サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
ペーパーレス実現することの代表的なメリットの一つに”スペース確保”があります。
スペース確保することで、人員増加出来たり、打ち合わせスペースを確保出来るのですが、
もう一つ大きなメリットとしてコストダウンです。
実はスペースにも家賃という形で費用は掛かっております。
この記事では具体的にスペースにどのくらい費用が掛かっているかを計算してみました。
記事内で”ファイルメーター(fm)”という単語が頻出するので、先に解説しておきます。
ファイルメーター(fm)とは？
書類の量を測る単位として”fm（ファイルメータ）”があります。
ファイルメータは書類をすべて積み上げたときの高さを表します。
高さや幅1メートル＝1fm(ファイルメータ)で、これは書類約10,000枚に相当します。
fmにはバインダーやケースの分の厚みも加えます。
社内すべてのデスクまわりや共用キャビネットの書類量を合計し、最終的に従業員数で割ったのが一人あたりのfm(ファイルメーター)だと思ってください。
例)キャビネットの幅90cm = 0.9fm × 5段 = 4.5fm(キャビネット1つあたり)
会社にキャビネットが4つあったと仮定し、 4.5fm × 4 = 18fm
18fmが会社にある書類の量です。
従業員が18人いたと仮定すると 18 ÷ 18 = 1fm(一人あたり)となります。
つまりこの会社では1人あたり1fm(10,000枚)を会社に保管しているということになります。
ある食品メーカーが書類保管スペースに掛けていた費用が・・
で、ある会社(食品メーカー)では、社員１人が溜め込んでいる書類の量が、約10ファイルメーター（fm）ありました。
通常の書類用キャビネットは、保管部分の幅が85cmあり、中が3段に仕切られています。
ですから10fmの紙類を保管するには
10fm ÷ 0.85ｍ ÷ 3 ＝ 3.9(キャビネット)
となり、4台のキャビネットが必要になるのです。
書類キャビネットの大きさは、90cm×40cmが多いので、0.36㎡。で、これが4台なので
0.36㎡ × 4 ＝ 1.44㎡ ＝ 0.44坪
ここまでは頭が？？？って感じですよね笑
ここからがコスト計算に入ります。
要するに人一人が書類保管に使っているスペースが0.44坪あるってことです。
例えば、坪単価2万円のオフィスを借りていたとすれば、一人あたりが書類保管するために掛かっているコストが出ます。
0.44坪 × 2万円 ＝ 8,800円(月間)
8,800円 × 12か月 = 105,600円(年間)
いかがですか？1人あたり年間10万円ということは、
100人社員の場合でも1,000万円の賃料を、書類保管のために流れて行ってるのです。
上記例が具体的にどのくらい削減になるのか？
まったく整理されていないオフィスの書類整理をすると下記比率になることが統計データであります。
廃棄する書類：50%
倉庫保管する書類:30%
社内保管する書類:20%
上記例で単純計算してみましょう
廃棄することで年間500万の経費削減
倉庫保管することで年間300万の経費削減
※倉庫保管費用が別途掛かります。
大体賃料コストの1/4が相場になるので、75万円の経費増加
500万 + 300万 - 75万 ＝ 725万円の経費削減
ペーパーレス化実現することによるコストダウン幅もばかにならないことが分かって頂けたのではないでしょうか？
手っ取り早くオフィス内の書類を減らす方法
では手っ取り早く取り掛かりやすい書類削減の仕方をご説明しますね！
1.いらないものを廃棄する
2.データを共有化する
廃棄が50%の割合という統計データがある以上、まずは不要なものを廃棄。
次に必要なものをPDF化して共有です。
ちなみに具体的な共有方法については、下記記事で詳しくまとめていますのでご確認下さい。
https://pepacomi.com/archives/352共有することで、同じ書類を複数の人が紙で保管していた！な～んてことに気づくケースも多々あります。
共有サーバーに保管しておけば紙は廃棄しても構わないですし、いつでもどこでも閲覧可能になります。
またこれらを実践する際にぜひfm(ファイルメーター)を計算してみて下さい。
fm(ファイルメーター)を計算することで、トータルでどのくらいの枚数を削減した！というのがざっくり把握出来るようになります！
測るだけでいいので簡単ですよ！
例えばキャビネットの内寸奥行が55cmあったら0.55fmになります。
1fmが10,000枚の書類なので、ざっくり5,500枚キャビネットに入るんだな！ということが分かります。
厳密に計算しなくてもざっくり削減量が出るので、これを使って部署毎での削減率を算出するのもアリですね!(^^)!
まとめ
fm(ファイルメーター)の計算方法を理解しよう！
スペース確保＝コストダウン＝利益向上に直結する！想像以上にコストが掛かっていることを認識しよう！
手っ取り早くペーパーレスでコストダウンなら、廃棄と共有化！
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