【フェーズ3】日々発生する書類を電子化してペーパーレスする方法

日常発生する書類のペーパーレス化方法

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です!

 

ペーパーレスに関する情報を日々発信しております。

 

具体的なペーパーレス実現方法をシリーズ化で公開しており、この記事はフェーズ3になります。

過去記事をご覧になっていない方は先にそちらから読んでおいて下さい!

読んだ前提で書いています~!リンク下記に貼っておきます

目次

フェーズ1(過去記事)

ステップ1:ペーパーレス化の目的を明確にする

ステップ2:ペーパーレス化の取り組みを社内周知する

ステップ1と2については下記記事を参照下さい

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フェーズ2(過去記事)

ステップ3:紙→電子化(PDF化)の実現手順

ステップ4:電子化(PDF)ファイルの共有方法

ステップ5:どのように管理・運用していくのか?

ステップ3~5については下記記事を参照下さい

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フェーズ3(本記事)

フェーズ1ではペーパーレスする目的を理解した上で社内周知すること。(ペーパーレスの目的は紙をなくすことではない)

フェーズ2では具体的にどうペーパーレス化を実現したらいいのか.

について書いています。読めばすぐ実践出来る内容ですよ!

 

で、次出てくる悩みが・・・

 

とは言え書類は毎日発生するし、その書類はどうしたらいいのさ~ 

 

というのが多いですね!ちなみにフェーズ1と2を実施した後にこの疑問が出ることは正しいです。

誤っているのはフェーズ1と2を実施する前にこの疑問が出て止まってしまうこと!

 

フェーズ1と2をすっ飛ばして現状業務のペーパーレス化に頭を抱えてしまう会社は多いです。

ペーパーレス実現のために大切なのは順序です。

フェーズ1と2が出来ていないのに日常発生する書類のペーパーレス化の方法に頭を悩ませても時間の無駄ですよ~!

 

ではさっさと本題へ!

日々発生する書類をどうやって電子化するか?大きく分けて3つあります。

日々発生する書類の電子化方法~都度スキャン~

日頃発生する書類は案件が完了した都度PDF化にしましょう。

勿論タイミングは会社それぞれでアドバイスしますが、一般的には完了都度PDF化が分かりやすいです。。

 

そしてこのPDF化する作業を日々のオペレーションとして組み込みましょう!

PDF化を仕事として捉えてもらわないとペーパーレス化は実現出来ません。

仕事として捉えてもらう手段として社内セミナーはめちゃくちゃ効果的ですので、是非実施して下さい!

(ペパコミの社内セミナーは大変好評です)

スキャナーはscansnapを活用しよう!

スキャナーはPFU社が出しているscansnapがオススメです。

会社の複合機だと占領してしまう・・という問題があれば部署毎にscansnapを置きましょう!

 

コンパクトで機能が充実しており、尚且つ直感操作が出来るため人を選びません。

弊社もscansnapは使っているので、機能紹介しようと思ったのですが、youtubeで分かりやすくレビューしていますので動画貼っておきますw

※2019年10月現在で最新版がscansnap ix1500です。弊社もこれです。メチャメチャいいです!

 

具体的なオペレーション(例:不動産会社)

例えば不動産賃貸会社で契約が完了しましたと。

1.窓口受付書類

2.重説書類

3.賃貸借契約締結書類

4.入居手続き書類

5.管理手続き書類

会社によりますが上記の業務フローだと5の管理手続きが終わった段階で1~5までの書類を全部スキャンして保存しちゃいましょう。

保存ルールは予め決めた方法で(分からなければフェーズ2の記事見て下さい)

 

顧客毎の書類が丸ごと管理出来るので、後で探しやすいです。

そして原本は倉庫へ保管しちゃいましょう。

「〇月〇日にPDF化した書類は〇〇の段ボールに保管」など書類保管リスト作っておくのがオススメです。

そうすることで監査などで原本を求められた時にも、該当段ボールだけを倉庫会社から取り寄せればいいので超楽ですよ!

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倉庫保管の費用が勿体ないと言う声あると思いますが、大丈夫。

オフィスに置いておくほうがコスト掛かっていますから。

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保管期間あるから・・は関係ない

保管期間あるから電子化出来ない・・という声もよくありますが、これも全然関係ない。

そんなもん電子化して倉庫に保管しておけばいいのです。

 

次に出てくる言葉が

倉庫保管すると使う時に取り出せない!

などが多いですw

書類保管リストで管理しておけば、どの書類をどの段ボールに保管したか?一発で分かるため、仮に出す時も倉庫会社へ「何番の段ボールを戻してください~」と伝えればOK。

そもそも多くの書類って原本出す必要あります?コピーで十分な書類多くないですか?

そこをよく考えてみると倉庫でいいやって思えますよ!

 

問題なのはそういうオペレーションを構築していなからであって、

この記事を見てしっかりオペレーション構築すれば問題ナシ!( 一一)

日々発生する書類の電子化方法~クラウドで電子化~

紙が出てくるからスキャンして電子化しなければいけないわけで

そもそも紙が出てこないようにクラウドサービスを活用しましょう!が2つ目の方法ですね。

クラウドを活用すれば下記のことが出来ます

紙帳票をクラウド上で再現可能

エクセルやワードで作成・出力している紙をそのままクラウド上で再現出来ます。

現場の人にとっては今までの作業感を損なわずに作業が出来るため、クラウドサービス導入後がスムーズです。

当然作成完了したものはそのまま電子保管されますし、

紙で欲しいと言われたら印刷して渡してあげれば問題ないです。

何よりクラウドサービスは規模に応じて費用が掛かるので、中小企業にとってもコスト面で導入しやすいことが大きなメリットですね。

指定されたフォーマットに入力して紙出力再現可能

他の組織と絡めて仕事している場合は、その組織のフォーマットで入力して出力するようにと言われているケースもよくあると思いますが、やり方は上記と同じです。

結局出てくる紙を使っているなら、吐き出す元の入力場所を指定フォーマットから自社クラウドサービスに変えるだけでOKです。

保管期間がある書類も電子化可能

今は法律の要件に則って処理すれば、紙保管する必要はないです。

e-文書法と電子帳簿保存法と言いますが、詳しくは下記記事にまとめています。

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法律要件を満たしたクラウドサービスや要件についてもペパコミは詳しいので、具体的な業務を教えて下さればアドバイスも可能ですよ!

クラウドサービスは正しく選べばコストは大幅に下がる

今やクラウドサービスだらけになっていますが、本当に必要なサービスを選べば使うのは1つか2つ程度です。

業種や規模によってもオススメのクラウドサービスは全く変わってきます。

中小企業であればkintoneが圧倒的にオススメですが、内部統制を意識するような規模であれば別サービスをオススメしています、(記事書いていないので伏せますがご相談下さいね)

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外注でスキャンを丸投げする

社内でオペレーション構築が難しい場合やその他諸々事情がありどうしても内製化出来ない場合はまとめて外注するのも一つの手です。

可能ならば過去書類分だけ外注でスキャンしてもらうなど切り分けたほうがいいです。

ペパコミでも書類のスキャニング代行業務をやっているので請け負えますが、相手によってはあまりオススメしないケースもあります。

まとめ

業務で発生する書類の電子化方法を考える前に社内周知とルール決めを先にやること
業務で発生する書類の電子化方法は3つだけ!
オススメはクラウドサービスを活用。クラウドサービスを正しく選べば大幅コストダウン

 

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この記事を書いた人

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