「kintone（キントーン）で日報のフォーマットを揃えたい…」
「kintone（キントーン）の日報アプリは、日々のデータが集計できるって本当？」
さまざまな業務課題が解決できるアプリを、専門知識なしで開発できるkintone（キントーン）。日報を紙ベースで運用していると、記入を忘れてしまったり内容がばらばらだったりと管理しにくくなり、日報から改善策を見出せなくなってしまうこともあります。
そこで今回はkintone（キントーン）で日報の運用を行うメリットや活用方法、具体的な導入事例などを紹介します。
ぺパコミ株式会社はkintone（キントーン）を提供しているサイボウズ社のオフィシャルパートナーです。さまざまなkintone（キントーン）導入・構築の支援をしてきた実績があります。
これまでの経験をもとに分かりやすく解説するので、ぜひ最後までよんでいただき、kintone（キントーン）で業務改善に役立つ日報の運用を実現しましょう。
kintone（キントーン）で日報を管理するメリット
kintone（キントーン）で日報を管理するメリットを4つ紹介します。
情報の一元管理が可能
kintone（キントーン）を活用すると、統一したフォーマットで一元管理できるのがメリットです。
紙やExcelで日報を管理していると、人によって日報の形式や報告内容にばらつきがあり、内容が分かりにくくなってしまう場合がありますいこともあるでしょう。情報の重複や漏れなども起こり得るため、検索や修正作業が発生することも考えられます。kintone（キントーン）であれば統一したフォーマットを一箇所に集められるので、業務全体の見える化が実現できます。
外出先でも利用できる
kintone（キントーン）はインターネットに接続できる環境があれば、スマートフォンやタブレットでも利用できます。
営業からの帰社途中や出張中に入力できるため、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方も実現可能です。
外出が多いビジネスパーソンやリモートワーカーにとって、kintone（キントーン）を使った日報の管理は大きなメリットと言えます。
フォーマットを自由に設定できる
kintone（キントーン）ではリッチテキストや日付、チェックボックスなど28個のパーツを自由に組み合わせてフォーマットが作成できます。フォーマットの作成は専門知識がなくてもドラッグ＆ドロップの直感的な操作で行えるため、簡単に自社に合ったフォーマット作成が実現します。
カーディーラーであれば新車の販売に関する営業活動の日報、不動産であれば物件のメンテナンス報告など、あらゆる業務に対応できるのです。
kintone（キントーン）で自社に合った日報を作成できれば、日々の管理業務の効率化や正確性の向上が期待できます。
自動で集計ができる
kintone（キントーン）で日報をまとめた後は、グラフ機能を使うことで登録内容を自動集計することも可能です。
営業の訪問件数や異常が多かった点検内容などを集計することで課題が見える化し、業務効率化の施策を考えることができます。さらにkintone（キントーン）はAPI連携が可能なため、プラグインを利用したり開発することで他のシステムや、アプリケーションとの連携も可能です。例えば日報データを人事管理システムや経費精算システムに連携すれば、よりスムーズに業務を進められます。
自動集計機能をうまく活用することで、社内業務の効率化と業務改善を図ることができます。
kintone（キントーン）で日報を管理するためのサンプルアプリ
kintone（キントーン）のサンプルアプリのなかで、日報を管理できるアプリを4つ紹介します。
日報
出典：kintone公式HP
サンプルアプリのなかでもシンプルなフォーマットで、日々の業務内容や報告事項などを入力するタイプです。
コメント欄を活用して日報へ対するフィードバックが行えたり、日報の内容に関する議論を行ったりできます。新人の日報に対しては、日々の学びやそれに対するアドバイスなどを伝えることでコミュニケーションの活性化にも使えますのもよいでしょう。
日報アプリにはキーワード検索機能が付いているため、後から情報を簡単に検索して見返せるのは嬉しいポイントです。
運転日報
出典：kintone公式HP
運転日報は運送業などの業種に向けた日報です。走行距離などは自動で計算されるため、計算する手間が省けることに加え、計算ミスが発生しません。
スマートフォンやタブレットで入力ができるため、パーキングエリアなどで提出を完了することができます。紙の運転日報を使用していると、事業所に戻ってから道のりを思い出して記入しなくてはいけないため、簡単に入力が完結できるのはドライバーの業務負担削減につながります。
ルートセールス営業日報
出典：kintone公式HP
ルートセールス営業日報は、一日で得意先を何件も訪問する営業に向けたアプリです。
営業後に訪問先や目的、コメントを残して日報が作成できます。
コメント欄を活用して次回の営業に向けた記録を残せたり、他の営業メンバーへの共有事項を伝えられたりするでしょう。
グラフ機能によって訪問数や訪問内容を可視化することもできるので、部署内の業務負担の平準化や課題把握に役立てられます。
工場日報
出典：kintone公式HP
工場日報とは、工場内の部署ごとに作成できる日報です。
工場内は危険リスクや異物混入を防ぐために、極力ペンや紙のような備品の持ち込みを避けたいものです。kintone（キントーン）であればスマートフォンやタブレットのみで入力できるため、工場内への持ち込みを減らすことができます。
