kintoneを活用して勤務時間の管理ができるか、お悩みではありませんか。
kintoneの導入によって、さまざまな業務の効率化を図る場合、勤務時間の管理を同じサービス内でできると便利ですよね。
kintoneで勤務時間を含む勤怠管理を行う際は、サンプルアプリ「タイムカード」の利用がおすすめです。
本記事では、kintoneで勤務時間の管理を行う場合の活用方法やメリット、企業事例などを詳しく解説しました。
ぜひ最後までお読みいただき、自社の勤務時間をはじめとする勤怠管理にお役立てください。
【この記事でわかること】
- kintoneで勤務時間を管理する方法
- kintoneで勤務時間を管理するメリット
- kintoneで勤務時間を管理している企業事例
【こんな人におすすめです】
- kintoneで勤怠管理ができるのか確認したい方
- kintoneによる勤怠管理で業務を効率化したい方
- kintoneで勤怠管理を行う企業の事例を参考にしたい方
kintoneで勤務時間を管理する方法
kintoneで勤務時間を管理する主な方法は、次のとおりです。
- サンプルアプリ「タイムカード」を利用する
- 独自に勤怠管理アプリを作成する
- プラグインや外部サービスと連携する
kintoneで勤務時間を管理するには、サンプルアプリを利用するか、独自に勤怠管理アプリを作成するかを選ぶ必要があります。ただし、独自に勤怠管理アプリを作成するには、相当の手間とコストがかかるので注意が必要です。
各項目について、以下に詳しく解説します。
サンプルアプリ「タイムカード」を利用する
kintoneで勤務時間を管理する場合、無料で活用できるサンプルアプリ「タイムカード」がおすすめです。kintone公式サイトによると、サンプルアプリ「タイムカード」は次のような特徴があります。
勤務の記録・申請・管理ができるアプリです。
出勤時刻と退勤時刻を入力すると、勤務時間を自動で計算します。また、上長への申請・承認もこのアプリひとつでできます。
タイムカードには、標準タイプのほかに「月次版」や「IF関数搭載版/月次版」が用意されています。「月次版」は、月間の勤務時間を記録でき、「IF関数搭載版/月次版」は、勤怠状況に応じた自動算出が可能です。
参考：タイムカード（IF関数搭載版/月次版）｜kintone
kintoneで勤務時間の管理を行う際は、まず「タイムカード」が自社のニーズに合うかどうかを確認しましょう。
独自に勤怠管理アプリを作成・カスタマイズする
kintoneで勤務時間を管理する場合、独自アプリの作成や既存アプリのカスタマイズといった方法があります。
独自に勤怠管理アプリを作成するには、kintoneに関するさまざまな知識やスキル、時間が必要です。そのため、特別な理由がない限り、すでに用意されているサンプルアプリをひな型として活用するのが効率的です。
サンプルアプリ「タイムカード」は、そのまま使うことも可能ですが、自社の事業形態に合わせてデザインや設定を変更できます。
当社が運営するYouTubeチャンネルでは、kintoneを活用した勤怠管理アプリの作成事例を紹介しています。動画内では、kintoneを社内に浸透させるための施策についても言及しているため、ぜひご視聴ください。
参考：【勤怠管理】kintoneを社内浸透させるには〇〇が重要です。【kintone構築会社】vol262｜kintone活用ちゃんねる
プラグインや外部サービスと連携する
kintoneで勤務時間を管理する場合、プラグインや外部サービスを利用すると、より自社のニーズに沿った環境を構築できます。勤怠管理に役立つプラグインや外部サービスには、「キンコン」や「データコレクト」などがあります。
キンコンとは、誰でも簡単に交通費を含めた勤怠管理ができるクラウド型の外部サービスです。キンコンを連携すると、交通費清算やICカード打刻、アラート機能など勤怠管理に関する多くの機能を活用できます。
データコレクトとは、関数を利用した計算やアプリ間の集計を自動的に行える外部サービスです。kintoneに連携すると、Excelの関数や数式と同じ感覚で設定ができ、散らばった複数のアプリ内情報を一元管理できます。
また、定期実行できるスケジュール設定や、リアルタイム集計などの便利な機能が備わっています。
kintoneで勤務時間の管理を行う3つのメリット
kintoneで勤務時間を管理する主なメリットは、次のとおりです。
- 勤務時間の計算や各種申請を自動化できる
- 時間や場所を気にせず打刻や申請・承認ができる
- ICカードによる自動打刻ができる
各メリットについて、以下に詳しく解説しました。
1.勤務時間の計算や各種申請を自動化できる
kintoneで勤務時間の管理を行うメリットとして、計算や各種申請を自動化できる点があります。kintoneのタイムカードアプリを活用すると、出勤と退勤の時刻を入力するだけで、自動的に勤務時間が算出されます。
また、上長への申請や承認も同じアプリ内で行えるため、従業員と管理者の双方にとって効率的な勤怠管理が可能です。
タイムカードを活用して一連の作業を自動化すると、業務効率化とともに正確性が高まり、不正やミスの防止につながるでしょう。
2.時間や場所を問わず打刻や申請・承認ができる
kintoneで勤務時間の管理を行うメリットとして、時間や場所を問わず打刻や申請、承認ができる点が挙げられます。kintoneでは、一連の作業をオンライン化できるため、打刻のための出社やパソコン環境の確保などの必要がありません。
