「散らばっている求職者や求人の情報をkintoneで一元管理したい」
「Excelやスプレッドシートでのマッチング業務に限界を感じている」
人材紹介業を営む中で、上記の悩みを抱えている方も多いでしょう。情報管理は業務の根幹であり、管理方法が成約率にも影響を与えます。
本記事では、人材紹介業界でkintoneの導入が進んでいる背景、kintoneが推奨される具体的な理由を解説します。業務別の活用シーンや導入事例も紹介するので最後までご覧ください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。人材紹介の業務効率化にお悩みの方は、以下からお気軽にご相談ください。
人材紹介業界でkintone導入が進む背景
人材紹介業界では、なぜkintoneの導入が進んでいるのでしょうか。主な背景として、以下の3点が挙げられます。
- 求職者・求人情報の管理が複雑化しているため
- Excel・メール管理の限界と情報分散が課題になっているため
- 競争激化により業務効率化とデータ活用が不可欠なため
kintoneは上記の課題を解決する手段として、多くの人材紹介会社から注目されています。
求職者・求人情報の管理が複雑化しているため
人材紹介業では、求職者のスキル、職務経歴、希望条件などの詳細な情報を取り扱います。同時に、企業側からも募集要項や求める人物像、条件など、多くの情報を管理しなくてはなりません。
複数の案件を同時に進める必要があり、情報量が膨大になるため管理が煩雑になりがちです。
また、求職者一人ひとりに対して、丁寧なフォローアップが求められます。過去の面談履歴や連絡のやり取りを正確に把握しておく必要があり、情報管理の重要性が高まっています。
Excel・メール管理の限界と情報分散が課題になっているため
従来、Excelファイルで情報を管理している企業も多くありました。しかし、Excelでの管理は、複数人での同時編集がむずかしい点が問題です。ファイルが担当者ごとに分散し、どのファイルが最新の情報か把握しにくくなるむずかしさもあります。
また、メールでのやり取りが中心になると、重要な情報が個々の受信トレイに埋もれてしまいます。過去の履歴を探すために時間がかかってしまうでしょう。
情報が各担当者のパソコン内やメールソフト内に散在する状態は、チーム全体でのリアルタイムな情報共有を妨げる原因にもなります。
競争激化により業務効率化とデータ活用が不可欠なため
人材紹介業界は、多くの企業が参入し、競争が激しくなっています。成果を出すためには、スピーディーなマッチングと質の高いサービス提供が求められます。
成約率や担当者ごとの活動量などの重要な指標をリアルタイムで把握し、データに基づいた意思決定が重要です。
人材紹介業界では業務を仕組み化し、より多くの時間を求職者や企業への価値提供に充てられる体制づくりが求められています。データ活用による業務の改善が、競争力を維持するために必要不可欠です。
kintoneが人材紹介業におすすめな3つの理由
kintoneが人材紹介業の企業に推奨される理由は、主に3つ存在します。
- 求職者、求人、企業情報を一元管理できる
- 豊富な連携機能で業務をフル対応できる
- セキュリティ・権限管理で個人情報を安全に保護できる
上記の特徴が、先に述べた業界の課題解決に役立ちます。
求職者、求人、企業情報を一元管理できる
kintoneを使用すると、別々のファイルやシステムで管理していた情報を、一つのプラットフォームに集約できます。
求職者の経歴やスキル、希望条件、企業の求人情報、そして両者のマッチング状況まで、すべてをkintone上で管理可能です。情報の分散や二重登録を防ぎ、常に最新の情報をチーム全体で共有できます。
データがリアルタイムで更新されるため、各担当者が場所を選ばずに最新情報へアクセス可能です。
豊富な連携機能で業務をフル対応できる
kintoneは、他のシステムやサービスと連携しやすい点が強みであり、APIやプラグインと呼ばれる拡張機能が豊富に用意されています。
例えば、GmailやSlack、LINEなど、日常的に使用するコミュニケーションツールとスムーズに連携可能です。また、Webフォームと連携させれば、求職者からの応募受付を自動化し、データ入力の手間を減らせます。
既存のシステムや愛用しているツールとkintoneを連携させると、業務全体の流れを止めずに自動化や改善を進められるでしょう。
セキュリティ・権限管理で個人情報を安全に保護できる
kintoneは、情報セキュリティの国際規格であるISMS認証や、政府情報システムのためのセキュリティ評価制度であるISMAP認定を取得しています。
また、ユーザーごと、組織ごと、またはグループ単位で、データへのアクセス権限を細かく設定可能です。そのため、必要な方だけが必要な情報にアクセスできる仕組みを作り、情報漏洩のリスクを減らせます。
