【プロが開設】kintone(キントーン)とは?出来ること・出来ないこと徹底解決!

サイボウズが提供している『kintone(キントーン)』が近年注目されています。

ノーコードで誰でも業務アプリが作成できると話題ですが、具体的にkintone(キントーン)とは何ができるのかをご紹介します。

 

弊社はサイボウズ正式パートナーでkintone(キントーン)専業会社のペパコミ株式会社です!

youtube「kintone活用ちゃんねる」ではkintone界隈では最大のチャンネル登録者数を誇っており、様々な業種・業態に対してkintone(キントーン)導入実績のあるプロが分かりやすくkintone(キントーン)の特徴についてこのページでは記載しております。

目次

kintone(キントーン)とは?

kintoneとはプログラミングの専門知識がなくても、

ドラック&ドロップだけで自社の業務にあったシステムを簡単に作成することができるクラウドサービスです。

 

提供している会社は?

サイボウズ株式会社

「チームワークあふれる社会を創る」を企業理念とし、

「kintone」以外にも「サイボウズ Office」「Garoon」「メールワイズ」などのグループウェアサービスを展開されています。

その働き方にも近年、注目が集まっており、メディアでもよく取り上げられています。

導入社数は?

累計20,000社以上、毎月500社以上が導入しています。(2022年7月時点)

東証プライムの3社に1社が導入しているとのことです。

kintone(キントーン)使ってますか?」ではなく、「kintone(キントーン)を何に使ってますか?」という話をする日も近くなってきています。

クチコミは?

顧客満足度調査 クラウド基盤サービス 3年連続1位 獲得

パートナー満足調査 クラウド情報系 2年連続1位 獲得

実際に、利用されているから企業からだけでなく、パートナー企業からの評価も高いことがわかります。

競合サービスは?

kintone(キントーン)の活用内容によって競合となってくるサービスが変わってくるので、全ては書ききれませんが、

同じようなツールとしては、下記のようなサービスがあります。

「AppSuite」

「power Apps」

などなど・・・

何がすごいの?

kintone(キントーン)がどうやらすごそうだ、というのはわかって頂けたかと思いますが、

類似サービスに比べて何がそんなにすごいの?と疑問が浮かんできませんか?

kintone(キントーン)のすごい部分は書き出したらキリがないのですが、

その中でもペパコミが思うkintone(キントーン)のすごいところを紹介します。

見た目が分かりやすい!

ノーコード・ローコードツールは他にもありますが、その中でもkintoneの設計画面は視覚的に非常に分かりやすいです!

そのため、非エンジニアやパソコン慣れしていないユーザーでも、感覚的に使用可能です。

iphoneやyoutubeアプリにマニュアルがなくても使えるように、kintone(キントーン)も『習うより慣れろ』の感覚で使っていくうちにわかるようになります。

上でご紹介した競合サービスの設計画面を画像検索して、

これからご紹介するkintone(キントーン)の画面是非比べてみてください!

徹底的にノーコード!

巷には多くのノーコードツールがありますが、「ここまではノーコードでできるけど、これ以上はコードを書かないと・・・」といった、

なんちゃってノーコードツールも多く存在ます。

その点、kintone(キントーン)は標準機能で出来ない部分は、プラグインというパワーアップツールがあります。

あなたの考える、「こんなこと出来たらいいのにな・・・」を叶えるツールはほぼ100%存在しており、

そのツールの設定方法も徹底的にノーコード化されています!

困った時はググれば解決!

これだけの企業が導入しているので、もちろんサイボウズオフィシャルのサポート体制も整っているんですが、

kintone(キントーン)の場合、Googleに聞けばほとんどのことが解決します。

例えば、Excelで何か困った時は「Excel 〇〇」な感じで検索しますよね?

