「kintoneで登録したレコードを削除したいけど方法がわからない」
「kintoneで溜まった不要なレコードを一括で削除したい」
kintoneを利用していくうえで、このような悩みを抱えたことはないでしょうか。
削除方法がわからずに不要なレコードが溜ま続ける方も多くいると思います。しかし、不要なレコードや情報が整理しきれない状態が続くと欲しかった情報へアクセスしにくくなるため、業務効率低下に繋がります。さらに、レコードは1件ごとに削除していると時間がかかってしまいます。
そこで今回は、kintoneのレコードを一括削除する方法や操作前の注意点について解説します。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説
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kintone（キントーン）のレコードを一括削除する方法
kintoneのレコードを一括削除は以下の手順で実行できます。複雑な操作は不要ですので、ぜひ試してみてください。
- レコード一覧の画面左上にある「設定」から「その他の設定」を開き「高度な設定」を選択する
- 「レコード一括削除を有効にする」のチェックボックスを有効にして、設定を保存じてアプリを更新する
- レコード一覧を開く
- 「絞り込む」というアイコンをクリックして、削除したいレコードの条件を指定する
- 「適応する」をクリックする
- レコード一覧の画面左上にある「オプション」をクリックして、「一括削除」をクリックする
- 「削除」をクリックして、「〇〇件のレコードが削除されました。」と通知されたら完了
kintone（キントーン）でレコードを一括削除する前に知っておくべき4つのポイント
kintone（キントーン）でレコードを一括削除する前にしておくべきポイントは、主に以下の4つです。
- 一度削除したレコードは復元できない
- レコードを削除する際は管理者を設定
- 使わないレコードは削除しない運用を心がける
- 一括削除する前に残すレコードを絞り込みで確認
それぞれの知っておくべきポイントをみていきましょう。
一度削除したレコードは復元できない
kintoneでは、レコードは削除するとその後に復元できません。
そのため、チーム内でkintoneを利用している場合は、間違って削除されるリスクを防ぐためにも重要な情報が格納されたレコードは別ファイルにバックアップとして取っておくことがおすすめです。
レコードを削除する際は管理者を設定
kintoneのレコードは一度削除してしまうと復元できません。そのため、チームでkintoneを利用している場合は、必ずレコードに管理者設定を行い誰でも操作できる状態を回避させましょう。
レコードの削除防止のための管理者設定は、レコードの閲覧のみ可能な状態にしておけば、誰でもレコードの内容は確認できます。
kintoneの管理者設定は詳細に行えるので、事前に設定しておくことをおすすめします。
使わないレコードは削除しない運用を心がける
不要なレコードは必ずしも削除する必要がないので、非表示にするといった運用を心がけてみてください。
ファイル内に不要なレコードが必要以上に増え過ぎてしまうと、容量が圧迫されたり不便になってしまう場合もあります。
しかし、「理論削除」という方法を試せば、画面には表示されずに削除されたように見えます。
理論削除は、パソコンの「ゴミ箱」にデータを移動させている状態と似ています。
実際にはレコードが削除されずに残っているので、いつでも確認可能です。
一括削除する前に残すレコードを絞り込みで確認
アプリ内に残したいレコードがある場合は、レコードの一括削除をする前に必ず「絞り込み」で確認しましょう。
レコードの一括削除をする場合「絞り込む」をクリックして、削除したいレコードの条件を決めます。
その際に、誤ってデータを作成した時間帯や作成者を指定すると、誤って必要なレコードを削除してしまうリスクが低いです。
これからレコードの一括削除をする方は、操作前に必ず残したいレコードを「絞り込む」機能で確認してから操作しましょう。
kintone（キントーン）のレコード削除に関するよくある質問
kintoneのレコード削除に関するよくある質問を整理しました。kintoneを利用している方の中には、操作を間違えてしまう方も少なくありません。kintoneの操作に慣れていない方は、慎重に操作するようにしましょう。
kintoneのレコードが一括削除できない時の対処法は？
kintoneのレコードを一括削除する場合、「レコード一括削除を有効にする」をチェックして、設定を保存できているか確認しましょう。
ただし、正確に設定されていない状態で設定画面を閉じてしまったりアプリを更新してしまうと、チェックボックスが有効になりません。
また、バグやエラーによってレコードの一括削除ができない場合もあります。そういった場合は1件ずつ削除するようにしましょう
kintone（キントーン）の一括削除で後悔する前に基本機能をおさえましょう
kintoneの一括削除を使えば、誰でも簡単に不要なレコードを削除できます。
ただ、レコードは一度削除すると復元できないので、一括削除をする前にバックアップや理論削除、管理者設定などが大切です。
万が一、必要なレコードが削除されると会社全体に大きな損失を与えてしまうリスクがあります。
そのため、これからレコードの一括削除をする方は、今回紹介した削除に知っておくべきポイントを理解したうえで行ってみましょう。
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