ペーパーレスにコミットする情報サイト”ペパコミ”!

 

この記事ではクラウド活用について書いていきます。

ペパコミでは中小企業に絞った話が多いので、今日のクラウド活用も中小企業向けですね。

 

ペパコミでは”ペーパーレスにコミットする”ということで、どうしたらペーパーレス化が出来るのか?について発信してます。

単純に目の前に散らばっている紙から電子(PDF)にするためには、

どういう順序で処理(PDF化)して、

どういうルールで共有化して、

どういう体制で運用するか?

な~んてことをよく書いているわけですね。

ペーパーレス化実現するためにはとっても大切なことですから!

 

で、先に一番大事なことをお伝えすると(当サイト内で頻繁に同じことを書いてますが・・)

ペーパーレス化は紙をなくすことがゴールではない

これ何万回でも声を大にして言いたい!

紙をなくして電子データで保管して、そのデータをクラウドで活用して業務効率を最大化する!

これがペーパーレス化の本来あるべき姿だと思っているわけですよ(‘ω’)

 

クラウドでデータ活用しないとペーパーレスって自己満で終わっちゃうわけなんです。

勿論効果はあるんですけど、そこまで大きくない。

だからペーパーレス化したいと言っている経営者様は、

紙をなくすことが目的ではなく、クラウド活用して業務効率を最大化することが目的!

ということを覚えて頂ければと!

はい!ようやく本編突入!

クラウドって種類は多いし何がいいのかわからない・・

こう思っていませんか?実際いっぱいありますよね~・・。

大手企業なら予算をつぎこんでカスタマイズをすればいいんですが、中小企業はそういうわけにはいかない。

日常業務が効率化できて、尚且つコストを抑えられるクラウドがいいわけですよね。

 

実際弊社もクラウド活用の相談を受けるので、同じような悩みをよく聞きます・・。

目的を持ってクラウドを探そう!オンプレミスは論外

オンプレミスのシステムは論外。

中小企業でオンプレミスを使おうと思う会社も多くはないと思いますが、

今の時代はクラウドを絶対に選ぶべき。

 

将来的な時代の動きを考えた時に、クラウドサービス(出来れば柔軟性の高い)にしておけば、それなりに対応が出来る。

オンプレで作ると身動きが取れなくなって、新しい動きに対応出来ない。(しかも価格も高いから、手放すのも勇気がいる)

 

ということでクラウドサービスを選ぶという前提で、クラウドサービス選びする上で重要な点は

1.困っている業務を洗い出すこと

2.その上で全体の業務フローを洗い出すこと

 

1番だけでもダメですね。

一番困っている業務にフォーカスして解決しようとしても、うまくいかないケースが多い。

だってその困っている業務が該当の手続きだけで完結することって稀ですからね。

必ずその業務に繋がっている別の業務があるはず。

そうなると部分的に業務を改善しても、その先の業務がやりにくくなる。

 

だから2番の全体業務フローを洗い出すことが大切になるわけです。

クラウドサービスを導入しすぎて困っている会社が多発中・・

クラウドサービスって色々ありますよね?

会計ソフトなら〇〇

勤怠管理ソフトなら▲▲

案件管理なら××

営業管理なら◆◆

 

自社でその時その時で悩んでいる業務に対して、クラウドをそれぞれ入れる企業が多いんですよね。

問題を解決してるからそれでいいと思われがちですが、気が付いたら

「あれ?クラウドだらけになってない?パスワードいくつも管理してる。これ効率悪くない?」

という状況に陥ってしまうわけです。

出来れば一つのパスワードで管理出来て、情報が集約出来たほうがいいわけです。

 

何が言いたいかというと、

クラウドは幅広く対応出来る軸になるクラウド導入するとコスパよく効率化が実現出来ます。

大企業なら体力もリソースもあるので、パワープレイでまわせますが

中小企業は網羅的に対応の出来るクラウドを入れて、そこを軸に他のクラウドを繋ぐのが一番オススメです!

軸となるクラウドサービスとは?どんなクラウドがいいのか?

データを集約出来るクラウドサービスで且つ拡張性が高く柔軟に連携が出来るものがオススメです!

 

拡張性が高いクラウドというのは

①ひとつの業務ではなく、他業務にも横断的に活用できる

②他クラウドサービスと連携がしやすい(API)

③クラウドサービス内のデータを活用出来る(エクスポート・インポート)

 

そもそもクラウド化による効率化とはどういうことか?

 

例えば、データ化された情報を使いまわすことによって、手入力をしていた業務を自動化出来たりとかします。

人力で行っていた「転記」や「二重入力」をなくし、自動転記で資料を作成するイメージです。

 

A・B・C・D・Eという5つのクラウドサービスを使用しているとしましょう!

システム活用でペーパーレス化

それぞれ独立したクラウドサービスなので、各々のクラウドのデータベースに情報が溜まっていくわけですね。

仮にAのクラウドに入っている情報をBのクラウドで使いたい場合は、

Aから情報を取り出して、Bにインポート(入力)する必要があります。

システム活用でペーパーレス化

この作業をするために人の力が入りますよね?これが無駄なんです。

これを軸となるクラウドがあれば、情報が全部軸に集まっているので、

自動で処理をすることが出来ます。

システム活用でペーパーレス化

滅茶苦茶雑な図での説明でしたが、、、笑

なんとなくイメージだけでも伝わりましたか?

要するにクラウドサービスを入れれば入れるほど情報が分散されて、業務効率が悪くなる

軸となるクラウドサービスにデータを集約する仕組みにすれば、業務を自動化出来る

こんな感じでオッケーです!

ちなみにペパコミがオススメしている軸となるクラウドサービスはkintoneです。

ペパコミもカスタマイズが出来ますので、お気軽にご相談下さい。

クラウドサービスで自動化するためにはデータを蓄積することが大切

自動化するためには、軸となるクラウドにデータを蓄積しないといけないわけで、クラウドサービスを活用すればいいということではない。

既存の紙情報とクラウド上の情報を軸となるクラウドサービスにぶち込む!

ぶち込んだデータを活用することで効率化実現します!

 

で、既存の紙書類を共有・管理するために社内の文書管理をして社内の紙書類の情報を共有する必要があるわけですね( ´ー`)y-~~

まとめ

ふう(斜め)

ペーパーレス化はデータ活用して効率化することで真価を発揮する


ふう(斜め)

クラウドは軸となるデータを溜めるものを選ぶことが大切(オススメはkintone)


ふう(斜め)

軸となるクラウドにデータが蓄積される仕組みを作ること

 

ペパコミでは業務の再構築やクラウドサービスの構築(kintoneのカスタマイズ)等も行っています。

お客様の業務にあわせて、最適でコスパが良いご提案をしますので、お気軽にご相談下さいね!!(^^)!