同じように「kintone 〇〇」と検索すれば、先人の知恵が無料でかつ日本語でゴロゴロ転がっています。

外資系のツールだったりすると、オフィシャルのマニュアルがヒットしたりしますが、

深く見ていったりすると英語になったり・・・なんてことも少なくありません。

その点、kintone(キントーン)は、同じように困ったユーザーさんが日本語で分かりやすく解決方法を書いてくれていますので、

とっても心強いですね!

クラウドだと色々心配?

今でこそ一般的になったクラウドですが、まだまだクラウドに対する懸念の声をあげる層は一定数存在します。

これだけ多くの企業データを扱っているので、1企業が自社で基盤を構築するよりも、絶対安心でしょ!で

話が済めば良いですが、そうならないこともあるかと思います。

そんな不安の声がなくなるポイントを、ご紹介していきます。

インフラも安心!

kintone(キントーン)内のデータは、

まず、東日本データセンターのストレージサーバーに書き込みされます。

次に、同期用ストレージサーバーにリアルタイム同期されます。(東日本データセンター)

続いて、両ストレージサーバーからバックアップ用ストレージサーバーに1日1回バックアップデータが送信されます。(東日本データセンター)

さらに、バックアップ用のストレージサーバーのデータは、西日本データセンターのサーバーに自動転送されています!!

これだけのインフラを自社で構築するって考えただけでも大変じゃないですか?

セイキュリティも安心!

データの暗号化や認証取得はもちろん、実用的な面では以下のような機能があり、

リモート勤務が当たり前になってきた現在でも安心です!

アクセスできるIPアドレスを限定し、想定外のアクセスをシャットアウトできる

・接続できる端末を制限できる

・2要素認証を設定できる

・一つ一つのアプリ(kintone内で作ったシステム)に対して、細かく閲覧・編集などの権限設定ができる

 

 

これだけのレベルが保証されていれば、クラウドはなんだか心配って声も一掃できるんではないでしょうか!?

いくらかかるの?オススメプランは?

ここまで充実したサービス、結局いくらかかるんでしょうか。

料金プランは、基本は以下の2プランです。初期費用はいずれも不要です。※最低5ユーザーからの契約になります。

ライトプラン:月額780円/1ユーザー

スタンダードプラン:月額1,500円/1ユーザー

正直、kintone(キントーン)を活用していこうと思っているなら、断然スタンダードプランがオススメです!

上で少し触れたプラグインというパワーアップツールは、スタンダードプラン出ないと使えません。

よって、ライトプランでは、かゆいところに手が届かず、「Excelで良くない?」「逆に不便では?」等不満の声が上がってくることが予想されます。

またランニングコストとしてかかってくるため、

一度ライトプランで導入して、一定の期間がたってからスタンダードプランにグレードアップとなると、

一気に社内承認のハードルが高くなること間違いなしです!

活用していけば、月額1,500円は決して高くないのですが、

最初780円から入ると1,500円へのアップグレードはより一層説明を求められることになるでしょう。

是非スタンダードプランからのご利用開始をオススメいたします!

kintone(キントーン)は何ができるの?何が出来ないの?

では、kintone(キントーン)で出来ること・得意なこと、逆にkintone(キントーン)では出来ない・苦手なことについてご説明します!

出来ること・得意なこと

kintone(キントーン)で向いている業務についてはペパコミのブログやyoutubeにて色々とご紹介しているので

これと似ているようなことは、できると考えて頂いて大丈夫です!

具体的な業務ではなく、機能面としてのポイントを二つご紹介します。

kintone内でコミュニケーションが完結する

皆さん、社内の既存システムやエクセルを見ていて、

「このデータについて〇〇さんに確認したいな。。。」と思った時、

そのデータのキーとなる情報をメールに書いたり、

エクセル自体をメールに添付して確認したりしていませんか?

kintone(キントーン)であればそのデータ内のコメント機能を使って、そのデータの中でコミュニケーションが完結出来ます!

