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KrewDataと連携！kintoneガントチャート運用の壁を乗り越えタスク登録を自動化する方法

日々の案件進捗管理において、ガントチャートは多くの企業で利用されている可視化ツールの一つです。kintoneにもガントチャートプラグインが存在し、案件のタスクを見える化し管理する仕組みを構築できます。

しかし、kintoneのガントチャートプラグイン、特に無料のものについては、仕組みを作ることは比較的簡単でも、実際に日々の運用に乗せる部分に難しさがあるのが現状です。

本記事では、ガントチャートプラグインの運用課題と、KrewDataを連携させることでその課題を解決し、タスク登録の自動化を実現した仕組みについて詳しく解説します。

なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。

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また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい

目次
  1. KrewDataを活用したタスク登録の自動化
  2. kintoneプラグイン「KrewData」連携によるガントチャート活用のステップ
  3. kintoneプラグイン「KrewData」を活用してガントチャート運用負荷を軽減する仕組みの構築
  4. kintoneでガントチャート運用に向いている業界・業務 
  5. まとめ

KrewDataを活用したタスク登録の自動化

KrewDataを活用したタスク登録の自動化

ガントチャート運用の課題、特にタスク登録の手間を解消するため、KrewDataを活用した自動化の仕組みが有効です。

ここではタスク登録を自動化するために必要なポイントは以下の4つです。

  • 案件管理アプリでの一括入力
  • KrewDataによるガントチャートアプリへの自動登録
  • 自動化による運用負荷の軽減
  • （参考）有料プラグインの場合

この仕組みにより、現場の担当者は手動でのタスク登録から解放され、ガントチャート運用をより容易に進められるようになります。

案件管理アプリでの一括入力 

自動化の仕組みの出発点は、案件管理アプリにあります。

通常、案件が発生し、受注が確定する際に、案件管理アプリにその情報を登録する運用を行っている企業が多いでしょう。

弊社が構築した仕組みでは、案件管理アプリに「全体スケジュールテーブル」という項目を設けています。

受注が確定した段階で、このテーブル内に案件に関連する全てのタスクとその予定期間、担当者を一括で入力できるようにします。

テーブル機能を使えば、複数のタスク情報を一つのレコード内でまとめて入力できるため、登録の手間の削減が可能です。

KrewDataによるガントチャートアプリへの自動登録 

案件管理アプリのテーブルに入力されたタスク情報は、KrewDataを使ってガントチャート表示用のアプリに自動で登録されます。KrewDataはkintone内外のデータを連携・加工できるプラグインです。

KrewDataは設定したスケジュール（例えば1日1回など）で自動で動作し、案件管理アプリのテーブル情報を読み取り、それを基にガントチャートアプリに新しいレコードをまとめて作成します。

案件管理アプリでテーブルに入力したタスクの一つ一つが、ガントチャートアプリでは個別のタスクレコードとして自動で登録されます。

この仕組みにより、現場担当者は案件管理アプリで一度テーブルに情報を入力するだけで、ガントチャートに必要な全てのタスクが自動で登録可能です。

そのため、手動でガントチャートアプリを開き、タスクごとにレコードを新規作成・入力する手間が一切不要になります。

自動化による運用負荷の軽減 

KrewDataによるタスク登録の自動化は、ガントチャート運用の大きな課題であった手動登録の負担を根本的に解決します。

案件発生時のタスク登録が自動化されるため、現場担当者はガントチャートアプリ側では主にタスクの進捗状況（未着手、着手、完了など）を更新するだけでよくなります。

これにより、運用負荷が大幅に軽減され、ガントチャートの継続的な活用が現実的になるでしょう。

（参考）有料プラグインの場合 

ガントチャートプラグインの中には、アールスリーインスティテュート株式会社製のKrewSheetのような有料のプラグインも存在します。

これらのプラグインには、案件管理アプリのテーブル情報をガントチャート画面上に直接表示できる機能を持つものもありますが、有料であり、またフィールド設定に強い制約がある場合も存在します。

