kintoneを活用している方で、以下のような悩みはありませんか？
「kintoneにあるピープルは何ができる機能なの？」
「業務でピープルをうまく使うにはどうすればいい？」
kintoneのピープル機能は、使い方次第で社内コミュニケーションの質を大きく向上させる力を持っています。
本記事では、kintoneのピープル機能の概要や3つの活用法、注意点などを詳しく解説します。
社内コミュニケーション活性化を図りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、kintoneのピープル機能に関する個別の相談をご希望なら、ペパコミ株式会社へお任せください。
貴社の状況に合わせた最適な活用法をご提案します。まずはお気軽にご相談ください。
kintone(キントーン)のピープル機能とは?
kintoneのピープル機能は、社員同士の円滑なコミュニケーションを目的とした、社内向けのツールです。
社員同士がフォローし合うことで自分のタイムラインに表示されやすくなり、投稿内容やコメントにアクセスしやすくなるので情報共有や意見交換の場に効果的です。
また、投稿された内容は基本的に公開されるため、プロジェクトの進捗状況や担当者間のコミュニケーションを第三者も把握しやすい透明性も持ち合わせています。このため、チーム全体の状況理解が深まり、業務連携もスムーズに行えるでしょう。
kintoneのピープル機能でできる3つのこと
ここでは、kintoneのピープル機能を3つ紹介します。
- ユーザーのプロフィール確認
- 投稿とフォロー
- コメントと返信
上記の機能を理解し使いこなせれば、社員間の連携を深め、情報共有をよりスムーズに行えるので、ぜひ参考にしてみてください。
ユーザーのプロフィール確認
ピープル機能を使えば、気になる社員の情報を手軽に確認でき、ユーザー名をクリックするだけで詳細プロフィールが表示されます。プロフィールには以下の情報が記載されています。
- 表示名
- 所属組織
- プロフィール写真
- メッセージ送信リンクなど
社員情報を気軽に確認できると、各ユーザーの所属組織、役職、連絡先情報などを簡単に把握でき、業務上の連携やコミュニケーションをスムーズに進められるでしょう。
投稿とフォロー
ピープル機能では、各ユーザーが自由に情報を発信できる「投稿機能」があります。業務上のアイデア共有や進捗報告、プライベートな近況報告などを気軽に投稿可能です。
また、フォロー機能を使うことで特定のユーザーの投稿が通知されるため、重要な情報の見逃しを減らせます。
さらに、SNSのような感覚で利用できるため、リモートワーク環境でも円滑なコミュニケーションにつなげられるでしょう。
コメントと返信
他のユーザーの投稿に対して、意見や追加情報を伝えられるのが「コメント機能」です。投稿に対して意見や補足情報を記載できる仕組みであり、返信機能を通じて双方向のやり取りができます。
「返信機能」を使えば、特定のコメントに対して直接応答でき、議論を深めたり、具体的なフィードバックなど質の高いコミュニケーションにもつなげられるでしょう。
また、コメントや返信は公開されるため、他の社員もその内容を確認し、情報共有もできます。
kintoneのピープル機能の始め方【4STEP】
kintoneのピープル機能は、特別な設定は必要なく、すぐに利用を開始できます。
基本的な使い方は以下の4ステップです。
- ホームポータルから「ピープル」をクリックし、すべてのユーザーまたはフォロー中のユーザー一覧を表示する
- 自分のプロフィールを更新し、カバー写真や詳細情報を追加する
- 他のユーザーをフォローすると、その人の投稿が通知される
- 業務関連情報や近況報告などを投稿し、他の社員とコメントでやり取りする
上記のステップを踏めば、ピープル機能を活用した社内コミュニケーションが始められます。
kintoneのピープル機能の活用方法3選
kintoneのピープル機能をより戦略的に活用するための、3つの方法をご紹介します。
- 社員プロフィールの共有と把握
- 業務に役立つ豆知識や気付きの共有
- 社内SNSとしての利用