通知を送ることができる

例えば、既存システムやエクセルの場合、対象のデータを検索したり抽出したりして、

そのデータが関係する人にメールを送って・・・なんてことをしていませんか?

kintone(キントーン)であれば、通知したい人・通知したい条件を柔軟で設定することが出来るので、

今まで人がやっていたことが不要になります!

出来ないこと・苦手なこと

ここまでkintone(キントーン)のいいところばかりご紹介してきましたが、

kintone(キントーン)も魔法のツールではないので、もちろん苦手な作業も実際には存在します。

見た目の好き嫌いが分かれる

ここは、どう工夫してもどうしようも出来ない部分ではあるのですが、

全体的に「優しいデザイン?」「可愛いデザイン?」になっているので、

よりスタイリッシュな、洗練されたデザインがお好みの方にはやや受けは良くないかもしれません。

大量のデータは不得意

集計対象データの件数制限があったり、大量データからの検索に時間がかかったり、大量データの一括更新は苦手など、

とにかく大量データの取り扱いは、あまり得意ではありません。

別の仕組みで集約された結果だけをkintone(キントーン)で取り扱う等工夫すれば、活用できる可能性はあります。

ストレージ容量に制限があり、拡張出来ない

kintone(キントーン)は1ユーザーあたり5GBまで、というストレージ容量制限があり、

よくある追加オプションみたいに、容量追加は出来ません。

一般的な資料であれば、そこまで気にする容量ではありませんが、

例えば、多くの現場の写真をたくさん保存していくような使い方をしていて、

ある時容量制限を迎えてしまった場合、別のファイル保存手段を考えなくてはならなくなります。

写真などを多く使うことをイメージされている方は、

その点を念頭に、運用検討することが必要になります。

管理者・運用者は人間力が必要(kintone関係ない)

ここまでkintoneの機能面を離してきましたが、

1番肝になってくるのが、ここではないでしょうか。

いざ、導入しよう、活用しようとなった時、

これを読んでいる皆さん以上にkintone(キントーン)のことを知っている人は、社内にはいません。

よっぽどのトップダウンでない限り、もちろん上司も知りません。

社内の様々な反対勢力とうまく交渉しながら、kintone(キントーン)を社内に浸透させていくには、

ある一定以上の人間力が必要になってきます。

kintone(キントーン)が使える、だけでは、kintone(キントーン)は使ってもらえません。

交渉力、忍耐力、ヒアリング力、リーダーシップなどkintone(キントーン)以外の人間的スキルが、

kintone(キントーン)活用におけるキーポイントになってきます。

 

それでは、kintoneで行う操作ごとに代表的な機能を紹介していきます。

アプリの作り方

kintone(キントーン)アプリの作り方

kintone(キントーン)アプリの作り方からご紹介します。

アプリは例外なくフィールドと呼ばれるコマンドのようなものを並べて作られます。

フィールドについては次の見出しでご紹介します。

はじめから作成

アプリをはじめから作成します。

アプリの設定画面で、用途に応じて必要なフィールドをフォームにドラッグ&ドロップで配置して作成が出来るので、プログラミングの知識は必要ありません。

Excel/CSVを読み込んで作成

ExcelやCSVを読み込んでアプリを作成します。

またアプリ作成と同時にファイル内のデータをアプリにインポートできるため、Excelデータの項目をそのままkintone(キントーン)アプリに反映させたい場合にも便利です。

当然作成したアプリのフォームを編集することも可能です。

テンプレートファイルを読み込んで作成

他のkintone(キントーン)環境で作成したアプリテンプレート(zipファイル)を読み込んでアプリを作成できます。

登録済みのテンプレートから作成

システム管理者によって、アプリテンプレートが作成されている場合に、そのテンプレートを活用してアプリを作成することが可能です。

ほかのアプリを再利用

すでにkintone(キントーン)上に作成されているアプリの設定をそのままコピーして作成することが出来ます。

当然作成したアプリのフォームを編集することも可能です。

サンプルアプリを追加

kintone(キントーン)初心者に向けたサンプルアプリも多数展開されています。

アプリを何から作ればいいか分からないという方は、アプリストアに業務や業種、利用シーンごとにサンプルアプリが豊富に用意されています。

用途に合ったアプリを選ぶだけで、かんたんにアプリを作成できますので、こちらを活用することもオススメです。

アプリ/レコード/フィールドとは?