IPアドレスによるアクセス制限やクライアント証明書など、多層的な防御の仕組みも備えており、不正アクセスを防止できる点も特徴です。
【業務別】人材紹介業のkintone活用シーン8選
kintoneの具体的な活用シーンを業務別に紹介します。
- 求職者管理 | スキル・希望条件を一元管理
- 求人案件管理 | 企業情報から募集要項まで一括管理
- マッチング管理 | 求職者と求人の最適なマッチング
- 面談・面接管理 | 調整から記録まで効率化
- 選考進捗管理 | 選考フローを可視化して歩留まり改善
- KPI・ダッシュボード | 成約率や活動指標をリアルタイム把握
- 契約・請求管理 | 成約から請求書発行まで自動化できる
- 営業活動管理 | 企業開拓から提案まで記録
上記のシーンでkintoneを活用すれば、業務の質を高められるでしょう。
求職者管理 | スキル・希望条件を一元管理
kintoneアプリを活用すれば、求職者の基本情報や職務経歴、保有スキル、希望する業界や職種、年収などの条件を、一つのアプリで管理できます。
面談でヒアリングした内容やコミュニケーション履歴を時系列で記録でき、過去のやり取りをいつでも確認できるため、担当者が変わった場合でもスムーズな引き継ぎが可能です。
また、「タグ」や「カテゴリ」の機能で求職者を分類し、検索しやすい状態を整えると、条件に合う人材を素早く見つけだせるでしょう。
求人案件管理 | 企業情報から募集要項まで一括管理
kintoneアプリには、取引先企業の基本情報や担当者情報、過去の取引履歴などを登録できます。募集中のポジション、必要とされるスキル、待遇や勤務条件などの求人案件の詳細も一括で管理可能です。
また、募集の状況や充足状況をリアルタイムで把握し、一覧で確認できます。kintone上で求人票の作成から公開、更新までを行えるように仕組み化すれば、企業とのコミュニケーションもスムーズに進みます。
マッチング管理 | 求職者と求人の最適なマッチング
kintoneは蓄積された求職者の希望条件と、求人案件の要件を照合することにも役立ちます。
「誰が・いつ・どの求職者を・どの企業に推薦したか」の履歴や選考状況を一元管理すれば、推薦の重複や対応漏れなどの機会損失を防げるでしょう。
また、成約に結びついているパターンを分析し、データを可視化できます。分析結果を戦略立案に活用すると、成約率の向上を目指せます。
面談・面接管理 | 調整から記録まで効率化
kintoneアプリでは、求職者との面談日程や企業との面接スケジュールを一元管理できます。カレンダー機能と連携すれば、予定の重複も防げます。
面談や面接で得られた評価やフィードバックを入力すると、情報がチーム内で共有され、次のアクションに活かせるはずです。
また、リマインダー機能を設定すれば、面談や面接の予定を事前に通知し、予定の確認漏れやキャンセルを減らせるでしょう。
選考進捗管理 | 選考フローを可視化して歩留まり改善
kintoneアプリを活用すれば、書類選考、一次面接、最終面接など、選考ステップごとに進捗状況を可視化できます。
各ステップでの通過率や辞退率を分析し、どこに課題があるのかを特定し改善策を講じると歩留まりの改善につながります。
また、選考の対応に遅れが出ている場合や、対応が必要なタスクがある場合に、アラートで通知する設定も可能です。
KPI・ダッシュボード | 成約率や活動指標をリアルタイム把握
kintoneアプリでは、成約率や応募数、面接実施数など、事業の主要な指標をダッシュボードでリアルタイムに表示できます。
また、担当者別、チーム別、期間別などの実績をグラフで可視化することも可能です。目標に対する達成状況が明確になれば、すぐに次の対策を考えられます。
kintoneアプリを活用すれば経験や勘に頼るのではなく、データに基づいて意思決定できるため、営業戦略の見直しやチーム全体の生産性向上が実現するでしょう。
契約・請求管理 | 成約から請求書発行まで自動化できる
kintoneであれば、成約した情報をもとにして、契約書や請求書を自動で生成する仕組みを作れるため、手作業で行っていた事務作業の手間を減らせます。
契約内容、請求金額、支払状況もkintoneで一元管理すると、入金が確認できていない案件の把握や督促業務もスムーズに行えるはずです。
また、ワークフロー機能を活用すれば、契約書の申請や承認のプロセスを電子化できるため、紙の書類を回覧する必要がなくなり、契約締結までのスピードが向上します。
営業活動管理 | 企業開拓から提案まで記録
新規の企業へアプローチした履歴や、商談の内容、提案した求人情報などもkintoneに記録できます。
企業との関係性や過去の取引実績を分析すれば、次回の提案に向けた戦略立案に活用できるでしょう。
また、担当者ごとの活動量や商談化率を可視化すると、営業チーム全体のパフォーマンスを把握し、改善活動に役立てられます。
