kintone(キントーン)のゲストユーザー機能とは?活用する4つメリットと注意点を解説

kintone(キントーン)のゲストユーザー機能とは?活用する4つメリットと注意点を解説

「kintoneゲストユーザーって何なの?」

「kintoneゲストユーザーを活用するメリットや注意点を知りたい!」

このような悩みを抱えているkintone(キントーン)ユーザーも多いのではないでしょうか?

kintoneはプログラミングの知識がなくても、スムーズに業務を行えるアプリを作成・運用できるサービスです。

またゲストユーザー機能を活用すれば、外部の人とkintone内でコミュニケーションが取れます。

しかし、ゲストユーザー機能を活用するには、”kintoneのゲストユーザー機能とは何か”をしっかりと学ぶ必要があります。そこで今回は、下記の内容をメインにお話します。

  • kintoneのゲストユーザー機能とは何か?
  • kintoneのゲストユーザー機能を活用するメリット・注意点
  • ゲストユーザーが使用できる「ゲストスペース」の活用事例

他にもkintoneにゲストユーザーを追加する手順も紹介します!本記事を読めば、kintoneのゲストユーザー機能を活用でき、外部とのコミュニケーションを円滑にする手助けになるため、ぜひご覧ください。

「kintoneゲストユーザー機能以外にもわからないことがいっぱい…」という方は、弊社「ぺパコミ株式会社」にご相談ください!

弊社はkintoneを提供するサイボウズ社の正式パートナーとして、さまざまな業種・業態の企業様のkinotneの運用サポートをしております。

無料相談も承っているので、kintone運用でお困りの方はお気軽にご相談ください。

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目次

kintone(キントーン)のゲストユーザーとは?通常ユーザーとの違いを解説

kintone(キントーン)のゲストユーザーとは?通常ユーザーとの違いを解説

kintoneのゲストユーザーとは、kintoneを使用していない外部の人でも「ゲストスペース」に招待すれば情報にアクセスできるアカウントです。

ゲストスペースとは、自社のkintoneユーザーではない外部の人が使用できるスペースのことです。

このスペースでは、プロジェクトの進捗管理や協力会社とのコミュニケーションが取れることが大きな特徴です。

たとえば、建設会社であるA社が協力会社のB社をkintoneのゲストユーザーとして招待していれば、協力会社が撮影した現場写真を直接kintoneに送るケースです。

そうすれば、A社がわざわざB社から送られてきた現場写真をkintone内に送る手間がなくなり、業務の効率化になります。

通常のユーザーはすべてのkintone機能を使えますが、ゲストユーザーは使える機能の範囲が限定されているところが大きな違いです。

kintone(キントーン)のゲストユーザーを活用するメリット4選

kintone(キントーン)のゲストユーザーを活用するメリット4選

kintoneのゲストユーザーとは何かを理解した方の中には、活用するとどのようなメリットがあるのかを知りたい方もおられるでしょう。

そこで本章では、下記の「kintoneのゲストユーザーを活用するメリット」を4つご紹介します。

それでは、詳しく解説します。

組織内で外部とのやりとりを管理できる

ゲストユーザー機能を使用すれば、kintone内で外部とのコミュニケーションを一元管理できます。

プロジェクトや会社ごとに外部の人々と情報を共有する必要がある場合、kintoneで「ゲストスペース」を作成し、適切な権限を与えることで、効率的に管理できます。

メールや電話など複数のコミュニケーションツールを使う必要がないので、やりとりを”kintone”にまとめて保存できます。

そのため担当者が入れ替わった場合でも、kintone内のやりとりを確認すれば、円滑に引継ぎが可能です。

また急な対応が必要な場合に担当者が不在でも、kintone内で情報を確認し状況を把握できれば、柔軟に対処できるでしょう。

外部への承認作業を効率化できる

ゲストユーザー機能を活用すれば、外部への承認作業も効率化できます。たとえば、組織内では見積書や報告書を作成する際に「その金額が妥当か、不明点はないか」などを確認するために上長へ書類申請するケースが多々あります。

