kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。
こんにちは。kintone(キントーン)活用チャンネルのハルクです。
今日は相手に伝わるプレゼンの仕方について語ります。
久しぶりの社内教育用シリーズの動画ですね！
社内一人一人に伝えるより、動画にして共有したほうが工数も掛からず、且つ動画ネタにもなるということで、たまにやる企画です。
この社内教育用シリーズが思っているより好評で、密かにファンが多いようなので定期コンテンツとして擦らせてもらっています。
日頃皆様も
・プレゼン
・営業提案
・納品物の説明
それぞれ、”相手に何かを伝える”ということを、していると思います。
でも、「思っている以上に、相手に伝わっていない」方も、多く見えます。
このあたりを解決するテーマとして、お話ししていきます〜！
ちなみに今日の内容は超重要だと思っていて、社内研修でも、社員全員に同じようなことを伝えて教育しています。
しかしそれでも一回聞くだけじゃ、”なかなか、自分の物に出来ていないな”という印象を受けるので、これを見ている方も見て終わりではなく、
見て実践→振り返りをして自分の物にしてください。
偉そうに語っていますけど、僕の経験論になりますので、そこは暖かい目で見て頂ければと思います。
早速ですが、宣伝を挟んでから内容にいきます。
このチャンネルは、kintone(キントーン)の構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。
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それでは、内容にいきます！
総論→結論→詳細の順番で話す
1つ目は「総論→結論→詳細の順番で話す」ということです。
よく話す時に、結論から話せとか、言われると思うんですよ。
僕も、過去動画でも言いましたが、
ただそれは、ケースバイケースです。
”自分が主体となって説明しなければいけないケースは、結論からではない”と思ってます。
なので、どういう流れかというと・・・
総論を話して、結論を話して、詳細を話して、最後に結論でまとめる。
総論→結論→詳細→総論
この順番で話すのが、一番わかりやすいなと思っています。
うちはkintone(キントーン)構築会社ですから、納品する際に自分が主体的となって、納品物の説明をすることが多いです。
その例を、今、話しています。
実際に、僕たちがkintone(キントーン)の納品をして説明する時に、総論→結論→詳細を当ててはめると、こんな感じというのを、これからお話していきます。
最初に、総論からですね。
総論っていうのは例えば、「今回はペパコミの顧客・営業管理を一元化する目的で、kintone(キントーン)を設計しております」→これが総論です。
そもそもの大枠の目的を、認識するところです。
「日々の営業情報を活動履歴に入れると、顧客マスタを見れば履歴が自動反映されるので、管理者は顧客マスタ。営業マンは営業履歴に入力することで業務がkintone(キントーン)上で完結します。」←これが結論ですよね。
「具体的に操作方法を説明していきますが、顧客マスタには顧客情報を入力してもらいます。入力の仕方は・・」←これが理由や詳細ですよね。
こんな感じで、説明すします。
総論→結論→詳細です。
最後に「これらを行うことによって顧客・営業管理を一元化する目的が、達成できます」みたいに、総論で締める。
こんなイメージですね。
つまり、第一声は、「今回はペパコミ様の顧客・営業管理を一元化する目的でkintone(キントーン)を設計しております」から、話し始めるわけです。
間違っても、「では、始めていきます。顧客マスタには顧客情報を、入力してもらいます。入力の仕方は・・」と
そんな詳細から話してはいけないんですけど、そういう説明をしてしまっている人が、めちゃくちゃ多いんですよね。
詳細から話出しちゃうみたいな…聞いてる立場からすると
頭に”？？？”がめっちゃ湧いてるんですよ。
そんな状態でずっと聞かなきゃいけないって、マジで拷問なんです。
「はよ、結論言えや！」みたいに、思うわけです。
何の話をしているか分からない時に聞く話って、結構 地獄なんですよ。
なので必ず、
総論→結論から話した上で、詳細を話すのが大事な要素だと思います。
とにかく、相手を置き去りにしない事が大事で、今、何の話をしているのか？
お互い共通認識で、ズレていない状態で説明をしないと、
相手にめっちゃストレスを、与えちゃうので注意です。
更に置き去りにしないテクニックとして、（重要なのが）次です。
合間で必ず確認をする
「合間で必ず確認をする！」です
