「kitoneの自動化を今より本格的に実現したい」
「kintoneにRPAの導入を検討しているけど何から手をつけていいか分からない」
このように考えている方も多いのではないでしょうか？
kintoneにRPAを連携すれば、業務の脱アナログ化、自動化が効率的に実現できます。
本記事ではkintone×RPA連携に関する基本的な知識やRPAツールの選び方などをご紹介します。
また、kintoneでより高度な実装をカスタマイズをするには専門の知識を持った技術者が必要です。しかし、専門の技術者がおらず、kintoneの活用に不安を感じる方も多いでしょう。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説
ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートを無料で行っております。導入に関することから改修内製化までの相談ができるため、業務をより効率的に行えるようサポートいたします。
そもそもRPAとは
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、パソコンを使った事務作業をソフトウェアロボットで自動化する技術のことです。RPAを導入すれば、人間にかわってソフトウェアロボットが事務作業を行ってくれます。
RPAは同じ作業を繰り返す事務作業（ルーチンワーク）と相性がよいと言えます。
kintone（キントーン）×RPA連携とは？
kintoneとRPAはそれぞれ異なる特徴を持っています。kintoneではアプリの開発および業務におけるコミュニケーションの円滑化が実現できます。また、業務全般で使用できるため、部門や部署を超えた業務効率化が可能です。
一方でRPAは業務の自動化が実現できます。そのため、kintoneとRPAを連携すれば業務効率化および自動化が可能となります。
kintone（キントーン）のRPA活用前によくある悩み
kintone活用時には主に3つの悩みが発生します。
「データの連携にヒューマンエラーが発生しやすい」
「データ連携に必要なスキルを持った人材がいない」
またヒューマンエラーが発生しやすいことやデータ連携に専門知識が必要となることもあります。専門知識をもった技術者がいない場合、kintoneを正しく活用するのが難しい場合もあるため注意が必要です。
ヒューマンエラーが発生しやすい
kintoneにRPAを連携していない場合、事務作業を人の手で行います。そのため、各データの登録・管理作業にミスが発生する可能性があります。
例えば、アプリ間で情報を更新する時、どちらからのアプリで入力が漏れていたり、入力する箇所がずれてしまうこともあるでしょう。
kintoneを自動化せずに使用する場合、管理規模が大きくなればなるほどヒューマンエラーが発生しやすいことを理解しておきましょう。
データ連携にはスキルが必要
kintoneアプリと外部ツールとの連携、拡張機能のカスタマイズには専門知識とコストがかかります。
アプリの設計が不十分な場合、データの破損が発生する可能性があり、専門知識を持っていない場合、kintoneの運用にリソースと時間がかかってしまいます。専門知識を持った技術者が社内に存在しているか、リソースをさくことができるか検討しておくことが必要です。
kintone（キントーン）とRPAを連携して使うメリット
kintoneとRPAを連携すれば、事務処理にかかるリソースとコストを削減できます。具体的に3つのメリットがあります。
- 業務の脱アナログ化が実現できる
- ロボットにシンプルな指示を出せる
- 収集したデータをグラフ化できる
アナログ業務をシステム化できる
紙で行っていた作業をkintone上で行えるようになります。ExcelやCSVファイルは読み込むだけでkintone上で使用できます。kintoneで業務アプリを作成すれば、RPAと連携しシステム化することが可能です。
ロボットにシンプルな指示が出せる
kintoneとRPAを連携すれば、ロボットへのシンプルな指示だけで業務が完了します。URLを指定すれば、ロボットが指定先を参照します。
Excelはロボットに指示を出すために複雑な指示が必要ですが、kintoneは比較的シンプルに指示できる点がメリットです。
収集したデータをグラフ化できる
kintoneのアプリに収集したデータは簡単にグラフ化できます。RPAでデータの収集を自動化して、kintone上でグラフを確認できます。業務におけるデータの収集にかかるリソースとコストを削減できる点がメリットです。
kintone（キントーン）とRPAを連携してできること
kintoneと他アプリを連携し、RPAで事務作業を自動化すれば業務効率が向上します。kintoneとRPAを連携すれば、どのような業務が効率化できるのか具体的な活用例をご紹介します。
リストや管理表の自動化
RPAを使用し、スプレッドシートとkintoneを連携すれば、リストや管理表の作成を自動化できます。RPAを使用しkintone上のデータを収集し、管理表に転記する一連の作業が自動化できます。
リード情報登録の自動化
自社サイトに顧客からの問い合わせなどがあった場合、kintone×RPAでリード情報の登録を自動化できます。RPAで顧客情報を収集しkintone上に自動で登録することが可能です。
リード情報の登録を自動化すれば、ヒューマンエラーによるミスを無くすことができます。
kintone（キントーン）との連携におすすめなRPA（ツール）の選び方
RPAといっても種類が多く、どのツールを連携すればいいか分からないことがあります。そのような場合、以下3つのポイントを確認してツールを選びましょう。
- RPAの特徴と業務との相性
- 導入後サポートにかかるコスト、充実度
- 無料トライアルの有無
種類を選ぶ（WinActor,UiPathなど）
RPAには3つの種類があります。
- デスクトップ型
- クラウド型
- サーバー型
それぞれ特徴と導入にかかるコストが違います。自社の業務と相性がよいRPAを選択しましょう。
サポートが充実しているか確認する
RPAを導入する際はサポートが充実しているか確認しましょう。自社に専門知識を持った技術者がいる場合でもサポートが必要となる場面があります。
専門知識が必要になる場面が多い分、サポートにかかるコストとサポートの充実度はRPAの運用と業務自動化を実現する上で非常に重要です。サポート内容をよく確認してから、RPAを導入しましょう。
無料トライアルで試験導入する
RPAを導入する場合、無料トライアルの有無を確認しておきましょう。無料トライアルで試験導入しておくことで、自社の業務にあったツールなのかを確認できます。
また、実際に運用した際の操作方法を確認し、業務にどのようなメリット・デメリットが発生するか確認できる点もメリットです。
kintone（キントーン）の活用を検討している方はサポートへ相談しましょう
今回はkintoneとRPAとの連携について解説しました。kintoneにRPAを連携すれば、データ収集や反映をkintone上で自動化できます。
事務作業にかかるコストとリソースを削減し、業務効率化を実現したい場合、導入を検討してみることがおすすめです。
しかし、kintoneとRPAを連携するには、専門知識を持った技術者が必要です。専門技術者が社内にいない場合、kintoneを使いこなすことは難しいでしょう。
そこで、kintoneの活用を検討している方はkintoneの活用に強い企業にサポートしてもらうことも1つの手段です。
ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートを無料で行っております。導入に関することから改修内製化までの相談ができるため、業務をより効率的に行えるようサポートいたします。
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