kintoneで士業の業務を効率化しよう！事務所運営を変える活用方法を解説

「士業の事務所でkintoneをうまく活用したい」
「kintoneで、いったいどんな業務を改善できるのか知りたい」

このように考えている事務所経営者や担当者の方も多いでしょう。

士業の現場では、案件管理の複雑さや書類作成の多さ、顧問先との情報共有など、多くの課題を抱えがちです。kintoneは、これらの課題を解決し、事務所運営を大きく変える力を持っています。

本記事では、士業の業務効率化が求められる背景から、kintoneが選ばれる理由、具体的な機能、そして士業別の活用シーンを詳しく解説します。さらに、導入をスムーズに進めるための3つのポイントも紹介します。

kintone導入を成功させたい方は、ぜひペパコミ株式会社にご相談ください。専門のコンサルタントが、事務所に合わせた活用方法をご提案します。

士業の業務効率化が求められる背景

士業の事務所では、なぜ今、業務の進め方を見直す必要が出ているのでしょうか。その背景には、士業特有の課題や、社会全体の変化があります。主な理由は以下の3点です。

• 業務過多・属人化に陥りやすいため
• 紙・Excel・メール中心の管理体制が多いため
• DX推進・クラウド化が必要になっているため

これらの課題を放置すると、業務のミスが増えたり、担当者不在時に業務が止まってしまったりする可能性があります。ここでは、それぞれの背景を詳しく見ていきます。

業務過多・属人化に陥りやすいため

士業の業務は、専門知識が必要な手続き、案件ごとの細かな対応、そして多くの書類作成など、多岐にわたります。そのため、特定の担当者に業務が集中し、その人しか状況を把握していない「属人化」が起きやすいです。

例えば、顧問先からの問い合わせ対応や手続きの進捗が、担当者個人の経験や記憶に頼っている状態です。

この属人化は、担当者が不在の際に他のスタッフが対応できなかったり、業務の引き継ぎに多くの時間がかかったりする原因となります。さらに、管理者が事務所全体の進捗を正確に把握できず、業務量の調整や改善が進まないという問題にもつながります。

紙・Excel・メール中心の管理体制が多いため

多くの士業事務所では、いまだに紙の書類、Excelの管理簿、そしてメールでの情報共有が中心です。これらの方法は、慣れている反面、多くの非効率を生み出しています。

紙の書類は保管場所が必要なうえ、必要な情報を探し出すのに時間がかかります。Excelでの案件管理は、ファイルが分散しやすく、どれが最新の情報かわからなくなるケースが多いです。

また、メールでのやり取りは、過去の履歴を追うのが難しく、情報が見落とされるリスクもあります。バージョン管理が統一されていないと、古い情報に基づいて作業を進めてしまうような業務ミスも発生しやすくなります。

DX推進・クラウド化が必要になっているため

現在、国全体でデジタルトランスフォーメーション（DX）が推進されています。士業の世界も例外ではなく、業務のデジタル化、特にクラウドツールの活用が当たり前の時代になりつつあります。

クラウドツールを使うと、場所や時間を選ばずに必要な情報へのアクセスが可能です。例えば、外出先からスマートフォンで案件の進捗を確認したり、在宅勤務のスタッフとリアルタイムで情報を共有したりできます。

顧問先や関係各所とのやり取りも、従来の紙やメールからクラウド上での管理に移行するニーズが急増しています。このような変化に対応し、生産性を高めるために、クラウド化は避けて通れない課題です。

kintoneが士業に選ばれる3つの理由

多くのクラウドツールがある中で、なぜkintoneは士業の事務所に選ばれているのでしょうか。それには、士業特有の複雑な業務に対応できる、kintoneならではの強みがあります。

• ノーコードで業務アプリを自由に作れる
• 顧客・案件・書類をまとめて一元管理できる
• リマインド・検索・自動集計など便利な機能が豊富に揃っている

ここでは、kintoneが持つ3つの大きな理由を解説します。

ノーコードで業務アプリを自由に作れる

kintoneの最大の特長は、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせた専用の業務アプリケーションを作成できる点です。

