「kintoneとスプレッドシートを連携したら便利」とは聞くけれど、実際に何が便利なのか把握しきれていない方も多いのではないでしょうか？また実際に、kintoneとスプレッドシートを連携したいけれど、連携の方法がわからない方もいるかもしれません。
本記事では、kintoneとスプレッドシートを連携する方法を紹介していきます。kintoneとスプレッドシートを連携させることによって、どのような利点があるのかも解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説
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kintone(キントーン)とGoogleスプレッドシートを自動で連携させる7つの方法
kintoneとスプレッドシートを連携させるためには、下記の7つの方法があります。
- CSVファイルで取り込む方法
- GASを使用する方法
- DBHUB for kintone & Googleスプレッドシートを読み込む方法
- 外部のツールを使用して自動転記する方法
- CData Connectを使用する方法
- Googleスプレッドシート出力プラグインを利用する方法
- APIを使用して連携する方法
ここから詳しい方法を解説していきます。
連携方法1：CSVファイルで取り込む方法
kintoneとスプレッドシートを連携させる1つ目の方法が、CSVファイルを取り込む方法です。まず、kintoneのデータをCSVで出力してから、Googleスプレッドシートにインポートします。
CSVファイルでデータを取り込む方法は、誰でも手軽に試せる方法です。また無料で連携が可能なので、連携して業務の効率化をどれくらい図れるのかを試してみたい方にもおすすめです。
連携方法2：GASを使用する方法
kintoneとスプレッドシートを連携させるため、GASを使用する方法があります。Googleが開発･提供しているプログラミング言語を示すGASを使用しての連携は、特別な開発環境がなくてもGoogleアカウントがあれば可能なのがメリットです。
ただGASを使用する方法は、プログラミングの知識やスキルが必要になるため、作業をスムーズに進めるまでに時間と手間がかかるデメリットがあります。
連携方法3：DBHUB for kintone & Googleスプレッドシートを読み込む方法
kintoneとスプレッドシートを連携させる3つ目の方法は、DBHUB for kintone & Googleスプレッドシートを読み込む方法です。
DBHUB for kintone & Googleスプレッドシートを使用した連携の方法は、月額費用が発生するのがデメリットです。
ただ、kintoneからスプレッドシートへの連携だけでなく、スプレッドシートからkintoneへ情報の連携もできます。
連携しているデータの更新も自動と手動の2種類から選択ができ、管理者が利用者の状況を随時確認できます。
連携方法4：外部のツールを使用してデータを自動転記する方法
kintoneとスプレッドシートを連携させるため、外部のツールを使用して自動転記するのが4つ目の方法です。
外部のツールを活用してデータを自動で転記する方法は、Googleスプレッドシートへ情報を転記するkinetoneアプリを指定するだけで、簡単に連携をさせられるのがメリットです。
これまでに紹介した、GASやCSVを使う方法よりも必要なスキルと知識が少ないのが特徴です。
またリアルタイムでデータが連携するため、バックアップの機能としての活用したい場合にも、外部のツールを使用して連携をする方法が合っているでしょう。
連携方法5：CData Connectを使用する方法
kintoneとスプレッドシートを連携させる5つ目の方法として、CData Connectを使用する方法があります。
CData Connectは、SaaSから提供されているデータハブサービスです。CData Connectを使用した連携の方法は、コードを書く必要がないため、プログラミングのスキルや知識がなくても連携が簡単にできるメリットがあります。
連携方法6：Googleスプレッドシート出力プラグインを利用する方法
kintoneとスプレッドシートを連携させるため、Googleスプレッドシート出力プラグインを利用するのが6つ目の方法です。
Googleスプレッドシート出力プラグインを利用した連携方法は、インストールと簡単な設定が必要にはなりますが、プログラミングの知識がなくてもやりやすいのが特徴です。