まずは無料のTIS製プラグインとKrewDataの連携を試してみるのも良いでしょう。

kintoneプラグイン「KrewData」連携によるガントチャート活用のステップ

kintoneプラグイン「KrewData」連携によるガントチャート活用のステップ①
kintoneプラグイン「KrewData」連携によるガントチャート活用のステップ②

弊社が構築したKrewData連携によるガントチャート活用のステップは以下の通りです。

  1. 案件管理アプリに「全体スケジュールテーブル」を追加する

案件管理アプリにサブテーブル形式で、タスク内容、予定開始日、予定終了日、担当者などのフィールドを持つテーブルを作成します。

  1. 案件発生時にテーブルにタスク情報を入力する

案件を受注した際など、案件管理アプリのレコード登録・更新時に、テーブル内に紐づく全タスクのスケジュール情報をまとめて入力します。

  1. KrewDataでデータ連携を設定する

KrewDataの設定画面で、案件管理アプリのテーブル情報を読み込み、ガントチャートアプリに新しいレコードとして書き出すための処理フローを作成します。この処理フローを定期的に実行するスケジュール（例：毎日夜間に自動実行）を設定します。

  1. KrewDataによりタスクが自動登録される

設定されたスケジュールに基づき、KrewDataが自動で実行され、案件管理アプリのテーブル情報がガントチャートアプリにタスクレコードとして登録されます。

  1. ガントチャートアプリで進捗を管理する

ガントチャートアプリでは、KrewDataによって自動登録されたタスクに対して、タスク状況を更新したり、期間を調整したりすることで進捗を管理します。タスク状況を変更すれば、ガントチャートの色も連動して変わります。

この仕組みを構築することで、ガントチャート表示のための初期登録の手間がなくなり、運用担当者は進捗の入力・更新に集中できます。

kintoneプラグイン「KrewData」を活用してガントチャート運用負荷を軽減する仕組みの構築

kintoneプラグイン「KrewData」を活用してガントチャート運用負荷を軽減する仕組みの構築

ガントチャートに表示させるためのタスク登録を手動で行う運用は、多くのケースで定着しません。

現場の担当者にとって、本来の業務とは異なる登録作業が追加されることになるからです。

KrewDataを活用して案件発生時にタスクをまとめて自動登録する仕組みは、この運用負荷を大幅に軽減し、ガントチャートを形骸化させないための有効な手段の一つです。

kintoneでガントチャート運用に向いている業界・業務 

KrewData連携によるガントチャート自動化は、特に以下のような業界や業務フローを持つ企業に向いています。

  • 受託開発・制作業界：資料作成、Webサイト制作など、受注から納品までの標準的なタスクフローがある業務
  • 不動産・建設業界：受注後の工程がある程度定型化されている業務

これらの業界では、案件ごとのタスク内容や流れがある程度決まっているため、案件管理アプリのテーブルに標準的なタスクリストをあらかじめ設定しておき、それをKrewDataでガントチャートアプリに自動登録するという連携が非常に効果的です。

一方、案件ごとにタスク内容やフローが大きく変動する場合、テーブルへの事前登録が難しく、KrewData連携のメリットを最大限に活かせない場合もあります。

まとめ

まとめ

kintoneにおけるガントチャート運用は、視覚的な進捗管理に非常に有用ですが、タスクの手動登録という運用面の課題が定着を妨げる場合が多くあります。

案件管理アプリで受注時にタスク情報をテーブルに一括入力し、KrewDataでそれをガントチャートアプリに自動登録することで、現場担当者の登録負担を大幅に軽減し、ガントチャートを運用に乗せやすくしました。

ガントチャートはうまく活用できれば、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できる強力なツールです。特に受託業界や建設業界など、業務フローが比較的定型化されている企業にとって、KrewDataを使った自動化はガントチャート運用を成功させるための一つの有効な方法です。

なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。

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