上記の活用法を取り入れると、社内コミュニケーションが活性化し、業務効率の向上や社員同士の連帯感強化につながるため、ぜひ参考にしてみてください。
社員プロフィールの共有と把握
ピープル機能は、社員のプロフィール情報を一元的に共有し、誰もが簡単にアクセスできるのが利点です。社員のスキルや趣味、業務上のアイデアなどが可視化されるため、コミュニケーションのきっかけが増えます。
そのため、業務上の相談相手を見つけやすくなったり、プロジェクトに適したメンバーを探しやすくなります。特に組織が大きい場合や部署間の交流が少ない場合に、社員同士の相互理解を深め、円滑な連携を促進できるでしょう。
また、社員プロフィールを共有・把握しやすくなり、社内コミュニケーションの活性化や業務効率の向上につながります。
業務に役立つ豆知識や気付きの共有
ピープル機能は、業務に関連する豆知識や便利なツールの使い方などを投稿すると、他の社員が新しい知識を得る機会を作れます。
例えば、Zoomの便利な機能や業務効率化に役立つ豆知識などを共有すると、社員全体のスキルアップにつながります。誰か一人が得た知識を、ピープルを通じて全体に広めれば、組織全体の生産性向上につながるでしょう。
また、リモートワーク環境でもピープル機能を使って日常的な気付きや小さな悩みを共有できるため、他の社員からフィードバックを得たり、不安感を軽減したりできます。
社内SNSとしての利用
kintoneのピープル機能は、社内SNSとして活用すると、社員間のコミュニケーションを活性化し、情報共有や業務効率の向上につながります。
社員同士がフォローし合い、投稿内容に対して気軽にコメントを送れるため、双方向のコミュニケーションが促進されます。また、部署や役職の垣根を越えた交流が生まれやすくなり、組織全体の一体感を高める効果も期待できるでしょう。
SNSに近い感覚で操作できるため、導入のハードルが低いのも魅力です。
kintoneのピープル機能を使用する際の注意点
kintoneのピープル機能を使用する際は、運用ルールの策定とライセンスの管理に注意が必要です。
ピープル機能は、社内SNSとして利用されるケースが多い反面、何を投稿すべきかや他のチャット機能との使い分けが明確でない場合、利用が消極的になる可能性があります。そのため、投稿内容や使い方を明確にするルール設定が大切です。
また、ピープル機能はkintoneライセンスを持つユーザーしか利用できません。全社員にライセンスを付与しない場合、一部の社員が機能を利用できず、コミュニケーションが途切れる可能性があります。また、ライセンス費用が発生するため、予算管理も重要です。
kintoneのピープル機能を使いこなすための3つのコツ
ここでは、kintoneのピープル機能を使いこなすための3つのコツを紹介します。
- 他の社員を積極的にフォローする
- 「日報」や「分報」として活用する
- 気軽に投稿できる雰囲気作りをする
上記のコツを意識できれば、組織全体のコミュニケーションと情報共有を促進する強力なツールとして活用できるので、ぜひ参考にしてみてください。
他の社員を積極的にフォローする
kintoneのピープル機能で他の社員を積極的にフォローすると、業務情報の迅速な把握やコミュニケーションの活性化につながり、社内全体の連携力を高められます。
また、業務で関わる人や、投稿が気になる社員をフォローすれば、フォローした社員の情報が自然と自分のタイムラインに流れてくるようになり、効率的な情報収集ができます。
また、フォローした相手が投稿すると通知が届くため、重要な情報や関心のあるトピックを見逃しにくくなります。
タイムリーに情報をキャッチし、迅速なアクションにつなげられるでしょう。
「日報」や「分報」として活用する
kintoneのピープル機能を「日報」や「分報」として活用すると、業務内容の共有や進捗管理が効率化し、リモートワーク環境でもチーム内の透明性を高められます。
テレワークなどで働く場所が分散している場合でも、分報を活用すると、メンバーが何をしているかリアルタイムで把握でき、不安感や疎外感を軽減できるでしょう。
また、日報や分報としてピープル機能を活用すると、業務内容の記録が一元化され、後から検索・参照しやすくなり業務効率の向上につなげられます。
