業務の効率化や情報共有の質を高めたいと考えている方にとって、kintoneアプリは有効なツールです。
従来エクセルで管理していた顧客台帳や案件管理、請求一覧などの情報を、クラウド上で一元管理できるため、業務プロセスの見える化やリアルタイムな集計も簡単に実現できます。
この記事では、kintoneアプリの基本構成や作成方法、業務ごとの活用例、アプリ同士の連携方法まで、現場で役立つ実践的なノウハウを詳しく解説します。
自社に合った業務システムを構築したい方や、DX推進を目指す方は、ぜひ参考にしてください。
なお、ペパコミ株式会社ではkintoneアプリの構築からkintoneを活用した業務支援など幅広く展開しています
kintoneについて少しでもお悩みの方はお気軽にご相談ください。
また、以下の動画でもkintoneのアプリ作成方法を詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
そもそもkintoneのアプリとは？
kintoneのアプリとは、自社の業務に合わせて自由に作成・活用できる業務システムです。
従来エクセルで管理していた「顧客台帳」「案件管理」「請求一覧」などの情報を、kintoneというクラウド上のプラットフォームでアプリとして一元管理できます。
アプリごとにデータベース機能やコメント機能が備わっており、業務データの蓄積・検索・集計はもちろん、レコードごとにコミュニケーションも可能です。
作成はノーコードで直感的にでき、ドラッグ＆ドロップ操作や豊富なサンプルアプリの活用により、プログラミング知識がなくてもすぐに業務アプリを構築できます。
これにより、情報共有の効率化や業務プロセスの見える化、リアルタイムな集計・グラフ化など、幅広い業務改善が実現します
【覚えておきたい】kintoneアプリの3つの作成方法
kintoneでは、用途や業務内容に合わせてアプリを簡単に作成できます。主な作成方法は以下の3つです。
- サンプルアプリから選択する
- Excel・CSVファイルを読み込ませる
- ドラック＆ドロップで作成する
それぞれの作成方法について解説します。
サンプルアプリから選択する
kintoneには、さまざまな業務で使えるサンプルアプリが豊富に用意されています。
営業管理や顧客管理、案件進捗管理など、代表的な業務に合わせたテンプレートを選ぶだけで、すぐにアプリを利用できます。
サンプルアプリは、実際の業務フローを想定して設計されており、初めてkintoneを使う方でも迷わず導入できます。また、自社の業務に合わせて項目の追加や削除、レイアウトの変更も簡単です。
サンプルアプリは、短時間で業務システムを立ち上げたい場合や、どのようなアプリを作ればよいかイメージが湧かない場合に最適です
なお、以下の記事ではおすすめのサンプルアプリについて詳しく解説しているのであわせてご参照ください。
関連記事：kintoneのサンプルアプリとは？おすすめアプリ27選と一覧表示の方法を解説
Excel・CSVファイルを読み込ませる
既存のExcelやCSVファイルをそのままkintoneに読み込ませることで、これまでエクセルで管理していた顧客リストや案件表、売上データなどを、手間なくクラウド上に移行できます。
ファイルをアップロードすると、各列がkintoneの項目として自動的に認識されるため、再入力の必要がありません。大量のデータを一括で取り込めるため、情報の移行作業が大幅に効率化します。
取り込んだ後はkintone上で項目の追加やレイアウト変更もできるため、既存データを活かしながら自社に合ったアプリに仕上げられます。
Excel・CSVファイルの読み込みは、データ移行の手間を減らしたい場合に最適な方法です。
ドラック＆ドロップで作成する
kintoneのアプリ作成画面では、必要な項目をドラッグ＆ドロップで自由に配置できます。
文字列や数値、日付、チェックボックス、添付ファイルなど、さまざまな入力フィールドを組み合わせて、業務に最適なアプリをゼロから設計できます。直感的な操作でレイアウトを調整できるため、プログラミングや専門知識がなくても誰でも簡単にアプリを作成できます。
