「kintoneで社内wikiを作成する方法が知りたい」
「kintoneで社内wikiをつくるメリットや、どうすれば社内で定着するのかを知りたい」
上記のように考えている方は多くいることでしょう。
kintoneを使い社内wikiを作成すると、社内の情報をまとめやすくなり、業務の属人化を防ぐ助けになります。しかし、作成したwikiが社内でうまく活用されるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。
そこで本記事では、kintoneで社内wikiを作成する方法やメリット、社内で定着させるためのポイントを解説します。
kintoneで作成した社内wikiの運用にお悩みなら、ぜひ「ペパコミ株式会社」にご相談ください。専門知識を持ったスタッフが、あなたの抱える課題に合わせて最適な運用方法をご提案します。
社内wikiとは？
社内wikiとは、企業や組織内で情報を共有するために使われるインターネット上のデータベースのようなものです。
具体的には、「業務マニュアル」「プロジェクトに関する情報」「よくある質問（FAQ）」などを1カ所に集めて、必要な人がいつでも見られるようにしたものです。
情報がチームや部署ごとにバラバラになっていると、探すのに時間がかかってしまいます。しかし、社内wikiを活用することで、情報を整理し従業員が持っている知識を共有しやすくなるため、仕事が進めやすくなります。
また、社内wikiは簡単に内容を編集したり、新しくしたりできるため、情報を常に最新の状態に保つことが可能です。 そして、探したい情報をすぐに見つけられる形式で管理されているため、知りたいことへ素早くたどり着けます。
kintoneで社内wikiを作成する方法
kintoneで社内wikiを作成する際は、サンプルアプリとして用意されている「FAQ」を活用するのがおすすめです。
FAQとは、よくある質問とそれに対する回答をまとめたものです。この形式を使うことで、多くの情報がある場合でも、質問と回答のセットで見やすく管理が可能です。
例えば、業務の手順や社内ルールなど、多くの人が疑問に思うことをFAQ形式でまとめておけば、知りたい情報を探しやすくなります。さらに、FAQアプリには情報を「カテゴリー」ごとに分ける機能や、新しく質問を受け付ける機能もあります。
カテゴリー分けをすれば関連する情報をまとめて確認でき、質問受付機能を使えば、まだwikiに載っていない疑問点を集めて、内容を充実させていけます。
そのため、kintoneで社内wikiの作成を始める場合には、サンプルアプリとして用意されている「FAQ」を使うことがおすすめです。
参考：FAQ(kintone（キントーン）) | すぐに使えるサンプルアプリ
kintoneで社内wikiを作成する5つのメリット
kintoneで社内wikiを作成するメリットは、主に以下の5つです。
- 社内の情報を一元管理できる
- 業務の属人化を解消できる
- 実務に関する疑問や悩みの解決が早くなる
- 顧客満足度が向上しやすくなる
- 新人教育や社内研修が進めやすくなる
上記のメリットは、社内の情報共有がスムーズになることで、業務の効率化や生産性の向上につながるものです。
ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。
社内の情報を一元管理できる
kintoneで社内wikiを作成するメリットは、社内にあるさまざまな情報を一カ所でまとめて管理できることです。
多くの企業では、業務マニュアルがファイルサーバーに保存されていたり、大切なノウハウが個人のメールやチャット履歴に残っていたりします。そして情報がバラバラに存在すると、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまいます。
kintoneで社内wikiを作成することで、多様な情報の一元管理ができ、分散していたファイルやメールに埋もれた情報の集約が可能です。
情報が1カ所にまとまることで、従業員は必要な情報へすぐにアクセスできるようになり、情報を探す時間が減るため、本来の業務により多くの時間を充てられます。
業務の属人化を解消できる
業務の属人化を解消できることも、kintoneで社内wikiを作成するメリットの1つです。
情報が分散している、あるいは共有されていない状態では、従業員がもっている知識に差が生まれてしまいます。 その結果、「あの人がいないと、この仕事は進められない」という状況が発生しやすくなります。
しかし、kintoneで社内wikiを作成し、業務の手順やノウハウを全員に共有するようにすれば、知識の差を減らすことが可能です。 また、担当者でなくても業務の進め方をwikiで確認できるため、属人化を防ぎ、チーム全体で対応できる体制をつくりやすくなります。
実務に関する疑問や悩みの解決が早くなる
kintoneで社内wikiを作成すると、実務に関する疑問や悩みの解決が早くなります。
