サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説

2024 4/19

2024.04.03 2024.04.19

kintoneは、簡単な操作だけでアプリを作成できるサイボウズ社のクラウドサービスです。「kintoneは、どんなことができるツール?」「自社で導入するときは、どんな活用法があるの?」と疑問に思っている方も多いでしょう。

この記事では、kintoneの特徴・メリット・デメリットを紹介していきます。kintoneを導入することでデータの管理やパフォーマンスの向上などに繋がっていきます。

また、kintoneの導入を検討中の方は、無料の相談も行っているため、気になることがあるときは利用してみてください。

kintone（キントーン）とは？特徴や料金プランをわかりやすく紹介

kintoneは、簡単な操作だけでアプリを作成できるビジネスアプリ作成クラウドサービスです。

kintoneでできることは、主に以下の5つです。

業務に合わせてノーコードでアプリの作成ができる
膨大なデータを一元化できる
コミュニケーションを円滑化できる
高度なセキュリティでデータを守れる
業務効率の改善を期待できる

また、kintoneのプラン別の費用は、以下の通りです。

	ライト	スタンダード(税抜き)
月額料金(1ユーザー)	780円	1,500円
年額料金(1ユーザー)	9,170円	17,640円

kintoneの特徴は、こちらの動画でも分かりやすく説明しているため、参考にしてみてください。

kintone（キントーン）の導入でできるとととできないこと

kintoneの特徴を説明してきました。ここでは、以下2つのkintoneを導入することでできること・できないことを解説していきます。

kintone（キントーン）でできること・メリット【基本的な6つの機能】

簡単な操作でアプリを作成できるkintoneですが、具体的にどんなことができるのかを見ていきましょう。kintoneのできることとしては、以下の6つがあります。

業務に合わせたアプリの作成
顧客・案件ベースの管理
稟議・承認のステータス管理
問い合わせ管理
資料の共有と管理
スケジュール管理
アイディアの整理と共有

1つずつ詳しく解説していきますので、参考にしてください。

業務に合わせたアプリの作成

kintoneは、業務に合わせたアプリの作成が可能です。kintoneには、既存のアプリが多数あり、導入後すぐにダウンロードして利用を開始できます。

また、アプリはカスタマイズ可能なため、自社の運用形態に合うアプリを簡単に作成できます。さらに、kintoneはパソコン以外にも、スマートフォンやタブレットの画面サイズにも対応可能です。

顧客・案件データベースの管理

kintoneは、顧客・案件のデータベースを管理できます。顧客リストアプリでは、相手先の企業名・担当者の連絡先・顧客ランクなどをまとめて管理できます。そして、それぞれの案件の見込み時期や活動履歴も管理可能です。

また、kintoneのレコード上ではコメントのやりとりもできるため、社外との活動履歴や社内とのやりとりも管理できて便利です。

稟議・承認のステータス管理

kintoneは、稟議・承認のステータス管理が可能になります。社内稟議・経費申請などの承認状況を把握できる、プロセス管理機能が使用できます。プロセス管理機能とは、複数のユーザーが作業する必要のあるレコード処理の状況を「ステータス」として管理できます。

プロセス管理機能を活用することで、負担が減り、業務がスムーズに進むようになるでしょう。

問い合わせ管理

kintoneは、問い合わせ管理も可能になります。問い合わせ管理アプリは、顧客からの問い合わせ内容・対応の進捗状況を共有できます。進捗状況には、「完了」「未対応」「対応中」の3つのステータスに区してメンバー間で把握しやすいため、対応漏れ防止にも繋がるでしょう。

また、問い合わせ対応をする際にも、社内の連絡や相談をレコード上のコメントを活用して履歴に残せます。そうすることで、イレギュラー対応のノウハウとしても蓄積できるでしょう。

資料の共有と管理

kintoneは、資料の共有と管理もできるようになります。kintoneには資料を共有・管理するためのファイル管理アプリがあります。ファイル管理アプリは、画像ファイルや文章などをレコード上に添付して管理が可能です。

また、更新や修正などでファイル数が増加した場合にも、絞り込み・並べ替えができます。タイトル・日付・添付ファイルの中身も全文検索できるため、膨大な資料を管理するにはおすすめのアプリです。

