なぜか使いづらいkintoneアプリの特徴【日記】

kintokeアプリもりもり

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーで

kintone構築のペパコミ株式会社竹谷です!

 

ひとつのアプリに情報モリモリになって、

使いづらくなっていることありませんか?

 

弊社の案件管理アプリも最初メモ書き程度のアプリだったのに

気が付くと、業務の軸となる情報が満載になっています。

 

でも、ここで注意が必要です。

 

軸だからといって、同じアプリに情報を全部をいれる

今度は使いづらいアプリになってしまいます。

目次

ひとつのアプリに入れる情報の適正量

 

フィールド○○個です!!

とか言えたらわかりやすいですが、

当然無理です(笑)

 

会社さんによってさまざまなので、わかりません!(/ω\)

 

でも、目安となる事柄としては

マニュアルの目次のようなイメージが良いのかなと思います。

 

案件管理であれは

 

「何のマニュアル」=「何の案件」

「目次大項目」=「案件の概要」

「目次中項目」=「大まかな内容」

「ページ数」=「ルックアップで表示、関連レコード」

 

のような感じです。

 

アプリがわかれると情報が探しづらい?

 

案件管理のレコードを開けは、情報がすべて盛り込んであるのは

Excelでひとつのファイルですべてを知りたいと同じ感覚だと思います。

 

Excelで、ファイルが別になるとまた開きなおしをしないといけないですからね。

 

でも、kintoneの紐づけだと、クリックで詳細情報のアプリレコードが開くので、

Excelでいうとシートが違うだけです。

 

「別アプリで管理する」というと

 

「違うアプリをみるのがめんどくさい」

「情報がわかれるとどこを見ればよいかわからない」

 

などの意見が出てくると思います。

 

「何の案件か」さえわかれば

そのレコードから開けばよいだけなので、

パソコンのフォルダ階層奥深くクリックするより便利です。

 

情報の分けて別アプリを作る

 

案件管理の中でも、情報内容によって

詳細を使用する業務が異なることも多いです。

 

受注した商品内容→発注担当・製造部門など

受注した金額→経理など

商品の納期→営業・配送など

 

例えば、発注を必要とする商品を受注し

その商品が発注済なのか納期はいつなのか

案件管理をひらけば書いてある状態にしたいと思ってしまいがちです。

 

案件管理アプリで発注管理をするためには

情報を詳細に記載する項目も作成しないと

管理はできません。

 

「発注番号」「発注先」「予定納期」「納品確認」・・・

そうして、案件管理のフィールドが膨大になっていく。

 

それなら、発注アプリを別で作成して、

関連レコードで「発注状態」を案件管理に表示する

といった構築の方が、みんな使いやすいはずです。

アプリが増えて探しづらい?

 

ここは工夫です。

ポータル、スペース、ブックマーク、お気に入り

様々な機能がありますので、

使う人に合わせて工夫をすることで、

クリック数を減らして業務を行うことができます。

 

パソコンならショートカットを作るようなものです。

ブックマークやショートカットは作るのに

kintoneになると「わからない」と言っている人やっていないだけです。

 

慣れればとても簡単にアプリにたどり着く道は作れます。

 

ひとことで言ってしまえば「慣れ」ですね(笑)

 

まとめ

 

もし、マニュアル本に目次がなくて

本編がつらつらと書かれていたら・・・

 

見る気になれませんよね。

 

小説でもなく、ストーリーで読む必要のない情報は

知りたい情報にいかに早くたどり着くかが大事です。

 

そのためにはひとつのアプリに

情報をモリモリにするのではなく、

本でいう「目次」にしておくことで、

詳細な管理が可能になり、

目的に応じた使いやすいアプリになります。

 

ひとつのアプリの情報が多すぎて

一覧の設定も20個くらいあるkintoneを見たことがあります。

 

弊社のお客様ではないので、余計なことは言いませんでしたが、

使いづらいだろうなと思ってしまいました。

 

つかいやすく、みんなの仕事効率が上がるアプリにしていきたいものですね(#^^#)

kintone構築・運用でお困りならお気軽にご相談を

サイボウズオフィシャルパートナーのペパコミ株式会社が

課題掘り下げから具体的なご提案・デモまで行い、お客様のモヤモヤを解消致します。

ヒアリング能力・価格の明朗性が評価され、無料相談の満足度は非常に高いため、お気軽にご相談下さい。

無料相談はこちら
よかったらシェアしてね!

コメント

コメントする

目次
閉じる