これも出来てない人が、多いと思っています。
総論→結論→詳細→総論を一通り一気にバババーっとマシンガントークする人いますけど、それもNGかなと。
・ここまでで、何か不明な点ありますか？
・ここまでで、何か認識ズレているところありますか？
など相手に適度に確認をして、
認識の置き去りをしないことが大事です。
「最後にこのあたりを、全部まとめて確認すればいいや！」と言う人もいるけど、これは相手目線に立てていない証拠ですね。
相手からしたら分からないことがある状態で、新しい情報を脳に入れるのは・・・
ストレスだということを、理解した方がいいです。
だから合間、合間で確認した方がいいです。
さっきの例で言うと・・・
「今回はペパコミの顧客・営業管理を一元化する目的で、kintone(キントーン)を設計しております」
総論を話して、立て続けに結論を話します。
「日々の営業情報を活動履歴に入力すると、顧客マスタを見れば履歴が自動で反映されるので、管理者は顧客マスタを見たら分かる。
営業マンは営業履歴に入力することで、業務が完結します」と、結論まで話します。
そしたら「ここまでで、何か認識の相違や質問点あれば、ご指摘頂きたいですがいかがですか？」みたいな感じで、確認を入れるわけです。
「ああ、大丈夫です」と言われたら
次の詳細の「顧客マスタには、顧客情報を入力してもらいます。入力の仕方は・・」みたいに、話を続けていく。
これも細かいですが、総論を話して確認をすると、確認頻度が多くなってしまいます。
そうすると、鬱陶しくなってしまいます。
総論だけだと、ふわっとしすぎるので、その時点では確認しなくて良いですが、
結論まで話すと、ある程度全体像見えてくるから、ここで確認を入れるみたいな。
このあたりが微妙に違うんですけど、これは経験を積んでくれば「ここのポイントで1回確認を挟んだ方がいいかな？」と分かるようになるかな。
相手のITリテラシーでも、変わってきます。
では、「どうやって経験を積めばいいか？」というと、3つ目の大事なことがあります。
話している時は相手の表情をしっかり見る
3つ目の大事なことは、「話している時は、相手の表情をしっかり見る」ことです。
これが大事です。
これはうちの社員にも、めちゃくちゃ言っています。
話している時に相手の表情を見れば、伝わっているか、伝わっていないかが、分かるようになります。
そうすると、「あ、ここで一回確認した方がいいんだな？」とか、分かるようになってくるんです。
それを積み重ねていくと、自分なりの”トークスクリプト”が出来ていきます。
まずは相手の表情をしっかり見ながら、説明することを意識しましょう！
更に、相手の表情を見る余裕を作るためには、
”自分が話すことは暗記して、何も見なくても言える余裕を作らないといけない”ので、そこからやる事をおススメします。
ということで、まとめに入りたいと思います。
まとめ
今日は相手を置きざりにしないで、話をしっかり理解してもらうための話し方について、動画にしました！
大事なことは大きく３つで、”3つの話し方”です。
①総論→結論→詳細→総論の順番で話す
②合間、合間で相手に確認をして、認識を置き去りにしない
③相手の表情を見て的確に判断する
ただ、総論から話さなくてもいいケースがあるんです。
質問に対しての回答とかは、”比較的、結論から話した方がいい”と思います。
しかし、これまた難しいのが、回答の内容が難しくなる場合は、
”総論っぽい話で一旦大枠を整理してから、結論を話す”ということもあります。
これが、コミュニケーションの難しいところですね～。
ちなみに僕は動画の通り、日頃から喋るのが、かなり早いんですよね。
商談でも、こんな感じなんですよ。
喋るのが早いと、一般的に分かりづらかったりするんですけど、商談したほとんどの方からは、「とても分かりやすかったです」と言われることが多いです。
これは今回話したようなことを駆使して、”相手を置き去りにしない”ということを、”1番念頭に置いているから”だと思っています。
相手のレベルに合わせて、”ゆっくり話した方がいい人”、”早く話したほうがいい人”がいるので、話し方やテンポも大事だと思います。
でも大前提として、相手を置き去りにしないようにすることを意識すると、大体カバーできるので意識してみてください。
ということで、今日は以上となります！
これからもkintone(キントーン)の役立つ情報を発信していきますので、チャンネル登録をお待ちしております！
本日もありがとうございました！
また次回お会いしましょう～！
ぐっば～い！
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