今回は、自治体でのkintone 運用上の利用規約、運営規定やルールなどの「内規」に入れることの例を紹介させていただきます。
kintoneと自治体業務とは
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。
表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。
自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。
さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。
自治体の内規とは
内規とは、業務を円滑に進めるための組織内部の決まりごとやルールです。
行政では、決裁規定（例：〇〇に関することは市長決裁）事務分掌規程（例：〇〇課は〇〇をする）、職務権限規程（例：課長は課の総括をする等）、文書管理規程（起案書や通知の例）というように、内規が存在します。
策定や改正の際には、自治体にもよりますが、まず、規定の主管課が「策提案」「改正案」をつくり、法規部門の指摘を受けて修正します。その上で、起案し、法規部門の合議を通過させ、決裁します。決裁後、施行前に、庁内への周知となります。周知の方法も、通知で済ますか、説明会を実施するか等、考えなくてはなりません。
kintoneの場合、kintoneの担い手が増えることは良いことなのですが、「設定ミスで個人情報が漏洩しないように」などの配慮も併せて必要です。
しかし、kintoneを使ってみた人でないと、内規を提示されても、ピンと来ません。ですので、全庁的なハンズオン研修などを実施し、その際に、内規も説明できるといいのかもしれません。
自治体のkintoneの内規の例（利用規約、運営規定やルールなど）
詳しくは……
＜利用範囲＞
・利用できる情報の範囲
・アカウントの管理
・利用可能な端末
・操作可能時間帯
＜アプリの作成＞
・管理者や使用者の適切な設定
・アプリの修正や削除
・人事異動時の権限引継ぎ
・個人情報がある場合：アクセス権限の制限を行う。
・個人情報保護法の要配慮事項がある場合（個人情報保護法参照）
上長とkintoneの管理部門に届け承諾をもらう。
（届け出の項目例：アプリ名・内容・目的・フィールド・期間・ユーザー・管理者）
＜プラグイン・連携サービス・コメント機能の活用＞
・プラグイン追加：新規のプラグインは、kintone主管課に届け出て承諾をもらう。
・連携サービス・カスタマイズ：kintone管理部門がテスト・検証を行う。
・コメント機能：業務の範囲内利用可（公務員としてふさわしくない発言はNG）
＜違反＞
・罰則：重大な違反は、懲戒処分や個人情報保護条例の罰則規定上の処分の対象になる。
サイボウズ社で推奨しているガイドラインの項目の一例
（サイボウズ株式会社 kintone signpost アプリ作成ルール より引用）
具体的には……
＜アプリ名の命名規則＞
kintone上で類似用途のアプリや、類似のアプリ名のアプリが複数できれば、kintoneの検索性は落ちるため、利用者の使いやすさを低下させてしまいます。
＜アプリの責任者と保守担当の設定、明記＞
kintoneの管理者は、大きく4種類の管理者がいます。違いを理解して設定しましょう。
①cybozu.com共通管理者
cybozu.com全体の管理者です。
②kintoneシステム管理者
アプリやスペースの作成権限、ポータルの設定
③スペース管理者
スペース管理者はスペースごとに存在し、そのスペースの設定を変更できます。
できることの例としては、下記が例です。
- 参加メンバーの管理
- スペースの公開を参加メンバーに限定するかどうかの設定
- 複数のスレッドを使用するかどうかの設定
④アプリ管理者
アプリ管理者はアプリごとに存在し、そのアプリの設定を変更できます。また、自分がアプリ管理者になっているアプリを一覧で確認できます。
※ 詳細は、サイボウズ株式会社 アプリ運用ルール策定ガイド 基本機能編
＜アプリ作成・公開時の運用ルール＞
サイボウズ社では、2種類のガイドがあります。一つは基本機能で、もう一つは拡張機能についてです。前者は主に管理権限の基準、後者は拡張機能の追加の基準、カスタマイズをする場合の対応について紹介されています。
他にも、ゲストスペースの活用や、ワークフローの活用、開発環境を用意する場合等が紹介されています。
内規で定められないこと
他自治体やサイボウズ社のガイドラインを踏まえて内規をつくることになるかもしれませんが、汎用性のあるkintoneでは、内規で網羅的に規定するのは困難でもあります。その点を庁内で共有する必要があります。
例えば、事故になりやすいことから把握してはどうでしょうか。
- アプリの権限設定
- ウェブ上などで一般公開の機能を有する拡張機能等の導入時の設定方法の確認
- CSVでのダウンロードのルール
- 個人スマホからの利用制限
- kintoneのドメインやスペースの単位は「全庁」か「部」「課」とどう分けるか。
（ドメインを細かく分けると、拡張機能の経費も重複しますのでご注意ください）
内規については以上です。
できれば、kintoneのパートナーと連携することで、内規作成・ルールの把握に時間をかけすぎず、楽しく「実践」をスタートできるといいと思います。
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| 執筆 ぴょん＠ノーコードに勤しむ事務員
元自治体職員でkintone好きです。 |
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