保護中: 手書き日報を廃止し職人1人あたり1日10〜20分を削減。ブラックボックス化したkintoneを作り直す【豊田鋼機株式会社様】

1918年創業、山口県萩市に本社を置く豊田鋼機株式会社様は、工事部門でkintoneを運用していました。しかし構築した前任者が退職し、JavaScriptで書かれた中身は誰にも読めない状態に。アプリは15〜16個あるものの、実際に使えていたのは5〜6個でした。全面的な作り直しを経て、手書きだった作業日報は職人がスマホから直接入力する形になり、1人あたり1日10〜20分の作業時間が減りました。現在は事務方が自力で簡単な改修を行っています。工事部門の和田様にうかがいました。 目的 前任者の退職でブラックボックス化したkintoneを、作り直すため 手書きの作業日報をやめ、職人がスマホから直接入力できるようにするため 経営者・現場監督・職人それぞれが見やすい仕組みにするため 課題 前任者がJavaScriptでカスタマイズしており、何がどう動いているのか誰も分からなかった アプリは15〜16個あったが、実際に使えていたのは5〜6個 作業日報は現場ごとに手書き。1日5件回れば5枚。職人が書き、事務方が転記する二重入力だった 効果 手書き日報を廃止し、職人1人あたり1日10〜20分の作業時間を削減 日報が原価管理へ自動で集計され、実行予算に対する進捗が細かく見えるようになった プラグイン中心の構成に組み替え、事務方が自力で簡単な追加・修正をできる状態に お客様プロフィール 企業名豊田鋼機株式会社 様 創業1918年（現社長で3代目） 所在地山口県萩市（本社）ほか、山口支店・益田営業所の3拠点 事業内容卸売の商社部門と、水道関係の工事部門の2部門 体制全体で100名弱。うち工事部門は20名ほど（工事管理7〜8名／職人10名ほど／事務方3名） 導入サービスkintone構築支援／伴走コンサル（週1回のミーティング） 10〜20分職人1人あたり1日の作業時間を削減 0枚手書きの作業日報（従来は1日最大5枚） 1回日報の入力（従来は手書きと転記の2回） 15〜16個ブラックボックス化していたアプリを再構築 前任者が作ったkintoneが、社内で読めなくなっていませんか 担当者の退職でカスタマイズの中身が分からなくなった、使っていないアプリが増えている、といった状態からのご相談も承っています。現在の環境を拝見したうえで、作り直す範囲と残せる範囲をお伝えします。 無料で相談する ご相談だけでも歓迎しています。 kintone導入前の課題｜前任者の退職で、中身が読めなくなっていた 豊田鋼機様は1918年創業、現社長で3代目となる企業です。本社は山口県萩市。卸売の商社部門と水道関係の工事部門を持ち、全体で100名弱が在籍しています。kintoneを主に使っているのは工事部門で、顧客データや案件・工事の履歴を取りまとめる基幹システムの1つです。 工事部門で図面や申請書類の作成を担当する和田様が入社したとき、kintoneはすでに使われていました。ただし、その状態には大きな問題がありました。 元々アプリは前任の方が割とそういったことに詳しい方だったみたいで、1人で作り上げておられた状態だったんです。ただ、その方も私が入ったときにはもう退職されていましたので。仕組みとしてはあるけど、ここちょっとどうにかしたいよねとか、こういう機能が欲しいよねみたいなのが、もう全くブラックボックス化していて。 豊田鋼機 和田様 読めなくなっていた理由は、カスタマイズの手法にありました。 前任者が使っていたのがJavaScriptで、コーディングもしてたってことなんです。だからもう素人にはわからないんですよね、何を作っているかが。本当に、なんでこうなってるんだろうねみたいなのが全く見えてこない作り方をされてたんですね。 豊田鋼機 和田様 JavaScriptによるカスタマイズは自由度が高い反面、書いた本人以外には内容を追えません。その結果、アプリの多くが目的不明のまま放置されていました。 そもそもこれ何の目的で作られたんだろうみたいなアプリもたくさんあったので。十五、六個あったと思うんですけど、実際使ってたのは五、六個みたいな。覗いてみればこれ便利そうだね、でもちょっとここなんか意味合いわかんない、もったいないけど使えないねみたいな感じで放置されてたものも多かったですし。 