「kintoneのゲストユーザーにできることを知りたい」
「kintoneのゲストユーザーを実際に追加したい」
このような疑問や悩みを抱えている方も少なくないのではないでしょうか。
kintoneは、外部関係者との情報共有を効率化するための便利なツールです。しかし、ゲストユーザーが具体的にどのような機能を持ち、どのように活用できるのかを理解することが重要です。
そこで今回は、kintoneのゲストユーザーができること、具体的なメリット、そして活用方法を詳しく解説します。ゲストユーザーの機能を活用して、プロジェクト管理や情報共有を効率化しましょう。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
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kintone（キントーン）のゲストユーザー・ゲストスペースとは
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務アプリケーション開発プラットフォームです。業務に特化したアプリケーションを簡単に作成・運用できることで、多くの企業に利用されています。
その中でも、「ゲストユーザー」と「ゲストスペース」は、外部の関係者と情報を共有するための重要な機能です。ここでは、kintoneのゲストユーザー・ゲストスペースとは何か、詳しく解説します。
kintoneのゲストユーザーとは
kintoneのゲストユーザーは、外部の関係者（例えば、取引先や顧客など）に限定的なアクセス権を付与することで、kintone上の特定の情報やアプリケーションにアクセスできるようにする仕組みです。
ゲストユーザーは、自分が招待されたゲストスペース内でのみ活動でき、会社の内部データにはアクセスできません。セキュリティを確保しながらも、必要な情報共有が可能です。
kintoneのゲストスペースとは
kintoneのゲストスペースは、ゲストユーザーを招待し、特定のプロジェクトや取引に関する情報を共有するための専用のスペースです。内部ユーザーとゲストユーザーが共同でプロジェクトを進められる場を提供します。
ゲストスペースでは、特定のアプリケーションやデータにアクセス権を制限でき、セキュリティを保ちながら効率的に業務を進めることが可能です。
kintoneのゲストユーザーと普通のユーザーの違い
kintoneのゲストユーザーと普通のユーザーには、いくつかの重要な違いがあります。
アクセス権の範囲では、普通のユーザーは会社全体のkintone環境にアクセスできるのに対し、ゲストユーザーは招待されたゲストスペース内でのみ活動できます。外部の関係者が内部データにアクセスするリスクを回避しつつ、必要な情報共有が可能です。
利用可能な機能では、普通のユーザーはkintoneの全機能を利用できますが、ゲストユーザーは制限された機能のみ利用可能です。外部関係者に対して適切なレベルのアクセスと操作権限を提供し、セキュリティを維持できます。
アカウント管理では、普通のユーザーは企業のkintone管理者によって管理され、会社の一員としてのアカウントが発行されます。一方、ゲストユーザーはゲストスペースの管理者によって招待され、特定のプロジェクトや取引に関わる期間のみアクセス権が与えられます。外部関係者のアクセスをプロジェクト単位で柔軟に管理することが可能です。
kintone（キントーン）のゲストユーザーができること
kintoneのゲストユーザー機能は、外部の関係者と円滑に情報を共有し、コミュニケーションを強化するために設計されています。ここでは、ゲストユーザーがkintoneでできることを詳細に説明します。
指定された情報の閲覧
ゲストユーザーは、kintoneのゲストスペース内で指定された情報を閲覧できます。これには、プロジェクト関連のデータやドキュメント、タスク管理アプリケーションなどが含まれます。
内部ユーザーと同様に、リアルタイムで最新の情報にアクセスできるため、外部パートナーとの情報共有がスムーズに行えます。ただし、アクセス権は管理者によって制限されており、必要な情報のみ閲覧可能となるため、セキュリティも安全です。
外部とのコミュニケーション可視化