気軽に投稿できる雰囲気作りをする
ピープル機能の利用を定着させる上で重要なのは、気軽に投稿できるオープンな雰囲気を作ることです。
気軽に投稿できる雰囲気を作れば、社員が日常的にピープル機能を利用しやすくなり、情報共有や意見交換が自然と増えます。
例えば、「週末に行った旅行」や「最近始めた趣味」などを投稿すると、社員同士で共通点を見つけたり、新しい会話のきっかけを作ったりできるでしょう。
プライベートな話題や近況報告を気軽に投稿できる環境は、社員同士の親近感を高め、職場の雰囲気を和やかにします。
kintoneで利用できるピープル機能以外のチャット機能
kintoneで利用できるピープル機能以外のチャット機能は以下の4つです。
- スペース内の会話
- スレッド機能
- レコード内コメント
- ダイレクトメッセージ
目的に応じて上記の機能を使い分けると、より円滑な情報共有につなげられるため、ぜひ参考にしてみてください。
スペース内の会話
スペース内会話は、メンバー間で自由にチャット形式でやり取りできる機能で、参加メンバー限定のクローズドなチャットが可能です。
チーム内の進捗報告や相談、資料共有などをスペース内で完結できます。また、スペース内ではチャット形式でリアルタイムなやり取りが可能で、迅速な意思決定や問題解決に役立つでしょう。
また、会話中に関連する資料やファイルを添付できるため、必要な情報を一元的に管理しつつ効率的に業務を進められます。
スレッド機能
「スレッド機能」は、主にスペース内で、特定の話題ごとに議論を整理するための掲示板機能です。
スペース内の会話が活発になると話題が混在しがちですが、スレッドを使えば「〇〇の件」「△△に関するアイデア」のようにテーマを分けて議論を集約できます。
この結果、後から特定の議論の経緯を追いかけやすくなり、情報が整理され、話題が分散せずに集中して議論を進められるでしょう。
また、スペースの設定でスレッドの公開範囲を制限できるため、機密性の高い内容でも安心して共有できます。
レコード内コメント
「レコード内コメント」は、顧客情報や案件管理の各レコードなど、kintoneアプリ内の個々のデータに直接コメントを書き込める機能です。特定の顧客とのやり取り履歴や、案件の進捗状況などを、関連するレコードに紐付けて記録できます。
レコード内コメントは、特定のデータ（レコード）に直接紐づけてやり取りができるため、関連する情報を一箇所に集約できます。
また、コメントの履歴がレコード内に保存されるので、過去のやり取りや意思決定の経緯を簡単に確認できるのもメリットです。
ダイレクトメッセージ
「ダイレクトメッセージ（DM）機能」は、特定のユーザーと1対1で、他の人には見えない非公開のメッセージを送受信する機能です。ピープルやスペースが比較的オープンな場であるのに対し、DMは個人的な相談や、他のメンバーに見られたくない連絡事項を伝える際に適しています。
例えば、上司への個別相談や、同僚への個人的な質問などに活用でき、送信者と受信者しか内容を確認できないためプライバシーが保護されます。
なお、kintoneのさまざまなチャット機能に関してさらに詳しく知りたい場合は、以下の記事もご覧ください。
kintone (キントーン)のチャット機能とは? 外部サービスとの連携や方法も詳しく解説
チャット機能の使い分けでお悩みなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください!
ピープル機能は、プロフィール共有やオープンな投稿を通じて、社内コミュニケーションを活性化させる有効なツールです。社員同士のつながりを深め、情報共有を促進できれば、業務効率の向上にもつながります。
しかし、kintoneにはピープル以外にもスペースやスレッド、レコード内コメント、ダイレクトメッセージなどの多様なコミュニケーション機能があります。
それぞれの特性を理解し、状況に応じて最適なツールを使い分ければ、kintoneを最大限に活用できるでしょう。
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