人材紹介業におけるkintone導入事例
人材紹介業のkintone導入事例を2つ紹介します。
- エン・ジャパン株式会社 | 約600のアプリを日常業務に活用し業務時間の削減に成功
- 一般社団法人FACE to FUKUSHI | kintone & WordPressでスムーズな求人原稿管理を実現
各事例を確認すれば、kintone導入のヒントを得られるでしょう。
エン株式会社｜約600のアプリを日常業務に活用し業務時間の削減に成功
エン・ジャパン株式会社では、制作の進捗管理や営業の案件管理など、多様な業務でkintoneアプリを運用し、業務の仕組み化を実現しています。
同社の事例で特筆すべきは、現場の要望に迅速に対応するために「内製化」を進めている点です。JavaScriptなど高度なカスタマイズは原則行わないなどの運用ルールを明確に定めています。
一連の取り組みにより、3年間で200時間の工数削減を達成し、データが一元管理されたことで、情報の質が向上する成果も出ています。
一般社団法人FACE to FUKUSHI｜kintone＆WordPress連携でスムーズな原稿管理を実現
福祉・介護業界の人材紹介を行う一般社団法人FACE to FUKUSHIでは、kintoneとWebサイトを構築するシステムであるWordPressを連携させています。
両者の連携により、求人情報の管理からWebサイトへの公開までをシームレスに行えるようになりました。以前は必要だった情報の二重入力を削減し、Webサイトへの掲載作業にかかる時間を短縮しています。
求人情報の鮮度を保ちながら、管理にかかる負荷を減らすことに成功した事例です。
人材紹介業でkintone導入を成功させる4つのポイント
kintoneを導入して成果を出すためには、押さえておくべきポイントがあります。
- 現状の業務フロー・課題を整理する
- テンプレート・サンプルアプリを活用して早期立ち上げを目指す
- 段階的に導入範囲を拡大する
- データ移行と社内教育の体制を整える
上記のポイントを意識して、計画的に導入を進めましょう。
現状の業務フロー・課題を整理する
kintone導入の前に、まずは現場の業務フローを詳しくヒアリングして、改善点を明確に洗い出す作業が重要です。
すべての業務を一度にkintone化するのではなく、適用する業務に優先順位をつけます。成果が出やすい業務や、課題の大きい業務から着手するのがよいでしょう。
また、経営層や現場のメンバーと共通の認識を持ち、導入の目的と期待する成果を文書に残し明確にしておく必要があります。
テンプレート・サンプルアプリを活用して早期立ち上げを目指す
kintoneには、サイボウズ社が公式に提供している「人材紹介パック」のテンプレートが存在します。テンプレートを活用すれば、短期間での立ち上げが可能です。
ゼロからすべてのアプリを作るのではなく、テンプレートを基にして自社の業務に合わせてカスタマイズし、試行錯誤の時間を減らしましょう。
サンプルアプリで実際の動きを確認しながら、自社に必要な機能を見極めていく進め方が推奨されます。
段階的に導入範囲を拡大する
kintoneを導入する際は、全社で一斉に導入するのではなく、特定の部署やチームから小さく始めるのがおすすめです。
まずは基本的な機能から導入し、運用を軌道に乗せましょう。社内で成功体験を積み重ね、徐々にマッチング管理や営業管理へと活用範囲を拡大していきます。
また、スモールスタートであれば、現場の抵抗感を減らせます。運用しながら改善を繰り返し、自社に合った形に調整しながら定着を図るべきです。
データ移行と社内教育の体制を整える
Excelや古いシステムで管理しているデータを、kintoneに移行する計画を立てましょう。過去のデータを活用できるように、計画的に移行作業を実施する必要があります。
また、導入後にメンバーが使いこなせるように、操作マニュアルの整備や勉強会を開催してください。
導入支援サービスやサポート体制を活用し、継続的な改善と内製化を推進していく姿勢も重要です。
人材紹介業のkintone導入サポートは「ペパコミ株式会社」にご相談ください
kintoneは、人材紹介業の求職者管理、求人管理、マッチング管理などの複雑な情報を一元化し、業務の質を大きく向上させられます。
また、専門的な知識がなくても、自社の業務フローに合わせたアプリを開発できるため、現場主導で業務改善を進められる点も特徴です。
kintoneの導入を進める際は、現場の課題を明確にしたうえで、段階的にシステム化を進めていきましょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。人材紹介の業務効率化にお悩みの方は、以下からお気軽にご相談ください。
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