業務の流れや現場の要望に合わせて柔軟にカスタマイズできる点が大きな魅力です。
必要に応じて項目を追加したり、不要な部分を削除したりしながら、現場で使いやすいシステムを作り上げられます。
kintoneアプリを構成する3つの要素
kintoneアプリは、以下3つの基本要素で成り立っています。
- レコード
- フィールド
- フォーム
上記の要素を理解しておくと、アプリの仕組みや活用方法がより明確になります。
レコード
レコードは、kintoneアプリで管理する1件ごとのデータを指します。
例えば顧客管理アプリなら、1人の顧客情報が1レコードです。案件管理アプリなら、1つの案件が1レコードとして登録されます。
レコードには、氏名や住所、日付、金額など、必要な情報が入力されます。登録されたレコードは一覧表示や検索、絞り込み可能です。そのため、必要な情報をすぐに見つけられます。
また、レコードごとにコメントを残せるため、社内の情報共有や進捗管理にも役立ちます。
業務データの蓄積や履歴管理を効率化するうえで、レコードはアプリの中心的な役割を担います。
フィールド
フィールドは、レコード内で入力・管理する各項目のことです。
たとえば「顧客名」「電話番号」「メールアドレス」「案件ステータス」などがフィールドにあたります。kintoneでは、文字列や数値、日付、チェックボックス、ドロップダウンリスト、添付ファイルなど、さまざまな種類のフィールドから選択可能です。
必要な情報を適切な形式で入力できるように、業務内容や管理したいデータに合わせてフィールドを選択し、配置します。これにより、情報の整理や検索、集計がしやすくなり、業務効率が向上するでしょう。
フォーム（レコードの入力画面）
フォームは、レコードの入力や編集を行う画面です。
ユーザーはフォーム上で、各フィールドに情報を入力して新しいレコードを登録したり、既存のレコードを修正したりします。
フォームのレイアウトは、ドラッグ＆ドロップで自由にカスタマイズできるため、現場の業務フローや使いやすさに合わせて設計できます。入力必須項目の設定や、表示・非表示の制御も可能です。
わかりやすいフォームを作ることで、入力ミスや漏れを防ぎ、正確なデータ管理を実現できます。
【実践】kintoneで業務に役立つアプリの作り方
ここでは、業務に役立つ以下3つのアプリの作り方を詳しく紹介します。
- 顧客管理アプリ
- 案件管理アプリ
- 活動履歴アプリ
kintoneアプリの作成を検討している方は、該当するアプリの作成方法を確認してみましょう。
なお、デザインテーマは、設定タブからデザインテーマを選び、アプリの色を決定します。kintoneアプリは見た目が似ているため、色で判別できるようにすることが推奨されています。例えば、顧客管理は赤、案件管理は青、活動履歴は黄色のような設定です。
一覧の設定では、アプリのトップ画面に表示される項目をカスタマイズします。デフォルトでは全ての項目が表示されますが、レコード番号や顧客名など必要な項目のみに絞り込むことで、一覧が見やすくなります。
①顧客管理アプリ
顧客管理アプリを作成する際は以下の手順で進めます。
- フィールドを設定する
- 顧客コードの自動採番を設定する
- 関連レコードを設定する
それぞれ以下で詳しく解説します。
なお、以下の記事ではkintoneを活用した顧客管理について詳しく解説しているので、あわせてご参照ください。
関連記事：kintoneで顧客管理する方法は？アプリの作り方・6つのメリットについて解説
フィールドの設定
まず、以下のように顧客管理に必要な項目をフィールドとして配置します。
- 顧客名
- 顧客コード
- 住所
- 電話番号
- 顧客メモ
- 顧客ステータス
この際、フィールド名とフィールドコードは必ず同じものに設定します。
顧客コードは後で自動採番を設定するために重要です。電話番号は 「リンク」フィールドを使用すると、スマートフォンからの操作時に電話がかけられるようになります。
