【激推し】電子契約システムのGreatSignはシンプルで使いやすい【動画】

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です!

こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。

どうも!

kintone活用ちゃんねるのハルクです!

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今日は前回動画で僕がオススメしたGreatSignを実際に触ってみた動画になります!

無料お試し体験もできますが、いちいち申し込んで操作方法を理解するの面倒ですよね?

実際に僕が説明しながら触るほうが早いと思いますのでお任せ下さい! それでは宣伝を挟んでから早速画面動画にいってみましょ~!

このチャンネルは、

kintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで

kintoneに関する情報を幅広く発信しておりますので

是非チャンネル登録をお待ちしています

それでは内容にいきましょう~! 

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目次

GreatSignの管理画面

はい、それではデモ画面に参りましょう

これがGreatSignの管理画面になります

まずトップ画面が、

ここでステータスが分かるようになります

下書きなのか、下書き何件あるのか、送付元確認中、送信先確認中

処理中、締結済、破棄っていうことですね

あと、これのステータスとは別で

左側に下書き、要確認、送付先確認中、送信先確認中

今はモザイクかかってますけど、ここに数字が入ってます。それが今件数になってます

処理中、締結済、書類管理、破棄と

で、あとは決済、請求履歴って感じであります

なので結構シンプルにわかりやすい設計になってます。じゃあ早速ですね

電子契約の流れをやっていきましょう

電子契約システムの流れ

この新規書類を押します

はい!大枠の流れは3つで

まずは契約書を貼り付けて、誰に送るかっていうのを設定して、最終的に送るっていう作業をする。この3ステップになります。

じゃあ1個ずつやっていきましょう!

電子契約システム PDFの大事なポイント

ちなみに今回使う契約書のPDFはこれですね IT補助金の動画で使ったやつですね

今ここに何も入っていないですよね

前回の動画で説明しましたタイムスタンプと電子署名が押されるとここにこの画面と違うものが出てきます

今は契約を締結していないので出ないんですが、そこをちょっと注目しておいてください!

電子契約システムの流れ①契約書の設定

では、新しいPDFをアップロードして利用

ここでドラッグ&ドロップするかファイルを選択します ここをクリックすると添付画面が出ますので貼り付けます

今貼り付けたんですけど、ファイルを選んだ状態のなってます。下にプレビューが出ます

ここで、契約書の確認をするっていう感じですね 契約書の貼り付けなんですけど、1枚ずつしか貼れないです

クラウドサインは確か一気に貼れるんですよね だからここはちょっと手間だなと思うですけど、1件ずつアップロードするってやつですね

大切な契約書になりますので1件ずつ確認しながらっていう風に書いてありますね 次のページってやると他の契約書が見れますのでこれで内容確認して、問題なければ貼り付けると

はい!ここは次へって押します

次はこの契約を2者間契約にするのかN(複数)者間契約にするかっていうのをここで選べます

これも結構重要なんですね 3者間契約が結べない電子契約も中にはあったりするので基本的には2者間だと思うんですけどこれで選択します

ここで送付元とか送信先とか選べます。あと、入力を追加するってあるんですけど、どういうことかっていうと署名を直接打ちこます際っていう時に使います。

これを押すとこういう風に入力ボックスが出ますので例えば契約書だったらよく

こういうところに署名を打たせたりとかもできます。で、ここに対して入力を必須にするのかとかサイズ大きめにするのかって選べます

何でこんなのがあるかっていうと、本来電子契約なんでタイムスタンプと電子署名がされてる時点で法的な効力があるんですよ ただ、昔の紙文化からやっぱり脱却できない理由が「手書きのがないと」とか、

「署名がないとちょっと不安」みたいに言う人がいるので、そう言う人のためにこういう機能がついています。僕は必要ないので外していますが。

下の方に行くとここで書類情報を入力するってあって

任意なんですけど、管理番号、契約開始、終了日とか契約金額とかっていうのを入力しといてあげます

これを入力しておくと電子帳簿保存法に法的要件を満たすことが出来ます

電子帳簿保存法の動画を見ていただきたいんですけど

要は電子帳簿保存法では検索性っていうのを求められるんですね 検索性には契約開始日・終了日・金額・宛先

そういったものが検索出来るようにしないといけないのでこれを入力しないと電子帳簿保存法には検索性は満たさないので注意してください!