スケジュール管理

kintoneでスケジュール管理もできるようになります。kintoneのスケジュール管理機能には、カレンダー形式の表示機能があり、スケジュールの管理にも活用できます。

また、日誌フィールドを追加しておくと、スケジューラーとの活動記録の一体化も可能です。日時で指定できるリマインダー機能もあるため、対応漏れ防止としても活用できるでしょう。

アイディアの整理と共有

kintoneは、アイディアの整理と共有もできるようになります。kintoneにあるアイディアボックス機能には、従業員から業務に関するアイディアを常時収集可能です。

アイディアボックスは、アイディアを投稿できるだけでなく、コメント機能を活用できます。そのため、ディスカッションやブラッシュアップもその場ででき、現場の業務改善にも繋げられるでしょう。

kintone（キントーン）でできないこと・デメリット

kintoneの導入で、できることとしてメリットを紹介してきました。しかし、メリットだけでなく、kintoneにはできないこともあります。

ここでは以下の3点について紹介します。

拡張機能を利用するとコストが上がる
アプリを導入しすぎると可能ごとに乱立してしまう
設計を誤るとデータ構造の破綻や動作不良を起こす

1つずつ解説していきます。

拡張機能を利用するとコストが上がる

kintoneの拡張機能を利用することで、コストが上がってしまうデメリットがあります。kintone単体のランニングコストは、比較的安価ですが、拡張機能を追加するごとに利用料金が加算されていくため注意が必要です。

機能を追加することで便利になりますが、コストがかかってしまうため、必要な拡張機能のみを利用することが大切になってきます。

アプリを導入しすぎると機能ごとに乱立してしまう

kintoneにアプリを導入しすぎると、機能ごとにデータが乱立してしまうデメリットもあります。kintoneは、自社で簡単にアプリを作成できますが、アプリを導入しすぎると、無駄な作業が増えてしまう恐れがあります。

システム全体の統制を取れていない場合、同じ商法を管理するアプリが乱立したり、アクセス権の管理が混在したりしてしまうこともあり注意が必要です。

設計を誤るとデータ構造の破綻や動作不良を起こす

kintoneでは、設計を誤るとデータ構造の破綻や動作不良を起こすデメリットもあります。カスタマイズ性に優れているため、アプリの設計ミスがあるとデータ構造の破綻・アプリ自体の動作不良など様々な問題が生じ、業務に影響がでる恐れがあります。

kintoneは、簡単な操作だけでできるアプリですが、データベース設計の基本的知識は、最低限あった方がいいでしょう。時には、社内だけでなく専門業者のサポートを受けることも大切です。

kintone（キントーン）の導入で期待できる4つの効果

kintoneのメリット・デメリットを説明してきました。ここで、kintoneを導入することで期待できる効果を、主に4つ紹介していきます。

膨大なデータを一元化できる
コミュニケーションを円滑化できる
高度なセキュリティでデータを守ることができる
業務効率の改善を期待できる

1つずつ詳しく解説しているため、参考にしてみてください。

膨大なデータを一元化できる

kintoneは、膨大なデータを一箇所に集約できます。様々なフォルダに入っているExcelファイルは、読み込むだけでアプリ化することが可能です。そのため、全てWeb上で業務を進められ、便利になるでしょう。

また、複数人で情報を共有できるため、メールで連絡する必要がなく、スムーズに意思疎通や引継ぎができるようになります。

コミュニケーションを円滑化できる

kintoneは、円滑にコミュニケーションがとれるようになります。kintoneで作成したアプリのアクセス権や編集権限は、柔軟に設定できます。また、アプリ内のレコードには、コメント欄があるため、連絡代わりとして使えるでしょう。

さらに、「ゲストスペース」を作成して、顧客や取引先をゲストに招待すると、企業間の共同プロジェクトの連絡としても活用できます。

高度なセキュリティによりデータを守ることができる

kintoneには、安心できる高度なセキュリティがあるため、データを守れます。不正アクセス・不正ログインを防ぐ対策や、製品の脆弱性対策で、社外からでも安全に接続できる環境になっています。kintoneの高度なセキュリティによって、長く安心して使用できるでしょう。

