「kintone（キント―）で業務改善するにはどうしたら良いの？」「kintone（キント―ン）で本当に業務改善できる？」
kintone（キント―ン）を活用して業務改善したいと考えている人は多いでしょう。kintone（キント―ン）を導入すれば、情報やコミュニケーションを一元化できるので、二度手間が減り業務の効率性の向上に役立ちます。
この記事では、次の内容を解説します。
- kintone（キント―ン）とは？押さえておきたい基礎知識
- kintone（キント―ン）でできること
- kintone（キント―ン）で業務改善する方法を3ステップで紹介
- kintone（キント―ン）で業務改善を実現した事例5選
kintone（キント―ン）で業務改善したい人は、ぜひ参考にしてください。
kintone（キント―ン）とは？押さえておきたい基礎知識
kintone（キント―ン）とは、業務に必要なアプリを簡単に作成できるクラウドサービスです。プログラミングの知識がなくても、案件管理や進捗管理など、自社に必要な機能を備えたアプリを作ることができます。
これまで複数のツールを使っていた場合でも、kintone（キント―ン）を利用すれば情報を一元化できるので、情報の確認漏れや二重チェックが減り効率性をアップさせることができます。
kintone（キント―ン）でできること
kintone（キント―ン）でできることは、次のとおりです。
- 必要なアプリを作成できる
- データを蓄積できる
- コミュニケーションを円滑に進めることができる
それぞれを解説します。
必要なアプリを作成できる
kintone（キント―ン）では、必要な機能のアプリを作成して業務に活用することができます。
作成できるアプリの一例は、次のとおりです。
- 日報
- 案件管理
- 問合せ管理
- 採用面接管理
- タスク管理
- 交通費申請
- ワークフロー管理
kintone（キント―ン）は、ドラッグアンドドロップで必要な項目を選んで並べるだけでアプリを作ることができます。必要な機能のアプリを簡単に作成できるので、どのような部署や業種、業界でも活用できます。
アプリ同士をデータで紐づけて連携することも可能です。これまでツールが散財していた場合でも、kintone（キント―ン）ならツールを一つに集約することが可能です。
データを蓄積できる
kintone（キント―ン）で作成したアプリには、データを蓄積することができます。また、必要なときに検索・閲覧できるデータベース機能も備わっています。
文字での情報や添付ファイルを、統一したフォーマットで管理できるのです。たまったデータはグラフにして見ることも可能です。データを条件で指定して検索することもできるので、既存のデータから自分で必要なデータをまとめる必要がありません。作業の手間が減るので、業務を効率的に進めることができるでしょう。
また、たまったデータ一つひとつに対して指示やコメントを残すことができます。従来ならツールが散財するところ、kintone（キント―ン）ならツールを一元化して情報を集約できます。
コミュニケーションを円滑に進めることができる
業務を円滑に進めるためには、円滑なコミュニケーションが必要です。kintone（キント―ン）を活用すれば、コミュニケーションをスムーズに進めることができます。
kintone（キント―ン）には、プロジェクトやタスクを進行する際に、チームのコミュニケーションの場になるスペースが存在します。例えば掲示板のように書き込みしたり、情報を蓄積していったりしてチームのメンバーと情報を共有します。内容ごとに公開するメンバーを制限することも可能です。タスクに応じて柔軟に活用することで、効率的に情報を共有できるでしょう。
また、議題に応じてスレッドを作成することもできるので、情報を整理しながらコミュニケーションを取れます。メンション機能を利用すれば読んでほしい人に通知がいくので、確認漏れを防ぐのに役立つでしょう。
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kintone（キント―ン）で業務改善する方法を3ステップで紹介
続いては、kintone（キント―ン）で業務改善する方法を3ステップで紹介します。
【ステップ1】現状の問題点を把握する
【ステップ2】現状の業務や資料を分析する
【ステップ3】kintone（キント―）をどのように活用するかを検討する
【ステップ1】現状の問題点を把握してゴールをイメージする
まずは現状抱えている、業務上の問題点を把握しましょう。今どのような問題があるのか、箇条書きで洗い出します。