このような申請業務をkintone内で管理すれば、承認プロセスを円滑に進められます。

そして、ゲストユーザーでも申請業務を行えるので、各プロジェクトの契約書や報告書などをオンラインで承認を得ることができます。

また承認状況は「申請前、申請中、差し戻し、却下、承認済」のステータスで表示されるので、進捗の確認に役立つでしょう。

閲覧する情報を制限できる

kintoneのゲストユーザー機能では、ゲストユーザーが閲覧できる情報を制限できます。

たとえば、協力会社にプロジェクトに関する情報のみを提供し、顧客情報などの社外秘のデータへのアクセスを制御できます。

またゲストユーザーは、他のゲストユーザーが使用するスペースには入れないため、他社の情報が漏れることはありません。

企業にとって情報漏洩は、信用を失う行為ですよね。kintoneのゲストユーザー機能を活用すれば、情報管理を効率化したうえで、セキュリティを強化して業務を進められるでしょう。

ドメインユーザーより安く利用できる

ゲストユーザーはドメインユーザーに比べて安く利用できます。下記の表のとおり、ゲストユーザー機能なら通常ユーザー(ドメインユーザー)よりお得に利用できます。

そのためkintone内で複雑な作業をしない場合は、ゲストユーザー機能で招待するを活用することをおすすめします。

スタンダードコース ライトコース
ドメインユーザー 月額1,500円 月額780円
ゲストユーザー 月額1,200円 月額580円

※すべて税抜き価格です

ゲストユーザーの料金は、kintoneのスタンダードコース、ライトコースのプランによって異なります。コースによる大きな違いは、ゲストを招待できるスペース数がスタンダード:上限500個、ライト:上限100個となる点です。

そのためプロジェクトや取引先が多い場合は、スタンダードコースを選ぶとよいでしょう。

kintone(キントーン)のゲストユーザーを活用するときの注意点とは?

kintone(キントーン)のゲストユーザーを活用するときの注意点とは?

前章でご紹介した「kintoneのゲストユーザー機能のメリット」だけでは、利用するかどうかの判断ができない方もおられると思います。

本章では、下記の「kintoneのゲストユーザーを活用するときの注意点」を3つご紹介します。

それでは、詳しく解説します。

kintoneのゲストユーザーができないことがある

kintoneのゲストユーザーには、できることとできないことがあります。ゲストユーザーはゲストスペース内のみアクセスが許可されているため、すべての機能やデータにアクセスできません。

たとえば、下記のような作業はできないので注意しましょう。

  • kinotoneモバイルでの操作
  • 他社のゲストスペース内の情報閲覧
  • ゲストスペース内のお知らせ掲示板の編集
  • 参加メンバーの追加・編集
  • ゲストスペースの基本設定の変更

ゲストユーザーができないことがあるのは、セキュリティーを高めるうえで仕方のないことです。そのためゲストユーザーができないことを把握して、ドメインユーザーのサポートが重要です。

ゲストユーザーのみの契約はできない

kintoneのゲストユーザーのみの契約はできません。kintoneのゲストユーザー機能を利用するには、通常ユーザーライセンスを持つ必要があり、その上でゲストユーザーを追加する形となります。つまり、ゲストユーザーだけを独立して契約できません。

そして、ゲストユーザーの年額契約か月額契約かは、通常ユーザーライセンスの契約期間に準ずることになるので注意しましょう。

無料の試用期間後に自動的に有料化する

kintoneの無料試用期間後に自動的に有料化するので注意しましょう。kintoneでは、初めてゲストユーザー機能を利用する際に30日間のお試し期間が設けられています。

しかし、この無料期間が終了すると自動的に有料プランに移行するため、事前に終了日を確認しておくことが大切です。

プロジェクトによっては短期間のものもあります。そのような場合は、無料期間内のゲストユーザー機能の活用で事足りるでしょう。

無料期間の終了日を把握しておくことで、「もう使用しないのに有料期間に入ってしまった…」という失敗を防ぐことができます。

あらかじめプロジェクトの期間を理解して、ゲストユーザー機能の使用期間の計画を立てましょう。

kintone(キントーン)のゲストユーザーライセンスの金額はいくら?