豊田鋼機 和田様 15〜16個のうち、業務で使えていたのは5〜6個。残りは「便利そうだが意味が分からない」という理由で触られないままでした。もう1つの課題は、工事部門の日報でした。 作業日報は現場ごとに手書きし、事務方が転記していた この作業日報、手書きで書いてたんです。1日1枚じゃなくて、お手洗いの水漏れが止まらないんですみたいなお電話をいただいて修理に伺うサービス工事もあって、1日数件こなしたりするんですね。1現場ごとに手書きで書かないといけなくて、1日5件回ったら5枚の紙に作業日報。 豊田鋼機 和田様 さらに、その紙はそこで終わりません。職人が手書きした日報を事務方に回し、事務方がkintoneの案件入力へ打ち直す。同じ情報を2人が2回書く構造でした。加えて手書きの紙は、担当者間を回るうちに埋もれたり、処理が遅れたりすることもあったといいます。書く側の負担も大きく、「手書きで文字を書く機会が減ってきているので、若い子は特に嫌がってました」とのことでした。 既存システムの改修では追いつかない。この判断から、作り直す方針が決まりました。 ペパコミを選んだ理由｜社長が動画を見つけ、「内製化までいける」と考えた ある日突然、社長から招集がかかった うちの社長、いろいろ検索を結構してくださってて、YouTubeで見つけてこられたみたいで。ある日突然社長から招集がかかりまして、なんだろうと思ったら、いい会社見つけたんだよねと。今度大規模の改修をここにお願いしようと思ってるんだよねみたいな。そこからですね。 豊田鋼機 和田様 そのとき社長から示された方針が、このプロジェクトの前提になりました。 もういっそのこと、今もう全くわからない状態になってるから、自分たちが使いやすい。経営者の視点で見やすいか、現場の人たちが見やすいか使いやすいか。みんなが使いやすい、やりやすい仕組みをもう1回作り直そうって言われまして。 豊田鋼機 和田様 立場ごとに使いやすさを分けて考えている点が特徴です。経営者、現場監督、職人はそれぞれ見たい情報が違います。この前提が、後述する「役割ごとに見せ方を変える」設計につながりました。 「内製化までいけるのではないか」が魅力だった 動画で目を引いたのは、支援の終わり方でした。「ここまで自分たちの見たいデータ、欲しいデータを作り出せるんだ」「伴走を支援してもらうことで、最終的に内製化までいけるんじゃないか」。ずっと依頼しっぱなしにならない点が魅力だったと和田様は話します。そして、この時点で自社の姿勢そのものが変わったと振り返ります。 その当時は私達も、お願いして変えてもらうもんだと思い込んでたところもあったと思うんですよ。プログラミングとかできないしわかんないから。だからお願いします、わかりました、いつぐらいですね、お待ちしてますっていう完全に待ちの体制だった。 豊田鋼機 和田様 「待ちの体制」から「自分たちで作る」への転換です。改修のたびに外部への依頼が必要な状態では、直したい箇所があっても言い出しにくくなります。kintoneがノーコードで設定を変更できる価値は、この点にあります。 構築したアプリと運用｜「盛り込む」のではなく「削ぎ落とす」 プロジェクトは社長を筆頭に、和田様を含む工事部門の事務方3名が参加。ペパコミ側は担当2名が対応し、週1回・1時間のミーティングで進みました。 「現状あるのはこうです、ただこのうちこんだけしか使ってないです、これからはこういうアプリが欲しくて、最終的にはここまで行きたいんだ」。現状と希望を伝えたところから、毎週の提案と宿題の往復が始まりました。 JavaScriptからプラグイン中心の構成に組み替えた 作り直しにあたり、カスタマイズの手法そのものを変えています。JavaScriptによる実装をやめ、プラグインで機能を足す構成にしました。 「ここに入れるとこんなに簡単な作業でこういう仕組みできるようになりますっていうのを一つずつ教えてくださる。素人でもわかる作り方で1個ずつ丁寧に」。この選択が、後の内製化を可能にしました。和田様は「深いところまではもちろん分からないけれど、この機能を使ってこういう動作をさせているんだな、というのが少しは分かる」と話します。 