「社内の情報がExcelや紙でバラバラに管理されていて探すのが大変」
「申請書の承認に時間がかかり、業務がスムーズに進まない」
「kintoneを導入したいけれど、具体的に何ができるかわからない」
このような悩みを抱えている方もいるでしょう。
kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供する、業務改善のためのクラウドサービスです。しかし、機能が豊富だからこそ、自社の課題をどう解決できるのかイメージしにくいかもしれません。
本記事では、kintoneでできることの代表例から、具体的なカスタマイズ方法、活用する上での注意点までを詳しく解説します。
この記事を読めば、kintoneが自社の業務をどのように改善できるかが明確になるでしょう。
なお、ペパコミ株式会社では「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintone（キントーン）の活用でできること7選
kintoneを活用すると、日常のさまざまな業務を効率化できます。
kintoneの活用で実現できることを以下にまとめました。
- 業務に合わせて自由にアプリを作成できる
- 顧客管理や案件管理などのデータベースを構築できる
- 稟議・申請・承認フローを自動化できる
- 社内の文書や資料を共有・管理できる
- スケジュールやタスクを一目で把握できる
- 社内チャットやコメント機能でコミュニケーションを促進できる
- 日報・進捗報告を効率化できる
各項目を詳しく見ていきましょう。
業務に合わせて自由にアプリを作成できる
kintoneでは、専門的な知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを簡単に作成できます。ドラッグ＆ドロップ操作だけで項目を配置できるため、ITスキルに不安がある担当者でもスムーズに導入可能です。
さらに、顧客管理・案件管理・在庫管理など、目的別のテンプレートが豊富に用意されており、ゼロから設計する手間を省けます。加えて、既存のExcelやCSVデータをそのままインポートしてアプリ化できるため、これまでの管理体制を維持しつつ業務の効率化を実現できます。
kintoneアプリの作り方の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintoneアプリを活用して業務効率化！作り方や活用方法を詳しく解説
顧客管理や案件管理などのデータベースを構築できる
kintoneでは、顧客情報や案件の進捗状況を一元管理できるデータベースを構築できます。情報を1か所に集約することで、チーム全体が常に最新の状態を共有でき、業務の透明性が高まります。
入力されたデータは自動で一覧やグラフに変換されるため、分析や報告資料の作成がスムーズです。さらに、顧客対応履歴を記録しておくことで、担当者間の引き継ぎミスや対応漏れを防ぎ、顧客満足度の向上にもつながります。
kintoneでの顧客管理の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintoneで顧客管理する方法は？アプリの作り方・6つのメリットについて解説
稟議・申請・承認フローを自動化できる
kintoneを活用すれば、紙やメールで行っていた稟議や申請のやり取りをデジタル化できます。プロセス管理機能を使うことで、承認ルートの設定やステータス管理を自動化し、手続きにかかる時間を大幅に短縮可能です。
稟議の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、承認待ちや差し戻しの対応がスムーズになります。担当者全員が同じ画面で状況を共有できることで、決裁の抜け漏れを防ぎ、組織全体の業務スピードを高めることにつながります。
kintoneでのワークフロー管理の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintone（キントーン）でワークフローを管理する方法は？プロセス管理機能の使い方について解説
社内の文書や資料を共有・管理できる
kintoneなら社内の文書や資料をまとめて管理でき、情報共有の効率が向上します。マニュアルや議事録、各種資料をkintone上に集約することで、必要な情報をすぐに見つけられる環境を整えられます。
さらに、ポータル機能を活用すれば、社内のお知らせや重要な情報を全員に一斉で共有可能です。アクセス権限の設定も柔軟に行えるため、特定のユーザーだけが閲覧・編集できる安全な管理体制を実現でき、情報漏えいのリスクを軽減できます。
kintoneでのナレッジ共有の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintone（キントーン）がナレッジ共有に向いている理由とは?活用方法やツールをご紹介
