サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
保存期間のある書類が多いから紙が減らせない・・と思っている方に対して伝えたい記事です。
事務所内から紙をなくすことで、想像以上の効率化とコストダウンと気持ちよさが手に入ります。
うちの業界は特殊だからムリムリ
が口癖になっていませんか？
業界関係なくペーパーレス化は可能ですので、是非読んで下さいね～。
保存しなければいけない書類は倉庫へ
なんだ倉庫か・・・
と思いましたか？
たしかにペーパーレス実現は倉庫保管だけでは実現しませんが、
保存期間のある書類は倉庫保管が最も効率的です！
倉庫費用が・・と思っている方は是非考え直して頂きたいですが、事務所保存のスペースは想像以上にお金が掛かっています。
詳しくは下記記事にまとめていますが、倉庫保存するほうが圧倒的にコスパがいいです！
原本使うケースなんてほとんどない
原本を使うケースって実はほとんどありません。
なんだかんだコピーで対応出来ることが多くありませんか？？
だったら電子化(PDF化)して倉庫保存しちゃったほうがいいです。
必要な時に印刷して渡せばいいだけです。
事務所に使わない書類保存は大きなコストが掛かっている
そもそも統計データによると、事務所内で廃棄出来る書類は約50%と言われています。
廃棄出来る書類：保管期間がなく捨てても影響のない書類のこと
つまり事務所内には多くの不要な書類が潜んでいます。
倉庫に預けた原本を使う時のために台帳管理しよう！
とは言え、数年に1回の監査や業務上どうしてもどーしても原本が必要なケースってありますよね？
倉庫へ預けていると、どの段ボールに何が入っているか分からなくて困りますよね。
そんな時のために台帳を付けておけば完璧です！
台帳と聞くと大袈裟で面倒くさいイメージありますが、
例えば〇年〇月～〇年〇月の請求書はA箱に保存している！みたいなアバウトでいいです。
エクセルでこんな感じで管理しておけばいいんです。
勿論書類の案件単位で管理するのが一番望ましいんですが、これでも十分です。
保管期限過ぎたらそのまま倉庫へ溶解処分の依頼をして廃棄欄に「廃棄」と入力すればいいのです。
例えば監査で請求書が必要と言われたら、段ボールNo1を倉庫から引き上げればいいので、無駄に倉庫からの引き上げ費用が掛かることもありません。
ちなみに台帳管理はkintoneでも簡単に出来ます。
kintoneなら誰もがリアルタイムで状況が見れるので、もし別業務でkintoneを使っていたり導入をそもそも検討している場合は是非やってみて下さい！
お気軽にご相談頂ければと！
社内スペースに余裕がないと離職率も上がる
これも下記記事で書いていますが、今の20代30代は理想の働き方に職場でのコミュニケーションを挙げる人が非常に多いです。
働き方が多様化してきているため、フリースペースなどを確保して部署横断的に交流できる場は必須です。
そのためにも会社内の書類をなくすことは今後必ず必要になってきます。
まとめ
倉庫を活用しない手はない
社内で書類を保管しておくことは、大きなコストが掛かっている
社内には想像以上に無駄な書類がある
ペーパーレス化は人材確保・定着に繋がる
ということを認識しておいて下さい。
具体的なペーパーレス化実現の方法は下記記事にまとめています。
また保存期間内であっても今の日本は法律を満たして保存すれば原本を捨てることが出来ます。
詳細は下記記事にて。
https://pepacomi.com/archives/337
ペーパーレス化は働き方を大きく変えて、会社と従業員を豊かにすると本気で思っています！
是非出来たらいいな～ではなく、一歩踏み込んでみてください！
ペパコミはそんな会社を全力で応援しますし、サポートします(^^)/
ペーパーレス実現のコツはやってみる！ことです。
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