「低コストでデータを一元管理できる基幹システムを構築したい」
「現場の実態に沿って基幹システムを改修したい」
上記のお悩みを持つ企業担当者の方は多いでしょう。従来の基幹システムは高額な導入コストや、改修のむずかしさが課題になりがちです。
一方、kintoneであれば低コストで導入でき、現場担当者自身が業務に合わせて柔軟にシステムをカスタマイズできます。
本記事では、kintoneで基幹システムを構築するメリットやデメリット、具体的な構築手順を解説します。
なお、ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートやコンサルティングサービスを提供しています。
基幹システムの構築でお悩みの方は、お気軽にご相談ください。
kintoneで構築した基幹システムと従来の基幹システムの違い
kintoneで構築した基幹システムと従来の基幹システムには、主に3つの違いが存在します。
| 項目 | 従来の基幹システム | kintoneの基幹システム |
| 操作性 | 特定の業務に特化しており、操作が複雑で慣れるまでに時間が必要。 | ドラッグ＆ドロップが中心の直感的な操作が可能で、使いやすいインターフェースを搭載。 |
| 機能の柔軟性 | 専門分野向けの高度な機能を持つ反面、システム改修には専門知識と追加コストが必要。 | 汎用ツールとして、現場のニーズに合わせて柔軟なカスタマイズが可能。 |
| アクセス性 | セキュリティ上の制限で、特定の場所からしかアクセスできないのが一般的。 | クラウドベースのサービスであるため、インターネット環境さえあればアクセス可能。 |
kintoneで基幹システムを構築する5つのメリット
kintoneを基幹システムとして利用する5つのメリットを紹介します。
- 低コストで導入・運用できる
- 現場主導で柔軟にカスタマイズできる
- 複数の業務システムを一元管理できる
- クラウドベースでモバイル端末にも対応できる
- API連携で既存システムと統合できる
それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
低コストで導入・運用できる
kintoneで基幹システムを構築するメリットは、コストを大幅に抑えられる点です。
従来のパッケージ型基幹システムは、導入に数百万円〜数千万円の初期費用がかかる場合も珍しくありませんでした。
kintoneはサブスクリプションモデルを採用しており、ライトコースは1ユーザー月額1,000円（税抜）、スタンダードコースは1ユーザー月額1,500円（税抜）から導入可能です。
また、kintoneはクラウド型のサービスであるため、自社でサーバーを準備したり、サーバーを管理・保守したりする必要がありません。
参考：料金｜kintone
現場主導で柔軟にカスタマイズできる
現場担当者が自らシステムを改善できる点も、kintoneならではのメリットです。
多くの基幹システムは、業務プロセスの変更に合わせてシステムを改修する場合、システム開発会社への依頼が必要でした。
一方でkintoneは、プログラミングの専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの操作で簡単に業務アプリを作成できます。
業務の実態に合わせてシステムを即座に変更できるため、システム会社への依頼費用や改修にかかる時間を削減可能です。
複数の業務システムを一元管理できる
kintoneは、社内に点在する複数の業務システムを1つのプラットフォームに統合可能です。
多くの企業では、販売管理、在庫管理、顧客管理、案件管理など、部門ごとや業務ごとに異なるシステムを利用しています。
一方、kintoneを導入すると、バラバラになった情報を一元管理できるため、部門間の情報の分断を防げます。
また、アプリ間のデータ連携機能を使えば、複数のアプリに同時に情報を登録できるため、業務フロー全体を通じた管理を実現できます。
クラウドベースでモバイル端末にも対応できる
kintoneはクラウドサービスであり、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも利用できます。
従来の基幹システムの多くは、オフィスのパソコンでの操作を前提として設計されていました。
一方でkintoneは、モバイル端末に最適化されたUIで、外出先や現場からでもリアルタイムにデータの入力や確認が可能です。
例えば、営業担当者が訪問先で商談情報を即座に登録したり、現場作業員がタブレットで在庫状況を確認したりできます。
API連携で既存システムと統合できる
kintoneが備える「REST API」を活用すると、すでに社内で利用している既存のシステムとkintoneをシームレスに連携可能です。
例えば、kintoneで管理している売上データを会計ソフトに自動で取り込むことで、経理担当者が同じデータを再度入力する手間をなくせます。
