サイボウズが提供している『kintone(キントーン)』が注目されています。
ノーコードで誰でも業務アプリが作成できると話題で、最近ではCMなどでも目にする機会が増えています。
今回はkintone(キントーン)の概要や出来ること/出来ないことをまとめました。
これを読めば、御社が実現したいことにkintone(キントーン)が合っているのかが分かるkintone解説決定版の記事となっています。
kintone(キントーン)とは？
kintone(キントーン)とはプログラミングの専門知識がなくても、数分で業務管理アプリを作ることができるクラウド型業務管理プラットフォームです。
kintone(キントーン)は基本的にドラック＆ドロップだけで案件進捗管理、日報管理、顧客管理、原価管理などの業務を管理するアプリを構築することができます。
これまで外部に業務システム開発を依頼していた会社が開発を内製化することが可能になるため、開発コストを抑えることができるだけでなく、改善の必要が出た場合に迅速に修正することができます。
kintone社によると、累計20,000社以上、毎月500社以上が導入しており東証プライムの3社に1社が導入しています。(2022年7月時点)
業務管理DXツールとしては国内最大級の導入社数を誇ります。
kintone(キントーン)アプリの作り方
kintone(キントーン)アプリの作り方からご紹介します。
アプリは例外なくフィールドと呼ばれるコマンドのようなものを並べて作られます。
フィールドについては次の見出しでご紹介します。
はじめから作成
アプリをはじめから作成します。
アプリの設定画面で、用途に応じて必要なフィールドをフォームにドラッグ&ドロップで配置して作成が出来るので、プログラミングの知識は必要ありません。
Excel/CSVを読み込んで作成
ExcelやCSVを読み込んでアプリを作成します。
またアプリ作成と同時にファイル内のデータをアプリにインポートできるため、Excelデータの項目をそのままkintone(キントーン)アプリに反映させたい場合にも便利です。
当然作成したアプリのフォームを編集することも可能です。
テンプレートファイルを読み込んで作成
他のkintone(キントーン)環境で作成したアプリテンプレート（zipファイル）を読み込んでアプリを作成できます。
登録済みのテンプレートから作成
システム管理者によって、アプリテンプレートが作成されている場合に、そのテンプレートを活用してアプリを作成することが可能です。
ほかのアプリを再利用
すでにkintone(キントーン)上に作成されているアプリの設定をそのままコピーして作成することが出来ます。
当然作成したアプリのフォームを編集することも可能です。
サンプルアプリを追加
kintone(キントーン)初心者に向けたサンプルアプリも多数展開されています。
アプリを何から作ればいいか分からないという方は、アプリストアに業務や業種、利用シーンごとにサンプルアプリが豊富に用意されています。
用途に合ったアプリを選ぶだけで、かんたんにアプリを作成できますので、こちらを活用することもオススメです。
kintone(キントーン)のアプリ/レコード/フィールドとは？
kintone(キントーン)の構造としては、まずアプリがあります。
アプリの中にいくと
レコードという構造があります。
レコードとは、一件一件のことをレコードと言います。
なので、1申請、1レコードみたいなイメージです。
続いて、フィールドですがレコードを開いて、
この名前とか区分のことをフィールドと言います。
大きい構造から、アプリ＞レコード＞フィールド
という順番で構造分けされていますのでここは覚えておいてください！
各フィールドの機能について
続いてですね、各フィールドの機能について説明していきます。
上記で申し上げた通り、kintone(キントーン)アプリを作るためには、フィールドを並べて作らないといけません。
フィールドは様々な種類がありそれぞれ役割・特徴が異なりますのでしっかり理解しましょう。
文字列1行フィールド
文字列（1行）・・・自由に入力できるテキストボックス1行用
文字列複数行フィールド
文字列（複数行）・・・自由に入力できるテキストボックス複数行用
リッチエディターフィールド
リッチエディター・・・自由に入力できるテキストボックス且つ、Wordみたいに文字装飾したい場合
