サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
この記事では下記の悩みを解決しますよ～！！！
・ペーパーレス化にしたいけどなにからするの？
・ペーパーレス担当に任命されたけどなにからするの？
・社内情報を共有して活用したいけどなにからするの？
・オフィススペース確保したいけどなにからするの？
まずはペーパーレス化実現のためのステップからご紹介！
(一部他記事と内容が重複していますが、大事なことなので・・m(__)m)
ペーパーレス化実現のためのステップ
ステップ１：ペーパーレス化の目的を明確にする(別記事で説明)
ステップ２：ペーパーレス化の取り組みを社内周知する(別記事で説明)
ステップ１と２については下記記事を参照下さい
ステップ３：紙→電子化(PDF化)の実現手順(本記事で説明)
ステップ４：電子化(PDF)ファイルの共有方法(本記事で説明)
ステップ５：上記をどのように管理・運用していくのか？(本記事で説明)
ステップ６：日々発生する書類を電子化してペーパーレスする方法(別記事で説明)
ステップ６については下記記事を参照下さい
この流れで進めることがペーパーレス化実現のためには必要！
ペーパーレスしたいだけなのになんだか色々あって面倒くさそう・・
まあまあ～・・分かりやすく説明するから！ちなみに1と2については別記事でまとめてるよ！見てなければまずはこちらから！
ペーパーレス化を目指すぞ！と言っても実は大きく2種類あって・・
1.目の前の紙をなくすペーパーレス化(過去～現在)
2.クラウドサービスやオペレーションを構築し、今後のペーパーレス化(現在～未来)
この記事では1の過去～現在の書類をどうなくしていくか？(共有化)について！
目の前の紙をどうなくしていくか？つまり・・
紙→PDF化→共有化→運用 をどうやって実現していくか？
一番最初にやるべきはペーパーレス化の目的設定と社内周知です。
詳しくはペーパーレス化ならまずは社内セミナー！の記事を参照
そこを理解した上で下記内容に入っていきますね～！
なぜペーパーレス化が定着しないのか？？
一時的なペーパーレス化って超簡単ですよ。
目の前にある紙書類をPDFにして保存すればいいだけですから。
なんならペパコミでは書類のスキャニング代行も請け負っておりますので、
全部任せてくれれば、一瞬でペーパーレス化は実現しますよ( ´艸｀)
でもそんなことしても意味ないんですよね～。
現実日本企業の多くはペーパーレス化が実現出来ていません。
その理由はしっかりとルールを決めて共有・運用をしていないから
例えばルール決めしていないとこうなります。
→探したい書類(PDF)がどこにあるか分からない
→イライラする
→見つからないから分かりやすいようにデスクトップへ保存する(共有化の崩壊)
→よく見るし紙で出力しておこう(ペーパーレス化の崩壊)
これ、ペーパーレス化あるあるです。よく陥ります。
でも安心して下さい。記事を読んでくれれば意外と出来そうじゃん？と思ってくれるハズです！
ステップ１：ペーパーレス化の目的を明確にする
「ペーパーレスは紙をなくすことが目的ではなく、業務効率化することが目的」
冒頭から申し上げているように、こちらについての詳細はペーパーレス化ならまずは社内セミナー！の記事にて(リンク先へ飛びます)
ステップ２：ペーパーレス化の取り組みを社内周知する
ペーパーレス化は一部の担当者を設定するだけでは絶対に実現出来ません。
各部署最低1人リーダーを決めた上で、社内全員で行うことが必須。
社員全員がその認識を持った上で”仕事”として取り組んでもらう必要があります。
そしてその必要性を全員に周知する方法としてオススメなのが、社内セミナーです！
詳細はペーパーレス化ならまずは社内セミナー！の記事にて(リンク先へ飛びます)
次からいよいよこの記事の本題です。
ステップ３：紙→電子化(PDF化)の実現手順
まずやるべきことは社内保管されている紙書類を整理するところからです！
整理の仕方は大きく分けて4つ！
廃棄・電子化・倉庫・社内保管
廃棄
まずは廃棄すること！
意外とオフィスには不要な書類で埋め尽くされています。
整理していないオフィスの場合、約50%が廃棄出来る書類という統計データがあります。
廃棄すべき書類の例
・活用頻度がほぼない書類
・重複している書類
・復元可能な書類
・陳腐化した書類
・習慣で発行している書類(送り状等)
他にも紙で渡す必要はあるが、原本保管する必要のない書類もあります。
その場合はPDF化にして必要な時に印刷するようにすれば、紙書類を大きく削減出来ます。
まず取り掛かるべき作業は廃棄です！
倉庫保管
続いて倉庫保管です。
オフィス内の約30%が倉庫保管が出来ると言われています。
倉庫保管すべき書類の例
・原本保管が必要だが、見返す頻度の少ない書類
・原本保管が必要だが、コピーで対応出来る書類(PDF化して原本は倉庫へ)
・原本保管が必要だが、書類を作成して3年以上経過した書類
・陳腐化した書類
電子化(PDF化)
書類スキャニングによるPDF化です。
廃棄及び倉庫保管する上で必要になる作業となります。
意外とコピーだけ取っておけば対応出来る書類は多いです。
そういう場合は原本をスキャンした後に、破棄or倉庫へ保管してしまえばオフィス内の紙はなくなります。
