「kintone（キント―ン）って何ができるの？」そんな疑問を抱えている人は多いでしょう。kintone（キント―ン）は、工夫次第で多種多用なアプリを作成することができます。
kintone（キント―ン）の導入を検討している人は、kintone（キント―ン）では何ができるかを知っておくことが大切です。
そこでこの記事では、次の内容を解説します。
- kintone（キント―ン）とは？
- kintone（キント―ン）を活用するための基礎知識
- kintone（キント―ン）でできることとは？
- kintone（キント―ン）でできないこととは？デメリットを紹介
デモ画像と合わせてkintone（キント―ン）でできることを解説するので、ぜひ参考にしてください。
kintone（キント―ン）とは？
kintone（キント―ン）とは、サイボウズ社が提供するクラウドサービスです。自社に合うアプリを作成することができます。
kintone（キント―ン）は、累計30,000社以上、毎月500社以上が導入していることからもわかるよう、どのような業界や業種の企業でも自社に適する形式でアプリを作成することができます。
これまで複数のツールを使っている企業は、kintone（キント―ン）を利用すれば一つのツールで済むため、情報を一元化できます。確認漏れや二重チェックなどを減らすのに役立つので、業務効率が大幅にアップするでしょう。
kintone（キント―ン）を活用するための基礎知識
続いては、kintone（キント―ン）を活用するための基礎知識を確認していきましょう。
kintone（キント―ン）を構成する要素は、大きい順番からアプリ、レコード、フィールドに分けることができます。これらの項目についてそれぞれ解説していきます。
- アプリとは？
- レコードとは？
- フィールドとは？
アプリとは？
アプリとは、フィールドから必要な項目をドラッグして作るシステムです。必要な項目を自由自在に組み合わせてアプリを作ることができます。これまで紙で管理していたものが、ブラウザ上で出来るようになります。
次の画像がアプリの作成画面です。
アプリの作成方法を詳しく解説した記事はこちらをご覧ください。
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kintone（キントーン）でできることをデモ画面でわかりやすく解説します
レコードとは？
レコードとは、アプリ上にある構造のことです。次の画像では、2レコードあります。
レコードとは、申請するたびに増えていく項目です。例えば有給申請アプリの場合、申請が1つ増えるとレコードが1つ増えます。1申請、1レコードというイメージです。
フィールドとは？
フィールドとは、レコードよりも細かい項目のことをいいます。
次の画像の赤枠内がアプリを構成するフィールドの項目です。
レコードを開くと、この画像のように「名前」「区分」「申請理由」という項目が表示されます。この一つひとつの項目を、レコードといいます。
kintone（キント―ン）のレコードには、次の画像の赤枠内に表示されている項目があります。
各フィールドの機能を一つずつ理解していくことが、自社に合うアプリを作成するポイントです。
kintone（キント―ン）でできることとは？
kintone（キント―ン）でできることは、次のとおりです。
- プロセス管理を設定する
- 通知機能を設定する
- アクセス権を設定する
- アクションを設定する
- 一覧をわかりやすく表示させる
- グラフを表示させる
- お知らせ欄の活用ができる
- スペースの活用ができる
それぞれを詳しく解説していきます。
プロセス管理を設定する
プロセス管理とは、ワークフローのことです。kintone（キント―ン）には、ワークフロー機能が標準機能についています。
先の画像のページでワークフローの設定をします。誰が承認し、承認したら次は誰にいくのかというような設定が可能です。
申請する場合は、次の画像の申請→実行をクリックします。
申請すると承認者に通知がいくので、承認する場合は、次の画像の完了→実行をクリックします。
通知機能を設定する
kintone（キント―ン）では、通知機能を設定することが可能です。アプリ単位、またはレコード単位で通知ができます。
例えばアプリ単位なら、アプリが追加されたら誰に通知をするかといった設定ができます。レコード単位では、このレコードが追加されたら通知、また次の画像のように、このレコードのラジオボタンにチェックが入ったら通知といった設定が可能です。
通知は、次のように届きます。
kintone（キント―ン）ではさまざまな条件を設定して通知させることができますが、リマインダーの条件通知という設定も可能です。
リマインダーの条件通知では、時間に対して通知が出来ます。例えば、日付で設定した項目の何日前の何時になったら通知を飛ばすといった設定が可能です。