なぜ効くのか コードによるカスタマイズは自由度が高い一方、書いた本人以外には読めず、退職した時点で社内に手がかりが残りません。プラグインで組むと機能の名前と設定画面が残るため、後任者が構成をたどれます。実現の幅は狭まりますが、引き継げる状態を保てます。人が入れ替わる前提に立つなら、この差は決定的です。 手書き日報をやめ、職人がスマホから入力できるようにした 職人には会社からスマートフォンが支給されています。これを使い、現場や移動の隙間時間に日報を入力できる形にしました。ただし、ここに最大の難所がありました。 こだわったところが、とにかく簡単にしよう、シンプルにしようと。入力してもらうっていうことを大前提に。盛り込みたいことはたくさんあるんですよ、事務方は。社長も見たいものはたくさんあるんですけど、そこに盛り込んじゃうと拒否反応出ますよねっていうのを。ここが一番難しいところですと。 豊田鋼機 和田様 作る側の希望と、使う側の負担は反比例します。結果として導入はスムーズに進み、当初懸念していた年配の職人からの反発もほとんど起きませんでした。 なぜ効くのか 入力してもらう仕組みでは、項目を1つ増やすたびに定着率が下がります。管理側が欲しい情報を全部載せると、現場は入力自体をやめます。集まらないデータは0件になるため、項目を削った方が得られる情報は増えます。現場入力を伴う設計では、足すのではなく削ぐ方向で考える必要があります。 役割ごとに「見せる項目」を分けた とはいえ、経営者や事務方が必要とする情報は消えません。この矛盾をどう解いたのか。 作ろうとしてる側は、もういいものを作りたいでちょっと盛り込みたくなるんですけど、やっぱここは削ぎ落としていきましょうと。だけどその後使う側としては欲しい情報もあるので、じゃあこの人にはこういう見え方にしましょうかって。最低限、もう迷わないで済むように、これとこれとこれを入力してねみたいな。そしたら拒否反応なく、こんだけならできそうかなって思ってもらえますよみたいな。 豊田鋼機 和田様 データは1つに集めたまま、立場ごとに見え方を変える。社長が最初に示した方針が、ここで具体化しています。 なぜ効くのか 情報を「集める量」と「見せる量」は分けて設計できます。同じデータベースでも、入力画面は現場向けに絞り、集計画面は経営者向けに全項目を出す組み方が可能です。混同すると、現場の負担を増やすか管理側の情報を削るかの二択になります。分けて考えれば、どちらも諦めずに済みます。 日報が原価管理へ自動で流れる仕組みにした 工事部門では工事ごとに実行予算を組み、完了後に精算します。導入前、この集計は手作業でした。 その工事に対しての日報が勝手に原価管理のアプリに入ってくるような仕組みを作ってもらったので、今までだったら何月何日に何人行ってっていうのを自分で集計しないといけなかったのが、もう勝手に集計される。予定に対して何%の進捗でしたみたいな、そういった原価管理も自動で細かく管理できるようになったのは大きいかもしれないですね。 豊田鋼機 和田様 月間の工数集計も、kintoneから出せる仕組みになっています。 なぜ効くのか 日報と原価管理は、本来同じデータから作れます。別々に持つと、日報を集計して原価管理に写す工程が毎月発生し、締めてからしか数字が出ません。入力の時点でつないでおくと、工事が進行中でも予算の消化率が見えるため、終わってから赤字に気づく事態を減らせます。 導入後の成果｜職人1人あたり1日10〜20分の削減と、現場の変化 BEFORE 手書きで5枚 現場ごとに手書き。1日5件回れば5枚。書き終えないと退勤できなかった。 → AFTER スマホで入力 現場や移動の隙間時間、帰宅後でも入力できる。1人1日10〜20分の削減。 BEFORE 手作業で集計 何月何日に何人行ったかを、事務方が数えて原価管理に反映していた。 → AFTER 自動で集計 日報が原価管理へ自動で流れ、予定に対する進捗が%で見えるようになった。 日報手書きをやめただけでも、1人の作業員さんが毎日その10分20分という作業時間は減っているはずです。 豊田鋼機 和田様 職人は10名ほど。この削減が毎日全員に発生します。中身は、書く手間そのものだけではありません。 作業を終えて疲れて5時過ぎに帰ってきて、残業でもあれば6時とかなる日もありますし、そこから作業日報書いて出さないと帰れなかったのが、家に帰った後でも打てるようになった。