必要になった際はスキャンしたPDFを印刷すればいいのです(終了後はちゃんと捨てましょうね。PDFであるんだからいつでも出力は出来ます)
社内保管
社内保管は全体の20%と言われています。
倉庫保管すべき書類の例
・原本保管が必要で、活用頻度が高い書類
・原本保管が必要で、コピー対応出来ない書類及び業務
・書類作成後2年以内の書類で、活用頻度が比較的高い書類
・仕掛中の書類
ステップ３まとめ
ペーパーレス化の手順はまず整理するところ
社内に廃棄出来る書類は統計上約50%ある
原本が本当に必要なのか？コピーで対応出来ないか？を部内で話し合う必要がある
ステップ４：電子化(PDF)ファイルの共有方法
ペーパーレス化を継続的に実現する上でも、業務を効率化する上でも、
最も重要なフェーズである電子化したデータの共有方法です！
せっかくオフィス内を破棄・倉庫保管・社内保管に分類しても、
ここが適当だと半年経たずに元通りのオフィスになってしまいます。
どうすればいいか？それは共有化のルール決めをすることです！
共有化のルールがないとどうなるか？
しっかりと共有化をしていないとどうなってしまうのか？
この記事の冒頭にも書いていますが、復習も兼ねて・・
→探したい書類(PDF)がどこにあるか分からない
→イライラする
→見つからないから分かりやすいようにデスクトップへ保存する(共有化の崩壊)
→よく見るし紙で出力しておこう(ペーパーレス化の崩壊)
結果、共有フォルダの中には使われないファイルだらけのごみ箱状態になってしまいます。
フリーアドレスを実現するからペーパーレス化する！と言って失敗する会社は、ここのルール決めを怠ったことが原因のケースが非常に多いです。
フリーアドレスをしたいなら、一番時間を掛けなければならないのはフォルダの共有ルールです。
必要なデータがすぐに見つからない以外にも、
・共有化されているファイルが古かった(最新が共有化されていない)
・「最新」と書かれたファイルが多く、どれが本当の「最新」かわからない
・退職者ファイルの必要・不要の区別がつかずに、そのままになっている
・ファイル名に似たな名前が多く、必要な書類を探し当てるのに時間がかかる
・案件別に管理しているはずが、担当者ごとに保管されている書類内容が違う
など、ストレスの溜まる原因が多々転がっています。
共有フォルダのルール決め方法
共有フォルダのルールを明確にして管理すれば、検索性が上がり、スペースは確保出来て、大きな価値を生み出してくれます！
順番に説明していきますね。
ワリツケ方式とツミアゲ方式を駆使してフォルダを作る
「どの場所」に「どのような書類」を保管するのかを決めます。
紙書類で言うと、書庫の上から２段目のところに領収書を保管する みたいな感じですね。
フォルダの作り方は“ワリツケ方式”と“ツミアゲ方式”があります。
上記図を参考にしながら読んで下さい。
“階層”とはフォルダの深さを示します。
第一階層・・人事部や総務部フォルダのある、一番上の階層
第二階層・・人事部(第一階層)の中の教育や採用や通達フォルダがある、２番目の階層
といった形で表現することを階層と言います。
予め上位階層のフォルダを作っておく”ワリツケ方式”
前提としてフォルダ階層を作る際は担当部署内全員でしっかりと話し合う必要があります。
しかし上位階層に関しては基本的に大きく変わることはないので、予め管理部門や上層部が決めたほうがいいケースが多いです。
人事部とか総務部といった第一階層・第二階層は誰が見ても分かるようなものは、先に作ってしまえ！
これがワリツケ方式ですね。
部署単位で話し合って作る”ツミアゲ方式”
ワリツケ方式で目安となるフォルダが出来上がったら、そのフォルダ内の階層(第三階層以降)はその部署内で話し合って決める必要があります。
とりあえず必要なデータを格納していき、都度対象に合ったフォルダを作っていくのが”ツミアゲ方式”です。
例えば・・・
1.人事部の採用関係ファイルが10個溜まりました(2017年4ファイル 2018年3ファイル 2019年3ファイル)
2.年度別でフォルダを作る
3.人事部フォルダの中の採用フォルダの中に2017年度と2018年度と2019年度を作成してそこに保存
これがツミアゲ方式です。
しかし、フォルダの階層はあまり深くなると探しづらくなるため、多くても5階層くらいが理想です。
ファイル名のルール決めをする
どういうことかというと、こういうことです！(笑)
ルール決めしていないファイル名
ルール決めしているファイル名
一目瞭然ですね。日付は西暦か年号か統一しましょう！(R020901 or 20190901 or 190901などなど)
しっかりルール決めしていれば、いいことだらけです！
・ファイルを探しやすい！
・保存するときに名前を迷わない！
と、こんな感じで図を使いながらガンガンご紹介しますね。
ファイルの順番が入れ替わらないようにする
あ～〇〇会社のファイルいつも上から３番目にあったのに４番目になってる(怒)
これ地味なんですが、イラつくんですよね。
1回2回じゃイラつかないですけど、毎回毎回順番が変わるとみんな嫌になってしまいます。
それを防ぐ方法として、頭に番号をつければ順番は変わらないのでオススメです！
顧客情報など索引をつける
順番が変わらないようにするやり方が一般的ですが、顧客情報などかなりの頻度で増える場合は番号より索引がオススメです！
索引だとすぐに見つかりますよ!(^^)!