ただし、フィールドを縦に長く並べると見づらくなるため、入力者目線で分かりやすい配置を心がけましょう。なお、顧客コードのような自動採番される項目は、普段入力者が直接触れる必要がないため、「グループ」フィールドを使って隠しておくとみやすいフィールドになります。
顧客コードの自動採番設定
顧客コードは、重複しないユニークな識別子として非常に重要です。プラグインはCybozuが提供する「自動採番プラグイン」を使用します。手入力ではミスが発生しやすいため、自動採番プラグインを利用します。
kintoneのシステム管理画面からプラグインを読み込み、自動採番プラグインを追加します。
プラグインの設定画面で、「顧客コード」フィールドを選択し、桁数や書式（例: テキスト+連番、例: 顧客-00001）などの設定が必要です。
ただし、レコード番号をユニークキーとして使用することは推奨されていません。
関連レコードの設定 (顧客管理から案件履歴を見る)
顧客管理アプリのレコードを見た際に、顧客に関連する案件や活動履歴を一目で確認できるようにするために、関連レコード一覧フィールドを使用します。
参照するアプリは、案件管理アプリなど、関連付けたいアプリを選択します。
表示するレコードは、顧客名ではなく「顧客コード」が一致した場合に表示するように設定します。顧客名は重複する可能性があるため、ユニークな顧客コードで紐付けることが必須です。
表示するフィールドでは、案件発生日や案件名、案件ステータスや小計など、関連レコード一覧に表示したい項目を選択します。
これにより、顧客管理アプリから特定の顧客の詳細を開くと、その顧客に関連する全ての案件履歴が一覧で表示可能です。
②案件管理アプリ
案件管理アプリを作成する際は以下の手順で進めます。
- フィールドを設定する
- 関連レコードを設定する
- 参照するアプリを紐づける
それぞれ以下で詳しく解説します。
なお、以下の記事ではkintoneを活用した案件管理の方法について詳しく解説しているので、合わせてご覧ください。
関連記事：kintone（キントーン）案件管理の導入で得られるメリット5選！アプリだからできることも紹介
フィールドの設定
案件管理に必要な項目は以下の通りです。
- 案件発生日
- 案件名
- 案件コード
- 担当者
- 案件ステータス
なお、フィールド名とフィールドコードは必ず同じものに設定します。
【顧客関連情報 (ルックアップフィールド)】
「ルックアップ」フィールドを配置し、顧客管理アプリから顧客情報（顧客名、住所、電話番号、顧客メモ、顧客コードなど）を自動で取得し、案件と顧客を紐付けます。
設定では、参照するアプリを「顧客管理アプリ」に設定し、コピー元のフィールドは「顧客名」を選択します。
他のフィールドのコピーで、顧客管理アプリの「住所」「電話番号」「顧客メモ」「顧客コード」を案件管理アプリの対応するフィールドに紐付けましょう。
特に顧客コードは、同名の顧客が存在する場合でも正確に紐付けるためのユニークキーとして重要です。
コピー元のレコードの選択肢に表示するフィールドには、顧客名だけでなく、顧客メモ、住所、電話番号などを追加することで、ルックアップで顧客を選択する際に同名顧客を判別しやすくなります。
【見積もり情報 (テーブルフィールド)】
「テーブル」フィールドを配置すると、「見積もりテーブル」のような名前を付けます。テーブル内に以下のフィールドを配置します:
- 品名
- 単価
- 数量
- 金額
- 小計
テーブル内のフィールドは、入力者の目線に立って、適切な横幅に調整することで見やすさが向上します。
なお、テーブルの下に「計算」フィールドを配置し、「小計」と名前を付けます。
計算式はSUM(金額)を設定すると、テーブル内の金額の合計を自動計算するようになります。
関連レコードの設定
(案件管理から活動履歴を見る) 案件管理アプリのレコードを見た際に、案件に関連する活動履歴を一目で確認できるようにするために、関連レコード一覧フィールドを使用します。
案件管理アプリのフォーム設定画面で「関連レコード一覧」フィールドを配置し、歯車アイコンから設定します。
