「kintone（キントーン）で日報のフォーマットを揃えたい…」
「kintone（キントーン）の日報アプリは、日々のデータが集計できるって本当？」
さまざまな業務課題が解決できるアプリを、専門知識なしで開発できるkintone（キントーン）。日報を紙ベースで運用していると、記入を忘れてしまったり内容がばらばらだったりと管理しにくくなり、日報から改善策を見出せなくなってしまうこともあります。
そこで、今回はkintone（キントーン）で日報の運用を行うメリットや活用方法、具体的な導入事例などを紹介します。
ぺパコミ株式会社は、kintone（キントーン）を提供しているサイボウズ社のオフィシャルパートナーです。さまざまなkintone（キントーン）導入・構築の支援をしてきた実績があります。
これまでの経験をもとに分かりやすく解説するので、ぜひ最後まで読んでいただき、kintone（キントーン）で業務改善に役立つ日報の運用を実現しましょう。
実際にkintone（キントーン）の導入を検討している人は無料相談してみてください。
kintone（キントーン）で日報を管理するメリット
kintone（キントーン）で日報を管理するメリットは以下の4つになります。
- 情報の一元管理が可能
- 外出先でも利用できる
- フォーマットを自由に設定できる
- 自動で集計ができる
それぞれのメリットについて説明していきますね。
情報の一元管理が可能
kintone（キントーン）を活用すると、統一したフォーマットで一元管理できるのがメリットです。
紙やExcelで日報を管理していると、人によっては日報の形式や報告内容にばらつきがあり、内容が分かりにくくなってしまう場合もあるでしょう。
情報の重複や漏れなども起こり得るため、検索や修正作業が発生することも考えられます。
kintone（キントーン）であれば統一したフォーマットを一箇所に集められるので、業務全体の見える化が実現できます。
外出先でも利用できる
kintone（キントーン）はインターネットに接続できる環境があれば、スマートフォンやタブレットでも利用できます。
営業からの帰社途中や出張中に入力できるため、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方も実現可能です。
外出が多いビジネスパーソンやリモートワーカーにとって、kintone（キントーン）を使った日報の管理は大きなメリットと言えます。
フォーマットを自由に設定できる
kintone（キントーン）ではリッチテキストや日付、チェックボックスなど28個のパーツを自由に組み合わせてフォーマットが作成できます。
フォーマットの作成は専門知識がなくてもドラッグ＆ドロップの直感的な操作で行えるため、簡単に自社に合ったフォーマット作成が実現します。
カーディーラーであれば新車の販売に関する営業活動の日報、不動産であれば物件のメンテナンス報告など、あらゆる業務に対応できるのです。
kintone（キントーン）で自社に合った日報を作成できれば、日々の管理業務の効率化や正確性の向上が期待できます。
自動で集計ができる
kintone（キントーン）で日報をまとめた後は、グラフ機能を使うことで登録内容を自動集計することも可能です。
営業の訪問件数や異常が多かった点検内容などを集計することで課題が見える化し、業務効率化の施策を考えられます。
さらにkintone（キントーン）はAPI連携が可能なため、プラグインを利用したり開発したりすることで他のシステムや、アプリケーションとの連携も可能です。
例えば、日報データを人事管理システムや経費精算システムに連携すれば、よりスムーズに業務を進められます。
自動集計機能をうまく活用することで、社内業務の効率化と業務改善に繋がるでしょう。
kintone（キントーン）で日報アプリを作成する手順
kintone（キントーン）で日報アプリを作成する手順は、以下の6ステップになります。
- 日報管理で集計する数字を明確にする
- 残業時間･残業代などの掛け率の異なる数字をどのように算出しているかを確認する
- 日報入力を補助できるプラグイン選定する
- 自動集計をして、エクセルで集計していた数字と合うかを確認する
- 承認フローや閲覧・編集権限を設定する