“〇〇最新”とかつけない！バージョンをつけて管理！
いかがですか？これみなさんやりがちですよ～笑
後ろにナンバリングしてあげれば、時系列で確認出来ますし、どれが最新か一目瞭然です！
ファイル名にむやみやたらに”最新”とか”修正”とかつけるのは絶対NGですよ～。
後で見返してどれが最新だっけ？って絶対なります！
どこに保存していいか分からない場合は”とりあえずフォルダ”へ！
保存する際に予め作ってあるフォルダに保存するのが基本ですが、
とは言えこれはどこに保存すればいいんだ？？と迷うときもありますよね。
そのようなケースのために「とりあえずフォルダ」を作っておきましょう！
ここに保存したファイルは定期的に中身をチェックし、ツミアゲ方式で新たにフォルダを作るなどしていきましょう！
ちなみにフォルダ名に「!」をつけると一番上にきます！
フォルダやファイル名の並び順番詳細については下記記事でまとめています。
ステップ４まとめ
ワリツケとツミアゲ両方を使ってフォルダ階層を作る
ファイル名はルールを決めて、その通りに運用する
自分一人で完結しない！必ず部署全員で話し合うこと！
ステップ５：どのように管理・運用していくのか？
フォルダ管理をすると、紙と違ってほぼ無限に保管することが出来ます。(今は容量が大きいですから)
しかし紙と異なり、物理的に溜まっていくのが見えるわけではないので、油断すると関係ないデータだらけになってしまいます。
(紙だったら視覚的にめっちゃ増えてきた！とか分かるんですけどね・・)
ごみ箱化すると、必要なデータが見つかりにくくなりやる気が下がるため、定期的にチェックをするなど運用することが大切です！
これを継続出来ないと、ペーパーレス化は一時的なもので終わってしまいます。
継続的にペーパーレス化を実現するためには、必ず下記のことを意識しましょう！
・フォルダやファイル名の保存ルールは全員で決めること！(特定の人間だけで決めない)
・紙を出してもいい範囲と出さない範囲のルールを全員で統一しよう！
・全員で取組み始めても、定着するまでには時間がかかる！根気よくやろう！
・他人事ではなく、全員が自分事として取り組んでいくことが成功の秘訣！
・まずやってみること！やりながら修正していくことが大事(PDCAをまわす)
上記の意識するべき点は社員全員が持つべきですが、実際に出来ているかどうか？は各部署のリーダー等が定期的に監査しましょう。
出来ればそのリーダー等が集まる会を定期的に設けて報告会を行い、リーダー同士でどうやったら問題に対して解決出来るか？を話し合うことも大事です！
定期的なチェックが入ることで、やらなきゃいけない環境になります。
会社によっては、保存ルールを守ることが人事評価に入っている会社もあります。
部署毎でゲーム感覚で削減率を出して競い合ったりしている会社もあります。
せっかくやるからには全員で楽しく実践するのが、ペーパーレス化のコツです！
まとめ
長文になりましたが、いかがでしたか？
ほぼ有料セミナーで話している内容になります。
しかしこの記事をしっかりと読むのは文書管理を任された担当者もしくは興味のある経営陣だけです。
全社員に読んでおいてねと記事を見せても読む人は一部です。
そうなるとペーパーレス化は絶対に実現出来ません。
全社員へ周知するためにセミナーを活用して下さればと思います！
セミナーを依頼する側としても、どんな内容を話してくれるのか？が分かったほうが依頼しやすいと思い、今回情報を公開させて頂きました！
これからの時代、情報(ノウハウ)は隠す時代ではなく、公開する時代だと思っています。
時代の流れに乗りながら皆様のお役に立てればと思っております！
是非ペパコミを宜しくお願い致します！
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