<h2>kintone(キントーン)のゲストユーザーを活用するときの注意点とは?</h2>

kintoneのゲストユーザーライセンスの料金は、以下のとおりです。スタンダード・ライトの2つのコースがあります。

コースの大きな違いは、作成できるゲストスペース数の上限がスタンダード:500個、ライト:100個という点です。

コース スタンダードコース ライトコース
価格 月額1,200円 /1ユーザー 月額580円 /1ユーザー
ゲストスペース数の上限 500個 100個

ゲストユーザーライセンスの料金設定は通常ユーザーより安く、外部のパートナーとの連携コストを抑えられます。

たとえば、特定のプロジェクトの期間だけゲストユーザーを追加する場合、その期間や業務内容に応じたコースを選択できればコスト削減が可能です。

組織のニーズに合わせてスタンダードコース・ライトコースを選択できるので、柔軟な計画を立てられるでしょう。

kintone(キントーン)のゲストユーザーを追加する手順

kintone(キントーン)のゲストユーザーを追加する手順

ゲストユーザーをkintoneに追加するには、下記の5ステップを踏む必要があります。

  1. 招待予定のゲストスペースで、画面右上の「・・・」(オプション)をクリック
  2. 「ゲストメンバーを管理」をクリック
  3. 「ゲストを招待」をクリック
  4. ゲストのメールアドレスを入力(複数のメールアドレスも入力可)
  5. 「招待メール送信」をクリック

以上のステップにより、ゲストに招待メールを送れます。追加したゲストユーザーは、設定したアプリやスペースにのみアクセスできるようになり、管理者はいつでもアクセス権限を管理や変更できます。

「招待したけどきちんと登録できているかわからない…」という場合でも、スペース管理画面で登録状況を確認できるので安心です。

kintone(キントーン)のゲストユーザーが使用できる「ゲストスペース」の活用事例

kintone(キントーン)のゲストユーザーが使用できる「ゲストスペース」の活用事例

これまでkintoneのゲストユーザー機能を解説してきましたが、実際の活用事例を知れば、より活用イメージができるでしょう。

そこで本章では、kintoneのゲストユーザーが利用できる「ゲストスペースの活用事例」を2つご紹介します。

取引先とのやり取りを効率化!約300時間もの作業時間の短縮に成功

kintoneのゲストスペースを活用し、取引先とのやり取りを効率化した事例です。それまでは業務内容を紙ファイルでまとめているなど、非効率な業務の進め方でした。

しかし、3社ある取引先とのやり取りをすべてkintoneのゲストスペースで行うことで大きく改善しました!

取引先とのやり取りだけでなく、顧客情報、プロジェクトの指示、プロジェクトの進捗などをkintoneのゲストスペース内で共有しました。

細かい状況の変化も共有できるので、ミスやトラブルを減らすことができました。結果的に年間300時間以上の作業時間の削減に成功しました。

協力会社からスマートフォンで建築工事完了の報告を可能に!

kintoneのゲストスペースを活用し、スマートフォンで建築工事の完了報告を可能にした事例です。ファックスを使用している業者がいるように、建築業界はデジタル化が遅れています。

そんな状況を打破するために、協力会社が工事を完了したときはkintoneのゲストスペースで報告してもらうようにしました。

デジタル化が遅れているとはいえ、職人さんはスマートフォンを持っています。

そのスマートフォンで撮影した工事の完成写真を現場監督に送ることができ、工事の完成度や進捗を把握できるようになりました。

kintone(キントーン)の運用に不安がある方はプロに相談することも検討しよう!

kintone(キントーン)の運用に不安がある方はプロに相談することも検討しよう!

これまでkintoneのゲストユーザー機能を解説してきましたが、初心者でも簡単であり、導入しやすいです。ただし、kintoneのゲストユーザー機能だけでは限られた作業しかできないというデメリットがあります。

そのような場合は、kintoneの開発をすれば機能を追加できます。「でもkintoneの開発ってどうすればいいの?」とお困りの方は、弊社「ぺパコ三株式会社」にご相談ください。

弊社は、さまざまな業種の企業様のkintoneの運用サポートを行っています。もちろんkintoneの開発によるカスタマイズも対応可能です。

「kintoneの開発のイメージがつかない…」という方でも、無料相談を承っておりますので、お気軽にご連絡くださいね!

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