参照するアプリ
活動履歴アプリを選択します。
表示するレコードの条件は「案件コード」が一致した場合に表示するように設定します。案件名は重複する可能性があるため、ユニークな案件コードで紐付けることが必須です。顧客名で関連付けを行うと、同名の別顧客の活動履歴も表示されてしまう可能性があるため、コードによる紐付けが不可欠です。
表示するフィールドは活動日や案件名、活動メモなど、関連レコード一覧に表示したい項目を選択します。
これにより、案件管理アプリから特定の案件の詳細を開くと、その案件に関連する全ての活動履歴が一覧で表示されるようになります。
③活動履歴アプリ
活動履歴アプリを作成する際は以下の手順で進めます。
- フィールドを設定する
- 関連レコードを設定する
- 参照するアプリを紐づける
それぞれ以下で詳しく解説します。
なお、以下の記事ではkintoneを活用した活動履歴アプリについて詳しく解説しているので合わせてご参照ください。
関連記事：kintoneで案件進捗管理をしてみたら営業が超見える化になった
フィールドの設定
活動履歴に必要な項目は以下の通りです。
- 案件名
- 顧客名
- 顧客コード
- 案件コード
特に顧客コードと案件コードは、同名の顧客や案件が存在する場合でも正確に紐付けるためのユニークキーとして重要です。
コピー元のレコードの選択肢に表示するフィールドには、案件名だけでなく、顧客名、顧客メモ、案件ステータスなどを追加することで、ルックアップで案件を選択する際に同名案件を判別しやすくなります。
関連レコードの設定
案件管理アプリから活動履歴を見るためには、参照するアプリを「活動履歴アプリ」に設定します。
表示するレコードの条件は、案件管理アプリの「案件コード」と活動履歴アプリの「案件コード」が一致した場合に表示するように設定します。案件名で紐付けると、同名の別案件の履歴も表示されてしまう可能性があるため、ユニークな案件コードによる紐付けが不可欠です。
表示するフィールドには、活動日、案件名、活動メモなど、案件に関連する活動履歴として確認したい項目を選択します。
kintoneアプリを活用した業務管理
kintoneアプリは主に以下8つの業務に活用できます。
- 売上管理
- 勤怠管理
- 見積書作成
- スケジュール管理
- タスク管理
- プロセス管理
- 在庫管理
- 名刺管理
どのように確認できるのか、それぞれ解説していきます。
売上管理
kintoneの売上管理アプリでは、受注状況や売上データをリアルタイムで一元管理できます。取引先や案件ごとに売上金額、受注日、納品状況などを記録し、グラフや一覧で可視化されます。
データは自動で集計されるため、月次や四半期ごとの売上推移も簡単に把握可能です。複数の担当者が同時に入力しても情報は即時反映され、社内共有や経営判断にもスピード感をもたらします。
さらに、外部システムとの連携や請求書発行といった業務フローも柔軟にカスタマイズできるため、営業部門や経理部門の業務効率化にも貢献します。
なお、以下の記事ではkintoneを活用した売上管理について詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
関連記事：kintone（キントーン）で売上管理を効率化する方法とは？メリットや便利なプラグインを解説
勤怠管理
勤怠管理アプリでは、出退勤の記録や残業時間、有給休暇の管理をクラウド上で一元化できます。
従業員はパソコンやスマートフォンから出勤・退勤ボタンを押すだけで打刻が完了し、管理者は勤務実績や勤怠状況をリアルタイムで把握できます。勤怠データは自動で集計され、CSV形式で出力できるため、給与計算システムへの連携もスムーズです。
従来の手書きや紙ベースの管理に比べて、入力ミスや集計ミスが大幅に減り、総務担当者の業務負担も軽減されます。
なお、以下の記事ではkintoneを活用した勤怠管理について詳しく解説しているので、あわせてご参照ください。
関連記事：kintoneで勤務時間の管理ができる！活用方法と企業事例を紹介
見積書作成