- 運用開始してから発生した勤怠に合わせてアプリを調整する
労働時間の計算が異なる夜勤や残業に対しても、入力項目を分けて対応することができます。自社に合った項目を追加することで、より便利に使えます。
kintone（キントーン）で日報アプリを作成する際のポイント
kintone（キントーン）で日報アプリを作成する際のポイントは以下の3つになります。
- 基本的な勤怠に対応させる
- プラグインを活用する
- 承認フローや閲覧・編集権限を設定する
1つずつ説明していきます。
基本的な勤怠に対応させる
まずは、基本的な勤怠に対応させる必要があります。なぜなら、最初から全てのケースを想定してアプリを作成するのは難しいからです。
特に建設業や運送業などは、イレギュラーな勤怠は少なくありません。また、残業や夜勤など、勤怠のパターンはさまざまです。
これらのことから、まずは基本的な勤怠に対応させることが重要となります。基本的な状態ができたうえで、徐々に改善していき、自社の勤怠に対応させるのがおすすめです。
プラグインを活用する
プラグインを活用することで、日報が入力しやすくなり使い勝手が良くなります。
kintone（キントーン）はデータ共有や集計のしやすさがメリットである反面、実際に紙に入力をしている現場では操作がしにくいと手間に感じてしまい、運用がうまくいかないケースがあります。
そのためにプラグインの活用が必須になります。プラグインを活用すると「この項目が選択されたらこの項目は自動で入力される」などのカスタマイズが可能です。
また指定の項目が入力されていないと、保存するときにエラーが出るなど、入力ミスを防げます。
承認フローや閲覧・編集権限を設定する
紙媒体であれば、提出したら修正できませんよね。一方、kintone（キントーン）の場合なら提出後も編集権限があれば勤怠の修正をすることが可能です。
編集履歴は残りますが、紙媒体のときとは違って書類をいちいち回収して再提出するといった手間はかかりません。
また、「誰がこのステータスを編集できるか」という権限をつけることで後からの修正を防ぐ、といった活用も可能です。
kintone（キントーン）で日報を管理するためのサンプルアプリ
kintone（キントーン）のサンプルアプリのなかで、日報を管理できるアプリを4つ紹介します。
サンプルアプリ①日報
出典：kintone公式HP
サンプルアプリのなかでもシンプルなフォーマットで、日々の業務内容や報告事項などを入力するタイプです。
コメント欄を活用して日報へ対するフィードバックが行えたり、日報の内容に関する議論を行ったりできます。新人の日報に対しては、日々の学びやそれに対するアドバイスなどを伝えることでコミュニケーションの活性化にも使えるでしょう。
日報アプリにはキーワード検索機能が付いているため、後から情報を簡単に検索して見返せるのは嬉しいポイントです。
サンプルアプリ②運転日報
出典：kintone公式HP
運転日報は運送業などの業種に向けた日報です。走行距離などは自動で計算されるため、計算する手間が省けることに加え、計算ミスが発生しません。
スマートフォンやタブレットで入力ができるため、パーキングエリアなどで提出を完了できます。
紙の運転日報を使用していると、事業所に戻ってから道のりを思い出して記入しなくてはいけないため、簡単に入力が完結できるのはドライバーの業務負担削減につながります。
サンプルアプリ③ルートセールス営業日報
出典：kintone公式HP
ルートセールス営業日報は、一日で得意先を何件も訪問する営業に向けたアプリです。
営業後に訪問先や目的、コメントを残して日報が作成できます。
コメント欄を活用して次回の営業に向けた記録を残せたり、他の営業メンバーへの共有事項を伝えられたりするでしょう。
グラフ機能によって訪問数や訪問内容を可視化することもできるので、部署内の業務負担の平準化や課題把握に役立てられます。
サンプルアプリ④工場日報
出典：kintone公式HP
工場日報とは、工場内の部署ごとに作成できる日報です。
工場内は危険リスクや異物混入を防ぐために、極力ペンや紙のような備品の持ち込みを避けたいものです。
kintone（キントーン）であればスマートフォンやタブレットのみで入力できるため、工場内への持ち込みを減らせます。