その辺はもう作業時間がぐっと減ってます。 豊田鋼機 和田様 「帰社して書き終えるまで退勤できない」という拘束がなくなった点が、体感としての効果につながっています。 業務導入前導入後 作業日報の記入現場ごとに手書き。1日5件なら5枚職人がスマホから直接入力 日報の転記職人が書いた紙を事務方が入力し直す入力は1回。転記が不要になった 工数・原価管理何人行ったかを手作業で集計日報から自動集計。予定に対する進捗が%で見える 現場での情報確認顧客名や電話番号を事務方に問い合わせ現場からスマホで自分で参照できる アプリ構成15〜16個のうち5〜6個しか使えず、目的も不明使う機能に絞って再構築 カスタマイズ手法JavaScriptによる実装で、中身が読めないプラグイン中心。事務方も構成を把握できる 数字に表れにくい変化として、和田様が挙げたのは職人の行動でした。 アプリを改修する前は、作業員さんたちにとってkintoneって触る機会がないものだったんです。自分たちは手書き日報を出すだけだったので。だけどスマホで見れるようになったから、より関わる機会が増えて。この工事番号何番だっけ、お客さんなんて言う人だったっけ、全部自分で調べられるように変わっていったんですね。 豊田鋼機 和田様 入力する側になったことで、参照する側にもなりました。工事ごとに予定工数が入力されているため、担当になった職人が「この工事の予定工数は何工数なんだろう、こんだけで終わらせないといけないよね、どうやって終わらせようか」と自分で確認するようになったといいます。事務方への問い合わせを減らすためにデータを開いた結果、職人自身の判断の材料が増えました。 「社内で改修できる状態」まで伴走します ペパコミの伴走支援は、構築の完了ではなく、お客様の社内担当者が自ら改修できるようになることをゴールに置いています。現場に使ってもらう設計を、業界ごとの事情を踏まえてご提案します。 無料で相談する 現状の課題整理からご一緒します。 内製化の進み方｜「教えてもらって作る」の繰り返し 毎週の宿題として、自分たちで作る作業を担った そんなに難しくないものに関しては、作り方をざくっと教えてもらってこちらで作業をしたのもありますし。こういうふうにしたいんです、ここにこのフィールドを置いてこのプラグインを使うとできますよって教えてもらって、宿題状態ですよね。来週のミーティングまでにそれを作っていきますねみたいな感じです。 豊田鋼機 和田様 この進め方を、和田様は「キャッチボール」と表現します。「全部を作ってもらうんじゃなくて、教えてもらって作る、教えてもらって作るのキャッチボールのやり方にしたので、その作るっていう作業をこちらにさせてもらえた」。週1回のミーティングで方針を決め、次回までに手を動かす。全面委託であれば発生しなかった作業が、そのまま習熟につながっています。 なぜ効くのか 説明を聞いただけでは操作は身につきません。理解が残るのは、自分で手を動かした範囲だけです。作る工程を依頼側が担うと、進行中の期間がそのまま訓練期間になり、構築の完了と担当者の育成が同時に進みます。 「プラグインで調べてみよう」と思えるようになった 和田様がkintoneに触れたのは入社後が初めてで、当初は設定画面を開いても分からない状態でした。変化が現れたのは、プラグインという概念を知ってからです。 最初はプラグインって何だっていうことも知らなかったわけなんですけど、世の中にはプラグインたくさんあるんだね。自分で次したいことができ出てきたときに、ちょっとプラグインでこんなことできるのはないか調べてみよう、このプラグインなら使えそうだよねみたいな感じで、教えてもらったこと以外にもやってみようと思えるようにまでなれたっていう感じですかね。 豊田鋼機 和田様 「教えてもらったこと以外にもやってみようと思える」。手順を覚えた状態と、自分で調べられる状態の境目です。不具合への向き合い方も変わりました。 JavaScriptのときにはもう、わからないっていうことで終了してたのが、ここでどうもエラーが発生してそうだな、この部分ってプラグインが悪さしてるのかなとか。そういうところまで何となく当たりはつけられるようになったりとかもしてる。 