また、Googleスプレッドシート出力プラグインを利用すれば、kintoneアプリで設定したデータを自動的に出力できるようになります。
kintone側のデータを変更すれば、自動でGoogleスプレッドシートのデータも変更できるようになり、作業効率をアップさせられるメリットがあります。
連携方法7：APIを使用して連携する方法
kintoneとスプレッドシートを連携させるため、APIを使用して連携する方法があります。
アプリケーション同士を連携させる接点になるAPIを使用した連携の方法は、外部のサービスとの連携を簡易化させられます。
kintone(キントーン)とGoogleスプレッドシートの連携を推奨する4つの理由
kintoneとスプレッドシートを連携させる方法の知識を深めることができました。そもそも、kintoneとスプレッドシートを連携させることでどのような利点があるのでしょうか。
kintoneとスプレッドシートの連携が推奨されているのには下記の4つの理由が挙げられます。
- データの管理が一元化できる
- 情報を見落とすリスクを軽減できる
- プログラミングスキルがなくてもカスタマイズできる
- セキュリティが万全で安全に利用できる
ここから詳しく解説していきます。
データの管理が一元化できる
kintoneとスプレッドシートを連携させると、データの管理を一元化できるメリットがあります。
コミュニケーションを取るツールで、データの管理をするツールを別々にするなど、多くの企業がさまざまなツールを活用していることでしょう。
使用するツールが複数あると、データの管理が複雑化してしまいます。ただし、kintoneとスプレッドシートを連携させれば、データの管理が一元化が可能です。
またkintone内で、コミュニケーションも取れるため、すべてkintone内で解決させられます。
情報を見落とすリスクを軽減できる
kintoneとスプレッドシートを連携させれば、情報を見落とすリスクの軽減ができます。
Googleスプレッドシートは契約期間や、対応期日などの管理が可能です。「期限1ヵ月前は赤色」「期限1週間前は青」など条件設定をして管理をしている企業も多いでしょう。
しかし、条件設定をして期日の管理をしていても、見落とすリスクがあるのは事実です。そのリスクを軽減するためにkintoneの活用ができます。
kintone内で自動でリマインド通知を設定しておけば、連携しているスプレッドシートの情報を参考に、リマインド通知を受け取ることが可能です。
対応が必要な案件が一目でわかるように設定できるため、スプレッドシートのみで期日管理をするよりも、漏れなく対応できます。
プログラミングスキルがなくてもカスタマイズできる
kintoneを便利に活用するのであれば、プログラミングのスキルや知識が必要だと思っている方も多いですが、カスタマイズをするためにプログラミングのスキルや知識は必要ありません。
なぜなら、kintoneには便利に活用できるサンプルアプリが100種類以上用意されているからです。
また、kintoneの画面から必要なものだけを選んでオリジナルに作成する方法でも簡単に作成できます。使い勝手を考えながら、カスタマイズできるため、作業効率を各段にアップさせられます。
ただ自由にカスタマイズできるからといって、アプリの仕組みを充分に理解せずにカスタマイズを進めると、余計な作業や手間が増えてしまう可能性も否定はできません。
万全なセキュリティで安全に利用できる
kintoneは、セキュリティが万全で安全に利用ができるツールです。なぜなら、サーバー側で情報漏洩やサイバーのよる攻撃に対する対策が徹底しているからです。
kintoneはさまざまなデータを複数人で共有できる便利なツールなため、セキュリティは徹底しておく必要があるでしょう。
しかし、万が一従業員にセキュリティの知識がなくても安全に使用できます。
また、kintone不正アクセスや不正ログインに対しても認証アプリによる2段階認証を搭載し対策をしています。
社外からでもセキュリティ性の高いため、安心して導入できるのがメリットです。
kintoneとスプレッドシートを連携して活用できる例
kintoneとスプレッドシートとの連携が推奨される理由を知ったところで、具体的に活用できる例を紹介していきます。
スプレッドシートと連携させたkintoneを活用できる例は、主に下記の4つが挙げられます。
- 案件を可視化して管理
- 情報共有やコミュニケーションの効率化
- 事務作業の効率化
- シフトや報酬を一元管理
ここから詳しく解説していきましょう。
