Accessからkintoneへ切り替えちゃおう!【日記】

Accessからkintone

サイボウズオフシャルコンサルティングパートナーで

kintone構築のペパコミ株式会社竹谷です!

 

現在Accessを使用して業務管理を行っている会社さんが

kintoneに変えたいとのことで相談がありました。

 

基幹システムを導入するほどではない中小企業でも

値段的にもそれほど負担なく購入できるので、

案件が細かく多い会社さんは向いていたと思います。

 

ただインストールしたパソコンしか使えません。

これからの時代はこれだけで大きな業務的障害となります。

 

目次

Accessからkintoneへ

 

今回、ご相談いただいた会社さんは

主に建物の設備の修理・点検を行っています。

 

kintoneへ移行する上で私が一番難しいと感じたことは

・データを入力する人が変わる

ということです、

 

今まではデータ入力はAccessが入っている

パソコンの前にいる事務員さんだけでした。

 

でもkintoneになると、インターネットさえつながれば

誰でも、どこからでも入力できるようになります

 

現場の情報を事務員さんが代理入力する必要がなくなります。

 

もちろんこれはとても便利になるということです。

しかし同時に業務フローが大きく変わります。

 

誰がどのタイミングでどの情報を入力する?

 

まず、再度業務を確認する必要があります。

 

①受注情報を入力する

②現場手配を行う

③作業をし、完了報告する

④請求、入金管理

 

①受注入力は現在事務員さんが行っている

→kintoneでも事務員さんが案件管理に入力

 

②現場手配は受注情報を聞いた作業を管理している人が

主に行うけど、時と場合で臨機応変に対応

→kintoneに手配状況、内容を誰が入力する?

 会社でパソコンからか、外からスマホ入力?

 

③作業者は紙に行った内容を記載して提出

提出された紙をみて事務員さんがAccessに入力

→作業者が直接kintoneに作業報告をスマホから入力

 

④作業が完了した情報を入力されてある案件の分を

月末に事務員さんが請求書を発行(別のシステムから)

→案件管理の中の作業完了になっているものを

 kintoneから請求書発行、入金管理を行う

 

考えないといけないこと

 

事務員さんは入力作業の負担が軽くなるため、

問題がないと思います。

 

考えなければならないのは、

 

・作業手配の流れを決めて、誰がどのタイミングで入力するか基本ルールを決めなければいけない

 

・入力がスマホだとすると、入力しやすい画面設計が必要

 

・作業員さんは紙からスマホ入力になるため、結果的に楽にはなっても、慣れるまで大変

 

つい、今までのAccessで行ってきたことを

kintoneで再現しようと構築を考えてしまうのですが、

実は考えなければならないポイントは

作業手配~作業完了までのフローの確認

スマホ入力を最小限におさえる方法でした。

 

 

まとめ

 

kintoneはデータを集める箱でもあるため、

情報入力をしやすいアプリ構築を考え設計します。

 

でもそのときに大事なことは入力する場面を

わかりうる限り想像することかなと思います。

 

誰でも、どこからでも入力できるようになるだけでも

ものすごく便利に効率的になるため、

これからの時代の業務では「当たり前」になります。

 

「報告書を提出するために帰社する」

って化石行為と言われる日も遠くないと思っています。

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