数値フィールド
数値フィールド・・・数値だけの入力
計算フィールド
計算フィールド・・・計算式を組み込んで数字による結果を出力したい場合
ラジオボタンフィールド
ラジオボタン・・・どれか一つを選択させたい場合
チェックボックスフィールド
チェックボックス・・・選択肢の中から複数選択させたい場合
複数選択フィールド
複数選択・・・選択肢の中から複数選択させたい場合且つ、幅をコンパクトにしたい場合
ドロップダウンフィールド
ドロップダウン・・・プルダウンでどれか一つを選択させたい場合
日付フィールド
日付・・・日付を入力させたい場合
時刻フィールド
時刻・・・時刻を入力させたい場合
日時フィールド
日時・・・日時を入力させたい場合
添付ファイルフィールド
添付ファイルフィールド・・・ファイルを添付させたい場合
リンクフィールド
リンクフィールド・・・URLや電話番号などを貼ってリンクさせたい場合（クリックするとURL先に飛べたり、電話をかけられます）
ユーザー選択フィールド
ユーザー選択・・・Kintone登録ユーザーを選択させたい場合
組織選択フィールド
組織選択・・・Kintone登録組織を選択させたい場合
グループ選択フィールド
グループ選択・・・Kintone登録グループ単位で選択させたい場合
関連レコード一覧フィールド
関連レコード一覧・・・他のアプリの情報を表示させたい場合（やや難しい）
ルックアップフィールド
ルックアップ・・・他のアプリの情報を取得させたい場合（やや難しい）（VLOOKUPのようなもの）
スペースフィールド
スペース・・・アプリの見た目を整える時
罫線フィールド
罫線・・・線を引ける
グループフィールド
グループ・・・見た目は隠しておきたい。使う時だけ表示したい場合
テーブル
テーブル・・・見積書や請求書など、何行増えるかわからない場合
ラベルフィールド
ラベル・・・メモ書き
これで以上になります。
kintone(キントーン)アプリのその他標準機能とは
kintone(キントーン)には様々な細かい機能がありますので、より深堀していきます。
- プロセス管理について
- 通知機能について
- アクセス権について
- アクション機能について
- データ集計・閲覧機能について
- 共有、コミュニケーションスペースについて
- その他機能について
それぞれ紹介します。
プロセス管理について
プロセス管理というのはいわゆるワークフローです。
業務フローに沿って、ステータスと担当者、承認経路を設定することができるので、現在の承認ステータス状況を把握することが出来ます。
1つ1つのアプリに対してワークフローの設定等が柔軟に可能です。
ここでワークフローの設定をして、
誰が承認して承認したら次誰にいくか
ラジオボタンのsample2にチェックがついていたら承認を飛ばすとか、
5千円以上だったら誰々に飛ばすなど、プロセス管理でこんなことが出来るってことだけ覚えておいてください。
通知機能について
kintone(キントーン)は通知機能も下記のような種類があり、豊富です。
- アプリ単位での通知
- レコード単位での通知
- リマインダー条件通知
それぞれ紹介します！
アプリ単位・レコード単位・フィールド単位・リマインド設定など、様々な設定が可能です。
アプリ単位での通知
- アプリに登録された瞬間に●●へ通知を飛ばす
- アプリの情報が変更された瞬間に●●へ通知を飛ばす
上記のようになど、細かく設定が可能です。
レコード単位での通知
レコード単位で通知することができます。
レコード単位は、
レコードが追加されたら●●へ通知
レコードのラジオボタンにチェックが付いたら●●へ通知
など条件+誰にという組み合わせで様々な通知のパターンを作成できます。
リマインダー条件通知
もう一つがリマインダーの条件通知と言って
時間に対して通知ができます。例えば、何時になったら通知を飛ばすなどができます。
レコード条件通知と違う点は、レコード条件通知はレコードが編集されないと通知が飛びません。
ただリマインダーの条件通知の場合は指定した日時が到来したらレコード編集関係なく自動で通知を飛ばしてくれます。
アクセス権について
続いてアクセス権についてです。
kintone(キントーン)では、アプリ、レコード、フィールド単位でアクセス権設定が可能です。