「ノーコード」と呼ばれるこの仕組みは、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で必要な項目を配置し、事務所独自の管理画面を作れます。例えば、「顧問先管理アプリ」や「案件進捗管理アプリ」などを、ITの専門知識がないスタッフでも内製化が可能です。

また、運用を開始した後でも、業務の流れに合わせて「項目を追加したい」「表示を変えたい」といった改善をすぐさま反映できます。外部の業者に修正を依頼する時間や費用がかからず、スピーディーな業務改善を行えるでしょう。

顧客・案件・書類をまとめて一元管理できる

士業の仕事は、顧客情報、契約内容、案件の進捗、そして関連する膨大な書類など、さまざまな情報が関連する業務です。kintoneは、これらのバラバラになりがちな情報を一つの場所で一元管理できます。

例えば、顧客管理アプリに、その顧客に関連する「案件管理アプリ」や「書類管理アプリ」を紐づけられます。これにより、「A社の現在の進捗状況」や「B社との過去の契約書類」などを、すぐに確認可能です。

PDFやExcelなどのファイルもそのまま添付して保存できるため、書類を探す手間が大幅に減ります。情報を一元化するだけで、事務所内の情報共有がスムーズになります。

リマインド・検索・自動集計など便利な機能が豊富に揃っている

kintoneには、日々の業務を助ける機能が標準で多く備わっています。特に士業の業務で役立つのが「リマインド通知機能」です。

手続きの期限や申告の期日などを設定しておけば、期日が近づくと自動で担当者に通知を送れます。これにより、対応漏れや期限の徒過といった重大なミスを防ぎます。

また、強力な「検索機能」も魅力です。事務所全体に保存された情報の中から、顧問先名や案件番号、担当者名などで必要な情報を即座に探し出せます。さらに、案件ごとの工数や売上などを自動で集計し、グラフ化する機能もあり、経営状況の把握にも役立ちます。

士業で役立つkintoneの主な機能

kintoneが選ばれる理由を見てきましたが、ここではさらに具体的に、士業の現場で役立つ主な機能を紹介します。これらの機能を組み合わせることで、事務所の業務は大きく変わります。

• 顧問先情報をクラウドで安全に共有
• 案件・進捗をリアルタイムで把握
• 電話メモやFAQアプリで事務所全体の対応品質を向上
• 工数管理で「生産性」と「採算」を可視化

これらの機能が、日々の業務をどのように支えるのかを解説します。

顧問先情報をクラウドで安全に共有

kintoneでは、顧問先ごとに情報や書類、契約内容などをクラウド上でまとめて管理できます。これにより、担当者以外のスタッフでも、必要なときに最新の情報を確認できます。

士業が扱う情報は機密性が高いため、セキュリティも重要です。kintoneは、アプリごとや項目ごと、さらにはデータ1件ごとに細かくアクセス権を設定できます。「この情報は経営者だけ」「この案件は担当者AとBだけ」といった柔軟な制御が可能です。

安全な環境で情報を共有できるため、外出先や在宅勤務でも安心して業務を進められます。

案件・進捗をリアルタイムで把握

kintoneでは、案件ごとの進行状況を一覧で可視化し、ステータス管理（例：未着手、対応中、完了）も行えます。誰がどの案件をどれくらい進めているのか、事務所全体の業務状況がリアルタイムで確認可能です。

手続きの期日やタスクの進捗も一覧で表示されるため、対応漏れを防ぐのに役立ちます。先述のリマインド通知と組み合わせれば、期限管理の精度が格段に上がります。

管理者は、スタッフごとの業務負荷をグラフなどで把握できるため、特定の人に仕事が偏らないよう調整したり、業務のボトルネックを見つけ出したりするのにも活用できるでしょう。

電話メモやFAQアプリで事務所全体の対応品質を向上

事務所にかかってくる電話の対応も、kintoneで改善可能です。電話の着信内容を「電話メモアプリ」に記録し、担当者へ即時に通知できるため、担当者が外出中でもスマートフォンで内容をすぐに確認し、迅速な対応が取れます。

また、顧問先からよくある質問と回答を「FAQアプリ」としてまとめておくことも有効です。このFAQをスタッフ全員で共有すれば、誰が電話に出ても一定の品質で回答できるようになります。経験の浅いスタッフでも自信を持って対応できる体制が整い、回答の属人化を防げます。

