kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。
こんにちは。kintone(キントーン)活用チャンネルのハルクです。
今日はシステム導入する上で、欠かせない巻き込み力について語っていきます。
システム導入は、導入がGOALではなくSTARTと僕はよく言っていますが、とは言え導入までうまくこぎつけられないケースもよくあります。
スタートするまでには、要件をまずある程度固める必要があります。
固めてから自社で構築するか、ベンダーに構築を依頼するか判断するわけですが、そもそもこの大枠の要件すら固まらないケースがよくあります。
これは巻き込み力が足りていないケースが、よくあるなと思っています
僕は前職でいわゆる大企業に勤めていましたが、その時によく見かけた光景があります。
例えば情シスで言うと、情シスから「数カ月後にシステム改修するから、要望などあったらあげて下さい」という訳です。
そうなるとどうなるかというと・・・。
社内「……」
要望を出さないんですよねｗｗｗ
数か月後に、また朝礼とかで情シスが「来週システム改修を行います。皆様の業務に影響がないように夜行いますが、ご了承下さい」と、通知するわけです。
誰も要望を出していないんです。
そうすると・・・、
社内Aさん「あ！待って、待って！ここの項目を変えてほしい、あとはここと、ここと……」と、要望をいう訳ですｗｗｗ
情シス「いや、今からもう間に合わないですよ」
みたいな感じで、言われるんですよね。
その上司とかは、「今から調整も大変だから、そのアップデートはリスケしたら？」みたいに言うわけです。
いや、おまえ！ふざけんな、ぼけぇ！ということが、本当にあるんですよ。
だから数ケ月前に言えって言っただろｗｗｗみたいな。
これは何かネタのように言ってるんですけど、本当にあった話なんですよね。
多分、大手ほどそういうのがあるんです。
これはなぜ発生してしまうかというと、システム改修するということを、各部署の人が「自分ごと化出来ていないから」なのが理由なんです。
kintone(キントーン)構築にも全く同じことが当てはまりまして、kintone(キントーン)構築にあたっては、しっかり現場の人も巻き込むということが大切です。
ちなみに以前、別動画で「実行責任」「結果責任」について話したことも同じです。
kintone(キントーン)プロジェクトを社長から任されたら、「実行責任」を持たないとうまくいかないと言いましたが、言い換えると「自分ごと化」しないとうまくいきません
ただ現場を巻き込むと言っても、プロジェクトを任された担当者であっても、なかなか難しい会社ありますよね？
やっぱり現場が立場強いですからね。あまり言えないとか。
そういう時は、経営陣が先陣を切って”全社的にやっていくから協力してくれ”と、ある程度はトップダウンで現場にいわないとダメです。
これは経営陣が担当者に任せる上での責任です。
ここすらしないで、担当者にプロジェクトを丸投げするくらいなら、kintone(キントーン)は導入しないほうがいいです。
システムっていうのは、そんなに簡単な話ではありません。
そこが前提ではじめて任されたkintone(キントーン)担当者は自分ごと（化）として、現場の意見を吸い上げることが大切です
だから上の人が環境を整えてあげて、任された人も自分ごと化で、その任務を遂行する為に全力を尽くすという、この構図ができないとダメなんです。
だから実行責任と結果責任を明確にしないと、ダメだよって話をしました。
現場の意見を吸い上げる際の注意点
ただここでも注意点があって、現場の意見をなんでもかんでも言う通りにするということは、いいわけではありません。
現場の意見・要望は、時には自分都合の要望なケースも少なくありません。
だからこそ客観的に俯瞰できる眼が必要になります。
ただ、そのためには目的がないといけません。
kintone(キントーン)で解決したい軸を見つける
その判断軸はどうやって持つか？というと、それは「kintone(キントーン)で、そもそも何を解決したいか？」という目的を明確に持つことです
よく「ペーパーレス化がしたいんです！」と言う人いますが、ペーパーレス化はただの結果なんですよね。
目的は業務改善のはずで、業務改善をした先がペーパーレス化です
ここの目的の定義を導入責任のある経営陣がしっかり持った上で、担当者に”こういう目的でkintone(キントーン)入れるんだからね”みたいに伝えるというふうにしないと、プロジェクトは破綻します。
僕は必ずフロントで、kintone(キントーン)導入商談をする時は、そこが曖昧な場合はちゃんと明確になるまで詰めてから、はじめてkintone(キントーン)の設計フローを描きます。
そこが決まっていない場合は、「もう一旦、社内で考えてきてから、もう1回相談した方がいいですよ」と突き放します！
それくらい大事な話なんですね。
自分ごと化は日常的に出来ているか出来ていないか見えます
今回はシステム化ということで語っていますが、これが出来ないと日常業務でも支障が出ます。
例えばこれは実体験で僕が注意した話ですが、僕が社員に「●●を発注したいから、見積をもらっておいて」と担当者にタスクを設定しました。
後日。何も担当者から報告がないので、見積の件どうなった？と聞くと、「そういえば見積依頼をメールでしたけど返答がないです」という返答があります。
「僕は見積依頼をしてくれ」と、言ったわけじゃないんです。
「見積依頼をして、発注をしてくれ」と、依頼したんですよね。
「発注をしたいから見積をもらってくれ」という依頼をして、そこから発注してくれと依頼したのに、担当者は結局、自分ごと化出来ていないので、今見たいにいつのまにか、発注することが、タスクだったはずなのに、発注をする前の見積をもらうことがタスクになっているんです。
なんなら、見積を依頼することをやってタスク完了！みたいな感じになっちゃっているんです。
これも自分ごと化したら、発注するために見積書が必要だから、見積依頼して返答がなかったら催促したりするはずなんですよ。
どこかで作業的なタスクとして自分ごと化で捉えていないから、こういう仕事ぶりになってしまうわけですね。
このようになんでも自分ごと化で捉えないと、仕事が出来ない人になってしまいますので、注意が必要です！
まとめ
いかがでしたか？
短い動画でしたが、kintone(キントーン)導入する上で大事な点でしたので、動画にしました。
宣伝を挟んでからまとめていきます
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それでは全部で3つの、まとめにいきます。
①kintone(キントーン)導入は現場の人も含めて自分ごと化させて要望を巻き取る
②現場を自分ごと化させるためには、全社的にどういう方向性に持っていくか？kintone(キントーン)導入する意味を経営陣が発信する
③kintone(キントーン)導入する際はそもそもの目的を明確に定義する。そうしないと担当者は判断できない
ということで以上になります！
これからもkintone(キントーン)の役立つ情報を発信していきますので、チャンネル登録をお待ちしております！
本日もありがとうございました！
また次回お会いしましょう～！
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