アプリのアクセス権では閲覧・編集・削除できる権限をユーザーや組織ごとに付与が可能です。
レコードのアクセス権では、例えば自分で作成したレコードのみ閲覧・編集できるようにしたり、特定のユーザーしか見れないような設定が可能です。
フィールドのアクセス権は、フィールドを特定の人のみに公開することができます。
例えば、営業マンには原価を見せたくない場合は、「原価」フィールドを営業マンには非表示、管理職には表示とユーザーに合わせた細かい設定が可能です。
アクション機能について
続いてアクション機能についてです。
アクション機能は例えば見積書アプリと請求書アプリを分けていたと仮定します。
「見積書アプリに入力した情報をそのまま請求書アプリに移したい」というように、アプリを跨いでデータを移行したいときに便利です。
アプリアクションを設定すると、アクションボタンがレコード上に表示されます。
例えば今回でいうと見積書アプリの上部に「請求書作成」ボタンが表示されて、これをクリックすると見積書アプリ→請求書アプリへ画面遷移することが出来ます。
ただ画面遷移するだけでなく、見積書アプリに入力されている好きな情報を請求書アプリに画面遷移のついでに表示させることが可能です。
アプリをまたいで移動するときにもボタン一つで移動できるのがアクション機能になります
データ集計・閲覧機能
kintone(キントーン)に蓄積した情報は幅広い活用方法によって閲覧・集計が可能になります。以下は機能例です、参考にしてください！
- 一覧機能
- グラフ機能
- CSV入出力
一覧機能
一覧とは、このページのことを言います。
アプリを開くと最初に表示される項目です。レコードが並んでいる画面です。
一覧の設定は細かくできます。
いろんな条件を組み合わせていきながら一覧の見え方を変えることが出来ます
案件とかだったら、受注したもの一覧や今営業中のもの一覧とかそういった単位でも出来ます。
こういう細かい設定ができるのが一覧になっています。
グラフ機能
集計データを選択するだけで簡単にグラフや一覧表を作成することができます。
グラフの種類は、下記のような様々な用途に合わせて自由に選択可能です。
- 円グラフ
- 折れ線グラフ
- 縦棒
- 横棒
ここで円グラフや縦棒など選択可能
例えば円グラフで担当者別の案件一覧とかっていう風に出来ます。
円グラフ上の小川をポチってすると
小川のものだけが出てきたりします。小川案件が増えたら、グラフ上も増えます
これがグラフ機能になります。
CSV入出力
kintoneに登録された情報は、任意の範囲を選択してCSVファイルに書き出すことができます。
また今お使いのCSVやExcelに入っている情報を一括でkintone(キントーン)に取り込んでレコード生成することも可能です。
例えば今管理されている顧客管理ファイルを取り込むことで、kintone(キントーン)に一気に顧客データを反映することが可能になります。
共有・コミュニケーションスペース
kintone(キントーン)の中で様々なコミュニケーションをするスペースがありますのでご紹介します。
お知らせ欄(ダッシュボード)
お知らせ欄というのは上記画面のことです。
ここは誰でも見れるようなところなんですけど、うまく活用することで、ボタンでリンクにしてアプリに飛ばしたり、みなさんへのお知らせ欄として使うこともできます。
他にも上記でご説明したグラフや一覧をお知らせ欄(ダッシュボード)に表示させることも可能です。
スペース
続いてスペースの活用についてです。
イメージで言うとフォルダのイメージですね。
各フォルダの中に色んなアプリが入ってるみたいな感じでスペースを活用することが出来ます。
例えば、色んな店舗を管理したいときに、銀座店スペースとか
六本木店スペースみたいな感じにして六本木店スペースの中は六本木店の人しか見れないようにするとかが出来ます。
でも情報は全部一つで本部が見たいみたいな感じでもスペースは使えます。
その他の機能
kintone(キントーン)にはその他細かい機能もしっかり網羅しています。
多言語対応
日本語・英語・中国語（簡体字）に対応しているのでグローバルに活用することができます。アプリやフィールドなどの名称を言語ごとに設定できます。
モバイル利用
kintoneはクラウドサービスなので、外出先でスマートフォンやタブレットからデータ入力・閲覧が可能です。