豊田鋼機 和田様 「分からないので終了」から「どこが原因か当たりをつける」へ。手法をプラグイン中心に変えた効果が、ここに現れています。 触ってよい範囲と、聞くべき範囲を自分で判断している 簡単な変更とか追加とか修正は今やれている状態ですね。深い話になるとわからなくなるので、中が分かってる分、触るのが怖いなと思ってしまうんですね。ルートを間違えると大変だぞっていうのもわかるので、お伺いを立ててから触るようにはしてるんですけど。 豊田鋼機 和田様 注目すべきは「中が分かっている分、触るのが怖い」という感覚です。危険な操作を危険だと認識できること自体が、理解が進んだ証拠です。なお簡単な追加であれば、自力で対応できるようになっています。 なぜ効くのか 内製化で危ういのは、何も分からない状態ではなく、影響範囲を知らずに触れる状態です。安全と危険の線引きができれば、安全な範囲は自分で進め、危険な範囲だけ相談すればよくなります。この線引きを持てた担当者は、外部の稼働を最小にしながら日常の改修を回せます。 残っている課題｜社長の構想に対して「半分ちょっと」 この記事では、うまくいった点だけでなく、達成できていない部分も掲載しています。導入を検討される方が判断するには、できることの範囲と同じくらい、まだ解けていない部分を知る必要があるためです。 社長が当初描いていた構想は、より広い範囲を対象にしていました。 元々の社長の構想の中には、お客さんから電話で話が来ましたっていう最初から、工事が終わって請求を上げさせていただくまで、一番最初から一番最後まで全て賄えないかっていう構想もあったんですけど、ちょっとそこまでは今は行けてないんですけど。今割とその社長の構想の中で、半分ちょっとぐらいまで完成系に行けてて。 豊田鋼機 和田様 止まっている理由は、請求の仕様にありました。法人だけでなく個人の顧客もおり、「丸々工事一式でのご請求でいいお客様」と「使用部材はこれがいくら、工賃がいくらみたいな細かな明細まで欲しいって言われるお客様」が混在するため、一括処理で済まない部分が残っています。現状は、kintoneと他のアプリ、Excelを併用する形で運用しています。もう1つの課題は、職人のスケジュール管理です。 今は全く別のツールを使って職人さんたちのスケジュール管理をしてるんですけど、別アプリになったら同じような情報を2ヶ所に打ち直さないといけないんですよね。これがすごく事務方としては嫌で。どうにかkintoneで管理したいんです。 豊田鋼機 和田様 二重入力の解消は日報では実現しましたが、スケジュール管理では残っています。連携の道も検討したものの、「kintone側はいいんですよ、準備ができてるんで。相手先のアプリにAPI連携の準備ができてないですっていうことが多くて、結局実現しなかった」とのことでした。kintone側にAPIが用意されていても、連携先が対応していなければつながりません。ツール選定の段階で確認しておくべき点です。今後については、和田様自身の目標も挙がりました。 例えば契約書とかもkintoneに入力するデータを使えばボタン一つでピピッて出せるようになるんじゃないかなとか思って。まだまだ工数削減できる部分もあるなって、やっていきたいなって思うところと、やっぱり社長が持っておられる構想の、最初から最後までkintone1個でいけたらいいよね。それができたらいいなとは思ってますね。 豊田鋼機 和田様 「ボタン一つで出せるようになるんじゃないか」と自分で構想できること。内製化が進んだ担当者にしか出てこない発想です。 この事例から見えること｜3つの示唆 1. 内製化できるかどうかは、カスタマイズの手法で決まる 同じkintoneでも、JavaScriptで組まれた環境では「分からない」で止まり、プラグイン中心に組み替えた後は「どこが原因か当たりをつけられる」状態になりました。ツールの選定より、実装手法の選定が引き継ぎやすさを決めます。自由度と引き継ぎやすさのどちらを取るかは、導入時に意識して選ぶべき論点です。 2. 現場に入力してもらう設計は「足す」より「削ぐ」 管理側が欲しい情報を全部載せると、現場は入力自体をやめます。項目を削った方が、集まるデータは増えます。豊田鋼機様では入力画面を絞り、必要な情報は集計側で見せることで、年配の職人からの反発もなく定着しました。