勤怠管理アプリでは、出退勤の記録や残業時間、有給休暇の管理をクラウド上で一元化できます。従業員はパソコンやスマートフォンから出勤・退勤ボタンを押すだけで打刻が完了します。
管理者は勤務実績や勤怠状況をリアルタイムで把握でき、勤怠データは自動的に集計されます。CSV形式での出力にも対応しており、給与計算システムとの連携がスムーズです。
これにより、従来の手書きや紙ベースの管理に比べて入力ミスや集計ミスが大幅に削減されます。総務担当者の業務負担も軽減され、業務の効率化に貢献します。
なお、以下の記事ではkintoneを活用した見積書作成について詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
関連記事：kintone（キントーン）で見積書アプリを作成する流れを紹介します
スケジュール管理
スケジュール管理アプリでは、個人やチームの予定を一元的に把握できます。カレンダー形式で表示され、案件やタスクと紐づけての管理も可能です。
スマートフォンから外出先で予定を確認・登録できるため、急な変更にも柔軟に対応できます。全員のスケジュールが可視化されることで、会議の調整や人員配置の最適化にもつながります。
ホワイトボードや紙での運用から脱却し、業務効率の向上と情報共有の質的改善を実現します。
なお、以下の記事ではkintoneを活用したスケジュール管理について詳しく解説しているので、あわせてご参照ください。
関連記事：kintone（キントーン）カレンダーでは何ができる？設定方法や便利なプラグインを徹底解説
タスク管理
タスク管理アプリは、個人やチームの業務タスクを一覧で管理できます。進捗状況や担当者、期限を明確にし、優先順位やステータスの設定も可能です。
コメント機能を活用すれば、タスクごとに関係者とやり取りでき、情報共有がスムーズに行えます。進捗はグラフや一覧で可視化され、遅延やボトルネックの早期発見にもつながります。
プロジェクト全体の管理はもちろん、日々の業務改善にも効果的です。
なお、以下の記事ではkintoneを活用したタスク管理について詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
関連記事：kintone（キントーン）でタスクもれゼロに！タスク管理アプリ作成の流れを解説
プロセス管理
プロセス管理アプリは、業務の進行状況や承認フローを見える化します。各工程の担当者や期限、進捗を一元的に管理でき、承認や確認作業もkintone上で完結します。
ワークフローの自動化や通知機能を活用することで、承認漏れや業務の停滞を防止可能です。進捗状況はグラフや一覧でリアルタイムに把握でき、業務全体の効率化や品質向上にもつながります
なお、以下の記事ではkintoneを活用したプロセス管理について詳しく解説しているので、あわせてご参照ください。
関連記事：kintone（キントーン）でワークフローを管理する方法は？プロセス管理機能の使い方について解説
在庫管理
在庫管理アプリでは、商品の入出庫や在庫数をリアルタイムで管理できます。バーコードリーダーや外部システムとの連携により、作業の自動化や棚卸しの効率化も実現可能です。
在庫状況はグラフや一覧で可視化され、過不足やロスの早期発見に貢献します。さらに、複数拠点や担当者による在庫管理も一元化され、ミスや情報の食い違いを防ぐ仕組みが整います。
これにより、安定した業務運用が可能です。
なお、以下の記事ではkintoneを活用したプロセス管理について詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
関連記事：【デモ画面】kintone（キントーン）で在庫管理システムを構築する際の流れを解説
名刺管理
名刺管理アプリは、顧客や取引先の名刺情報をデータベース化し、社内で共有できます。スマートフォンで名刺を撮影し、OCR機能によって自動入力することも可能です。
名刺データは顧客管理や営業活動と連携でき、担当者の変更や引き継ぎもスムーズに行われます。検索やタグ付け機能を使えば、必要な情報をすぐに見つけることができ、営業効率の向上や情報の属人化防止にもつながります。