kintoneのゲストユーザー機能を利用することで、外部とのコミュニケーションを一元化し、可視化できます。ゲストスペース内では、コメント機能やディスカッションボードを利用して、内部ユーザーとゲストユーザーが直接やり取りできる点も魅力です。
メールや他のコミュニケーションツールを使わずに、kintone上ですべてのコミュニケーション履歴を管理することが可能です。情報の伝達ミスを防ぎ、プロジェクトの透明性を高められます。
社内外の業務進捗管理
ゲストユーザーは、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できます。kintoneのタスク管理やプロジェクト管理アプリケーションを通じて、各タスクの進行状況や担当者の情報を確認することが可能です。
また、タスクの更新や完了報告などもゲストユーザーから直接行えるため、プロジェクトの効率的な運営が期待できます。これにより、社内外の関係者が一体となってプロジェクトを進められ、成果物の品質向上にもつながります。
kintone（キントーン）のゲストユーザーができないこと
kintoneのゲストユーザー機能にはいくつかの制限があります。主な制限は、次のとおりです。
- 全社的なデータアクセス
- アプリの作成・編集
- システム管理機能へのアクセス
- 全社的なレポートの作成
- プラグインやカスタマイズの管理
- 内部ユーザーとの直接コミュニケーション
- データの一括エクスポート
kintone（キントーン）でゲストユーザーを活用するメリット
kintoneのゲストユーザー機能には、次のメリットがあります。
- 情報共有や進捗管理の効率化
- 秘匿したい情報の制限が可能
- 低価格でのサービス利用
ここでは、ゲストユーザーを活用する具体的なメリットを解説します。
情報共有や進捗管理の効率化
ゲストユーザーをkintoneに招待することで、プロジェクトに関わる外部関係者とリアルタイムで情報を共有できます。コミュニケーションの透明性が向上し、タスクや進捗状況を簡単に把握可能です。
プロジェクト専用のスペースで必要な情報にアクセスし、コメントを残したり、タスクの進行状況を報告したりできるため、プロジェクトの効率的な管理が可能になります。
秘匿したい情報の制限が可能
kintoneではゲストユーザーがアクセスできる情報を細かく制限できるため、企業内部の機密情報や他のプロジェクトデータへの不正アクセスを防げます。
管理者は、ゲストスペースごとにアクセス権限を設定し、ゲストユーザーが閲覧できる情報や利用できる機能を限定することで、セキュリティを強化しつつ、必要な情報だけを共有可能です。
低価格でのサービス利用
kintoneのゲストユーザー機能は、基本的に無料で利用できるため、コストを抑えながら外部関係者とのコラボレーションを実現できます。
また、追加の料金が発生する場合でも、特定の機能やアプリケーションに対する利用料のみで済むため、全体的なコストパフォーマンスは高いです。
以上のように、低価格でありながら強力なコラボレーションツールを活用できる点が、kintoneのゲストユーザー機能の大きなメリットです。
kintone（キントーン）でゲストユーザーを活用する際の注意点
kintoneでゲストユーザーを活用する際には、次の注意点を理解しておくことが重要です。
- ゲストユーザーができないことを把握しておく
- 通常ユーザーのライセンスが必要
- 自動的な有料プランへの移行に注意
ここでは、kintoneでゲストユーザーを活用する際の注意点を詳しく解説します。
ゲストユーザーができないことを把握しておく
ゲストユーザーは、kintoneの特定の機能やデータにアクセスできる一方で、通常ユーザーに比べて制限があります。例えば、ゲストユーザーはアプリの作成や編集、システム管理機能へのアクセス、全社的なレポートの作成などはできません。
また、ゲストユーザーは招待されたゲストスペース内でのみ活動できるため、他のスペースや全社的なデータにはアクセスできません。制限を事前に理解し、ゲストユーザーに過度な期待をしないように注意が必要です。
通常ユーザーのライセンスが必要
