サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
ペーパーレスをしたい！と社長が言い出して、会社内がそれに振り回されることも少なくありません。
確かにメリットは大きいですが、実現までのハードルが高いことが、ペーパーレス化が進まない大きな理由ですね。
ペーパーレス化は、順序立てて行わないと実現出来ません。
この記事を見ればどのような手順で進めるべきか簡潔分かりやすくまとめています！
現代社会の悩みはクラウドサービス導入過多
勤怠管理なら〇〇！
経費精算なら▽▽！
顧客管理なら××！
業務に合わせ様々なクラウドサービス導入している会社は多いですが、実情は
パスワードの管理が面倒くさい
それぞれ操作性もバラバラで面倒くさい
クラウド同士で繋がっていないから、データを移すのが面倒くさい。二度手間
コストを掛けてクラウドサービス導入しているのに、効果が出ているのか出ていないのか・・という状態になっていませんか？
今はクラウドを導入すればいい時代ではありません。
いきなりクラウドサービス導入でフリーアドレスオフィスを実現するぞ！！と言っても無理です。
3年後にフリーアドレスオフィスを実現するために、
1年目に社内の文書を整理して、
2年目にクラウドサービス導入をして、
3年目に組織体制含めたフリーアドレスの準備をする
といった計画が必要です。
ペーパーレス化はまず文書管理のやり方を学んだ上でクラウドサービスの活用しないと実現出来ません。
クラウドサービス導入なしで効率化には繋がらない
お問合せの中で「事務所内の紙をどうにかしたい！だけどクラウドサービス導入はお金が掛かるからやりたくない」という会社様もいらっしゃいます。
クラウドサービスを導入しなくてもペーパーレス化は実現可能です。
しかしクラウドサービスなしでペーパーレスを実現しようとすると、それだけ人を使わなければならなくなり、結果的に業務の非効率化及びコスト増に繋がります。
これでは本末転倒ですよね？
現実的にクラウドサービス導入が最もコストメリットが高い手段ではあります。
ペーパーレス実現のために目的共有が必須
一言でペーパーレスと言っても認識によって本来の目的が見失われるケースが多いのです。
まず議論しなければいけないのは何のためにペーパーレス化するのか？
ここをしっかり練った上で会社全体の共通認識として刷り込むことが大切です。
思いつきでペーパーレスをしよう！！と言っても絶対に無理です。
経営陣・現場と全員が真剣に考えて取り組むことが何よりも大切です。
総務部やシステム部に投げても、社内全体で目的共有をしないと長続きしません。
ペーパーレス化実現のための順序
ではどのような順序・スケジュールでペーパーレス化に取り組んだらいいのか？
長くなるので簡単にまとめます。
詳しくはお気軽にお問合せ下さいね！
数年後どういう会社にしたいのか？妄想して共有する
繰り返しになりますが、なんのためにペーパーレス化をするのか？を考えて共有しましょう。
でないと、一時的にペーパーレスが実現しても数年後には元通りです。
一時的な実現は簡単です。難しいのは継続して運用出来る体制を作ることです。
その体制を整えるためにも、目的を明確化して社内全体に周知することが必須です。
社内周知ならセミナー実施が最も効果的で且つ早いです！
部署単位で現状の問題点を洗い出して共有する
会社全体での目的共有を終えたら、部門毎で話し合いましょう。
部門毎や立場毎で悩みが異なりますので、まずは部門毎でテーマに対してどうしたいのか？を詰めます。
その上で会社としてどの部分からペーパーレス化に取り組みたいのかを明確化しましょう！
スケジュールを立てる
解決すべき課題を明確にした上で、スケジュールと予算を立てましょう。
1～3を飛ばしてペーパーレス化を進めようとしても、思うような結果は得られません。
ここまでを決めてはじめて、具体的に手段にうつります。
現在保管している書類の取捨選択をする
特に事務所整理していない会社の約50%は捨てても支障のない書類というデータがあります。
・事務所に保管するもの
・倉庫に保存するもの
・破棄するもの
上記3つに書類を分類分けしましょう。
その上で大切なことは全員参加です！
部長が出なくてもいい
担当者だけで選別すればいい
このような考え方ではペーパーレス化の実現は不可能です！
保管する文書の管理方法を決める
例えばＰＤＦ化して電子保管するならば、誰もが見やすいフォルダ体系にする必要があります。
そのためにはルール決めが必要です。
ルール決めする上で大切なことは全員参加です(2回目)
クラウドサービス導入の際も同様に、業務フローとデータフローを確認してルール決めすることが大切です！
※クラウドのデータはどのように管理され、保管するのか確認しましょう
4～6はPDCAを回しながら、修正や調整を繰り返し改善していくことが大事です。
「PDCA」とは、「Plan＝計画」「Do＝実行」「Check＝評価」「Action＝改善」の4つの英単語の頭文字で、「PDCAサイクル」とも呼ばれます。
ペーパーレス化を実現してストレスフリーな会社へ
ペーパーレス化は時間を掛けて取り組まないといけません。
社内全員の意識が統一されてはじめて継続出来るからです。
ペーパーレス化で実現したい会社の未来を共有した上で実施することが大切です。
なかなか自社内だけでの実現が難しいのがペーパーレス化です。
まず大切なことは自社内で徹底周知による、全社員をやる気にさせることです。
全員がペーパーレスに取り組まないと絶対にペーパーレス化は実現出来ません。
全員をやる気にさせる最も簡単な方法が社内セミナーの実施です！
下記記事にまとめましたので、是非ご確認下さい。
第三者が入ることで円滑に進むことが多いですので、ご相談ベースからでもお気軽にペパコミへお問合せ下さいね( *´艸｀)
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