kintone(キントーン)の構造としては、まずアプリがあります

アプリの中にいくと

レコードという構造があります

レコードとは、一件一件のことをレコードと言います。

なので、1申請、1レコードみたいなイメージです。

続いて、フィールドですがレコードを開いて、

この名前とか区分のことをフィールドと言います

大きい構造から、アプリ>レコード>フィールド

という順番で構造分けされていますのでここは覚えておいてください!

各フィールドの機能について

続いてですね、各フィールドの機能について説明していきます

上記で申し上げた通り、kintone(キントーン)アプリを作るためには、フィールドを並べて作らないといけません。

フィールドは様々な種類がありそれぞれ役割・特徴が異なりますのでしっかり理解しましょう。

文字列1行フィールド

文字列(1行)・・・自由に入力できるテキストボックス1行用

文字列複数行フィールド

文字列(複数行)・・・自由に入力できるテキストボックス複数行用

リッチエディターフィールド

リッチエディター・・・自由に入力できるテキストボックス且つ、Wordみたいに文字装飾したい場合

数値フィールド

数値フィールド・・・数値だけの入力

計算フィールド

計算フィールド・・・計算式を組み込んで数字による結果を出力したい場合

ラジオボタンフィールド

ラジオボタン・・・どれか一つを選択させたい場合

チェックボックスフィールド

チェックボックス・・・選択肢の中から複数選択させたい場合

複数選択フィールド

複数選択・・・選択肢の中から複数選択させたい場合且つ、幅をコンパクトにしたい場合

ドロップダウンフィールド

ドロップダウン・・・プルダウンでどれか一つを選択させたい場合

日付フィールド

日付・・・日付を入力させたい場合

時刻フィールド

時刻・・・時刻を入力させたい場合

日時フィールド

日時・・・日時を入力させたい場合

添付ファイルフィールド

添付ファイルフィールド・・・ファイルを添付させたい場合

リンクフィールド

リンクフィールド・・・URLや電話番号などを貼ってリンクさせたい場合(クリックするとURL先に飛べたり、電話をかけられます)

ユーザー選択フィールド

ユーザー選択・・・Kintone登録ユーザーを選択させたい場合

組織選択フィールド

組織選択・・・Kintone登録組織を選択させたい場合

グループ選択フィールド

グループ選択・・・Kintone登録グループ単位で選択させたい場合

関連レコード一覧フィールド

関連レコード一覧・・・他のアプリの情報を表示させたい場合(やや難しい

ルックアップフィールド

ルックアップ・・・他のアプリの情報を取得させたい場合(やや難しい)(VLOOKUPのようなもの)

スペースフィールド

スペース・・・アプリの見た目を整える時

罫線フィールド

罫線・・・線を引ける

グループフィールド

グループ・・・見た目は隠しておきたい。使う時だけ表示したい場合

テーブル

テーブル・・・見積書や請求書など、何行増えるかわからない場合

ラベルフィールド

ラベル・・・メモ書き

これで以上になります

アプリのその他機能

kintone(キントーン)には様々な細かい機能がありますので、より深堀していきます。

プロセス管理について

プロセス管理というのはいわゆるワークフローですね

業務フローに沿って、ステータスと担当者、承認経路を設定することができるので、現在の承認ステータス状況を把握することが出来ます。

1つ1つのアプリに対してワークフローの設定等が柔軟に可能です。

ここでワークフローの設定をして、

誰が承認して承認したら次誰にいくか

ラジオボタンのsample2にチェックがついていたら承認を飛ばすとか、

5千円以上だったら誰々に飛ばすなど、プロセス管理でこんなことが出来るってことだけ覚えておいてください

通知機能について

kintone(キントーン)は通知機能も豊富です。

アプリ単位・レコード単位・フィールド単位・リマインド設定など、様々な設定が可能です。

アプリ単位での通知

 

