます。
これにより、普段使わない入力欄を非表示にし、アプリの画面をすっきりとさせることが可能です。
2.表示された入力欄が未入力の場合に保存を制限する
上記の例で「その他」を選択して入力欄を表示させたにも関わらず、その内容を入力し忘れてしまうというケースを防げます。
条件分岐処理プラグインを使用すると、「その他」を選択した場合に表示される入力欄が空欄のままレコードを保存しようとした際に、エラーメッセージを表示させ、保存ができないように設定可能です。
これにより、重要な情報の入力漏れを防止し、データの正確性を保つことができます。実際に保存ボタンをクリックするとエラーが表示され、入力を行うと正常に保存できます。
3.ステータス変更時に特定の日付フィールドを自動入力する
案件管理アプリなどで、案件のステータスが変更された際に、その変更日を自動的に記録したい場合があります。
例えば、案件のステータスが「受注」に変わった際に、受注日フィールドにその日の日付を自動で入力するような設定が可能です。
これにより、ステータス変更と同時に正確な日付を記録でき、手入力の手間とミスを削減できるでしょう。
4.関連アプリのステータスを自動で連動させる
案件管理アプリで案件のステータスが変更された際に、その変更を関連する顧客管理アプリの顧客ステータスにも自動的に反映させることができます。
例えば、案件管理で「見込み」だったステータスを「受注」に変更した際に、自動的に顧客管理アプリ上のその顧客のステータスも「受注」に更新されるように設定できます。
これにより、二重入力をなくし、アプリ間の情報の一貫性を保つことが可能です。
5.請求日を基に支払期日を自動計算して入力する
請求書アプリなどで、請求日を入力した際に、その請求日から起算して支払期日（例: 翌月末）を自動で計算し、指定のフィールドに入力できます。
例えば、請求日を4月30日と入力すれば、支払期日は5月31日と自動で設定されます。請求日を5月1日と入力した場合も、翌月末である6月30日が支払期日として自動で入力可能です。
このように、請求日と支払期日の間の期間が一定の場合に、自動計算で入力を効率化できます。なお、関数を使って設定すると、ルールに基づいた日付の自動入力も可能です。
6.条件に応じてマスタアプリから担当者情報を取得する
請求書アプリなどで、送付先の担当者情報（担当者名、メールアドレスなど）を入力する際に、担当者マスタアプリから情報を取得して入力したい場合があります。
通常のルックアップ機能も利用できますが、条件分岐処理プラグインを使うと、「担当者情報の取得」といったラジオボタンを「あり」にした場合にのみ、担当者を選択して情報を自動で入力するような仕組みを構築できます。
これにより、必要な場合にだけマスタ情報を参照できるような、よ練された入力画面を実現可能です。
また、ポップアップで表示された担当者一覧から担当者を選択すると、担当者名やメールアドレスが自動入力されます。
条件分岐処理プラグインの設定画面と活用について
tiisの条件分岐処理プラグインの設定画面では、どのような条件が満たされた場合に、どのフィールドに対してどのような処理を行うかを細かく設定できます。
条件としては、特定のフィールドの値がどうなっているか、といった内容を設定し、処理としてはフィールドの表示/非表示を切り替えたり、入力を必須にしたり、特定の値を自動で入力したりといった動作を指定できます。
まとめ
tiisの条件分岐処理プラグインは非常に多機能で便利なツールですが、無料であるが故のリスクが存在します。
kintoneのアップデートや他のプラグインとの干渉によって、予期せぬ動作不良が発生する可能性がある点を十分に理解しておく必要があります。
無料プラグインの導入を検討する際は、これらのリスクを許容できるかどうかを慎重に判断し、導入後の運用体制についても考慮しておくことが重要です。
これらの前提を踏まえ、標準機能の壁を感じている方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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