またモバイル環境で利用できるように表示が自動変換されるので、最適化に時間や費用をかける必要がありません。
BASIC認証やIPアドレス制限など基本のセキュリティを標準装備しているほか、クライアント証明書を使って接続元を認証するオプションもあるので、外出先からでも安心して利用できます。
kintone(キントーン)アプリの拡張機能とは
上記は全てkintone(キントーン)の標準機能となります。
しかし更にカスタマイズ性が高いのがkintone(キントーン)の特徴です。
カスタマイズは以下のように大きく3つに分けられます。
- プラグイン
- Javascript開発
- API連携
それぞれ紹介します！
プラグイン
プラグインというのはよりkintoneを便利に使うための拡張するためのものです。
例えば、「kintone(キントーン)から帳票出力をしたい」、「kintone(キントーン)でレコードやアプリを跨いで集計したい」など、上記で解説した機能は標準機能では出来ないため、プラグインによる拡張が必要となります。
プラグインは無料のものもあれば、有料のものもあります。
ペパコミ調べでは、2022年現在で約350種類ものプラグインがあります。
調べたプラグインをスプレッドシートで公開していますので、興味ある方はこちらからお問合せ下さい。自動返信でkintone(キントーン)プラグインスプレッドシートをプレゼントしております。
Javascript開発
標準機能でもプラグインでも解決できない場合はJavascript開発で細かい改修が可能です。
ただ注意しなければならないのが、kintone(キントーン)は毎月アップデートを行っています。
アップデートの際にJavascriptが機能しなくなったり、他プラグインと干渉して動かなくなったりするリスクもあるので、むやみにJavascript開発することはオススメしません。
API連携
kintone(キントーン)にはWebhookで外部に押し出す機能がありますので、外部システムとの双方向での情報連携が可能になります。
これにより会計システムや基幹システムとの連携も容易になります。
kintone(キントーン)でできること・メリットとは
kintone(キントーン)でできること、メリットを紹介します！できることとメリットは以下のようなものが挙げられます。
- kintone内でコミュニケーションが完結する
- 通知を送ることができる
- 見た目が分かりやすい
- 徹底的にノーコード化されている
- 簡単に業務アプリを作成することができる
- 仕様の変更・カスタマイズの幅が広い
- データの管理や集積が簡単にできる
- サポート体制が充実している
- マルチデバイスに対応している
それぞれ紹介しますので、ぜひ参考にしてください！
kintone内でコミュニケーションが完結する
皆さん、社内の既存システムやエクセルを見ていて、
「このデータについて〇〇さんに確認したいな。。。」と思った時、
そのデータのキーとなる情報をメールに書いたり、
エクセル自体をメールに添付して確認したりしていませんか？
kintone(キントーン)であればそのデータ内のコメント機能を使って、そのデータの中でコミュニケーションが完結出来ます！
通知を送ることができる
例えば、既存システムやエクセルの場合、「対象のデータを検索したり抽出したりして、そのデータが関係する人にメールを送って・・・」なんてことをしていませんか？
kintone(キントーン)であれば、通知したい人・通知したい条件を柔軟に設定することが出来るので、
今まで人がやっていたことが不要になります！
見た目が分かりやすい
ノーコード・ローコードツールは他にもありますが、その中でもkintoneの設計画面は視覚的に非常に分かりやすいです！
そのため、非エンジニアやパソコン慣れしていないユーザーでも、感覚的に使用可能です。
iphoneやyoutubeアプリにマニュアルがなくても使えるように、kintone(キントーン)も『習うより慣れろ』の感覚で使っていくうちにわかるようになります。
上記でご紹介した競合サービスの設計画面を画像検索して、これからご紹介するkintone(キントーン)の画面を是非比べてみてください！
徹底的にノーコード化されている
巷には多くのノーコードツールがありますが、「ここまではノーコードでできるけど、これ以上はコードを書かないと・・・」といった、なんちゃってノーコードツールも多く存在します。
