「kintoneの予約システムが便利！」とは聞くけれど、実際に導入してどのようなメリットがあるのかを知りたい方も多いのではないでしょうか。
本記事では、kintoneの予約システムで施設予約管理システムと受付システムを構築する方法をそれぞれ紹介しています。また、kintoneの予約システムに関して、よくある質問も記事の最後で解説しています。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説
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kintone(キントーン)の予約システム機能とは？
kintoneの予約システム機能とは、その名の通り予約管理を簡略化するためのシステムです。
イベントやセミナーなどの予約や来店予約など、正確に管理をしておかなければ予約が漏れたり、ブッキングしたりする可能性も否定はできません。
kintoneの予約システム機能を導入し活用をすれば、来店予約や各種問い合わせの受付を1つのシステムで完結させられます。
予約や問い合わせを受け付けるだけでなく、案内メールの送付などお客様への対応をすべて可視化できるのが特徴です。
予約の漏れやブッキングの心配がなくなるのはもちろん、予約完了メールが重複するなどのトラブルも、情報を一元化すれば回避できます。
kintone(キントーン)で施設予約管理システムを構築する基本操作
kintoneの予約システム機能はどういったシステムなのか知識を深められたところで、実際に施設予約管理システムを構築する基本操作を解説していきます。
施設予約管理システムを構築するためには、下記の8つの工程をこなす必要があります。
- システムで実現したい機能を明確にする
- 予約者が利用するフォームを作成する
- 予約承認やキャンセル処理など必要なフローを設定する
- セキュリティを設定する
- システムの運用ルールを明確にする
- 既存の予約管理からデータを移行する
- システムが正しく動くかテストをする
- 問題なければ、実際に運用する
ここから詳しく解説していきましょう。
システムで実現したい機能を明確にする
まず必要なのが、kintoneの予約システム機能を活用して実現するために必要な情報を明確にすることです。
予約対象となる施設の選定や、予約時間、予約対象が必要な情報例の1つです。システムを活用するための具体的な情報を集めるには、kintoneの予約システム機能を何のために導入して、どう活用にしていきたいのかを把握しておく必要があるでしょう。
予約者が利用するフォームを作成する
kintoneの予約システム機能を活用して実現するために必要な情報を明確にできたら、予約者が利用するフォームを作成しましょう。
予約フォームを作成する時には、自分が予約者だった場合に、どのようなフォームが利用しやすいかをイメージすると作りやすいです。
使いやすいフォームを作成するのであれば、下記のような入力欄が必須と考えられます。
- 予約者の氏名
- 住所
- 連絡先
- 希望の日時
上記の情報を入力する欄がなく、ただ文字を入力していくだけのフォームだと、必要な情報が漏れる心配など余計な手間が増えると予想されます。
また、入力フォームには入力規制を設定しておくことで、誤情報や入力エラートラブルを避けられます
予約承認やキャンセル処理など必要なフローを設定する
予約者が入力するフォームの作成が完了したら、予約承認やキャンセル処理に必要なフローを設定しましょう。
予約承認などが正確に行われていなければ「ちゃんと予約できているのかな…？」と予約者に不安を与えることになりかねません。また、一度は予約しても都合が悪くなってキャンセルが必要なこともあるでしょう。
予約承認やキャンセル対応は誰が情報を確認して行うのか決めておく必要があります。
セキュリティを設定する
kintoneの予約システム機能を活用するなら、セキュリティの設定も正確に行う必要があります。なぜなら予約情報には、個人情報がたくさん含まれているからです。
個人情報が含まれている情報欄は、管理者以外が閲覧できないようパスワードを設定するなどの対策を徹底しましょう。
システムの運用ルールを明確にする
kintoneの予約システム機能を活用するのであれば、システムの運用ルールを利用者に周知しておく必要があります。なぜなら、予約の変更やキャンセル対応など、管理者だけではルールを把握していてもうまく活用できないからです。
また、万が一トラブルが発生した場合にもどのように対応するのかシミュレーションしておくと安心です。
既存の予約管理からデータを移行する
すべてのシステムの構築が完了したら、既存のデータから情報を移行していきましょう。
予約者の情報を移行する際には、入力ミスがないように徹底する必要があります。予約者の情報にミスがあれば、システムがうまく稼働しない可能性も考えられます。
システムがうまく稼働するかがまだ不明な場合は、予約者の情報がすべて正しく入力できても、すぐに既存のデータを削除するのはNGです。
システムが正しく動くかテストをする
kintoneの予約システムに予約者の情報を移行させたら、システムがうまく稼働するかチェックを行いましょう。実際に予約者となりフォームに情報を入力して、正しく承認されるのか試してみましょう。
