kintoneで勤怠管理や作業時間の記録を行う際、「時間の表示形式」は後の集計・分析に大きな影響を及ぼします。
特に、出勤簿や作業時間の合計などを扱うアプリでは、表示形式の選定ミスがデータの活用を制限してしまうこともあります。
本記事では、kintoneにおける「数値形式」「時刻形式」「時間0分形式」の3つの主要な表示形式について、それぞれの特性や制限、集計機能への対応状況を詳しく解説しています。
導入前に押さえるべきポイントや、用途に応じた最適な形式の選び方についても紹介しているので、ぜひご参考ください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneにおける時間計算の表示形式とは？
kintoneアプリケーションで時間に関するデータを管理する際、表示形式の選択は、後々のデータの集計や活用に大きく影響を及ぼします。
特に、従業員の出勤時間やプロジェクトの作業時間など、時間の合計値を算出したり、月ごとの集計を行ったりするような勤怠管理アプリでは、表示形式の初期設定が極めて重要です。
もし、利用目的に合わない形式を選択してしまった場合、データの集計が不可能になる可能性があり、これまでに蓄積した貴重なデータが活用できないという事態を招くかもしれません。
このような事態を避けるためにも、最初の段階で適切な表示形式を選ぶことが求められます。
kintoneにおえkる時間計算の表示形式とそれぞれの特性
kintoneにおいて時間に関するデータを記録し、計算を行う場合、主に3つの表示形式が存在します。
- 数値形式
- 時刻形式
- 「時間0分」形式
それぞれ異なる機能的特性を持っており、kintoneに標準搭載されている集計機能やグラフ表示機能に与える影響が大きく異なります。表示形式の特徴を深く理解し、kintoneのアプリ設計に反映させることが、今後のデータ活用の鍵となります。
数値形式の特徴
数値形式は、「1 H」という形で時間を純粋な数値として表現する方法です。kintoneにおける時間データの取り扱いにおいて、最も高い柔軟性をもたらします。
数値形式で時間データを保持している場合、SUM関数を用いて合計時間を計算できます。また、kintoneの標準機能として提供されているクロス集計も作成可能です。クロス集計を活用することで、「何月何日はどのくらいの作業時間になったか」といった具体的なデータを、縦軸と横軸を組み合わせて多角的に分析し、視覚的に把握できます。
さらに、グラフを作成する際にも棒グラフ、折れ線グラフなど、多様な種類のグラフを選択できます。
なお、合計時間が24時間を超える場合であっても、正確にデータを表示し、計算できるため、1ヶ月分の出勤時間や複数のプロジェクトを合わせた総作業時間など、長期間にわたる時間の集計も対応可能です。
例えば、パートタイマーの給与計算を行う際に、時間データに時給を掛け合わせるような計算もスムーズに実行できるため、幅広いビジネスニーズに活用できます。
時刻形式の特徴
時刻形式は、「1:00」のように時間と分をコロンで区切って表現する方法です。この形式もSUM関数による合計計算自体は可能です。しかし、データの集計や長期的な活用では制約があります。
最大の問題点は、合計時間が24時間を超える計算に対応できない点です。そのため、1ヶ月間の従業員の出勤時間を1つのレコードにまとめて記録するような出勤簿アプリでは、時刻形式を利用できません。
また、数値形式とは異なり、時刻形式で設定されたフィールドではクロス集計の作成ができません。さらに、グラフの種類も限定されるため、多様な角度からのデータ分析や視覚化には向いていません。
「時間0分」形式の特徴
「時間0分」形式は、「1時間0分」のように具体的な「時間」や「分」といった単位を付加して時間を表現する方法です。この形式もSUM関数による合計計算は可能です。
しかし、時刻形式と同様に、データ活用の柔軟性という点では制約がともないます。
「時間0分」形式で時間データを保持している場合、クロス集計の作成はできません。グラフの種類も限定されるため、数値形式のようにさまざまな視点からのデータ分析や可視化は行えません。
また、入力された時間が、kintoneの内部で秒単位の数値として保持される設定になっている場合、時間単位での正確な計算を行うためには、入力された数値を3600で割るなどの補正計算を別途、計算式の中に組み込む必要が生じます。
kintoneにおける各表示形式の時間計算機能への影響
kintoneで時間計算を行う上で、それぞれの表示形式がkintoneの標準的な集計機能やデータ活用機能に与える影響は、アプリの有効性を大きく左右します。
特に、ビジネスの意思決定に役立つデータ分析やレポート作成を計画している場合、初期段階での表示形式の選択は非常に重要です。
以下の表は、各表示形式が主要な集計機能にどのように対応しているかをまとめました。
| 表示形式 | SUM関数による合計 | クロス集計 | グラフ種類の選択肢 | 24時間制限の有無 |
| 数値形式 | 可能 | 可能 | 複数選択可能 | なし |
| 時刻形式 | 可能（※24時間超過で問題あり） | 不可能 | 1種類のみ | あり |
| 「時間0分」形式 | 可能（※計算時に補正が必要な場合あり） | 不可能 | 1種類のみ | なし（※時間単位の計算には補正が必要） |
kintoneアプリ設計時の留意点
kintoneアプリを設計する初期段階で、時間計算の表示形式について慎重に検討することは、アプリが将来的にどれだけ有効に活用できるかという成否に直結します。
アプリの運用を開始し、データが蓄積されてから、初めてデータの集計や分析が必要になった際に、選択した表示形式では希望する集計が実行できないことに気づくケースは少なくありません。
このような状況に陥ると、それまでに苦労して入力し、蓄積してきた大量のデータが結果的に無駄になってしまう可能性が高くなります。そのため、アプリ構築の早い段階で、最終的にどのような形でデータを参照し、どのような集計を実行したいのかを具体的に明確にしておくことが不可欠です。
例えば、複数の要素を組み合わせてデータを比較分析するクロス集計を将来的に利用したいのであれば、迷うことなく数値形式を選択する必要があります。
見た目の分かりやすい表示形式に加えて、データの集計や分析のしやすさも考慮に入れた設計を行うことが、kintoneを最大限に活用し、業務におけるデータ活用を促進する鍵となります。
kintoneによる時間計算の最適な表示形式を選ぶことが成功の分かれ目
kintoneの時間計算における表示形式の選定は、単なる見た目の違いに留まらず、集計やデータ活用の可否に直結する重要な判断ポイントです。
特にクロス集計やグラフ表示を想定している場合は、「数値形式」を選ぶことで柔軟な分析が可能です。
一方、「時刻形式」や「時間0分形式」は一見分かりやすいものの、制約が多く後からの修正も困難になります。
時間情報をどう活用するかをアプリ設計段階で明確にし、目的に合った形式を選ぶことで、kintoneをより効果的に運用できるようになります。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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