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kintoneとChatGPTをSmart at AIで連携｜議事録作成や業務自動化を実現！

抜け漏れなく正確な議事録を作るのは難しく、重要な事項を記録し忘れる可能性もあります。さらに、議事録作成には多くの工数がかかります。

しかし、kintoneとChatGPTを連携させることで、これらの課題を解決し、業務を大きく効率化できます。

本記事では、Smart at AIプラグインを使ったkintoneとChatGPT連携の仕組みや、議事録作成以外の様々な活用事例、導入にかかる費用と得られる費用対効果について詳しくご紹介します。

目次
  1. kintoneとChatGPT連携を可能にするSmart at AIとは
  2. kintoneとChatGPT連携により作成される議事録の内容
  3. kintoneとChatGPT連携で出来る業務効率化
  4. まとめ

kintoneとChatGPT連携を可能にするSmart at AIとは

Smart at AIは、kintoneのデータとChatGPTをスムーズに連携させる

kintoneとChatGPTを連携させ、業務を自動化・効率化するには、「Smart at AI」を利用します。Smart at AIは、kintoneのデータとChatGPTをスムーズに連携させるためのプラグインです。

Smart at AIの役割と連携の仕組み

Smart at AIを介してChatGPTで要約が可能

kintoneのアプリに蓄積されたデータをSmart at AIを介してChatGPTに渡し、ChatGPTがデータを基に処理を行います。

例えば、Zoomの自動文字起こし機能を使い記録された会議の会話データをkintoneに取り込み、Smart at AIを介してChatGPTで要約が可能です。

Smart at AIプラグインを使うメリットは、AI（ChatGPT）の利用に慣れていない方でも、プロンプトを自分で書く必要がない点です。kintoneの簡単な操作だけでAIを活用できるため、AI利用のハードルが下がり、誰でも手軽に業務に取り入れられます。

AI利用のハードルが下がり、誰でも手軽に

連携の基本的な流れ

kintoneとChatGPTの連携による自動化は、以下の流れで実施します。

  1. kintoneアプリに業務に関連するデータを登録（議事録自動化の場合は、Zoomの文字起こしデータをAPIで自動連携）
  2. kintoneに登録されたデータをSmart at AIを介してChatGPT環境へ連携
  3. 連携されたデータを基にChatGPTが要約・文章作成・分類・分析を実施
  4. ChatGPTが出力した結果がkintoneアプリに自動で反映