予約変更をしたり、キャンセルをしたりなど、すべてのパターンを試してみると安心して運用開始できます。
問題なければ、実際に運用する
システムのテストに問題がなければ、実際に運用を開始しましょう。実際に運用をしてみて、改善点が見つかれば、その都度最新のシステムに改善していくことも可能です。
実際に運用がスムーズに進むようになれば、既存のシステムのデータを削除してもいいでしょう。
kintone(キントーン)で受付システムを構築する基本操作
先ほどの見出しで紹介したのは、kintoneの予約システムを運用して施設の予約管理を可視化するためのシステム構築の方法でした。
kintoneの予約システムでは、受付システムの簡略化も可能です。下記の2つの場面でkintoneの予約システムを活用できます。
- 来店予約管理
- 問い合わせ管理
それぞれのシステムの構築方法をここから解説していきます。
来店予約管理アプリの構築方法
来店予約管理アプリを構築するなら、下記の情報は最低限必要になります。
- 受付日
- お客様名
- 来店日時
- ご連絡先電話番号
- ご連絡先メールアドレス
- 備考
上記の情報以外に、来店を希望している店舗や指名したい人の情報を入力するフィールドを追加するとより便利に活用できます。
また連続でキャンセルするなど、迷惑行為をする予約者からの予約を今後受け付けないなどの対策をするため、一度キャンセルをした人にはチェックマークを入れられる機能もあります。
予約の情報を表でまとめられるのもkintoneの便利なポイントです。例えば、美容院でkintoneの予約システムを活用したとしましょう。
指名したい人の情報を入力するフィールドを追加しておくと、今月どれくらいの指名が入っているのかを表にまとめられる機能があります。
どういった機能が欲しいのか、どういった情報があれば便利に活用できるのかを明確にしておくだけで、利用の幅が広がります。
問い合わせ管理アプリの構築方法
問い合わせ管理アプリの構築をするのであれば、下記の情報が入力できるフィールドを作成する必要があります。
- 受付日
- 状況
- 受付者・引継ぎ先
- お客様名・連絡先
- 問い合わせ方法
- その他内容
- 問い合わせ内容
上記の情報は、あくまでも必要最低限なので、状況によってカスタマイズしていくと便利に活用できます。
問い合わせ管理をスムーズにするのであれば「対応済み」「対応中」などいくつかのステータスを設定しておくといいでしょう。
「至急対応」などのステータスを作成しておけば、問い合わせ対応の優先順位も把握しやすくなるのでおすすめです。
また、問い合わせの内容は随時記録をとっておけば、どういったことに関して予約者が不安を感じているのかの把握もしやすくなります。
kintone（キントーン）の予約システムに関するよくある質問
最後に、kintoneの予約システムに関するよくある質問をまとめてみました。気になることがある方は、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneで予約管理データの重複を防止する方法はありますか？
kintoneの予約システムを活用しプラグインを導入すれば、すべての情報を可視化できるため、予約が重複するトラブルを避けられます。
kintoneでは、200以上のサービスがプラグインできるのが特徴です。無料で利用できるものも多数あるため、無料のプラグインを活用しながら、便利に運用していきましょう。
予約重複の防止もプラグインを導入するだけで行えます。グラフ機能を利用して手動で確認する方法や、Javascriptでカスタマイズを行う方法があります。
自社の特徴にあわせて使いやすくカスタマイズできるのは、kintoneを導入するメリットです。
kintoneの予約システムで会議室予約ができますか？
会議室の予約システムはkintoneの予約システムのデフォルトではありませんが、カスタマイズをすれば、会議室予約システムとしての利用もできます。
kintoneのカレンダー機能も合わせて活用すれば、カレンダーを見るだけで、空き状況が把握できるシステムの構築も可能です。
kintoneの予約システムを導入して、会議室予約ができるようになると、速やかに予約ができるようになります。さらに、予約のダブルブッキング防止にもなるためおすすめです。
kintone(キントーン)の予約システムを構築して便利に活用しよう！
イベントや施設の予約管理は、正確に行わなければダブルブッキングなどのトラブルが発生する可能性が高まります。
しかしkintoneの予約システムを構築すれば、速やかに予約の受け付けができるのはもちろん、予約の重複も避けられます。
また、迷惑行為をする人にチェックをつけることができ、対応の優先順位を速やかに把握する機能をカスタマイズするなど、無料のプラグインを導入すればさらに活用の幅も広げられるのがkintoneの特徴です。
ペパコミ株式会社では、kintoneの無料相談を随時受け付けしています。一度相談をしてみると、導入後にどのように活用できるのかイメージがつきやすいです。
kintoneの活用を検討されている方は、ぜひ一度サポートへお問い合わせください。
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