上司への回覧はプロセス管理で簡単に行えるため、直接会いに行って引継ぎや報告をする必要がありません。
現場をなかなか離れられない工場勤務の人にとっては、工場日報を活用することで効率よく業務を進めることが可能になるのです。
kintone（キントーン）で日報をうまく活用する方法
kintone（キントーン）で日報を最大限に活用するために、意識するべきポイントは以下の3つになります。
- 社内での運用ルールを整備する
- アクセス権の管理を適切に行う
- 日報をもとに改善を行う
kintone（キントーン）で日報をうまく活用させるために、この3つのポイントを参考にしてみてください。
社内での運用ルールを整備する
まずは社内での運用ルールを整備することです。
具体的には日報の提出期限や提出先、日報の項目やフォーマットなどを明確に定めることが必要です。
もし運用したばかりであれば、承認者の確認やフィードバックを繰り返しもらうことで、適切な運用方法を定めましょう。
新たなルールを社内に浸透させるのは非常に労力がかかります。しかし、kintone（キントーン）は直感的な操作で入力を進められるため、導入のハードルが低いという特徴があります。
kintone（キントーン）を運用しながら、適切な社内ルールを定めていきましょう。
アクセス権の管理を適切に行う
日報には機密性がある内容も含まれるため、アクセス権の適切な設定が必要です。
業務に関係のない人が見られる状態だと、個人情報などが流出するリスクがあります。日報の作成者や承認者など、必要な人だけにアクセス権を付与することが重要です。
適切な情報管理は企業イメージの向上にもつながるので、アクセス権管理は徹底してkintone（キントーン）を利用しましょう。
日報をもとに改善を行う
kintone（キントーン）を使って日報を運用する際には、日報をもとに改善を行うことが大切です。
日報には社員の業務内容や課題、改善点などが記載されており、それらを見直すことで業務プロセスの改善に繋げる必要があります。
例えば営業の訪問日数や成約率に差が出ている場合は、成績がいい人の行動パターンを共有するといった課題抽出や改善活動が考えられます。
また、業務にかかる時間が多いと感じるのであれば、業務の自動化を図ることを検討してもいいかもしれません。
日報の記載内容をしっかりと把握し、改善に向けた具体的なアクションをとることで、業務効率化や生産性向上に繋げていきましょう。
kintone（キントーン）を導入した感想
kintone（キントーン）を導入したユーザーからいただくコメントで多いのが、「アプリが簡単に作成できる」という感想です。
本来であれば外注に頼まなければいけない業務改善システムですが、kintone（キントーン）の場合であれば、プログラミング知識がなくてもアプリを作成できます。
早ければ30分程度でアプリ作成ができるkintone（キントーン）ですが、最初の使い勝手はそこまでよいとは感じないでしょう。ですが「この内容入力できたらな…」という点があっても、直感的な操作でカスタマイズできるのがkintone（キントーン）の醍醐味です。
慣れていくことで最適なアプリの作成が可能になり、自社の業務に適したアプリ開発と業務改善が進んでいくでしょう。
他にも、紙媒体からデジタル化に変えることで、必要な書類を探すなどといった手間が省けストレスフリーな業務に成功しています。
kintone（キントーン）で日報を活用している事例
サイボウズ株式会社の公式サイトで紹介しているkintone（キントーン）で日報の管理を行い、業務効率化を実現した事例は以下の4つになります。
- 事例①桑原商事
- 事例②川島不動産
- 事例③神戸市役所
- 事例④ケミカルクラウド
他にもありますが、本記事ではこの4つに絞り紹介していきます。ぜひ、どのように日報を活用しているのか、参考にしてみてくださいね。
事例①桑原商事
桑原商事では、営業日報としてNotesを長い間利用していました。社内で使用するOSの入れ替えにともない、Notesもバージョンアップしようとしたところ数百万円のコストが必要なことが発覚します。