アクセス権を設定する
kintone（キント―ン）では、アクセス権を設定することができます。アクセス権とは、誰がアクセス出来て、誰がアクセス出来ないかの設定のことです。アクセス権は、アプリ単位、レコード単位、フィールド単位で設定することができます。誰にどのレコードやフィールドを見せるように設定するかというような設定が可能です。
アクションを設定する
アクション設定とは、例えば見積書アプリの場合、請求書アプリに同じような情報を移したいときに、見積書アプリから請求書アプリに同じ情報を飛ばすことができる設定です。
アプリをまたいで同じ情報を共有したいときに、ボタン一つで移動できます。
一覧をわかりやすく表示させる
kintone（キント―ン）では、一覧を希望の条件に絞って表示させることができます。
一覧とは、例えば有給申請アプリの場合、次の画像に表示されているページのことを一覧といいます。
一覧画面は細かく設定することができます。例えば、小川さんが申請したものの一覧を表示させたいときは、「小川一覧」などと設定することができます。小川が含まれている情報だけ表示させることができるのです。
このように、色々な条件を組み合わせながら、一覧に表示する項目を変えることができます。案件なら受注したもの一覧、また現在営業中一覧などの単位で表示させることができます。
グラフを表示させる
kintone（キント―ン）では、グラフを表示させる機能が標準でついています。円グラフや棒グラフなど、好きな形式を選択すれば、指定した条件のグラフが表示されます。
例えば、小川さんの案件は全体でどれくらいあるのかを確認したいときに、グラフを表示させれば、どれくらいの割合なのかが一目でわかるのです。
グラフに表示させる項目は保存することができるので、再度表示させたい場合でもすぐに表示させることができます。
お知らせ欄の活用ができる
kintone（キント―ン）では、お知らせ欄の活用ができます。お知らせ欄というのは、次の画像の赤枠のことです。
お知らせ欄は誰でも見られる欄です。ボタンを入れてアプリにリンクさせたり、ほかのメンバーへのお知らせ欄として利用したりとさまざまな活用方法があります。また、グラフや一覧を表示させることも可能です。
こちらの画像の赤枠内の、上が一覧、下がグラフの設定をしたものです。
スペースの活用ができる
kintone（キント―ン）にはスペース機能がついています。スペース機能とは、フォルダののように活用できるものです。各スペース内に色々なアプリを入れて整理できます。
例えば飲食店の場合、複数の店舗の管理をする際に、「銀座店用スペース」「六本木店用スペース」など、店舗ごとにアプリの管理ができます。各スペースは、それぞれの店舗の従業員しか確認できないようにすることも可能です。本部は全体の情報を管理できるので、効率的に店舗の情報を管理することができます。
kintone（キント―ン）でできないこととは？デメリットを紹介
最後に、kintone（キント―ン）でできないことも確認しておきましょう。
- 拡張機能を使う場合は費用がかかる
- データ容量が少なめ
拡張機能を使う場合は費用がかかる
kintone（キント―ン）では拡張機能を利用することができますが、システムの開発を外部に依頼する場合は費用がかかります。
拡張機能でできることの一例は次のとおりです。
- 電子契約サービスやファイル管理サービスなどさまざまなクラウドサービスと連携
- 業種や業務に特化した専用アプリの作成
- 帳票出力やカレンダー、Webフォーム作成などをkintone（キント―ン）で活用する
開発すれば業務効率の向上が期待できますが、開発費用がかかることを覚えておきましょう。
データ容量が少なめ
kintone（キント―ン）は、1ユーザーあたり5GBと容量が少なめです。
容量を超えて使用した場合は、一定期間経過後に使用停止することがあります。事前に規定の容量を超えて使用することがわかる場合は、ディスク容量を追加しましょう。
データ容量は、10GB単位で追加可能です。価格は、10GBで月額1,000円、年額11,760円です。
まとめ
kintone（キント―ン）を導入する際は、kintone（キント―ン）では何ができて、何ができないのかを把握しておくことが大切です。
kintone（キント―ン）では開発を外注することもできますが、まずは自社で対応できないかを十分検討したうえで外注を検討したいところです。
まずは、kintone（キント―ン）で何ができるかを熟知することが、業務改善への第一歩です。
ぺパコミ株式会社は、サイボウズ社のオフィシャルパートナーです。いつでもお気軽にご相談ください。
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