アプリに登録された瞬間に●●へ通知を飛ばす

アプリの情報が変更された瞬間に●●へ通知を飛ばす

など、細かく設定が可能です。

レコード単位での通知

レコード単位で通知することができます。

レコード単位は、

レコードが追加されたら●●へ通知

レコードのラジオボタンにチェックが付いたら●●へ通知

など条件+誰にという組み合わせで様々な通知のパターンを作成できます。

リマインダー条件通知

もう一つがリマインダーの条件通知と言って

時間に対して通知ができます。例えば、何時になったら通知を飛ばすなどができます

 

レコード条件通知と違う点は、レコード条件通知はレコードが編集されないと通知が飛びません。

ただリマインダーの条件通知の場合は指定した日時が到来したらレコード編集関係なく自動で通知を飛ばしてくれます。

アクセス権について

続いてアクセス権についてです。

kintone(キントーン)では、アプリ、レコード、フィールド単位でアクセス権設定が可能です。

アプリのアクセス権では閲覧・編集・削除できる権限をユーザーや組織ごとに付与が可能です。

レコードのアクセス権では、例えば自分で作成したレコードのみ閲覧・編集できるようにしたり、特定のユーザーしか見れないような設定が可能です。

フィールドのアクセス権は、フィールドを特定の人のみに公開することができます。

例えば、営業マンには原価を見せたくない場合は「原価」フィールドを営業マンには非表示、管理職には表示とユーザーに合わせた細かい設定が可能です。

アクション機能について

続いてアクション機能についてです。

アクション機能は例えば見積書アプリと請求書アプリを分けていたと仮定します。

見積書アプリに入力した情報をそのまま請求書アプリに移したい などアプリを跨いでデータを移行したいときに便利です。

 

アプリアクションを設定すると、アクションボタンがレコード上に表示されます。

例えば今回でいうと見積書アプリの上部に「請求書作成」ボタンが表示されて、これをクリックすると見積書アプリ→請求書アプリへ画面遷移することが出来ます。

ただ画面遷移するだけでなく、見積書アプリに入力されている好きな情報を請求書アプリに画面遷移のついでに表示させることが可能です。

アプリをまたいで移動するときにもボタン一つで移動できるのがアクション機能になります

データ集計・閲覧機能

kintone(キントーン)に蓄積した情報は幅広い活用方法によって閲覧・集計が可能になります。

一覧機能

一覧とは、このページのことを言います。

アプリを開くと最初に表示される項目です。レコードが並んでいる画面です。

一覧の設定は細かくできます。

いろんな条件を組み合わせていきながら一覧の見え方を変えることが出来ます

案件とかだったら、受注したもの一覧や今営業中のもの一覧とかそういった単位でも出来ます。

こういう細かい設定ができるのが一覧になっています。

グラフ機能

集計データを選択するだけで簡単にグラフや一覧表を作成することができます。

グラフの種類は、円グラフ、折れ線グラフ、縦棒、横棒、クロス集計表など用途に合わせて自由に選択可能です。

 

ここで円グラフや縦棒など選択可能

例えば円グラフで担当者別の案件一覧とかっていう風に出来ます。

円グラフ上の小川をポチってすると

小川のものだけが出てきたりします。小川案件が増えたら、グラフ上も増えます

これがグラフ機能になります。

 