工数管理で「生産性」と「採算」を可視化

日々の業務報告や作業時間（工数）を、案件単位や顧問先単位で記録・集計可能です。これにより、どの案件にどれくらいの時間がかかっているのかが明確になります。

担当者別の稼働状況もリアルタイムで分析できるため、業務負荷の偏りを把握できます。

さらに重要なのが、「採算性」の可視化です。案件ごとや顧問先ごとに、かかった時間と報酬を比較分析することで、どの業務が利益を生んでいるのか、または時間がかかりすぎているのかがはっきりします。このデータは、顧問料の見直しや業務の進め方を改善する際の、客観的な判断材料となります。

【士業別】kintoneの活用シーン

kintoneは、さまざまな士業の事務所で活用されています。

• 弁護士事務所｜案件・依頼の進捗共有を効率化
• 税理士事務所｜申告書類・顧問先管理をクラウド化
• 社労士事務所｜手続き・助成金業務を自動化
• 司法書士・行政書士｜書類管理と期限管理の精度を向上

ここでは、主な士業別に、具体的な活用シーンを紹介します。

弁護士事務所｜案件・依頼の進捗共有を効率化

弁護士事務所では、扱う案件の利益が相反していないかを確認する「利益相反チェック」が不可欠です。kintoneで関係者登録データベースを構築すれば、新しい依頼が来た際も自動で照合できます。

また、案件管理アプリを使えば、相談者、相手方、担当弁護士などの情報を整理し、タスクや進捗状況を一元管理も可能です。これにより、担当者間の情報共有がスムーズになります。

さらに、経費管理アプリを導入すれば、事件ごとの報酬、経費、入金状況を把握し、請求漏れを防ぐ仕組みも作れます。複数の案件を抱えていても、「いつでも・どこでも・どの端末からでも」最新の情報を確認できる体制により、弁護士業務の質を高められるでしょう。

税理士事務所｜申告書類・顧問先管理をクラウド化

税理士事務所の業務は、顧問先の情報管理と申告スケジュール管理が中心です。kintoneを使えば、これらの情報をクラウドで管理し、チーム全体で進捗を共有できます。

例えば、「顧問先管理アプリ」で基本情報や契約内容を管理し、「申告スケジュールアプリ」で各社の申告期限や作業タスクを管理します。申告漏れや期日遅延を防ぐために、作業タスクを自動でリマインドする設定も可能です。

また、顧問先から預かった書類や申告データを一元管理することで、紙やメールでの煩雑なやり取りを大幅に削減できます。工数集計や顧問先別レポートをグラフで可視化し、業務改善につなげられるでしょう。

社労士事務所｜手続き・助成金業務を自動化

社労士事務所では、入退社手続きや社会保険手続き、助成金の申請など、期限が厳格で定型的な業務が多いです。

kintoneの「助成金申請管理アプリ」では、申請の種類、手続きの状況、担当者情報を一覧化できます。リマインド機能を設定すれば、各期日の管理や申請漏れを自動で防げます。

また、「社会保険手続き管理アプリ」で入退社や扶養変更などの情報を効率的に処理したり、「就業規則管理アプリ」で改定履歴や提出先を管理したりすることも可能です。顧客情報、案件情報、手続きの進捗を可視化し、複数の担当者で共有できる体制を実現できるでしょう。

司法書士・行政書士｜書類管理と期限管理の精度を向上

司法書士・行政書士の業務では、登記や許認可などの案件ごとに、大量の関連書類と厳格な期日管理が求められます。

kintoneでは、案件ごとに顧客情報、関連書類、期日をまとめて管理することが可能です。クラウド上で情報を共有するため、複数のスタッフが同時に案件の進捗状況を確認したり、書類を編集したりできます。

リマインド通知機能を活用すれば、登記申請や許認可の提出期限、更新期限などの管理漏れを防止できます。また、書類のバージョンや変更履歴も自動で追跡できるため、いつ、誰が、どの情報を更新したかが明確になり、監査やトレーサビリティ（追跡可能性）にも対応できるでしょう。

士業でkintoneの導入をスムーズに進める3つのポイント

kintoneは多機能ですが、導入さえすれば自動的に業務が改善するわけではありません。導入を成功させ、事務所に定着させるためには、いくつかの重要なポイントがあります。

