サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
この記事では下記の悩みを解決することが出来ます。
・ペーパーレス化にしたいけどなにからするの？
・ペーパーレス担当に任命されたけどなにからするの？
・社内情報を共有して活用したいけどなにからするの？
・オフィススペース確保したいけどなにからするの？
まずはペーパーレス化実現のためのステップからご紹介！
ペーパーレス化実現のための6箇条
ステップ１：ペーパーレス化の目的を明確にする(本記事で説明)
ステップ２：ペーパーレス化の取り組みを社内周知する(本記事で説明)
ステップ３：紙→電子化(PDF化)の実現手順(別記事で説明)
ステップ４：電子化(PDF)ファイルの共有方法(別記事で説明)
ステップ５：上記をどのように管理・運用していくのか？(別記事で説明)
ステップ３～５については下記記事を参照下さい
ステップ６：日々発生する書類を電子化してペーパーレスする方法(別記事で説明)
ステップ６については下記記事を参照下さい
この流れで社内ルールを定めることが大切です。
ちなみにこの記事では1～2について書いております(解決策も)
Ａ：ええ・・・ペーパーレスしたいだけなのにこんな堅苦しいこと決める必要あるんですかねえ・・？
Ｂ：分かってないやっちゃな～
一時的なペーパーレス化って簡単なんですよ。
目の前にある紙書類をPDFにして保存すればいいだけですから。
でも現実的に日本企業の多くはペーパーレス化が実現出来ていません。
その理由はしっかりとルールを決めて共有・運用をしていないから
ルール決めしていないとこうなります。
1.探したい書類(PDF)がどこにあるか分からない
2.イライラする
3.見つからないから分かりやすいようにデスクトップへ保存する(共有化の崩壊)
4.よく見るし紙で出力しておこう(ペーパーレス化の崩壊)
これ、ペーパーレス化あるあるです。よく陥ります。
でも安心して下さい。ペパコミの記事を読んでくれれば「あ、意外と出来そうじゃん？」と思ってくれるハズ！笑
ステップ１：ペーパーレス化の目的を明確にする
「ペーパーレスは紙をなくすことが目的ではない
業務効率化することが目的なんだ！」(織田裕二？)
ここ本当に大事なところなんですよ。
ペーパーレスをやりたい！と言い出すのは社長や経営陣が多く、
「うちの会社もペーパーレス化していくぞ！」と経営陣が旗を振っても100%ペーパ
現場の人からすると「ああ、また社長が言ってるよ・・」となるか
つまり、経営陣と現場で意識の乖離があるのです。
ペーパーレス化実現のためには、実務を行う現場の方の協力が不可欠です。
ここで問題！
社内発信でどちらのほうが、現場の人が協力的にペーパーレス化へ取り組んでもらえると思いますか？
Ａ、紙をなくしたいから、ペーパーレス化するぞ！
Ｂ、業務効率化をするためにペーパーレス化するぞ！
答えはＢですね。
現場の方々は忙しい中で無駄だと思うことやりたくないんですよ。
やる理由付けが大切なんです。
業務効率化が実現して、自分達が楽になるなら・・と行動する理由付けですね。
そしてその発信を社内全体にする必要があります
ステップ１まとめ
ペーパーレス化の目的は”紙をなくすこと”はなく”業務効率化すること”を理解する
経営陣と社員で意識の乖離があることを理解する
まずは社員をペーパーレス化へやる気にさせることが必要
ステップ２：ペーパーレス化の取り組みを社内周知する
ペーパーレス化は一部の担当者を設定するだけでは絶対に実現出来ません。
各部署最低1人リーダーを決めた上で、社内全員で行うことが必須。
社員全員がその認識を持った上で”仕事”として取り組んでもらう必要があります。
そしてその必要性を全員に周知する方法としてオススメなのが、社内セミナーです！
経営陣からの発信だとどうしても”やらされ感”が出てしまいますので、
出来れば第三者の講師を呼んで実施することをオススメ致します！
ペーパーレス社内セミナーがオススメ！