外部サービスとの連携によって、kintone単体では対応がむずかしい専門的な機能も補完できるでしょう。
kintoneで基幹システムを構築する際の3つのデメリット
kintoneで基幹システムを構築する際の3つのデメリットは以下のとおりです。
- 大規模データ処理には制限がある
- 高度な会計機能は外部連携が必要になる
- 拡張するほど費用が増加する可能性がある
導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないために、デメリットも理解しておきましょう。
大規模データ処理には制限がある
kintoneは汎用的な業務改善プラットフォームとして設計されているため、大規模データの処理には制限があります。
また、kintoneには1つのアプリに登録できるレコード数（データ件数）の上限や、1日に実行できるAPIのリクエスト回数に制限が設けられているのも特徴です。
導入前に対象業務のデータ量や処理の頻度を確認し、kintoneの制限範囲内で運用できるかを見極める必要があります。
高度な会計機能は外部連携が必要になる
kintoneは汎用ツールであるため、会計や給与計算など特定の専門領域に特化した機能は搭載していません。
例えば、以下の高度な会計機能はkintone単体では実現が困難です。
- 会計システム特有の複雑な締め処理
- 詳細な会計仕訳
- 法定調書や償却資産税申告書の作成
専門性が高い業務を行うためには、kintoneと専門ソフトをAPIで連携させる必要があります。
kintoneのデータを専門ソフトに連携させることで、柔軟性と高度な機能を両立させた運用が実現可能です。
拡張するほど費用が増加する可能性がある
kintoneの料金体系は、利用するユーザー数に応じた月額課金です。そのため、最初は一部の部門で小規模に導入しても、利用者を全社に拡大していくと、月額費用も比例して増加します。
また、2024年11月の価格改定により、最低契約ユーザー数が10ユーザーからとなりました。10ユーザー未満の小規模なチームで利用する場合でも、一定の費用負担が発生する点は念頭に置いておきましょう。
また、機能拡張プラグインや外部の連携サービスを導入する場合、kintoneの基本料金とは別に費用が発生するケースもあります。
参考：クラウドサービスの価格改定に関するご案内｜サイボウズ株式会社
kintoneで基幹システムを構築する手順【5STEP】
kintoneで基幹システムを構築する手順を5つのステップに分けて解説します。
- 業務要件を整理し対象範囲を決定する
- マスタデータの設計と整備を行う
- 業務アプリを作成しワークフローを設定する
- 外部システムとのAPI連携を実装する
- 運用テストとユーザートレーニングを実施する
上記の手順を一つひとつ丁寧に進めることで、現場で本当に使えるシステムを構築できるでしょう。
1.業務要件を整理し対象範囲を決定する
まず、現在行っている業務の流れを可視化するために、どの部門が・いつ・どのような作業を行っているのかを洗い出しましょう。
業務フローを可視化したら、kintoneで管理する業務と、既存システムや手作業で対応する業務を明確に切り分けます。
すべての業務を一度にkintoneで管理しようとすると、導入のハードルが高くなり過ぎるため注意してください。
また、専門性の高い業務は無理にkintoneで管理せず、既存のパッケージソフトの利用を継続する判断も必要です。
2.マスタデータの設計と整備を行う
次に、kintoneで複数の業務アプリを作成する際に、マスタデータを各アプリが共通で利用できるように設計しましょう。
もし、アプリごとに個別のマスタデータを持つと、同じ情報が複数の場所に重複して登録されたり、情報が更新されずに古いデータが残ったりする不整合が発生します。
不整合を防ぐためには、kintoneの「ルックアップ機能」や、データに一意の番号（キー）を割り当てるルールなどを活用します。
将来の業務拡張も見据えて、マスタデータの管理方針を明確にし、データをきれいに保つ体制を整えてください。
3.業務アプリを作成しワークフローを設定する
マスタデータの設計ができたら、ステップ1で決めた対象範囲の業務に必要なアプリをkintoneで作成していきます。必要な項目をドラッグ＆ドロップで配置してアプリの形を整えましょう。
また、kintoneの「プロセス管理機能」を使って、業務の流れに合わせた承認フローを設定します。
従来、紙の伝票やメールで行っていた申請・承認業務をkintone上で一元管理すると、手続きの進捗状況が可視化され、業務がスムーズに進められるでしょう。
4.外部システムとのAPI連携を実装する
次は、kintoneで作成したアプリと他のシステムをAPIで連携させるステップです。
専門的なプログラミング知識が必要な場合もありますが、CSVファイルを使ったデータの取り込み機能やiPaaSと呼ばれるプログラミング不要の連携サービスを利用する方法もあります。
また、既存の専門的な基幹システムとkintoneを連携させ、領域ごとに使い分けることも可能です。
