kintoneの標準機能で案件工程管理を行う方法

kintoneの標準機能だけで案件工程管理を行う方法を解説します。プラグイン不要で柔軟性の高い運用を実現する日付フィールドや一覧機能の活用、ガントチャートとの比較を通して、定型業務の効率的な管理を支援します。

kintoneでガントチャートを使った管理を検討する一方で、プラグインの導入費用や運用の複雑さに躊躇している方も多いのではないでしょうか。

本記事では、kintoneの標準機能のみを活用した、シンプルで柔軟な案件工程管理の方法を解説します。

日付フィールドと一覧機能を組み合わせることで、追加費用をかけずに実用的な管理システムを構築できます。

あくまで「こんなことが出来るんだ。」というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。

なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。

kintone標準機能での案件工程管理の概要

kintone標準機能での案件工程管理の概要を以下の項目に沿って解説します。

• ガントチャートを使わない管理方法の背景
• 日付フィールドを活用した工程進捗管理

kintoneは、幅広い業務の管理に利用されるプラットフォームです。その中でも、案件やプロジェクトの工程管理は、多くの企業にとって重要な課題となります。

複雑なツールや追加費用のかかるプラグインを使用せず、kintoneの標準機能だけで案件工程管理を構築し、運用できる方法が存在します。

ガントチャートを使わない管理方法の背景

従来の案件工程管理では、ガントチャートが利用されることがあります。

ガントチャートは案件全体の進捗を視覚的に把握しやすい一方、運用面で課題が生じる場合も少なくありません。

特に、ガントチャート機能を実現するためには、プラグインの導入が必要となるケースが多く、それがkintoneシステムの柔軟性を損なう可能性も考えられます。

kintoneの標準機能である一覧機能を活用することで、ガントチャートを使わずに柔軟性を保ちながら運用しやすい案件工程管理の構築が可能です。

kintone案件工程管理アプリの日付フィールドを活用した工程進捗管理

kintoneの案件工程管理アプリでは、日付フィールドを活用し、各工程の完了日を記録します。

例えば、要件定義、アプリ全体設計、仮構築、仮回収の品といった個々のタスクに対し、それぞれ日付フィールドを設けます。

日付フィールドに日付が入力されている状態は「完了」を意味し、日付が入力されていない状態は「未着手」の意味です。

これにより、案件の進捗状況を一覧画面で直感的に把握できます。

kintone案件工程管理アプリの詳細設定

kintone案件工程管理アプリの詳細設定を紹介します。

• 各工程のフィールドと入力方法
• 進捗状況の視覚化と入力のしやすさ
• ラベルフィールドによる補足情報の設定

kintoneの標準機能を用いた案件工程管理アプリは、直感的な操作で進捗を管理できるよう設定されます。

各工程のフィールドと入力方法

案件工程管理アプリでは、顧客名、担当者、案件名、受注金額などの基本的な案件情報に加え、各工程の日付フィールドが設定されます。

動画のデモ画面で示される例には、要件定義、アプリ全体設計、仮構築、仮回収の品といった工程項目がありました。

各工程が完了した際に、対応する日付フィールドに完了日を入力することで、進捗が記録されます。

この日付を入力するだけのシンプルな操作により、日々の運用負担を軽減します。

進捗状況の視覚化と入力のしやすさ

アプリ内では、各工程の進捗を分かりやすく示すための視覚的な工夫を取り入れることができます。

例えば、各工程の間に矢印などの記号を視覚的に配置し、工程の流れを明確に示せます。工程の完了は日付を入力するのみで済み、複雑な操作は不要です。

これにより、案件の進捗を迅速に更新し、現在の状態を容易に把握できる仕組みを構築します。

ラベルフィールドによる補足情報の設定

kintoneのラベルフィールドも、案件工程管理において有用な機能です。ラベルフィールドは、工程に関する細かいメモ書きや、確認事項などを追記する目的で活用できます。

例えば、「確認する」といった注意書きを赤文字で大きく表示させ、業務の注意点を強調することも可能です。

ラベルフィールド内で改行も行えるため、各工程における簡易的なマニュアルや、注意点を箇条書きで示すような形での情報提示も実現します。

kintone一覧機能を活用した案件工程管理の進捗確認

kintone一覧機能を活用した進捗確認に関して解説します。

• 未完了タスクの抽出方法
• 担当者別での案件進捗の把握

kintoneの一覧機能を活用することで、案件全体の進捗状況を様々な条件で絞り込んで確認できます。

未完了タスクの抽出方法

kintoneの一覧機能を活用することで、案件全体の進捗を様々な条件で絞り込んで確認できます。

例えば、「未納品一覧」という一覧を設定すると、納品の日付フィールドが未入力の案件だけを抽出して表示可能です。

これにより、まだ完了していないタスクや、遅延している可能性のある案件を迅速に特定し、対応を開始できます。

担当者別での案件進捗の把握

一覧機能は、特定の担当者が担当する案件のみを表示させる「担当者別一覧」としても活用できます。動画では小川氏の案件だけを一覧表示させる例が挙げられました。

これにより、個々の担当者の業務負荷や進捗状況を容易に把握し、適切なリソース配分やサポートの判断に役立てられます。

ガントチャートを使用しない場合でも、これらの機能により柔軟な情報参照が可能です。

ガントチャートとkintone標準機能での比較

ガントチャートと標準機能を比較してみましょう。

• 運用面での比較
• 柔軟性における比較
• 適した業務フロー

kintoneの標準機能を用いた案件工程管理は、ガントチャートを用いた管理方法と比較して、運用面や柔軟性において異なる特性を持ちます。

運用面での比較

ガントチャートを用いた管理方法では、事前に全てのタスクを登録する必要がある場合があります。

しかし、kintoneの標準機能を使う方法は、タスクを日付フィールドとしてあらかじめ設定するため、運用面での負担が少ない場合があります。

各工程の完了日を日付フィールドに入力するのみで済むため、案件ごとに工程を都度入力する手間もかかりません。

定型的な業務の流れで案件が進む場合、標準機能を用いた運用は効率的です。

柔軟性における比較

ガントチャート機能をプラグインで実現する場合、プラグインの特性により、kintoneシステムの柔軟性が損なわれる可能性も考慮が必要です。

kintoneの標準機能で構築された工程管理は、追加のプラグインを導入しないため、システムの柔軟性が損なわれません。

しかし、案件の工程が事前に確定しておらず、途中で工程が増減するような非定型業務では、ドロップダウンフィールドやガントチャートの方が使いやすい場面もあるかもしれません。

適した業務フロー

案件の進行が定型化されている業界や業務には、kintoneの標準機能を用いた案件工程管理が適しています。

工程ごとに日付を入力するだけで進捗が分かり、各案件の工程を都度入力する必要がないためです。

この方法は、業務の流れがパターン化している場合に、特に運用しやすい形式であると考えられます。

まとめ｜kintoneの標準機能でも案件工程管理システムは構築できる

kintoneの標準機能のみを使用して案件工程管理を構築する方法は、ガントチャートに頼らずとも、シンプルかつ柔軟な運用を実現します。

プラグインを導入する必要がないため、コストを抑えながらも、案件の進捗状況を正確に把握し、管理できる仕組みを構築できます。

日付フィールドを用いた進捗管理や、一覧機能による多角的な進捗確認は、特に定型的な業務フローを持つ企業にとって有用です。

ご紹介した設定方法を参考に、kintoneにおける案件工程管理の導入や改善を検討してください。

なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。