ペーパーレス化は会社内全員が前向きに取り組まないと絶対に実現出来ません。
そのため、まずやるべきなのは社内全体をやる気にさせること
ではどのようにやる気にさせるのか？
宣伝ではないですが、実際にペパコミが実施する社内セミナーに基づいてお話します。
セミナー内容：ペーパーレス化の必要性を訴える
ペーパーレス化に対する日本の現状等を認識してもらうことが大切です。
日本人は周りを気にする生き物で、且つ新しいことに取り組みたがらない性格の方が多いです。
でも真っ向から嫌だ嫌だとぶつけてこないんですよ。
やらない理由を別で無理矢理見つけるんです。
・自分達だけやっても、周りの会社が紙だったら意味ない
・自分だけやっても部署内の人や他の部署がやってくれないから意味ない
・結局紙で保管しなければいけない書類がある
・紙じゃないと仕事がしづらい
・紙じゃないと仕事が進まない案件がある
・お客さんからは紙で来るから無理
・忙しくて無理
まずはその理由付けを取らないといけません。
セミナー内容：ペーパーレスを実現することでどんな良い事があるのか？
次にペーパーレス化のメリットを伝える必要がありますが、会社のメリットを訴求しても弱いです。
大切なのはペーパーレスが実現して私達(社員)にメリットはあるの？？ということを訴求することです！
ペーパーレス化実現することのメリットでよくありがちなのが、
・スペースが広くなる
・共有化によって業務効率化になる
・コストダウンになる
などなどが調べるとすぐに出てきますね。
が！
そういう理論的なメリットに響くのって経営陣だけなんですよね。
そういう理論的なメリットでは社員には響かないのです！
ペーパーレス化には、そもそもの働き方が大きく変わって、社員のライフスタイルを変える力を持っています。
ペーパーレス化は社員の人生を豊かにする！
ここを理解してもらうことで、社員のペーパーレス化に対するやる気がぐっと上がりますよ。
セミナー内容：ペーパーレス化のハードルを下げる
とはいえ
ペーパーレス化って難しそう
現実的ではない・・
という声が大きいのです。
そのためペーパーレスに対する誤った思い込みを排除することが大切です。
誰もが納得出来て、分かりやすく、落とし込みやすいセミナーがいいですね。
ペパコミのペーパーレスセミナーでは「ハードルが下がった！」という声が特に多く寄せられます！
どうしても社員がペーパーレス化に乗り気になってくれない理由の一つに、ハードルの高さがありますのでそこを取り除くだけでも大きな成果ですよ！
セミナー内容：具体的なペーパーレス化のやり方を見せる
そして最後が実務的な話です。
何をどこから始めればいいのか？を明確にします。
ペーパーレス化に対するブレーキが取り除かれた状態で伝えることで、具体的に行動へ移す視点で聞いてくれるようになります。
が、このフェーズの話が現実的でなければすべてが無に帰ります・・。
詳細は下記記事をご覧下さい。
「あ～なるほど！」と思ってもらえる身近な話で、ストンと腹落ち出来るかと
ステップ２まとめ
ペーパーレス化実現するためには、社内周知がとても重要
社内周知には社内セミナーが最も効果的
ペーパーレスの社内セミナーなら”ペパコミ”がオススメ笑
社内セミナー実施は一発目が肝心
一発目のセミナーでこけてしまったら、挽回するのはなかなか難しいです。
ペーパーレス化は夢のある話なんだ！ならやってみよう！
という行動の動機付けをすることが大事ですね。
社内セミナーに限った話ではないのですが、下記の点は抑えないとダメですね。
・飽きない(興味を持ってもらう)
・分かりやすい(イメージしてもらう)
・実現しやすい(踏み出してもらう)
・セミナーのゴールが明確(達成感を味わってもらう)
ペーパーレス化実現したければ、是非セミナーを検討してみてください。
勿論ペパコミでセミナーを請け負っております！
無料で相談をお受けしますので、遠慮なくお問い合わせ下さい！
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