5.運用テストとユーザートレーニングを実施する
最後に構築したシステムが問題なく動作するかを確認するために、テスト期間を設けます。
入力したデータが正しく連携されるか、設定したワークフローが意図した通りに動作するかなど、データの整合性や業務フローの動作を入念にチェックします。
同時に、システムを実際に使う現場の担当者向けに、操作研修会を実施したり、運用マニュアルを準備したりするのも大切です。
kintoneで基幹システムを構築する5つのポイント
kintoneで基幹システムを構築する5つのポイントを紹介します。
- データ設計とマスタ管理を適切に行う
- 権限設計とセキュリティ対策を徹底する
- バックアップとBCP対策を整備する
- 段階的な導入でスモールスタートする
- 運用マニュアルと社内教育体制を構築する
上記のポイントを意識して、計画的に構築を進めましょう。
データ設計とマスタ管理を適切に行う
kintoneでの基幹システム構築を成功させるには、土台となるデータ設計が重要です。特に顧客や商品、取引先などの「マスタデータ」の一元管理が大切です。
kintoneで複数のアプリを作成する際、マスタデータがバラバラに管理されていると、データの不整合や重複が発生し、システム全体の信頼性が損なわれます。
マスデータを一元管理するためにも、アプリ間でデータの整合性を保てる設計を心がけましょう。
例えば、商品には重複しない「商品コード」を割り当てる、顧客名を統一したルールで入力するなど、データの命名規則や運用ルールを策定するのが効果的です。
また、導入初期の段階で、将来の業務拡大も見据えたデータ構造を設計しておく必要があります。
権限設計とセキュリティ対策を徹底する
基幹システムは企業の重要な情報資産を扱うため、厳格なセキュリティ対策が必要不可欠です。
kintoneでは、ユーザー個人や所属する組織、あるいは特定のグループ単位で、アプリやデータへのアクセス権限を細かく設定できます。
権限設定を業務上の役割に応じて行うことで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。
必要に応じてIPアドレスによるアクセス制限や、ID・パスワードに加えて確認コードを要求する二要素認証なども活用しましょう。
バックアップとBCP対策を整備する
kintoneで基幹システムを構築する際は、データのバックアップと事業継続計画（BCP）を整備しておくのも重要です。
kintoneはクラウドサービスであり、データはサイボウズ社の堅牢なデータセンターで管理されています。
しかし、障害が発生する可能性をゼロにはできません。バックアップからデータを迅速に復旧できる仕組みを準備しておけば、障害が発生しても被害を最小限に抑えられるでしょう。
また、大規模な災害が発生した際にも事業を継続できるように、クラウドのメリットを活かした事業継続計画（BCP）を策定しておくことが、企業の信頼性を保つ上で求められます。
段階的な導入でスモールスタートする
すべての業務を一度に新しいシステムへ移行しようとすると、現場の負担が大きくなり、混乱や抵抗を招く原因になります。
まずは、操作が比較的簡単で、影響範囲が限定的な業務からkintoneの導入を始めましょう。
利用者がkintoneの便利さを実感すると、新しいシステムへの抵抗感が減り、他の業務への展開もスムーズに進められるはずです。
運用マニュアルと社内教育体制を構築する
kintoneで作成した基幹システムを社内に定着させるためには、サポート体制の構築が不可欠です。
誰でも迷わずに操作できるように、分かりやすい操作マニュアルや、よくある質問をまとめたFAQを整備しましょう。
定期的に社内研修会を開催したり、各部門でkintoneの活用を推進する「kintoneリーダー」を育成したりするのも有効です。
また、現場の声を反映してアプリの改修を続ける改善サイクルを回すことで、システムはより業務に適合し、使いやすさが向上していきます。
kintoneで基幹システムを構築するなら「ペパコミ株式会社」へご相談ください
kintoneは、従来の基幹システムが抱えていた「高コスト」や「柔軟性の低さ」などの課題を解決できるツールです。低コストで導入でき、現場のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
ただし、導入を成功させるためには、適切なデータ設計やセキュリティ対策、段階的な展開が欠かせません。
また、専門的な機能は外部システムとの連携で補完しながら、業務全体の効率化とDX推進を実現していきましょう。
なお、ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートやコンサルティングサービスを提供しています。
基幹システムの構築でお悩みの方は、お気軽にご相談ください。
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