スケジュールやタスクを一目で管理できる
kintoneでは、スケジュールやタスクを一元的に管理でき、進行状況を直感的に把握できます。プロジェクト単位での一覧表示により、全体の進捗を俯瞰できるほか、担当者別や日付別など柔軟な条件での絞り込みにも対応しています。
また、期限が近いタスクを自動で色分け表示するなど、対応漏れや遅延を防ぐ工夫も可能です。チーム全体の業務が整理され、優先度を意識した効率的なタスク管理を実現できます。
kintoneでタスク漏れを防止する方法の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintone（キントーン）でタスクもれゼロに！タスク管理アプリ作成の流れを解説
社内チャットやコメント機能でコミュニケーションを促進できる
kintoneには、社内のコミュニケーションを活性化させるコメント機能が備わっています。各レコードにコメントを残せるため、案件単位でのやり取りや情報共有をスムーズに行えます。レコードとは、顧客や社員など1件分の情報をまとめたデータ単位のことです。
また、通知機能により担当者への連絡漏れを防ぎ、リアルタイムで意思疎通が可能です。メールや外部チャットツールを使わず、社内だけで完結した安全な情報共有が実現でき、チーム全体の連携を強化できます。
kintoneのポータル機能の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintoneポータル・アプリ設定で利用者の使いやすさを実現する方法
日報・進捗報告を効率化できる
kintoneの活用で日報や進捗報告の作業を効率化できます。テンプレート化された日報フォームを使うことで、入力の手間を減らし、報告内容を統一できるため、担当者ごとの書き方のばらつきも抑えられます。
さらに、提出された日報は自動で集計され、グラフや一覧で進捗を確認可能です。過去の報告履歴も簡単に検索できるため、業務の傾向を把握しやすく、今後の改善施策の立案にも役立ちます。
kintoneの日報としての活用方法の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintone（キントーン）で日報をうまく活用する4つの方法！サンプルアプリや導入事例も合わせて紹介
kintoneを活用するために知っておくべき3つの基礎知識
kintoneを活用する際は、以下の基礎知識を知っておくと、活用法やカスタマイズ方法への理解を深められます。
- アプリとは？
- レコードとは？
- フィールドとは？
各項目を詳しく見ていきましょう。
アプリとは？
アプリとは、フィールドから必要な項目をドラッグして作るシステムです。必要な項目を自由自在に組み合わせてアプリを作ることができます。これまで紙で管理していたものが、ブラウザ上で出来るようになります。
次の画像がアプリの作成画面です。
アプリの作成方法を詳しく解説した記事はこちらをご覧ください。
【関連記事】kintone（キントーン）でできることをデモ画面でわかりやすく解説します
レコードとは？
レコードとは、アプリに登録される1件分のデータを指します。次の画像では、2レコードあります。
レコードとは、申請するたびに増えていく項目です。例えば有給申請アプリの場合、申請が1つ増えるとレコードが1つ増えます。1申請、1レコードというイメージです。
フィールドとは？
フィールドとは、レコードよりも細かい項目のことをいいます。
次の画像の赤枠内がアプリを構成するフィールドの項目です。
レコードを開くと、この画像のように「名前」「区分」「申請理由」という項目が表示されます。この一つひとつの項目を、レコードといいます。
kintone（キント―ン）のレコードには、次の画像の赤枠内に表示されている項目があります。
各フィールドの機能を一つずつ理解していくことが、自社に合うアプリを作成するポイントです。
kintoneの具体的なカスタマイズ方法8選
kintoneの具体的なカスタマイズ方法を以下にまとめました。
- プロセス管理を設定する
- 通知機能を設定する
- アクセス権を設定する
- アクションを設定する
- 一覧をわかりやすく表示させる
- グラフを表示させる
- お知らせ欄の活用ができる
- スペースの活用ができる
各カスタマイズ方法を詳しく見ていきましょう。
プロセス管理を設定する
プロセス管理とは、ワークフローのことです。kintone（キント―ン）には、ワークフロー機能が標準機能についています。
先の画像のページでワークフローの設定をします。誰が承認し、承認したら次は誰にいくのかというような設定が可能です。
申請する場合は、次の画像の申請→実行をクリックします。
申請すると承認者に通知がいくので、承認する場合は、次の画像の完了→実行をクリックします。
通知機能を設定する