そこで簡単に日報のシステムを導入できるkintone（キントーン）を試用すると、たったの30分で従来のシステムに似た日報が完成します。コストも100万円以内に収まったとのことです。
運用もスムーズに開始できたことから、kintone（キントーン）の操作が容易であることを表しています。
事例②川島不動産
川島不動産は、ベンダーに構築してもらったシステムを日報管理として利用していました。しかし社内のパソコンのリプレースに追いつかず、1台のパソコンが日報専用として残り続ける事態に陥ります。
複数のシステムを検討したところ、OSに依存しないクラウドサービスということでkintone（キントーン）の導入を決めました。
わずか1時間で日報のフォーマットが完成し、現在では日報のみならず顧客管理も同システムで行っています。
事例③神戸市役所
神戸市役所は導入前、紙媒体で年間約5,000枚以上の日報を管理していたそうです。また、約30台ある公用車の車検所や自賠責保険も紙による管理をしており、確認漏れがあれば大きなトラブルになるリスクを抱えていました。
kintone（キントーン）導入後は、毎月のファイル入れ替えや紙の回覧、押印の手間、紙からExcelへの転記作業など、多くの無駄な作業の削減に成功しています。
また、公用車の車検証や自賠責などもkintone（キントーン）で管理し、満了日30日前に通知が来るように設定しているため、車検漏れを防ぐなど、リスクを大幅に軽減することにも成功しています。
事例④ケミカルクラウド
ケミカルグラウドは以前、膨大な写真の整理や日々発生した現場の状況などをExcelにまとめていました。またその手間を省くため、個別にExcelでマクロを組むといったことが行われ、結果として属人化したExcelが生まれていました。
そこで属人化しにくいツールとしてkintone（キントーン）を導入しています。kintone（キントーン）導入後は、スキマ時間にタブレットで日々の記録を登録でき、年間で24日ほどの工数削減を実現しました。
結果として、長時間労働が解消し、若手社員の離職率も導入後3年0%をキープするといった効果も生まれています。
kintone（キントーン）で日報管理を行うにはサポートを受けよう
kintone（キントーン）は、業務課題を解決できる魅力的なサービスです。いくらアプリ開発にITの知識が必要ないとはいえ、200種類以上ある連携システムを含めて最適な環境構築にはそれなりの労力がかかります。
日報は毎日行うものであり、うまく運用できれば業務課題を抽出できる貴重な情報源となります。
ぺパコミ株式会社は、サイボウズ社のオフィシャルパートナーです。kintone（キントーン）の初期構築や導入後のサポートなど、これまでの経験を活かしてお客様に最適な支援を行えます。
ペパコミ株式会社はサイボウズ評価制度で2022年・2023年の2年連続受賞しております。
2022年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
2023年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
セールス部門2つ星（上位5％）
「CYBOZU AWARD 2022（サイボウズ アワード 2022）」で弊社代表取締役 小川 喜句がパーソン・オブ・ザ・イヤー賞を受賞
ぜひkintone（キントーン）を最大限に活用して業務課題を解決したいときは、弊社へお問い合わせください。
kintone（キントーン）の導入で日報の一元管理が可能
今回はkintone（キントーン）で日報を管理するメリットや、すぐに使えるサンプルアプリなどについて解説しました。
kintone（キントーン）は非常にカスタマイズが簡単で、自社に合わせたアプリを開発できるプラットフォームです。日報は会社によってフォーマットが異なりますが、kintone（キントーン）を使えば自社の運用に適した日報がすぐに作れます。
ぜひkintone（キントーン）を活用して、日報の一元管理と業務課題の見える化を実現しましょう。
日報管理以外にもkintone（キントーン）でできることを知りたい方は下記の記事をご覧ください。
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