現場入力を伴う仕組みでは、この順序が成否を分けます。 3. 属人化は、担当者が辞める前から始まっている 1人が詳しく、その人が作り込んでいる状態は、動いているうちは問題として見えません。しかし退職の瞬間に、15〜16個のアプリのうち10個が使えないという結果が現れます。作れる人が1人しかいない組織では、その1人が説明できる手法で組むこと自体がリスク管理です。 どんな企業に向いているか 向いている 担当者の退職で、既存のカスタマイズの中身が分からなくなっている 作った本人しか使えないアプリが増え、実際に使うものが限られている 現場が紙で記録し、事務方が転記するという二重入力が残っている 経営者・管理者・現場で、見たい情報がそれぞれ違う 向いていない 完成したシステムを受け取り、以後の変更もすべて外部に任せたい 毎週のミーティングと宿題に、社内の時間を割けない 他システムとの連携を前提とし、連携先のAPI対応を確認していない 豊田鋼機様の場合、社長が方針を示し、事務方3名が毎週の宿題に取り組む体制がありました。手を動かす担当者を確保できるかが、この形の前提です。 よくあるご質問 本当に自社でkintoneを改修できるようになりますか？ 豊田鋼機様では、入社時にkintoneを触ったことがなかった事務方の担当者が、現在は簡単な変更・追加・修正を自力で行っています。さらに「このプラグインなら使えそう」と自分で調べて試すところまで進みました。毎週の宿題として作る作業を自社で担う進め方が土台です。 前任者が作ったkintoneの中身が分かりません。作り直せますか？ できます。豊田鋼機様では、前任者がJavaScriptで実装した環境がブラックボックス化し、15〜16個のアプリのうち使えていたのは5〜6個でした。まず環境全体を確認し、骨格を流用できるアプリと作り直すアプリを切り分けます。実装をプラグイン中心に組み替え、社内で構成を把握できる状態にしました。 現場の職人にスマホ入力を受け入れてもらえますか？ 入力項目を絞ることが鍵になります。豊田鋼機様では、管理側が見たい情報を入力画面に盛り込まず、職人が迷わない最低限の項目に絞りました。結果として年配の職人からの反発もなく定着し、手書きをやめただけで1人あたり1日10〜20分の作業時間が減っています。 支援はどのような頻度で進みますか？ この事例では、週1回・1時間のミーティングを軸に進めました。その場で方針と作業範囲を決め、次回までの宿題として自社側で手を動かします。進捗が毎週見えるため、完成まで状況が分からない状態にはなりません。質問はミーティングの間もツール上で受け付けています。 業務のすべてをkintoneで完結できますか？ 業務内容によります。豊田鋼機様では、問い合わせから請求までを1つで完結させる構想に対し、現在は半分ほどの達成度です。請求の様式が顧客ごとに異なるため一括処理ができず、他のアプリやExcelとの併用が残っています。検討段階で、完結させる範囲と併用する範囲を分けて考えることをおすすめします。 同じ課題をお持ちの方へ 豊田鋼機様が抱えていたのは、「動いてはいるが、誰も中身を説明できない」という状態でした。作り直しを通じて手書き日報はなくなり、職人1人あたり1日10〜20分の作業時間が減り、原価管理は自動集計に変わりました。そして事務方が、自力で改修できる状態になっています。 ペパコミでは、kintoneの構築支援・伴走コンサルティングを通じて、お客様の社内にkintoneを改修できる担当者が育つところまでを支援しています。他の導入事例もあわせてご覧ください。 現在のkintone環境から、ご相談ください 「どこから手をつければよいか分からない」という段階でも構いません。現在の環境と業務をうかがったうえで、残せる範囲・作り直す範囲と、社内で改修できる状態までの道筋をお伝えします。 無料で相談する 建設・設備業以外の業種のご相談も承っています。 〔出典：サイボウズ パートナーネットワーク〕

保護中: 手書き日報を廃止し職人1人あたり1日10〜20分を削減。ブラックボックス化したkintoneを作り直す【豊田鋼機株式会社様】

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