例えば、「紙で管理している申請書の管理が大変」「請求書作成に大幅な時間がかかっている」といった具合です。
問題点を列挙できたら、どのようにすれば業務が効率化するのか、具体的にイメージしましょう。チームや社内のメンバーはどのようなゴールを描いているのか、イメージを共有することも重要です。
【ステップ2】現状の業務や資料を分析する
現状の問題点を把握し、どのようになれば業務が効率化するのかをイメージできたら、次は現状の業務や資料を分析しましょう。
それぞれの担当部署のメンバーからヒアリングして、システム化したい業務を分析します。業務フロー図を作成するのも良いでしょう。それぞれの業務フローでどれくらいの時間がかかっているかも合わせて確認しておくことも大切です。
【ステップ3】kintone（キント―ン）をどのように活用するかを検討する
現状の業務や資料の分析ができたら、次はどのようにkintone（キント―ン）を活用していくかを考えましょう。
作成した業務フローを参考にし、どの業務をアプリにするかを検討します。関連性のある業務なら一つのアプリに集約しても良いですが、あまり関連性のない業務はそれぞれのアプリを作成するのが良いでしょう。
kintone（キント―ン）で業務改善を実現した事例3選
最後に、kintone（キント―ン）で業務改善を実現した事例3選を紹介します。
- 労働者派遣事業、有料職業紹介事業などを展開するP社
- スポーツ施設の企画・経営などを展開するF社
- リハビリ治療を中心とした回復期・慢性期病院N
労働者派遣事業、有料職業紹介事業などを展開するP社
労働者派遣事業、有料職業紹介事業などを展開するP社の事例を紹介します。
P社は年間100件を超えるITプロジェクトを実施しているので、申請書類が膨大なものになっていました。また、メールフォーマットによる捺印申請や、エクセルによる進捗管理など、ツールが散財していました。
また、担当者が属人化されてしまっていたので、有益な情報を担当者以外やチームに共有できていないという問題もありました。
kintone（キント―ン）を導入してからは、オリジナルアプリを作成することで、情報を一元化することができました。チームや社内で情報をシェアすることができているので、生産性の向上に役立っています。
スポーツ施設の企画・経営などを展開するF社
スポーツ施設の企画・経営やフィットネスフランチャイズの経営、フィットネス事業コンサルタントを展開するF社の導入事例を紹介します。
これまでさまざまな書類を紙で管理していたため、あらゆる契約書がファイルになってあふれていました。必要な情報を探すのにも時間がかかっており、効率が悪いと感じていました。
kintone（キント―ン）を導入してからは、書類の管理はもちろん、それ以外の業務の効率もアップしていると感じています。探しものをしている時間がなくなり、必要な書類をすぐに探せるようになりました。また、現在エクセルで管理しているデータも、kintone（キント―ン）で管理していきたいです。
リハビリ治療を中心とした回復期・慢性期病院N
最後に、リハビリ治療を中心とした回復期・慢性期病院Nの事例を紹介します。
これまで紙カルテを中心に業務を進めていましたが、診療報酬改定の流れで、電子カルテの導入を決断しました。
複数の電子カルテを検討するなかで、kintone（キント―ン）が基盤となっている電子カルテのシステムに興味を持ちました。電子カルテでは拾えない業務を補ってくれるkintone（キント―ン）のシステムは、病院の日常業務の改善につながると考えました。
実際に活用してみて、各部署のタイムリーな情報共有や、電子カルテやレセコンとの柔軟な連携などで非常に役立っています。
まとめ
業務改善したくても、使用しているツールが複数あったり、それぞれの部署ごとに事情が異なったりすると、なかなか業務改善がうまく進まないかもしれません。
しかし、kintone（キント―ン）を活用すれば、チームや部署などそれぞれ必要な機能を備えたアプリを作成して業務に活用できるので、効率的に業務を進めることができます。
kintone（キント―ン）は業務改善に役立つので、導入を検討している人はこの記事を参考にしていただければ幸いです。
ぺパコミ株式会社は、サイボウズ社のオフィシャルパートナーです。いつでもお気軽にご相談ください。
kintoneでできる業務改善を網羅的にまとめましたので興味がある方は以下をご覧ください。
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