ちょっと今入力しました。問題なければ下の方に行って書類の名前とか備考欄とか入力します

で、この状態をテンプレートとして登録することもできますので是非やってみてください!

これテンプレートとして使えない電子契約システムもありますのでこれは結構重要です。毎回毎回同じ種類を入力するのは面倒だと思うので

で、問題がなければ最終的に署名欄を確定するを押します

で 署名欄が設定されていません このまま書類を設定してもよろしいでしょうか?と出たんですけど、これ何か?っていうと

さっき僕これ追加しなかったじゃないですかこの欄を これを追加してないですけど大丈夫ですか?っていう通知で、これを設定すれば今のは出ません

では署名欄を確定していきましょう!

はい!これで書類の設定が完了しました

電子契約システムの流れ②宛先の設定

ここで宛先の設定をします

ここでワークフローの設定ができます

こんな感じで社内の承認者をまわした上でお客様に送るとかっていう設定ができます

この機能がない電子契約システムがあるので気をつけてください!必要な会社は結構多いと思うので

閲覧者ですね 承認はさせなくてもいいけど共有はしたいっていう場合にはこれを使います まあ総務とか管理部に添付したりとかそんな感じですね

あとは送信先のメールアドレスと社名と名前を入れます

こういう感じで入力して確定します

電子契約システムの流れ③確認して送付する

はい!これで宛先の設定が完了したので

最後確認後送付するを押します

で、送付する時には送付織別名と閲覧パスワードを設定します

僕は、会社名入れて、何の書類なのかっていうのを入れてやることが多いです。パスワードの設定もしてあげて下さい 自動生成もできますし、自分で設定もできます

これで送信です

するとお客さまの方に送信されました で、送信先確認中のところのこの数字が1増えます

契約相手先の確認・署名

はい!届いた側からするとこんな感じでメールが届きますので こちらからアクセスし、確認、ご署名をお願いしますっていう画面にいきますので

これをクリックします

はい!こんな感じの画面にいきますので、ここでIT補助金って押して、

最終的に署名を確定するっていうボタンを押すと署名ができます

もし署名欄をつけた場合はここに署名をしないと確定するを押せないような仕組みになっています

これで署名は確定です

電子契約締結完了

するとですねこんな感じで締結完了のお知らせが届いていますって感じで締結完了のメールが届きます

これは管理者側の画面ですね 管理者が開くとこんな感じです

お客様側はこんな画面になります 他の会社名とかは見えないようになっています

はい!こんな感じで電子契約の締結は完了です

どうです?めちゃくちゃ簡単じゃないですか?相手もポチッと押すだけで承認ができるって感じになるわけですね

こっちもただ必要情報入力をして送信するだけでいいのでめちゃくちゃ工数が削減されます

電子契約締結後のタイムスタンプと電子署名

では、ダウンロードしてみてみましょう!

で、締結されたものを見ると分かりますかね?

