ペーパーレス実現にコミット!

kintone(キントーン)コンサルのペパコミです!

 

 

この記事ではクラウド活用について書いていきます。

ペパコミでは中小企業に絞った話が多いので、今日のクラウド活用も中小企業向けですね。

 

“ペーパーレスにコミットする”ということで、どうしたらペーパーレス化が出来るのか?について発信してます。

単純に目の前に散らばっている紙から電子(PDF)にするためには、

どういう順序で処理(PDF化)して、

どういうルールで共有化して、

どういう体制で運用するか?

な~んてことをよく書いているわけですね。

ペーパーレス化実現するためにはとっても大切なことですから!

 

で、先に一番大事なことをお伝えすると(当サイト内で頻繁に同じことを書いてますが・・)

ペーパーレス化は紙をなくすことがゴールではない

これ何万回でも声を大にして言いたい

紙をなくしてデータで保管して、そのデータをクラウドで活用して業務効率を最大化する!

これがペーパーレス化の本来あるべき姿です。

 

クラウドでデータ活用しないとペーパーレスは所詮自己満です。

ペーパーレス化したいと言っている経営者様は、

紙をなくすことが目的ではなく、クラウド活用して業務効率を最大化することが目的!

ということを頭に入れないと必ず失敗します。

結論・・

クラウドって種類がいっぱいあって何選べばいいか分からん・・

 

こう思っていませんか?実際いっぱいありますよね~・・。

大手企業なら予算をつぎこんでカスタマイズをすればいいんですが、中小企業はそういうわけにはいかない。

日常業務が効率化できて、尚且つコストを抑えられるクラウドがいいわけですよね。

 

実際弊社もクラウド活用の相談を受けるので、同じような悩みをよく聞きます・・。

結論からお話すると中小企業が利用すべきクラウドサービスはkintone(キントーン)です!

順を追って説明しますね。

目的を持ってクラウドを探そう!オンプレミスは論外

オンプレミスのシステムは論外。

中小企業でオンプレミスを使おうと思う会社も多くはないと思いますが、

今の時代はクラウドを絶対に選ぶべき。

 

将来的な時代の動きを考えた時に、クラウドサービス(出来れば柔軟性の高い)にしておけば、それなりに対応が出来る。

オンプレで作ると身動きが取れなくなって、新しい動きに対応出来ない。(しかも価格も高いから、手放すのも勇気がいる)

 

ということでクラウドサービスを選ぶという前提で、クラウドサービス選びする上で重要な点は

1.困っている業務を洗い出すこと

2.その上で全体の業務フローを洗い出すこと

 

1番だけでもダメですね。

一番困っている業務にフォーカスして解決しようとしても、うまくいかないケースが多い。

だってその困っている業務が該当の手続きだけで完結することって稀ですからね。

必ずその業務に繋がっている別の業務があるはず。

そうなると部分的に業務を改善しても、その先の業務がやりにくくなる。

 

だから2番の全体業務フローを洗い出すことが大切になるわけです。

クラウドサービスを導入しすぎて困っている会社が多発中・・

クラウドサービスって色々ありますよね?

会計ソフトなら〇〇

勤怠管理ソフトなら▲▲

案件管理なら××

営業管理なら◆◆

 

現時点で悩んでいる業務に対して、クラウドを入れる企業が多いんですよね。

問題を解決してるからそれでいいと思われがちですが、気が付いたら

「あれ?クラウドだらけになってない?パスワードいくつも管理してる。これ効率悪くない?」

という状況に陥ってしまうわけです。

出来れば一つのパスワードで管理出来て、情報が集約出来たほうがいいわけです。

 

何が言いたいかというと、

クラウドは幅広く対応出来る軸になるクラウド導入するとコスパよく効率化が実現出来ます。

大企業なら体力もリソースもあるので、パワープレイでまわせますが

中小企業は網羅的に対応の出来るクラウドを入れて、そこを軸に他のクラウドを繋ぐのが一番オススメです!

