顧客情報、案件進捗、社内のお知らせ事項など、社内に有るあらゆる情報はすべて会社の資産であり、重要なものです。
しかしながら日々当たり前のように情報にアクセスし取り扱っていると、その重要さを忘れてしまいがちです。うっかりデータを消してしまうと、取り返しのつかないことになりかねません。
近年は外部のツールを活用し、情報管理を行っている企業も少なくないでしょう。いくら有用なツールであっても、何かあったときに備えたバックアップは非常に大切です。
ここではクラウドサービスで有名なkintoneを例に、情報管理の一環であるバックアップについて解説します。
この記事でわかること
- kintoneのバックアップの可否について
- kintoneのバックアップの具体的な方法
- kintoneのバックアップにおすすめな4つのサービス
こんな人におすすめの記事です
- kintoneの導入検討をしているプロジェクトマネージャーやIT担当者
- kintoneを運用中の企業に勤めているIT担当者や社員
- kintoneで実際にアプリやデータを削除してしまった人
kintoneとは
kintoneは企業のあらゆる情報をクラウドで一元管理できる、サイボウズ株式会社が提供しているサービスです。「企業のチームワーク向上」を支援しており、情報共有や業務プロセス管理ができる「業務アプリ」をノーコードで簡単に作成できることから、さまざまな業界の企業で数多くの業務改善が報告されています。
アプリの作成は1からの作成だけでなく、部署別や職種別のひな形から、CSV取り込みから、と方法は様々です。たとえば顧客管理のアプリを作成した場合、アプリに顧客情報を入力してできた1社のデータ、いわゆる「レコード」を蓄積できれば、社内の誰もが顧客情報にアクセスでき効率的です。
また、kintoneには「スペース」と呼ばれるグループチャットができる場もあり、コミュニケーションが円滑に進められるのも特長の一つといえるでしょう。
アプリ・スペース・レコードのバックアップ方法は？
kintoneの各種バックアップの方法にはどのようなものがあるのでしょうか？
アプリ・スペースのバックアップについて
kinotneには原則、バックアップ機能はありません。ただ例外として、誤ってアプリやスペースを削除してしまった場合、14日以内であれば復旧することは可能です。
また、テンプレート機能を使って既存のアプリをテンプレート化し、別アプリ作成時に流用できる、汎用性の高い対策もあります。ただし、アクセス権やプラグイン個別設定など、テンプレートを活用できない範囲のアプリには不向きのため、注意が必要です。
レコードのバックアップについて
レコードについては、アプリやスペースのように削除から14日以内であっても復元させることは不可能です。では一切バックアップの手立てが無いかというと、そうではありません。
あくまで日頃からの事前対応にはなりますが、レコードの場合はCSVファイルに書き出すことができるため、それをアプリに読み込ませることでレコード復旧が可能になります。
手動にはなりますが、万が一の場合に備えてバックアップを取っておくことを習慣化しましょう。
バックアップやデータ復旧のやり方
それでは具体的に、バックアップやデータ復旧のやり方について見ていきましょう。
※以下、引用参考：サイボウズ ヘルプページ
手動でCSVを書き出す
CSVファイルを書き出しておくことで、レコードのバックアップをとることができます。
主な手順を紹介していきます。
手順1：バックアップを取りたいレコードのアプリを開きます。
手順2：ファイルに書き出す項目を絞り込みます。既に一覧にしてあるレコードであれば、絞り込みせずそのまま書き出すことも可能です。
引用：サイボウズ
手順3：書きだしたい項目をドラッグ＆ドロップして絞り込み、一覧を作成して書き出します。なお、添付ファイルやコメントなど、書き出せない項目もありますので注意が必要です。
引用：サイボウズ
アプリ・スペースをテンプレート化する
自社独自の設定で同様のフォーマットのアプリやスペースが複数ある場合は、テンプレート化が便利です。
【アプリの場合】
手順1：システム管理画面を開き、[アプリテンプレート]＞[作成]をクリックし、テンプレート化したいアプリを選択します。複数選択でテンプレートのパック化もできます。
手順2：各項目を入力し保存すると、「アプリテンプレートの一覧」に追加され、アプリストアの[登録済みのテンプレートから作成]で選べるようになります。
引用：サイボウズ
【スペースの場合】
手順1：テンプレート化したいスペースを開きます。画面右側「オプション」アイコンをクリックし、[テンプレートを作成]をクリックします。
引用：サイボウズ
手順2：テンプレートの名前と説明を入力し、[保存]をクリックします。
アプリ・スペースの復旧（削除から14日以内）
cybozu.com共通管理者であれば、削除から14日以内のアプリとスペースの復旧が可能です。