仕事中にわからないことが発生した場合、通常は上司や先輩に質問して回答を待つ必要があります。しかし、質問しにくいタイミングであったり、回答を得るまでに時間がかかったりすることもあるでしょう。
しかし、社内wikiに必要な情報がまとめられていれば、従業員は自分で情報を検索して疑問を解決できるため、上司や先輩に質問しなくてもよくなります。その結果、質問してから回答を得るまでの待ち時間や質問する手間も省くことが可能です。
さらに、空いた時間を本来の業務に充てることで、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
顧客満足度が向上しやすくなる
社内wikiの活用は、顧客満足度の向上にもつながりやすくなります。
社内wikiに、これまでに顧客から寄せられた問い合わせ内容や、それに対する模範的な回答（Q&A）を蓄積しておきます。そうすることで、従業員は問い合わせを受けた際にwikiを参照し、最適な回答を素早く見つけることが可能です。
また、社内wikiに蓄積した情報をもとに、「よくある質問」のページを充実させておけば、顧客自身が問い合わせをしなくても疑問を解決できるケースが増えます。
その結果、顧客を待たせる時間が減り、疑問がすぐに解決することで、顧客満足度は向上します。 さらに、企業への信頼度が高まったり、リピート率が上がったりすることにもつながるでしょう。
新人教育や社内研修が進めやすくなる
新人教育や社内研修が進めやすくなることもkintoneで社内wikiを作成するメリットの1つです。
新人教育や社内研修を実施するには、教育担当者の人件費や時間、研修のための会場費や教材費など、多くのコストがかかります。
特に、人手不足の企業の場合、教育や研修に十分な時間を割けないこともあるでしょう。しかし、kintoneで作成した社内wikiに業務に必要な情報やマニュアルをまとめておけば、新入社員や研修を受ける社員が自主的に学習を進められるようになります。
わからないことがあっても、wikiで調べることで、教育担当者がつきっきりで指導する必要がなくなります。その結果、教育担当者の負担が減り、人件費などのコスト削減が可能です。
kintoneの社内wikiでナレッジ共有する際に役立つ機能3選
kintoneの社内wikiでナレッジ共有する際に役立つ機能3選は、主に以下の通りです。
- アプリ作成機能
- 関連情報の検索機能
- スペース機能
上記の機能をうまく活用することで、社内wikiをより使いやすく、情報を探しやすいものにできます。
ここでは、それぞれの機能がどのように役立つのかを見ていきましょう。
アプリ作成機能
kintoneのアプリ作成機能とは、プログラミングの知識がなくても、業務に役立つさまざまなアプリ（データベース）を作成できる機能のことです。
社内wikiを作成し、そこで集めたナレッジを共有したい場合にも、目的に合わせてすぐにアプリをつくれます。
例えば、「業務マニュアルアプリ」や「プロジェクト進捗管理アプリ」など、管理したい情報に特化したアプリの作成が可能です。また、作成したアプリには、必要に応じて後からデータを追加したり、項目を変更したりできます。
そのため、情報が増えてきてもデータベースを整理しやすく、常に最新の情報を管理することが可能です。
関連情報の検索機能
kintoneの関連情報の検索機能とは、キーワードを入力するだけで、kintone内に保存されている情報の中から関連する情報を探し出せる機能のことです。
kintoneで社内のナレッジを一元管理しておけば、必要な情報を探したい時に、すぐに検索できるようになります。 さまざまなアプリに情報が保存されている場合でも、横断的に検索できるため、情報がどこにあるかを探し回る必要がありません。
また、kintoneはスマートフォンやタブレットからでもアクセスし、情報を検索できるため、外出先や自宅からでも、必要な情報をすぐに確認することが可能です。
スペース機能
kintoneのスペース機能とは、特定のメンバーだけが参加できる場所（スペース）を作成し、そのメンバー間のみで情報を共有できる機能のことです。
例えば、部署ごとやプロジェクトチームごとにスペースを作成すれば、関係者だけに必要な情報を共有できます。さらに、スペースの中に専用のアプリを作成することも可能です。
スペース機能を活用することで、スペース内でのみ使用する情報を管理できるため、部署ごとで扱う専門的な情報や、社外に漏らしてはいけない機密情報を扱う際にも役立ちます。
また、全員に公開する情報と、特定のメンバーだけに公開する情報を分けて管理したい場合にも便利な機能です。
kintoneで作成した社内wikiを社内で定着させるための5つのポイント
kintoneで作成した社内wikiを社内で定着させるためのポイントは、主に以下の5つです。
- 社内wikiの運用ルールを決めておく
- 管理者を決めておく
- アクセス権限を適切に付与しておく
- 情報の整理を定期的に行う
- kintoneの運用支援会社に依頼する