選ぶべきクラウドサービスはデータを集めることが出来るもの

データを集約出来るクラウドサービスで且つ拡張性が高く柔軟に連携が出来るものがオススメです!

 

拡張性が高いクラウドというのは

①ひとつの業務ではなく、他業務にも横断的に活用できる

②他クラウドサービスと連携がしやすい(API)

③クラウドサービス内のデータを活用出来る(エクスポート・インポート)

 

そもそもクラウド化による効率化とはどういうことか?

 

例えば、データ化された情報を使いまわすことによって、手入力をしていた業務を自動化出来たりとかします。

人力で行っていた「転記」や「二重入力」をなくし、自動転記で資料を作成するイメージです。

 

A・B・C・D・Eという5つのクラウドサービスを使用しているとしましょう!

システム活用でペーパーレス化

それぞれ独立したクラウドサービスなので、各々のクラウドのデータベースに情報が溜まっていくわけですね。

仮にAのクラウドに入っている情報をBのクラウドで使いたい場合は、

Aから情報を取り出して、Bにインポート(入力)する必要があります。

システム活用でペーパーレス化

この作業をするために人の力が入りますよね?これが無駄なんです。

これを軸となるクラウドがあれば、情報が全部軸に集まっているので、

自動で処理をすることが出来ます。

システム活用でペーパーレス化

滅茶苦茶雑な図での説明でしたが、、、笑

なんとなくイメージだけでも伝わりましたか?

要するにクラウドサービスを入れれば入れるほど情報が分散されて、業務効率が悪くなる

軸となるクラウドサービスにデータを集約する仕組みにすれば、業務を自動化出来る

こんな感じでオッケーです!

ちなみにペパコミがオススメしている軸となるクラウドサービスはkintoneです。

ペパコミもカスタマイズが出来ますので、お気軽にご相談下さい。

kintoneを勧める理由はデータ蓄積がラクチンだから

自動化するためには、軸となるクラウドにデータを蓄積しないといけないわけで、クラウドサービスを活用すればいいということではない。

既存の紙情報とクラウド上の情報を軸となるクラウドサービスにぶち込む!

ぶち込んだデータを活用することで効率化実現します

 

そのためにはぶち込むための箱(クラウド)が必要なわけで、kintoneがとても効果的です。

なぜkintoneがいいかと言うと柔軟性がめちゃ高いからです。

柔軟性って僕なりの解釈だと

「プログラムが分からない人でも好きなようにカスタマイズが出来る」

「プログラムが分かっている人だと更にすごいカスタマイズが出来る」

kintoneって正にそんな立ち位置なんですよね。

 

文章じゃ伝えるの難しい(諦めた)ので動画を見て下さい。

な~んだ、ただデータ集めるだけなのね・・。っていうサービスではないんです。

0.データを集めやすい仕組み作りが出来る

1.データが集められる

2.データを加工出来る

3.加工したデータを活用出来る

 


ちなみにペパコミの代表はkintoneの構築・カスタマイズをゴリゴリやっていますが、元エンジニアでもないですしプログラム言語なんて全く知りませんw

そして業種や会社規模関係なく活用出来るところがいいですよね。

クラウドってどうしても規模が大きくないと効果が出ないと言われていますが、kintoneは小規模でも効果が出ます。

 

kintoneについてはkintone活用術で出来ること色々紹介していますので、是非ご覧ください!

kinntone活用事例はこちら

まとめ

ふう(斜め)

ペーパーレス化はデータ活用して効率化することで真価を発揮する


ふう(斜め)

クラウドは軸となるデータを溜めるものを選ぶことが大切(オススメはkintone)


ふう(斜め)

軸となるクラウドにデータが蓄積される仕組みを作ること

ふう(斜め)

オススメはkintone!

 

ペパコミでは業務の再構築やクラウドサービスの構築(kintoneのカスタマイズ)等も行っています。

お客様の業務にあわせて、最適でコスパが良いご提案をしますので、お気軽にご相談下さいね!!(^^)!