上司への回覧はプロセス管理で簡単に行えるため、直接会いに行って引継ぎや報告をする必要がありません。現場をなかなか離れられない工場勤務の人にとっては、工場日報を活用することで効率よく業務を進めることが可能になるのです。
kintone（キントーン）で日報をうまく活用する方法
kintone（キントーン）で日報を最大限に活用するために、意識するべきポイントを3つ解説します。
社内での運用ルールを整備する
まずは社内での運用ルールを整備することです。
具体的には日報の提出期限や提出先、日報の項目やフォーマットなどを明確に定めることが必要です。もし運用したばかりであれば、承認者の確認やフィードバックを繰り返しもらうことで、適切な運用方法を定めましょう。
新たなルールを社内に浸透させるのは非常に労力がかかるものです。しかしkintone（キントーン）は直感的な操作で入力を進められるため、導入のハードルが低いという特徴があります。
kintone（キントーン）を運用しながら、適切な社内ルールを定めていきましょう。
アクセス権の管理を適切に行う
日報には機密性がある内容も含まれるため、アクセス権の適切な設定が必要です。
業務に関係のない人が見られる状態だと、個人情報などが流出するリスクがあります。日報の作成者や承認者など、必要な人だけにアクセス権を付与することが重要です。
適切な情報管理は企業イメージの向上にもつながるので、アクセス権管理は徹底してkintone（キントーン）を利用しましょう。
日報をもとに改善を行う
kintone（キントーン）を使って日報を運用する際には、日報をもとに改善を行うことが大切です。日報には社員の業務内容や課題、改善点などが記載されており、それらを見直すことで業務プロセスの改善が可能です。
例えば営業の訪問日数や成約率に差が出ている場合は、成績がいい人の行動パターンを共有するといった課題抽出や改善活動が考えられます。
もし、ある業務にかかる時間が多いと感じるのであれば、業務の自動化を図ることを検討してもよいでしょう。
日報をもとに改善を行うことで、業務効率化や生産性向上につなげられます。日報の記載内容をしっかりと把握し、改善に向けた具体的なアクションを検討しましょう。
kintone（キントーン）で日報を活用している事例
サイボウズ株式会社の公式サイトで紹介しているkintone（キントーン）で日報の管理を行い、業務効率化を実現した事例をご紹介させていただきます。
桑原商事
桑原商事では、営業日報としてNotesを長い間利用していました。社内で使用するOSの入れ替えにともない、Notesもバージョンアップしようとしたところ数百万円のコストが必要なことが発覚します。
そこで簡単に日報のシステムを導入できるkintone（キントーン）を試用すると、たったの30分で従来のシステムに似た日報が完成します。コストも100万円以内に収まったとのことです。
運用もスムーズに開始できたことから、kintone（キントーン）の操作が容易であるのを表しています。
川島不動産
川島不動産は、ベンダーに構築してもらったシステムを日報管理として利用していました。しかし社内のパソコンのリプレースに追いつかず、1台のパソコンが日報専用として残り続ける事態に陥ります。
複数のシステムを検討したところ、OSに依存しないクラウドサービスということでkintone（キントーン）の導入を決めました。
わずか1時間で日報のフォーマットが完成し、現在では日報のみならず顧客管理も同システムで行っています。
kintone（キントーン）で日報管理を行うにはサポートを受けよう
kintone（キントーン）は、業務課題を解決できる魅力的なサービスです。いくらアプリ開発にITの知識が必要ないとはいえ、200種類以上ある連携システムを含めて最適な環境構築にはそれなりの労力がかかります。
日報は毎日行うものであり、うまく運用できれば業務課題を抽出できる貴重な情報源となります。
ぺパコミ株式会社は、サイボウズ社のオフィシャルパートナーです。kintone（キントーン）の初期構築や導入後のサポートなど、これまでの経験を活かしてお客様に最適な支援を行えます。
ペパコミ株式会社はサイボウズ評価制度で2022年・2023年の2年連続受賞しております。
2022年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
2023年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
セールス部門2つ星（上位5％）
「CYBOZU AWARD 2022（サイボウズ アワード 2022）」で弊社代表取締役 小川 喜句がパーソン・オブ・ザ・イヤー賞を受賞
ぜひkintone（キントーン）を最大限に活用して業務課題を解決したいときは、弊社へお問い合わせください。
kintone（キントーン）の導入で日報の一元管理が可能
今回はkintone（キントーン）で日報を管理するメリットや、すぐに使えるサンプルアプリなどについて解説しました。
kintone（キントーン）は非常にカスタマイズが簡単で、自社に合わせたアプリを開発できるプラットフォームです。日報は会社によってフォーマットが異なりますが、kintone（キントーン）を使えば自社の運用に適した日報がすぐに作れます。
ぜひkintone（キントーン）を活用して、日報の一元管理と業務課題の見える化を実現しましょう。
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