なお、以下の記事ではkintoneを活用した名刺管理について詳しく解説しているので、あわせてご参照ください。
関連記事：kintoneで名刺管理できる連携プラグインやアプリ5選を紹介！選ぶ時のポイントも解説
予算・実績管理
予算・実績管理アプリは、各部門やプロジェクトごとの予算と実績を一元的に管理できます。予算額と実績額を入力するだけで、差異や進捗を自動で集計し、グラフとして可視化されます。
予算超過や未達成の項目も一目で把握できるため、迅速な経営判断や改善策の検討が可能です。月次や四半期ごとの集計も自動化され、経理部門や管理部門の業務効率化にもつながります。
なお、以下の記事ではkintoneを活用した予算・実績管理について詳しく解説しているので、あわせてご参照ください。
関連記事：kintone（キントーン）で予実管理をする方法について徹底解説！おすすめプラグインも紹介
kintoneアプリを連携させる3つの方法
kintoneのアプリ間のデータを連携するためには、以下3つの方法で行います。
- 関連レコードを設定
- ルックアップ機能を活用
- アプリアクションを活用
それぞれの特徴を理解し、業務フローや目的に合わせて使い分けることで、情報の一元管理や業務効率化が進みます。
関連レコードを設定
関連レコード一覧は、指定した条件に合致する別アプリのレコードを一覧表示できる機能です。
顧客管理アプリから案件管理アプリの関連レコードを参照し、特定顧客に紐づく案件履歴を一目で確認できます。
設定は、関連付けたいアプリとキーとなる項目を選ぶだけで完了です。
これにより、複数のアプリに分散している情報をまとめて表示でき、必要なデータを探す手間が削減されます。業務の流れや担当者ごとに必要な情報を一覧化できるため、現場の情報共有や進捗管理がスムーズになります。
ルックアップ機能を活用
ルックアップ機能は、別アプリに登録されている情報を検索し、必要なデータを自動的に取得・コピーできる機能です。
請求書アプリで顧客名を入力する際、顧客管理アプリから該当する顧客情報を呼び出し、住所や電話番号も一括で反映できます。これにより、同じ情報を何度も手入力する手間や入力ミス、入力漏れを防げます。
設定も直感的で、ルックアップフィールドを配置し、連携するアプリや項目を選ぶだけで完了です。データの一貫性を保ちつつ、業務効率を高めたい場合に最適な方法です。
アプリアクションを活用
アプリアクションは、元のアプリから別のアプリへデータを転記しながら新規レコードを作成できる機能です。
見積書アプリから受注管理アプリへ、顧客情報や見積内容を引き継いで新規案件を登録できます。必要な情報を転記する手間を省き、業務プロセスをシームレスにつなげます。
設定は、どの項目をどのアプリへ転送するかを選ぶだけで簡単です。アプリアクションを活用することで、データの連続性や業務フローの自動化が実現し、作業の抜け漏れやミスも防げます。
kintoneアプリ作成にお困りの方はペパコミ株式会社へご相談ください
kintoneアプリは、業務のデジタル化や情報共有の最適化に有効なツールです。
レコードやフィールド、フォームという基本要素を理解し、サンプルアプリやExcelデータ、ドラッグ＆ドロップを活用すれば、誰でも簡単に自社専用の業務システムを構築できます。
売上管理や勤怠管理、見積書作成など、さまざまな業務に合わせてアプリをカスタマイズし、さらに関連レコードやルックアップ、アプリアクションなどの連携機能を使うことで、情報の一元管理と業務効率化が実現します
現場の課題やニーズに合わせて柔軟に運用を見直しながら、kintoneアプリを活用することで、DX推進を実現できるでしょう。
なお、ペパコミ株式会社ではkintoneアプリの構築からkintoneを活用した業務支援など幅広く展開しています。
kintoneについて少しでもお悩みの方はお気軽にご相談ください。
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