この記事では、「自治体のkintone研修における担当者の配慮事項」をご紹介します！
kintoneと自治体業務とは
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。
表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。
自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。
さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。
kintoneの研修は、担当者にとってヒヤヒヤする状況⁉
kintoneの研修の開催は、担当する職員にとってプレッシャーともなるでしょう。
特に、自治体の研修は税金を使って実施されるため、慎重な運営が求められます。
しかし、研修が失敗すると、受講者や決済者に「導入の必要性を感じない」と思われる可能性もあります。また、研修内容が受講者に合わなかった場合、「kintoneは難しい」といった印象が定着するかもしれません。
研修を成功させるためには、職員のITリテラシーに応じたフォローを行い、疑問点を解消できる環境を整えることが大切です。
kintone研修は「講師ではなく受講者が主役」が大切
kintone研修担当者は受講者目線を最優先に考え、研修を企画・運営することを意識しましょう。
講師選定やカリキュラムの構成も大切ですが、最終的な目標は限られた時間の中で受講者に「自分でも使えそう」「庁内の業務に活かせる」と感じてもらうことです。
また、「有名企業のSIerだから」「依頼料が安いから」などの理由で講師を選ぶのではなく、受講者の理解度を第一に考えるのも大切です。
その他、受講者の反応が悪いと感じたら、進め方の変更も検討しましょう。
kintone初心者に伝えておくべき「予備知識」
担当者がkintone初心者に伝えておくべき予備知識を確認しておきましょう。
- kintoneエコシステムとは？
- kintoneの拡張機能
- kintoneと拡張機能の料金体系
- kintoneと拡張機能を使ってできるシステム例
- アクセス権限は必ず覚えてもらう
kintone研修の企画を検討している方は参考にしてください。
①kintoneエコシステムとは？
kintoneエコシステムとは、kintoneを業務改善のプラットフォームとして活用するための、プラグインや連携サービス、構築パートナー、人材育成サービスなどを含めたサービスの総称です。
kintoneエコシステムを導入するメリットは以下のとおりです。
- kintone単体の機能を超えた業務改善が可能
- 効率的な運用ができる
- 信頼性や保守性の高いシステムを構築できる
- 現場メンバーがkintoneスキルを習得できる
- 業務改善の効果を早く得られる
ITスキルがないユーザーでも自身の業務に必要なシステムを構築でき、スピーディーに業務改善を実現できるのは、kintoneエコシステムならではの魅力でしょう。
②kintoneの拡張機能
kintoneには数百種類の拡張機能が存在しており、帳票出力やデータのグラフ化、外部サービスとの連携など、自治体のニーズに合ったプラグインを自由に追加できます。
また、先発企業のものからコスパ重視の後発企業のものまで選択肢が豊富なので、自分の業務に必要な機能を探してみましょう。
③kintoneと拡張機能の料金体系
kintoneでは基本料金が発生しますが、拡張機能を導入する場合は追加の費用が必要です。
また、受講者がkintoneでのシステム開発を進める際は、導入費用や運用コストの説明責任を求められます。
そのため、研修を通じてkintoneと拡張機能の料金体系も理解してもらいましょう。
④kintoneと拡張機能を使ってできるシステム例
kintoneと拡張機能を使えば、さまざまなシステムを構築できることを知ってもらいましょう。
研修内でLT（ライトニングトーク）を実施して、庁内や他の自治体での成功事例を共有してもらうのもおすすめです。ライトニングトークとは、3～5分程度の短い時間で発表するプレゼンテーションです。
「ゴールイメージ」を示せると、受講者の研修に対するモチベーション維持にもつながります。
なお、ペパコミ株式会社では、40種類以上の活用事例を紹介しています。活用事例を参考にしたい方は、以下の記事も合わせてご確認ください。
あなたの仕事が変わる「自治体のkintone活用事例40選」
⑤「いま、どの部分を学習しているか」を明確にする
アクセス権限の設定方法は必ず周知しなければなりません。
正しく理解できていない場合、機密情報の取り扱いに問題が生じる恐れがあるため、研修では繰り返し説明を行いましょう。
アクセス権限を設定できる範囲の例は、以下のとおりです。
- スペース単位
- アプリ単位
- レコード単位
- フィールド単位
特に自治体業務では個人情報を取り扱うケースが多いため、受講者が「どこまでの権限を誰に付与するのか」を具体的にイメージできるようレクチャーしてください。
参考：kintone｜kintoneシステム管理で設定できるアクセス権
必ず覚えなければいけない「アクセス権限」
アクセス権限の設定方法は必ず周知しなければなりません。
正しく理解できていない場合、機密情報の取り扱いに問題が生じる恐れがあるため、研修では繰り返し説明を行いましょう。
アクセス権限を設定できる範囲の例は、以下のとおりです。
- スペース単位
- アプリ単位
- レコード単位
- フィールド単位
特に自治体業務では個人情報を取り扱うケースが多いため、受講者が「どこまでの権限を誰に付与するのか」を具体的にイメージできるようレクチャーしてください。
参考：kintone｜kintoneシステム管理で設定できるアクセス権
講師と「なんでも相談できる関係」を築くのも大切
講師となんでも相談できる関係性を構築しておけば、kintone研修をスムーズかつ効果的に進められます。
kintone研修を有効活用するためにも、自治体の内部事情を事前に伝えておきましょう。
「職員のITリテラシーはどれくらいか」「kintoneを導入して何を実現したいのか」などにより研修内容は異なります。
庁内だけで研修を進めるのが心配な場合はぺパコミ株式会社へ
受講者が主役であることを意識すれば、kintone研修が成功する可能性を高められます。
一方で、研修が失敗すると、受講者や決済者に「導入の必要性を感じない」と判断される可能性もあるでしょう。
もし、「ITが苦手な文化で、人材を育成できるか不安」「導入後の開発ミスが心配」と感じているのであれば、ペパコミ株式会社に相談するのがおすすめです。
ペパコミ株式会社では、徹底的なヒアリングを通じて自治体の課題を明確化し、解決策を提供しています。
kintone導入から改修内製化まで、一気通貫・伴走支援でサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。
| 執筆 ぴょん＠ノーコードに勤しむ事務員
元自治体職員でkintone好きです。 |
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