ゲストユーザーをkintoneに招待するためには、通常ユーザーのライセンスが必要です。つまり、ゲストユーザーを管理し、ゲストスペースを作成する役割を担う通常ユーザーがシステム内に存在している必要があります。
通常ユーザーのライセンスがないと、ゲストユーザーの招待や管理ができないため、事前に必要なライセンス数を確認しておくことが重要です。
自動的な有料プランへの移行に注意
kintoneのゲストユーザー機能は、無料トライアル期間が終了すると、自動的に有料プランに移行します。
トライアル期間や料金体系を事前に確認し、予期しないコストが発生しないように注意することが大切です。予算管理や利用計画をしっかりと立て、必要に応じて適切なプランに移行する準備をしておきましょう。
kintone（キントーン）のゲストユーザーの追加方法
kintoneのゲストユーザーを追加する方法は、外部の関係者と安全に情報を共有するために重要です。ここでは、kintoneでゲストユーザーを追加する手順を詳細に説明します。
1,ゲストスペースの作成
- kintoneにログインし、「ゲストスペースの管理」から新しいスペースを作成
- 名前や説明を入力し、作成ボタンをクリック
2,ゲストユーザーの招待
- 作成したゲストスペースで「メンバーの管理」にアクセス
- 「ゲストユーザーを招待する」ボタンをクリックし、メールアドレスを入力
- 複数のメールアドレスを一度に追加可能
3,権限の設定
- ゲストユーザーに対してアクセス権限を設定
- ゲストユーザーが利用できるアプリケーションやデータの範囲を指定し、セキュリティを確保
4,招待メールの送信
- 招待メッセージをカスタマイズし、プロジェクトの概要やアクセス方法を追加
- 「招待を送信」ボタンをクリックして招待メールを送信
5,ゲストユーザーの登録
- 招待メールのリンクをクリックしてkintoneのアカウントを登録
- アカウント登録完了後、自動的にゲストスペースに参加可能
6,ゲストユーザーの管理
- ゲストユーザーの活動を監視し、必要に応じて権限の変更や削除を実施
- 活動ログを確認して情報共有の適正を常にチェック
kintone（キントーン）のゲストユーザーの料金
| コース | 月額料金（税抜） | ゲストスペース数 |
| スタンダードコース | 1,200円/1ユーザー | ～500個 |
| ライトコース | 580円/1ユーザー | ～100個 |
ユーザー数ごとに料金は変動するシステムになっているため、小規模で利用する企業には比較的導入しやすいのがkintoneの特徴です。
kintone（キントーン）のゲストユーザーに招待されたアカウントは無料で使えますか？
kintoneのゲストユーザーに招待されたアカウントは、基本的に無料で利用できます。ゲストユーザーは、kintoneのライセンスを持つユーザーから招待を受けることで、特定のゲストスペースにアクセスする権限が与えられます。このゲストスペース内でのみ、アプリケーションやデータの閲覧・操作が可能です。
kintone（キントーン）のゲストユーザーのできることを把握してコミュニケーションを効率化しよう！
本記事では、kintoneのゲストユーザーのできることを詳しく解説しました。
kintoneのゲストユーザー機能の活用により、外部関係者との情報共有やプロジェクト管理の効率化が可能です。
ゲストユーザーを利用することで、リアルタイムでの情報アクセス、コメントやタスクの進捗報告、プロジェクトごとの情報管理が可能になり、コミュニケーションの透明性と迅速性が向上します。
また、ゲストユーザーはアクセス権が制限されているため、機密情報の保護やセキュリティの強化が図れます。
一方で、ゲストユーザーはkintoneの全機能を利用できるわけではないため、事前にできることとできないことを把握することが重要です。特に、アプリの作成やシステム管理機能にはアクセスできない点に注意し、適切な利用計画を立てましょう。
ペパコミでは、kintoneのゲストユーザー機能の活用方法や最適な設定に関する無料相談を提供しています。専門家が個別に対応し、企業のニーズに合わせた導入方法をアドバイスしているので、ぜひこの機会にご相談ください。
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