案件を可視化して管理
kintoneを導入しスプレッドシートとの連携をすれば、すべての情報を一元管理できるメリットがあります。
デジタル普及してはいますが、いまだに情報を紙媒体や電子ファイルでの管理を行っている企業が多くあります。
kintoneだと、写真や図面・契約書などもすべてひとまとめにして管理が可能です。書類まとめにかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、営業の提案書類などの共有も簡易化が可能です。
すべての書類を可視化でき、変更履歴も保存できるため、万が一データ入力を間違えた場合でもすぐに修正でき便利に活用できます。
情報共有やコミュニケーションの効率化
kintoneを導入してスプレッドシートと連携すれば、社内ポータルとして代用ができます。
kintoneは社内ポータルとして利用する場合でも、プログラムを組む必要がないので、手軽に利用できるのが魅力のポイントです。
社内の情報共有や、コミュニケーションの活性化も可能になります。
事務作業の効率化
事務作業にかかる手間や時間を削減したい場合にも、kintoneを活用できます。kintoneとスプレッドシートを連携させることで、クレームの内容や決済・アンケート・顧客情報などの管理の簡略化が可能です。
またkintoneとスプレッドシートを連携させると、複数人で作業をしている場合でも、自分に必要な情報のみを絞ることも可能になります。
管理は複数人で行いながら、必要な情報だけを素早く確認できるのはかなり便利に活用できる例です。
シフトや報酬を一元管理
kintoneとスプレッドシートを連携させることでシフトや報酬の一元管理が簡略化できます。一元管理が可能になると、手間を大幅に削減できるメリットがあります。
なぜなら、kintoneとスプレッドシートを連携させることでデータの取得や管理が容易になるからです。
また、採用ページに設置するエントリーフォームの作成にも活用できます。さらに、kintoneのライセンスを持っていない従業員でも日報の提出に活用できるため、タイムカードの作成やシフトの作成にも便利に活用できます。
kintoneスプレッドシート連携に関するよくある質問
最後に、kintoneとスプレッドシートとの連携に関してよくある質問をまとめてみました。気になることがある方は、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneとスプレッドシートの連携は無料でできますか？
kintoneとスプレッドシートを連携させる方法には、さまざまあります。無料で連携できる方法もあれば、有料の方法もあります。
下記にまとめてみたので、参考にしてみてください。
- CSVで連携する方法→無料
- GASで連携する方法→無料
- Googleスプレッドシート出力プラグインで連携する方法→有料
- DBHUB for kintone & Googleスプレッドシートで連携する方法→有料
それぞれの方法には特徴があるので、自社の特徴にあった連携方法で活用しましょう。
スプレッドシートからkintoneに連携する方法はありますか？
スプレッドシートからkintoneに連携する方法はあります。スプレッドシートからkintoneに連携するため、GASで連携する方法を解説しましょう。
まずは、kintoneアプリの作成から行います。次に APIトークンの生成をします。その後、スプレッドシートの作成し、 GASを書く流れでスプレッドシートからkintoneへの連携が可能です。
GASを使って連携をする方法は、無料でできるので気軽に連携機能を使ってみたい方におすすめです。
kintoneとスプレッドシートを連携して業務の効率化を図ろう！
kintoneとスプレッドシートを連携させると、情報共有やコミュニケーションの効率化が向上します。
また、案件をすべて見える化できるため、漏れなく情報を確認できるのもメリットでしょう。
さらに、スプレッドシートと連携したkintoneは、シフトや報酬の管理にも活用できます。kintoneとスプレッドシートを連携させるだけでも、業務の効率は各段にアップさせることが可能です。
ペパコミ株式会社では、kintoneの無料相談を随時受け付けしています。一度相談をしてみると、導入後にどのように活用できるのかイメージがつきやすいです。
kintoneの活用を検討されている方は、ぜひ一度サポートへお問い合わせください。
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