• 現状の業務整理を行う
• テンプレート・サンプルアプリを活用する
• チーム内の共有・教育で定着を促進する

ここでは、kintone導入をスムーズに進めるために、最初に取り組むべき3つのステップを解説します。

現状の業務整理を行う

kintone導入を検討する前に、まずは「現状の業務の棚卸し」が不可欠です。現在、紙やExcel、個人の記憶などで属人的に行われている業務をすべて洗い出します。

次に、案件管理、顧客管理、日報、タスク管理など、業務ごとに「誰が」「いつ」「どんな情報」を使っているのか、情報の流れを可視化します。この整理を行うことで、「どの業務をkintone化すべきか」「kintoneで何を実現したいのか」が明確になります。

現状の課題、例えば「情報の重複入力が多い」「手続きの進捗が不透明だ」といった点を具体的に特定しておくことが重要です。アナログな管理をkintoneで統合する目的をはっきりさせることで、導入後のアプリ構成も明確になります。

テンプレート・サンプルアプリを活用する

kintoneをゼロから構築するのは大変だと感じる場合も多いでしょう。しかし、kintoneには、さまざまな業種・業務に合わせた「サンプルアプリ」が多数用意されています。

士業向けの「顧客管理」「案件管理」「工数管理」などのサンプルアプリを活用すれば、初期設定の手間を大幅に減らせます。もちろん、これらのサンプルはあくまで土台です。そのまま使うだけでなく、自社の業務フローに合わせて項目を追加したり、不要な項目を削除したりと、柔軟にカスタマイズできます。

また、社労士業務改善パッケージのような、特定の業務に特化したテンプレートを利用する方法もあります。これらを活用することで、導入初期から現場で試用を開始でき、早期の業務改善につながります。

チーム内の共有・教育で定着を促進する

新しいツールを導入した際、最も重要なのは「チーム全体で使い続ける」ことです。kintoneを導入した後は、事務所内での運用ルールを明確にしましょう。

例えば、「案件の進捗は必ずkintoneに入力する」「顧問先からの連絡はコメント機能に記録する」といったルールを定め、全員が同じ方法で情報（データ）を更新する習慣をつける必要があります。

また、定期的なミーティングの場を設け、kintoneを使ってみてわかった課題や、「もっとこうしたい」という改善要望を吸い上げることも大切です。導入後も継続的にアプリを改善し、スタッフ全員が「kintoneがあって助かる」と実感できる状態を目指すことが、定着の促進につながります。

士業のkintone導入事例

弁護士の活用事例

弁護士事務所では、kintoneを導入することで業務効率化と働き方改革を同時に実現しています。

初回相談時にクライアント情報をその場で入力し、案件化する際はワンクリックで顧客データを引き継げるため、二度手間がありません。委任契約書などの定型書類は、kintoneに入力したデータから自動生成されるため、これまでWordに個別入力していた手間が大幅に削減されました。

さらに、タスク一覧機能により業務の抜け漏れを防止し、案件の進捗状況を弁護士と事務員がリアルタイムで共有できます。顧客管理画面では過去の案件を時系列で一覧表示でき、利益相反チェックにも活用可能です。

上記の取り組みにより、弁護士本来の業務に集中できる環境が整い、ペーパーレス化も推進されました。

詳しくは以下の動画で解説しているので、ぜひご覧ください。

行政書士のkintone活用事例

士業でkintoneを導入したいなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください！

士業の事務所では、属人化・紙やExcel中心の非効率・DX化の遅れといった課題が多く、業務改善が急務です。kintoneは、ノーコードで自由に業務アプリを作成でき、顧客・案件・書類を一元管理し、リマインドや検索など便利な機能で業務を大幅に効率化します。

弁護士・税理士・社労士・司法書士など各士業の業務にも柔軟に対応でき、進捗共有や期限管理の精度向上に役立つでしょう。

もし、kintoneの導入や、すでに導入したkintoneのさらなる活用で悩んでいるなら、ぜひペパコミ株式会社にご相談ください。弊社はkintoneの導入支援・伴走支援を専門としており、特に士業事務所様の業務改善実績も豊富にあります。