上記のポイントを意識して運用することで、社内wikiの利用率を高め、情報共有を活発化させられます。
ここでは、それぞれのポイントを解説します。
社内wikiの運用ルールを決めておく
kintoneで作成した社内wikiを社内で定着させるためには、運用ルールをあらかじめ決めておくことが大切です。
ルールがないまま運用を始めると、情報の書き方や保存場所がバラバラになり、かえって使いにくいwikiになってしまう可能性があります。
例えば、「情報の更新はどれくらいの頻度で行うのか」「新しいページを作成する際の手順はどうするか」「どのような情報を追加すべきか」などを定めておくのがおすすめです。
運用ルールがきちんと設けられていることで、従業員は迷わずに社内wikiを扱えるようになり、使いやすさが向上すれば、社内での定着率も高まりやすくなります。
管理者を決めておく
管理者を決めておくことも、kintoneで作成した社内wikiを社内で定着させるために大切なポイントの1つです。
社内wikiは、作成して終わりではなく、随時情報が古くなっていないか確認したり、新しい情報を追加したり、従業員からの質問に対応したりと、継続的な管理が必要です。
そして、kintoneの扱いに慣れており、責任をもって管理できる人物が一人でもいるだけで、社内wikiの利便性や操作性は向上しやすくなります。さらに、社内wikiの扱いに悩む従業員がいても、管理者に相談すればすぐに問題を解決できます。
そのため、kintoneで作成した社内wikiを社内で定着させるためにも、管理者を決めておくことが大切です。
アクセス権限を適切に付与しておく
kintoneには、情報ごとに「誰が見られるか」などのアクセス権限を細かく設定できる機能があります。
会社の機密情報などを守るセキュリティを考慮すると、アクセスできる人物を制限するページが多くなりがちです。 しかし、アクセスできるページが少なすぎると、「このwikiは見たい情報が見られない」と感じる従業員が増え、社内wikiの利便性が下がります。
そして、社内wiki利便性が低いと感じると使用する従業員が減ってしまい、定着率も低下しやすくなります。
特に、社内wikiを導入した直後は、多くの従業員に使ってもらい、その便利さを実感してもらうことが重要です。そのため、最初は閲覧できるページを多く設けておくのがおすすめです。
情報の整理を定期的に行う
社内wikiに多くの情報が追加されていくと、中には情報が古くなったり、重複する内容が出てきたりします。また、情報が多すぎると、検索したときにたくさんの結果が表示されてしまい、本当に必要な情報を見つけにくくなります。
そのため、上記のような状態を防ぐためにも、定期的に情報を整理することが大切です。
具体的には、情報をカテゴリー分けし直したり、古い情報を削除したりする作業を行います。
定期的に情報の整理を行うことで、誤った情報が残っていないかを見つけて修正することも可能です。 さらに、常に情報が整理され、正しい状態に保たれている社内wikiは、従業員からの信頼も高まります。
kintoneの運用支援会社に依頼する
社内でkintoneの担当者や社内wikiの管理者を明確に決めておくことで、社内での定着率は向上しやすくなります。しかし、ルールを決めて管理者を置いても、なかなか社内に定着しないと感じる場合があるでしょう。
そのようなときは、kintoneの運用を専門にサポートする支援会社に依頼することもおすすめです。
専門の運用支援会社は、kintone活用のノウハウを豊富にもっているため、自社の課題や目的に応じて、「どのように運用すればよいか」を的確にサポート・アドバイスしてくれます。
専門家の力を借りることで、社内での定着率が向上するだけでなく、より適切な運用方法も身につけられます。そのため、kintoneで作成した社内wikiを社内に定着させたいと考えている場合は、検討してみてください。
kintoneで作成した社内wikiの運用にお悩みなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください！
kintoneで社内wikiを作成することで、社内の情報を一カ所にまとめたり、業務の属人化を防いだり、新人教育の体制を整えたりできます。しかし、作成した社内wikiを従業員に活用してもらうためには、適切な運用が欠かせません。
運用方法が定まっていないと、せっかく作成した社内wikiが使われなくなり、社内への定着が難しくなるため、注意が必要です。そのため、これからkintoneで社内wikiを作成する企業は、作成した後の運用方法についてもあわせて検討しておきましょう。
kintoneで作成した社内wikiの運用にお悩みなら、ぜひ「ペパコミ株式会社」にご相談ください。専門知識を持ったスタッフが、あなたの抱える課題に合わせて最適な運用方法をご提案します。
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