kintone（キント―ン）では、通知機能を設定することが可能です。アプリ単位、またはレコード単位で通知ができます。
例えばアプリ単位なら、アプリが追加されたら誰に通知をするかといった設定ができます。レコード単位では、このレコードが追加されたら通知、また次の画像のように、このレコードのラジオボタンにチェックが入ったら通知といった設定が可能です。
通知は、次のように届きます。
kintone（キント―ン）ではさまざまな条件を設定して通知させることができますが、リマインダーの条件通知という設定も可能です。
リマインダーの条件通知では、時間に対して通知が出来ます。例えば、日付で設定した項目の何日前の何時になったら通知を飛ばすといった設定が可能です。
アクセス権を設定する
kintone（キント―ン）では、アクセス権を設定することができます。アクセス権とは、誰がアクセス出来て、誰がアクセス出来ないかの設定のことです。アクセス権は、アプリ単位、レコード単位、フィールド単位で設定することができます。誰にどのレコードやフィールドを見せるように設定するかというような設定が可能です。
kintoneのアプリアクションの詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintone（キントーン）のアプリアクションとは？設定方法から機能の使い方まで徹底解説
アクションを設定する
アクション設定とは、例えば見積書アプリの場合、請求書アプリに同じような情報を移したいときに、見積書アプリから請求書アプリに同じ情報を飛ばすことができる設定です。
アプリをまたいで同じ情報を共有したいときに、ボタン一つで移動できます。
一覧をわかりやすく表示させる
kintone（キント―ン）では、一覧を希望の条件に絞って表示させることができます。
一覧とは、例えば有給申請アプリの場合、次の画像に表示されているページのことを一覧といいます。
一覧画面は細かく設定することができます。例えば、小川さんが申請したものの一覧を表示させたいときは、「小川一覧」などと設定することができます。小川が含まれている情報だけ表示させることができるのです。
このように、色々な条件を組み合わせながら、一覧に表示する項目を変えることができます。案件なら受注したもの一覧、また現在営業中一覧などの単位で表示させることができます。
グラフを表示させる
kintone（キント―ン）では、グラフを表示させる機能が標準でついています。円グラフや棒グラフなど、好きな形式を選択すれば、指定した条件のグラフが表示されます。
例えば、小川さんの案件は全体でどれくらいあるのかを確認したいときに、グラフを表示させれば、どれくらいの割合なのかが一目でわかるのです。
グラフに表示させる項目は保存することができるので、再度表示させたい場合でもすぐに表示させることができます。
kintoneのグラフ機能の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintoneグラフ機能の完全解説！種類・設定・活用法を理解しデータ分析に役立てる
お知らせ欄の活用ができる
kintone（キント―ン）では、お知らせ欄の活用ができます。お知らせ欄というのは、次の画像の赤枠のことです。
お知らせ欄は誰でも見られる欄です。ボタンを入れてアプリにリンクさせたり、ほかのメンバーへのお知らせ欄として利用したりとさまざまな活用方法があります。また、グラフや一覧を表示させることも可能です。
こちらの画像の赤枠内の、上が一覧、下がグラフの設定をしたものです。
スペースの活用ができる
kintone（キント―ン）にはスペース機能がついています。スペース機能とは、フォルダののように活用できるものです。各スペース内に色々なアプリを入れて整理できます。
例えば飲食店の場合、複数の店舗の管理をする際に、「銀座店用スペース」「六本木店用スペース」など、店舗ごとにアプリの管理ができます。各スペースは、それぞれの店舗の従業員しか確認できないようにすることも可能です。本部は全体の情報を管理できるので、効率的に店舗の情報を管理することができます。
kintoneのスペース機能の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintoneのスペース機能とは？作成手順や5つの活用方法・カスタマイズや活用事例まで紹介
kintoneを活用する際の3つの注意点
導入によって業務効率化が期待できるkintoneですが、活用の際は以下の3点に注意が必要です。
- 拡張機能を使う場合は費用がかかる
- データ容量が限られている
- 高度な構築・カスタマイズには専門知識が必要になる
各注意点について、詳しく見ていきましょう。
拡張機能を使う場合は費用がかかる
kintone（キント―ン）では拡張機能を利用することができますが、システムの開発を外部に依頼する場合は費用がかかります。