業務効率の改善を期待できる

kintoneの機能を活用することで、業務効率の改善が見込めます。kintoneでは、データを管理できるため、必要な時に必要な情報を見つけられるようになります。また、チーム内のやり取りが見られるコメント欄などの機能によって、スピーディーな意思決定や実行ができるでしょう。

kintoneを利用してシステムが構築されていくと、細かい作業が省かれていきます。そのため、エラーやミスも最小限にできるでしょう。このように、作業効率が上がり、パフォーマンスの向上を期待していけるでしょう。

kintone（キントーン）が他の競合ツールより優れている6つのポイント

kintoneのメリットや導入によって期待できることを説明してきました。しかし、他のツールよりもkintoneは、何がいいのだろうと思う方もいるでしょう。そこで、kintoneが他の競合ツールよりも優れていることを6つ紹介していきます。

データ作成・情報共有・コミュニケーションを一元管理
カスタマイズのしやすさ
基幹システムとの連携可能
多言語に対応
kintoneのモバイルアプリも利用可能
ユーザーサポートが充実

1つずつ詳しく解説していきます。

データ作成・情報共有・コミュニケーションを一元管理

kintoneでは、データ作成・情報共有・コミュニケーションを一元管理できます。これまで、エクセルで作成したデータをメールで共有するなど、複数のツールを使用していました。

しかし、kintoneでは、データの入力から、集計・共有・コミュニケーションの全てを1つのツールとして行えます。そのため、作業効率も上がり、パフォーマンスの向上に繋がっていくでしょう。

カスタマイズのしやすさ

kintoneには、カスタマイズのしやすさがあります。プラグインやJavaScriptによるカスタマイズ開発で、kintoneの機能を拡張できます。

また、kintoneには、サンプルアプリが用意されていますが、様々な拡張機能や外部連携サービス・プラグインが使用可能です。ノンプログラムで簡単にカスタマイズできるため、専門的な知識がなくても安心です。

基幹システムとの連携可能

kintoneでは、基幹システムのデータを連携して活用することが可能です。kintoneを基幹システムとして使用することで、業務データの利用がスムーズになります。また、外出先からのデータの入出力も快適になります。

また、データの連携だけでなく、業務全体を繋いで情報を一元管理することで、全体の進捗状況の見える化が実現できるでしょう。

多言語に対応

kintoneでは、日本語・英語・中国語(簡体字)にも対応しています。設定画面やメニュー表示の切り替えが可能です。また、文字入力サポートも付いているため、様々な言語の文字で入力できます。

さらに、アプリの各項目の名称を必要に応じて言語を自動で切り替え可能です。ユーザーによって言語が自動に切り替わるため、日本語しかできない場合でも安心して使えるでしょう。

kintoneのモバイルアプリも利用可能

kintoneでは、モバイルアプリも利用できます。外出先でもスマートフォンやタブレットからデータ入力・閲覧が可能です。kintoneにアクセスすると、通知の確認や書き込みなどがスマートフォンからでも、パソコンと同じような操作ができます。パソコンを使用しないため、時間・場所を選ばず、どこでも業務が進められるようになるでしょう。

ユーザーサポートが充実

kintoneは、ユーザーサポートが充実しているため、安心して利用できます。kintoneには、ユーザーが分かりやすく学べるコンテンツが多く用意されています。セミナーの開催もされているため、kintoneの導入を検討している方は、参加してみるのもいいでしょう。

また、kintoneの導入を検討している方・すでに導入をしている方には、メールや電話サポートがあります。個別での相談が可能なため、不安に思うことがある方におすすめです。

kintone（キントーン）に関するよくある質問

kintoneに関するよくある質問を整理しましたので1つずつ詳しく解説していきます。

kintoneのAPI連携とはなんですか？

APIとは、「アプリケーション・プログラミング・インタフェース(Application Programming Interface)」の略のことで、アプリケーション同士を連携する接点となるものです。グルメサイトから地図アプリを検索する際や、宅配便の配送状況がメッセージアプリに届くときなどに使用されています。kintoneでも、APIを利用すると外部サービスとの連携が可能になります。