その点、kintone(キントーン)は標準機能で出来ない部分は、プラグインというパワーアップツールがあります。
あなたの考える、「こんなこと出来たらいいのにな・・・」を叶えるツールはほぼ100％存在しており、そのツールの設定方法も徹底的にノーコード化されています！
簡単に業務アプリを作成することができる
kintone(キントーン)では、簡単に業務アプリを作成することができます！
具体的には以下のようなアプリを作成することができます。
- 業務内容や業務報告といった日報
- 顧客情報や活動履歴といった案件管理
- 問い合わせ内容や対応履歴の記録ができる問い合わせ管理
- 面接の進捗管理ができる採用面接管理
- 担当者や進捗状況の確認・共有ができるタスク管理
- 経費申請が可能な交通費申請
上記は一例にすぎません。アプリ作成時には特別なスキルや知識が必要ではないため、自社の業務内容に合わせて独自のアプリを作成しましょう！
仕様の変更・カスタマイズの幅が広い
kintone(キントーン)は、カスタマイズの幅が広いです！
カスタマイズする方法としては以下が挙げられます。
- JavaScript
- 他者のサービスと連携
- プラグインを追加
また、追加できる機能例は以下の通りです。
- 営業
- 顧客管理
- 見積もり作成
- 経費精算
- 会計
- 請求管理
- WEBフォーム
上記のほかに、約200種類以上もカスタマイズができますので、様々なニーズに答えられるといえます！
データの管理や集積が簡単にできる
kintone(キントーン)は、会社内データの集積や管理が簡単にできます！
ExcelやWordといった様々なシステムで管理していたデータや、紙の資料まで一括で管理が可能です！
膨大な量のデータでさえも、フリーワード検索機能を活用することで、必要なデータをすぐに見つけ出すことが可能です。
また、変更履歴が残るため、いつ誰がどのデータを変更・更新したのかがわかり、敬意の確認や復元が可能となっています！
サポート体制が充実している
kintone(キントーン)はサポート体制が充実しています！
サポートは別途料金がかかることが多いですが、充実したサポートがオプションプランに入っているため、安心して利用することが可能です！
マルチデバイスに対応している
kintone(キントーン)は、マルチデバイスに対応しています！
WEBブラウザやOSの動作環境を満たしていれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなどといった端末の制約を受けることがありません！
さらに、スマートフォンやタブレットに関しては、モバイル専用アプリもあり、iOSやAndroidどちらにも対応しています！
kintone(キントーン)でできないこと・デメリットとは
kintone(キントーン)のできないこと・デメリットを紹介します。
- 見た目は若干チープ(好き嫌いがある)
- 一回での大量のデータ処理には向かないケースもある(数十万・数百万レベル)
- ストレージ容量が少ない(別途拡張は可能)
- アプリ間連携はプラグインが必須
- 拡張機能の利用でコストが上がる
- 設計ミスによって動作不良が起きる
- アプリが乱立してしまう
- アプリ設計をしっかり行わないと、運用が出来ずに導入の意味がなくなる。
見た目の好き嫌いが分かれる
ここは、どう工夫してもどうしようも出来ない部分ではあるのですが、全体的に「優しいデザイン？」「可愛いデザイン？」になっているので、よりスタイリッシュな、洗練されたデザインがお好みの方にはやや受けは良くないかもしれません。
一回での大量データ処理には向かないケースもある
集計対象データの件数制限があったり、大量データからの検索に時間がかかったり、大量データの一括更新など、データ処理量によっては工夫をしないと運用できないケースがあります。
ストレージ容量に制限があるり、拡張出来ない
kintone(キントーン)は1ユーザーあたり5GBまで、というストレージ容量制限があります。追加で10GB1,000円/月で拡張は可能です。
一般的な資料であれば、そこまで気にする容量ではありませんが、例えば、多くの現場の写真をたくさん保存していくような使い方をしていて、ある時容量制限を迎えてしまった場合、別のファイル保存手段を考えなくてはならなくなります。