拡張機能でできることの一例は次のとおりです。
- 電子契約サービスやファイル管理サービスなどさまざまなクラウドサービスと連携
- 業種や業務に特化した専用アプリの作成
- 帳票出力やカレンダー、Webフォーム作成などをkintone（キント―ン）で活用する
開発すれば業務効率の向上が期待できますが、開発費用がかかることを覚えておきましょう。
kintoneの利用料金の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintone（キントーン）の利用料金は高い？料金プランや費用を抑える2つの方法を徹底解説
データ容量が限られている
kintone（キント―ン）は、1ユーザーあたり5GBと容量が少なめです。
容量を超えて使用した場合は、一定期間経過後に使用停止することがあります。事前に規定の容量を超えて使用することがわかる場合は、ディスク容量を追加しましょう。
データ容量は、10GB単位で追加可能です。価格は、10GBで月額1,000円、年額11,760円です。
kintoneのストレージ容量の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintoneのストレージ容量は?ストレージ使用量の確認方法や容量不足の3つの対処法を解説
高度な構築・カスタマイズには専門知識が必要になる
kintoneは誰でも簡単にアプリを作成できますが、高度なカスタマイズを行う場合には専門的な知識が求められます。特に、JavaScriptやCSSを用いたデザイン調整や機能拡張には、開発スキルが必要です。
また、複数のアプリを連携させたり、外部システムと統合したりする際にも専門的な設定が発生します。さらに、運用後の機能追加や修正対応も難易度が高いため、社内だけで完結させるのが難しいケースもあります。
kintoneを最大限活用するなら専門家による支援がおすすめな3つの理由
kintoneは自社だけでも導入・運用が可能ですが、専門家の支援を受けることで、より高度なカスタマイズや効率的な課題解決が期待できます。
専門家によるkintoneの導入支援がおすすめな理由は、主に以下の3つです。
- アプリ構築・運用まで一貫した支援が期待できる
- 現場課題に即したカスタマイズ提案が期待できる
- 導入後の定着支援・運用改善にも対応している
各項目を詳しく見ていきましょう。
アプリ構築・運用まで一貫した支援が期待できる
kintoneの導入や活用を専門家に依頼すれば、アプリ構築から運用まで一貫した支援を受けられます。要件定義・設計・作成・運用のすべてをワンストップで任せられるため、社内の負担を最小限に抑えられます。
また、自社の業務内容を理解した専門家が最適なアプリ構成を提案してくれるため、無駄のない導入が可能です。さらに、運用フェーズでのトラブルにも迅速に対応でき、安定したシステム運用を継続できます。
現場課題に即したカスタマイズ提案が期待できる
専門家による支援を受けることで、現場の課題に即したkintoneのカスタマイズが可能になります。実際の業務フローを丁寧にヒアリングしたうえで、現場の悩みを解決する最適なアプリ構成を提案してもらえます。
また、操作性や入力負担を考慮した設計により、社員が使いやすく定着しやすい環境の構築が可能です。既存システムや外部サービスとの連携提案も受けられるため、全社的な業務効率化にもつながります。
導入後の定着支援・運用改善にも対応している
専門家による支援を受けることで、kintone導入後の定着や運用改善まで継続的なサポートを得られます。社員への操作説明や教育を通じて、スムーズに運用を始められる点が大きなメリットです。
さらに、定期的な運用改善の提案により、使い方を常に最適化できます。社内での活用状況を分析し、必要に応じて機能追加や改修にも柔軟に対応してもらえるため、長期的に効果を発揮する仕組みを構築できます。
kintoneの導入支援サービスの詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：kintone伴走支援とは？ペパコミが解説する伴走構築の具体的なイメージと成功・失敗事例
kintone導入のお悩みは「ペパコミ株式会社」にご相談ください
kintone（キント―ン）を導入する際は、kintone（キント―ン）では何ができて、何ができないのかを把握しておくことが大切です。
kintone（キント―ン）では開発を外注することもできますが、まずは自社で対応できないかを十分検討したうえで外注を検討したいところです。
まずは、kintone（キント―ン）で何ができるかを熟知することが、業務改善への第一歩です。
ぺパコミ株式会社は、サイボウズ社のオフィシャルパートナーです。いつでもお気軽にご相談ください。
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