また、打刻機やExcelを使った従来の勤怠管理で起こりがちな打刻漏れ、入力ミスなどを防げます。
kintoneを活用して勤怠管理を完全にオンライン化すると、業務の効率化とともに、柔軟な働き方の実現が目指せるでしょう。
3.ICカードによる自動打刻ができる
kintoneで勤怠管理を行うメリットの一つに、ICカードによる自動打刻があります。ICカードによる自動打刻とは、NFCカードや交通カードをタッチするだけで出退勤の打刻が完了するシステムです。
ICカードによる自動打刻を行うには、外部サービスの「キンコン」をkintoneに連携する必要があります。キンコンとは、誰でも簡単に勤怠管理や交通費精算などが行える、クラウド型の外部連携サービスです。
キンコンには、ICカード打刻以外にアプリ打刻やチャット打刻、ブラウザ打刻の4種類の打刻方法が用意されています。そのため、キンコンを導入すると、社内外での多様な勤務形態に対応できます。
kintoneでの勤務時間の管理が不向きなケース
kintoneでの勤務時間の管理が不向きなケースは次のとおりです。
- 大量のデータ処理が必要な場合
- 勤怠の種類が複雑な場合
- 勤怠管理のみを行いたい場合
kintoneを勤怠管理に活用するかどうかは、会社の規模や勤務形態、求める基準などによって異なります。活用の判断材料として、各項目を詳しく解説します。
大量のデータ管理が必要な場合
kintoneを使って勤怠管理を行う際、大量のデータを扱う必要がある場合は適していません。kintoneは中小企業向けに開発されたシステムのため、大企業で扱うような膨大なデータの処理は想定されていないためです。
kintoneで利用できる標準ディスク容量は、契約ユーザー数×5GBです。このディスク容量には、サイボウズが提供するkintone以外のサービスも含まれます。
標準ディスク容量を超えてkintoneを利用する際は、契約ユーザーの追加やディスク増設オプションの購入を検討しましょう。
参考：ディスク増設｜サイボウズ
多様な勤務形態や勤怠パターンが存在する場合
kintoneの標準機能では、多様な勤務形態や勤怠パターンが存在する組織の管理は困難です。多様な勤務形態や勤怠パターンとは、主に次のようなものです。
- フレックスタイム制度や時短勤務を採用している
- 勤務時間によって時給が変動する
- 社員・契約社員・パートなどのさまざまな雇用形態が存在する
kintoneで多様な勤務形態や勤怠パターンを管理するには、勤務形態別に集計システムを構築する必要があります。勤務形態別の集計システムを構築するには、専門的なプログラミングの知識やスキルが求められます。
そのため、kintoneでも対応可能ではあるものの、勤怠管理に特化したサービスではないためややハードルが高いといえます。このように複雑な勤怠管理を行う場合は、外部サービスとの連携や他サービスの利用も検討するとよいでしょう。
また、kintoneでの実現を希望する場合には、伴走支援サービスに相談するのもおすすめですよ。
目的が勤怠管理のみの場合
kintoneは、料金体系や機能面を考慮すると、勤怠管理のみを行う場合には必ずしも最適なサービスとはいえません。
勤怠管理に特化したサービスは、月額数百円が相場のため、kintoneよりも安価です。また、機能面においても、標準機能で多様な勤務形態や勤怠パターンに対応できるシステムが備わっているものが一般的です。
kintoneを利用する大きなメリットは、プロジェクト管理や顧客管理など、さまざまな業務改善アプリを作成できる点にあります。そのため、勤怠管理のみを行いたい場合は、kintoneとは別の専門サービスの利用を検討しましょう。
kintoneで勤務時間を管理している企業事例
kintoneで勤務時間を管理している企業の事例として、院庄林業株式会社と株式会社ダイブを紹介します。
岡山県津山市を中心に林業を営む院庄林業株式会社は、kintoneを活用して以下のようなアプリを作成しました。
- 休日出勤の情報をスマートフォンで管理できる「休日出勤表」
- 従業員がワークフローを利用して有給申請ができる「有給申請」
- 営業活動を把握するための「営業行動予定表」
院庄林業株式会社は、kintoneを利用したことでExcelから脱却でき、業務の効率化に成功しています。
派遣事業を手掛ける株式会社ダイブは、派遣スタッフの勤怠情報を自動でkintone内に収集できるシステムを構築中です。kintoneを活用すると、スマホアプリや派遣先に設置した打刻端末から自動的に情報を集めることが可能です。
これまでメールやFAXに頼っていた株式会社ダイブにとって、このシステムの完成によって業務効率が大幅に改善するでしょう。
まとめ｜kintoneで勤務時間の管理を効率化しよう！
kintoneを活用すると、勤務時間を含めた勤怠管理を行えるため、業務の大幅な効率化が期待できます。ただし、自社の勤務形態や勤怠パターンによっては、外部サービスの連携や他サービスの利用が必要です。
そのため、自社の勤務形態や勤怠パターンを十分に確認し、kintoneで行いたい勤怠管理の範囲を事前に把握しましょう。
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