写真などを多く使うことをイメージされている方は、その点を念頭に、運用を検討することが必要になります。
アプリ間連携はプラグインが必須
kintone(キントーン)の標準機能ではアプリを跨る集計・加工が出来ないため、拡張機能であるプラグインを使う必要があります。
そのため、基本的にはプラグインを使わないとkintoneをデータベースとしての活用が難しいケースが多いです。
また、多くのアプリと連携するには、システムを全体を把握しておかなければ、連携漏れが発生してしまうためトラブルが発生してしまう可能性もあります。
事前にある程度システム全体を把握しておくか、設計図を作成する、トライアル期間を設けるなどしてチェックするといった対策が必要となります。
拡張機能の利用でコストが上がる
kintone(キントーン)自体のランニングコストは安価ですが、拡張機能を追加していくとその分利用料金が上がります。
拡張機能を追加することで様々な状況に対応できて便利ではありますが、「必要な機能なのか」をよく考えてから導入を決めるのが重要です。
利用目的に合った専用パッケージやクラウドサービスもありますので、利用目的を明確化して利用するようにしましょう。
設計ミスによって動作不良が起きる
kintone(キントーン)は簡単にアプリが作成できますが、アプリ設計にミスがあると、動作不良を起こす場合があります。
特定のスキルが必要なく、簡単に業務アプリが作成できると紹介しましたが、データベース設計の基本的な知識を身に着けておくのが良いでしょう。
具体的な動作不良は以下のようなものになっています。
- 情報を適切に切り出さないことでデータが重複してしまう
- 各データにポイントとなる情報を設定しないことで連携や参照時に破綻してしまう
- 管理するはずの情報をテーブルとして制作した場合に、集計や連携ができなくなる
上記のほかにも動作不良を起こしてしまう可能性がありますので、基本的なデータベース設計の知識を身に着けておきましょう。
アプリが乱立してしまう
kintone(キントーン)は、簡単にアプリを作ることができてしまうため、アプリが乱立してしまう可能性があります。
案件・進捗管理のためのアプリを複数作成してしまうと、混乱する可能性や業務効率が下がってしまう可能性があります。
会社でアプリを使用する場合は、担当者に任せるか、アプリ作成のルールを作って全体に周知させるようにしましょう。
アプリ設計をしっかり行わないと、運用が出来ずに導入の意味がなくなる。
kintone(キントーン)は、簡単にアプリを作ることが可能なので、思いついたら作ってしまいがちですが、アプリ設計をしっかりしないとアプリ単体での運用となってしまいkintone(キントーン)での成果が出づらいです。
全体のアプリ設計をした上で、このアプリはどのアプリの下層に位置づけるべきか？などのアプリ設計が非常に重要になってきます。
またアプリ設計を行わないと現場で運用する際に混乱を招き、kintone(キントーン)が運用されずに終わってしまうというケースがあるため注意が必要です。
kintone(キントーン)について解説している私たちは何者なのか？
弊社はサイボウズ正式パートナーでkintone(キントーン)専業会社のペパコミ株式会社です！
youtube「kintone活用ちゃんねる」ではkintone界隈では最大のチャンネル登録者数を誇っており、様々な業種・業態に対してkintone(キントーン)導入実績のあるプロが分かりやすくkintone(キントーン)の特徴についてこのページでは記載しております。
kinton(キントーン)紹介まとめ
kintone(キントーン)は非常に拡張性・柔軟性が高く、自社にあったシステムをすぐに作ることが出来ます。
ただし、いくら簡単とは言え、システム設計思考や業務設計思考は必要不可欠で、まずは全体の業務の中でどこがボトルネックになっているかを把握した上で全体アプリ設計をすることがとても重要です。
ペパコミではそのような設計から社内にkintone(キントーン)担当者を育てるところまで一括で対応していますので、様々な知見をyoutubeや当サイトで公開しています。
是非閲覧して頂ければと思います。
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