ここに署名済みであり全ての署名が有効ですって出るんですよ

電子契約を結ぶ前ってどうだったか?っていうと、ないんですよ でも結ぶとこれが出るんですね

で、署名パネルって押すと

こんな感じでGreatSignによりいつ承認がされましたよっていうのが見えるような仕組みになっているわけですね

これが要するにタイムスタンプなんですよね 「誰が」「いつ」承認したかタイムスタンプと電子署名が付されていますよっていうような表示になっているわけです

結局タイムスタンプと電子署名って締結したPDFが編集とか改ざんされてないかを証明するものなんですね

で PDFの中を編集した場合には

ここの表記が変わるわけなんですよ PDFを編集って押すと

この文章は署名済で編集できませんってなるわけですね

なので国税とかも、あ!これだったらこれがついているんだったら別に電子上で保存してもOKですねっていう風になるわけですね

なので電子契約システムっていうのはちゃんとタイムスタンプと電子署名が付いてるものじゃないと意味がないので注意して下さい!これが付いていれば安心!ってイメージですね

GreatSignその他の機能

GreatSignの他の機能ですね 「検索性」っていうところで

これが送付日とか最終更新日とかこういったものが検索出来たりとか

これが電子帳簿保存法で求められる「検索性っていうところですね

あとはヘルプページですね 最近一気に見やすくなりましたね!Q&Aも!

GreatSignの操作まとめ

ということでGreatSignの簡単な全体の操作となります

操作感は全然普通だと思います!可もなく不可もなく

どちらかというと、不要な情報とかもいっぱいないので分かりやすいですし、まあちょっとクラウドサインと比べるとね、スタイリッシュ感はないんですけれども、

それ以上にコスパが非常にいいので僕はGreatSignは本当にオススメです!

ちなみに従量課金で1契約いくらって感じで電子契約システムはあるんですけど、締結が完了したら従量課金が課金されるってイメージになります

それでは画面動画は以上になります!

はい、いかがでしたか?

電子契約システムはたくさんありますが、僕は断然GreatSignがオススメです!

理由は前回動画で他の電子契約システムとの比較した上でめちゃくちゃ細かく説明していますので是非ご確認頂きたいのですが、とにかくコスパがいいという点ですね

ただデメリットとしてUI(見た目)をあげましたがどうですか?w 僕がちょっと辛口なだけでそこまでひどい見た目ではないと思います

必要最低限の機能だけを搭載してシンプルで分かりやすくなっているので

ただクラウドサインのようにスタイリッシュではないだけですね

だからぶっちゃけほとんどGreatSignのデメリットは僕は感じていません

電子契約システムのメリット

①印紙税が不要になる

②契約締結工数が大幅削減になる

③契約書がクラウド上で一元管理できる

僕はもう紙契約締結には戻れないくらい便利に契約締結させて頂いています

今はリモートワークが増えてきていますが、紙締結していると事務所にいかないといけませんしね

電子契約システムの選び方

前回と繰り返しの内容になりますが、僕的な電子契約システムの選び方は大枠で4つ

①契約締結時の仕様

②契約書保管時の仕様

③承認権限(これは不要な人もいる)

④価格

電子契約システムの選び方①契約締結時の仕様

この項目を細分化すると

①タイムスタンプ・電子署名が付与されるか?

②操作が分かりやすいか

③締結進捗状況が分かりやすいか

電子契約システムの選び方②契約書保管時の仕様

この項目を細分化すると

①検索ができるか?

②契約締結完了時にアラート通知があるか?

③過去紙書類のアップロードと締結した契約書のダウンロードが出来るか?

電子契約システムの選び方③承認権限(これは不要な人もいる)

この項目を細分化すると

①使用ユーザー数に対する課金は?

②権限がない人が使えない仕組みになっているか?(アクセス権)

③権限に応じて閲覧できる制限が可能か?

これは僕自身は不要ですけど、提案する上で必要な会社が多いので重要視しています

電子契約システムの選び方④価格

最後に価格ですね

単純に一番安いではなく、①②③を押さえた上でどこか一番コスパいいか?を見ています

価格面で見る部分は

①基本料金(月額費用)

②従量価格(1契約あたりの費用)

③契約期間(月契約か年契約のみか?)

ということで今日は以上となります!

次回はいよいよkintoneとGreatSignの連携についてデモ動画を撮ろうと思いますので興味ある方は是非みてみてください!

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い! 

 

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