なお、より高度な要約や知見を加えた要約には、ChatGPTの推論モデル（O1、 O3、 O4など）を使用します。

また、アプリテンプレートとプロンプトテンプレートを活用すると、テンプレートをコピーしてデータを入れるだけで、連携の仕組みをすぐに構築できます。

kintoneとChatGPT連携により作成される議事録の内容

必要な項目を自動で判断し、調整して作成

自動生成される議事録は単なる会話の羅列ではありません。会議の種類（新規相談、開発サポートなど）に応じて以下の必要な項目を自動で判断し、調整して作成します。

  • 相談の背景、先方の会社概要や特徴、具体的な課題
  • 提案内容と相手の反応
  • 全体提案、合意点、タスク、注意点など

また、Smart at AIプラグインを使えば、kintoneのフィールド設定を変更するだけで、議事録に含めたい項目を自由に追加できます。

kintoneとChatGPT連携で出来る業務効率化

kintoneとChatGPT連携は、議事録作成だけでなく、以下の業務にも活用できます。

  • 文章作成・整理・校閲
  • データ分析・分類・要約
  • 顧客・社内対応・管理業務
  • その他ユニークな活用例

それぞれ解説していきます。

文章作成・整理・校閲

kintoneとChatGPTを連携させると、稟議書や営業提案資料、プレスリリースやSNS告知文、求人広告コピーなどの文章を自動生成できます。

データ（サービス概要、提案内容、告知したい内容など）を基に文章を作成するため、ゼロから考える手間が省けます。

日報の整理：日々の業務内容を記述した日報データを時系列に整理したり、分かりやすく書き換えたりできます。

作成した文章の誤字脱字、表現の揺れなどを自動でチェック

また、作成した文章の誤字脱字、表現の揺れなどを自動でチェックし、修正案を提示してくれるため確認の手間を減らせます。

ChatGPTは大量のデータ処理やテキスト分析を得意

データ分析・分類・要約

ChatGPTは大量のデータ処理やテキスト分析を得意とするため、以下の作業が可能です。

データの分類：アンケート回答や問い合わせ内容、エラーログなどを、事前に設定したカテゴリに基づき自動で分類します。

アンケート回答や問い合わせ内容、エラーログなどを、事前に設定したカテゴリに基づき自動で分類

文章の要約：長文の議事録やニュース記事、技術文書などを指定した文字数や形式（例：過剰書き）で要約可能です。

長文の議事録やニュース記事、技術文書などを指定した文字数や形式（例：過剰書き）で要約可能

レビューやコメントの分析：商品レビューや顧客からのコメントを要約し、傾向を把握したり評価点をつけたりできます。

商品レビューや顧客からのコメントを要約

計画・戦略策定の補助：年次計画、営業戦略、マーケティング戦略、広報戦略などのデータから、要約や次なる戦略の素案を作成します。競合情報などを合わせて分析し、予測を行うことも可能です。

要約や次なる戦略の素案を作成

集計：kintoneのデータ（例：売上データ）を基に簡単な集計を行い、結果をテキストで出力できます。複雑な計算は苦手な場合もありますが、段階的に処理させることで精度を上げられます。

会社概要の取得：WebサイトのURLを指定するだけで、そのサイトから会社概要などのテキストデータを自動で取得し、kintoneに登録可能です。そのため、コピー＆ペーストの手間が省けます。

顧客・社内対応・管理業務

kintoneとChatGPTの連携では、以下のように顧客からの問い合わせ対応や社内での情報共有、各種管理業務も効率化が期待できます。

クレーム対応の補助：クレーム内容をマイルドな表現に変換したり、それに対する対応案を作成したりします。

クレーム内容をマイルドな表現に変換

FAQの作成：製品情報などを基に、想定される質問リストやそれに対する回答案を自動生成します。

回答案を自動生成します

採用業務の補助：採用面接の記録から不合格者へのフィードバック理由案を作成したり、採用戦略の素案を作成したり可能です。

採用戦略の素案を作成したり可能

管理業務の効率化：保育園での日誌要約、店舗日報の引き継ぎ事項やタスク整理、学校からのお知らせの季節の挨拶作成、不具合対策案の作成など、定型的な報告や文書作成、対策検討の補助を行います。

不具合対策案の作成など、定型的な報告や文書作成、対策検討の補助

その他ユニークな活用例

上記以外にも、kintoneとChatGPT連携には様々な可能性があります。

プログラムコード生成：細かい指示を与えることで、簡単なプログラムコードを生成させることも可能です。

和暦変換：西暦で入力された日付を和暦に変換できます。

簡単なプログラムコードを生成させることも可能

曖昧検索用キーワード生成：登録された情報から、関連する複数のキーワード（例：パソコン → コンピューター、PC）を生成し、曖昧検索でのヒット率を高めます。

曖昧検索でのヒット率を高めます

上記のように、kintoneとChatGPT連携は、文書作成からデータ分析、各種管理業務まで、幅広い分野で業務効率化を実現する可能性があります。

まとめ

最終的な精度を高めるためには人間のチェックや修正が必要

kintoneとChatGPT連携は、あくまで人間が100%行っていた業務を、AIが40%や50%、あるいはそれ以上代替し、残りを人間が確認・修正するという考え方で利用することが重要です。

AIは万能ではなく、最終的な精度を高めるためには人間のチェックや修正が必要です。

しかし、その補助があるだけで、業務効率化の幅は非常に広がるでしょう。さまざまな業務でkintoneとChatGPTの連携を試してみていただければ幸いです。

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