CSV入出力

kintoneに登録された情報は、任意の範囲を選択してCSVファイルに書き出すことができます。

また今お使いのCSVやExcelに入っている情報を一括でkintone(キントーン)に取り込んでレコード生成することも可能です。

例えば今管理されている顧客管理ファイルを取り込むことで、kintone(キントーン)に一気に顧客データを反映することが可能になります。

共有・コミュニケーションスペース

kintone(キントーン)の中で様々なコミュニケーションをするスペースがありますのでご紹介します。

お知らせ欄(ダッシュボード)

お知らせ欄というのは上記画面のことです。

ここは誰でも見れるようなところなんですけど、うまく活用することで、ボタンでリンクにしてアプリに飛ばしたり、みなさんへのお知らせ欄として使うこともできます。

他にも上記でご説明したグラフや一覧をお知らせ欄(ダッシュボード)に表示させることも可能です。

スペース

続いてスペースの活用についてです。

イメージで言うとフォルダのイメージですね

各フォルダの中に色んなアプリが入ってるみたいな感じでスペースを活用することが出来ます。

例えば、色んな店舗を管理したいときに、銀座店スペースとか

六本木店スペースみたいな感じにして六本木店スペースの中は六本木店の人しか見れないようにするとかが出来ます

でも情報は全部一つで本部が見たいみたいな感じでもスペースは使えます。

拡張して更にカスタマイズも可能

上記は全てkintone(キントーン)の標準機能となります。

しかし更にカスタマイズ性が高いのがkintone(キントーン)の特徴です。

カスタマイズは大きく3つありまして、

プラグイン

Javascript開発

API連携

があります。

プラグイン

プラグインというのはよりkintoneを便利に使うための拡張するためのものです。

例えばkintone(キントーン)から帳票出力をしたい、

kintone(キントーン)でレコードやアプリを跨いで集計したい、

など上記の機能は標準機能では出来ないため、プラグインによる拡張が必要となります。

プラグインは無料のものもあれば、有料のものもあります。

ペパコミ調べでは、2022年現在で約350種類ものプラグインがあります。

調べたプラグインをスプレッドシートで公開していますので、興味ある方はこちらからお問合せ下さい。自動返信でkintone(キントーン)プラグインスプレッドシートをプレゼントしております。
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Javascript開発

標準機能でもプラグインでも解決できない場合はJavascript開発で細かい改修が可能です。

ただ注意しなければならないのが、kintone(キントーン)は毎月アップデートを行っています。

アップデートの際にJavascriptが機能しなくなったり、他プラグインと干渉して動かなくなったりするリスクもあるので、むやみにJavascript開発することはオススメしません。

API連携

kintone(キントーン)にはWebhookで外部に押し出す機能がありますので、外部システムとの双方向での情報連携が可能になります。

これにより会計システムや基幹システムとの連携も容易になります。

その他の機能

kintone(キントーン)にはその他細かい機能もしっかり網羅しています。

多言語対応

日本語・英語・中国語(簡体字)に対応しているのでグローバルに活用することができます。アプリやフィールドなどの名称を言語ごとに設定できます。

モバイル利用

kintoneはクラウドサービスなので、外出先でスマートフォンやタブレットからデータ入力・閲覧が可能です。

またモバイル環境で利用できるように表示が自動変換されるので、最適化に時間や費用をかける必要がありません。

BASIC認証やIPアドレス制限など基本のセキュリティを標準装備しているほか、クライアント証明書を使って接続元を認証するオプションもあるので、外出先からでも安心して利用できます。

まとめ

kintone(キントーン)は非常に拡張性・柔軟性が高く自社にあったシステムをすぐに作ることが出来ます。

ただし、いくら簡単とは言え、システム設計思考や業務設計思考は必要不可欠で、まずは全体の業務の中でどこがボトルネックになっているかを把握した上で全体アプリ設計をすることがとても重要です。

ペパコミではそのような設計から社内にkintone(キントーン)担当者を育てるところまで一括で対応していますので、様々な知見をyoutubeや当サイトで公開しています。

是非閲覧して頂ければと思います。

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