手順1：設定アイコンから[cybozu.com共通管理]をクリックし、「監査ログ」の[閲覧とダウンロード]をクリックします。
引用：サイボウズ
手順2：絞り込み条件の「アクション」に、アプリの場合は「App delete」、スペースの場合は「Space delete」と入力し、[閲覧]ボタンをクリックします。
手順3：該当しそうなログの[ i ]アイコンをクリックし、「補足」欄でアプリID（スペースID）をメモに控えます。
 引用：サイボウズ |
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手順4：kintoneシステム画面を開き、[アプリ／スペースの復旧]をクリック。手順3で控えたアプリID（スペースID)を入力し、[復旧]ボタンをクリックします。復旧にはアプリコードやSlack連携、アプリアクションは含まれないため、ご注意ください。
kintone対応のバックアップサービス4選
「もっと楽にkintoneでバックアップ管理体制を整えたい」というときは、バックアップサービスを活用することもおすすめです。
削除レコード復元プラグイン｜TIS
「まだバックアップをとっていないレコードが、いつの間にか消えている」。そんな状況でもレコードを復元できるプラグインです。
自社でやることは、バックアップ専用アプリを作成するだけ。コードを書く必要も一切ありません。レコードの削除と同時にバックアップが取れるため、定期的に手動でCSVに書き出す手間が省けて便利です。
引用：バックアップ専用アプリ画面（TIS、削除レコード復元プラグイン）
また、CSVファイルでのバックアップでは叶わなかった、添付ファイルやコメントのバックアップが取れるのも非常にありがたい機能です。
さらに、このプラグインは無料でダウンロードできるので、運用予算が限られている企業には嬉しいサービスなのではないでしょうか。
kBackup｜トヨクモ
引用：（トヨクモ、kBackup）
トヨクモが提供する「kBackup」ではアプリやフィールドを誤って削除してしまっても、1日1回の自動バックアップ機能により復元することが可能です。kintone標準機能ではアプリを削除した場合、14日以内の制限がありましたが、kBackupでは14日経過後も復元できます。
レコードについては30日以内であれば元に戻すことが可能です。追加・編集・削除などレコードが更新されると同時にバックアップされているため、特定のタイミングでのデータ復旧ができるのは利点と言えるでしょう。
また、セキュリティの国際標準規格であるISMSを取得しているため、高いセキュリティを保ちながら安心してサービスを利用することができます。
kBackは1ドメイン月額7,000円から利用できるようになっています。
gusuku Deploit｜アールスリー
「gusuku Deploit」はアプリ設定、データ、添付ファイルを管理できるアプリ管理サービスです。主な特徴はバックアップ機能とアプリ配布機能の2つ。
バックアップ機能としては、「バックアップ実行」ボタンをワンクリックするだけで、アプリの添付ファイルとテーブルのデータを含めたレコードのバックアップをgusukuサーバに保存できます。レコードのリストアやデータ移行も可能です。
アプリの変更作業の際、意図せずにデータを削除してしまうリスク防止や、社内の別部門でアプリデータを共有したいときに便利なサービスです。
10アプリ1GBまで無料で利用できる「フリープラン」と、アプリ数・ディスク容量をより多く利用できる有償の「プラン200」「プラン600」があります。
Smart at tools for kintone CSV入出力｜M-SOLUTIONS
kintoneの標準機能ではCSVデータのインポート、エクスポートを手動で行います。しかし、この「Smart at tools for kintone CSV入出力」を使えば自動でできてしまいます。
日次、週次、月次とスケジューリングされた自動化入出力によって、手動対応していた業務負担を削減できます。添付ファイルの入出力も可能です。
定期的な自動バックアップは、属人的なバックアップ体制のリスクを回避してくれるでしょう。
設定数によって月額10,000～50,000円の3つのプランがありますが、15日間の無料トライアルもできるので、試してみてから本格利用を検討することもできます。
kintoneのバックアップは可能！不安が残る方はペパコミに相談を！
情報を一元管理できるkintoneも、バックアップ体制があってはじめて安心して活用できます。何かあってからでは遅いです。標準機能とあわせてバックアップサービスもうまく活用しながら、kintoneを運用できると心強いでしょう。
「kintoneでの情報管理について不安なので相談したい」「他にはどんな方法でバックアップができるのか知りたい」という方は、お気軽にペパコミまでご相談ください。
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