この記事では、「自治体のkintone利用規約や運営規定など内規の例」をご紹介します。
kintoneと自治体業務とは
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。
表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。
自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。
さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。
自治体の内規とは
内規とは、業務を円滑に進めるための組織内部の決まりごとやルールのことです。
行政では、決裁規定（例：〇〇に関することは市長決裁）事務分掌規程（例：〇〇課は〇〇をする）、職務権限規程（例：課長は課の総括をする等）、文書管理規程（起案書や通知の例）というように、内規が存在します。
内規の策定や改正は、主管課で案を作成し、法規部門のチェックを経て決裁を取り、庁内に周知するという流れが一般的です。
kintoneの導入にあたっては、「誰が」「どのように」「何をしてはいけないのか」を明確にしなければなりません。
特に、個人情報保護や不適切な設定による情報漏えいを防ぐためにも、運用ルールをしっかり固めておくことが大切です。
しかし、kintoneをまだ使ったことがない職員の場合、内規を提示するだけでは、内容を正しく理解できないでしょう。
そのため、全庁的なハンズオン研修などを実施して、カリキュラムの中で内規を説明するのがおすすめです。
自治体のkintoneの内規の例（利用規約、運営規定やルールなど）
自治体のkintone内規で押さえておきたい主な項目をチェックしておきましょう。
| 項目 | 内容 |
| 利用範囲 |
|
| アプリの作成 |
（届け出の項目例：アプリ名・内容・目的・フィールド・期間・ユーザー・管理者） |
| プラグイン・連携サービス・コメント機能の活用 |
|
| 違反 | 重大な違反は、懲戒処分や個人情報保護条例の罰則規定上の処分の対象になる |
上記はあくまで一例ですので、自治体の状況や法令にあわせてカスタマイズしてください。
参考：政府広報オンライン｜「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？
サイボウズ社で推奨しているガイドラインの項目の一例
サイボウズ社で推奨しているガイドラインの項目の一例は、次のとおりです。
- アプリ名の命名規則
- アプリの責任者と保守担当の設定・明記
- アプリ作成・公開時の運用ルール
kintoneを提供するサイボウズ社では、「kintone signpost アプリ作成ルール」など、運用ルール策定の参考にできるガイドラインを用意しています。
ここでは、主なポイントをピックアップしてご紹介します。
＜アプリ名の命名規則＞
アプリ名が類似したり重複したりすると、検索性が落ちて混乱を招きます。部署名や機能名など、一定の命名ルールを決めておくと良いでしょう。
＜アプリの責任者と保守担当の設定、明記＞
kintoneには以下のような管理者区分があり、それぞれ役割が異なります。
| 管理者区分 | 役割 |
| cybozu.com共通管理者 | cybozu.com全体の管理者 |
| kintoneシステム管理者 | アプリやスペースの作成権限、ポータルの設定 |
| スペース管理者 | スペース管理者はスペースごとに存在し、そのスペースの設定を変更できる
役割の例
|
| アプリ管理者 | アプリ管理者はアプリごとに存在し、設定を変更できる |
＜アプリ作成・公開時の運用ルール＞
サイボウズ社では主に、基本性能に関するガイドと拡張機能に関するガイドの2種類が提供されています。
また、ゲストスペースの活用やワークフローの活用、開発環境の用意など、細かいガイドも紹介されているので、ぜひ参考にしてみてください。
参考：kintone signpost｜アプリ運用ルール策定ガイド（基本機能編）
参考：kintone signpost｜アプリ運用ルール策定ガイド（拡張機能編）
内規で定められないこと
kintoneは汎用性が高く、組織に応じて多様な使い方ができます。そのため、すべてを内規で厳密に規定するのは難しいでしょう。
「事故やトラブルが起こりやすいポイント」を見極めて、優先的にルール化・周知を徹底する意識が大切です。
例えば、以下は自治体で特に注意したいポイントです。
- アプリの権限設定
- ウェブ上などで一般公開の機能を有する拡張機能等の導入時の設定方法の確認
- CSVでのダウンロードのルール
- 個人スマホからの利用制限
- kintoneのドメイン・スペース単位の範囲設定（全庁、部、課など）
また、拡張機能によっては利用料が重複する可能性があります。「庁内全体でどう運用するか」を考えながら、導入コストとのバランスを検討してください。
庁内だけで活用を進めるのが心配な場合はぺパコミ株式会社へ
全庁的なハンズオン研修などを実施して、カリキュラムの中でkintoneに関する内規を説明すると、職員の理解度をより深められるでしょう。
ただし、kintoneは多機能であるがゆえに、すべてを内規で厳密に規定するのは現実的ではありません。
もし、「kintoneの内規をどう策定すべきかわからない」「導入後に問題が発生しないか不安だ」と感じているのであれば、ペパコミ株式会社に相談するのがおすすめです。
ペパコミ株式会社では、徹底的なヒアリングを通じて自治体の課題を明確化し、解決策を提供しています。
kintone導入から改修内製化まで、一気通貫・伴走支援でサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。
| 執筆 ぴょん＠ノーコードに勤しむ事務員
元自治体職員でkintone好きです。 |
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