ペーパーレスにコミットする情報サイト”ペパコミ”です!

ペパコミ内では頻繁に書いていますが、“ペーパーレス化の目的は紙をなくすことではなく、業務効率化した結果がペーパーレスになる”

 

つまりペパコミにおけるペーパーレス化の定義は

ペーパーレス化 = 業務効率化 + ペーパーレス

 

で、業務効率化とペーパーレス両方を実現するためには“文書管理”“クラウドサービスの活用”が必要です。

ペーパーレス化 = 業務効率化(クラウド) + ペーパーレス(文書管理)

 

この記事ではなぜ“文書管理”“クラウドサービス”の必要があるのか?を書いています。

ぽんず(やる気0!)

クラウドサービス活用でいいじゃんって思うけどなあ~

※本記事内で他記事のリンクを貼っていますが、まずは本記事を全て読んだ後に他記事のリンクを読むと理解が深まります

文書管理とは?

オフィスにはたくさんの紙で埋もれていますよね?

・紙をファイリングして保管したり、

・引き出しに突っ込んで保管したり、

・共有用の立てかけるBOXに保管したり、

さまざまな手段で企業は紙で保管しています。

 

ちなみに紙で保管する理由もさまざまですが、大きく分けてこんなところでしょう。

・保管期間があるから

・どこに保管しているか分かりやすいから

・すぐ使うから

・ラクだから

・上司やお客さんから紙で求められるから

・ていうか会社のルールだし!

 

文書管理とはこれらの紙を電子化(PDF)して共有フォルダへ保存するためのルール決めをした上で、管理・運用することを指します。

例えば文書管理の手順として・・

1.紙で保管するべき書類と、電子で保管する書類と、捨てる書類を分別する

2.紙で保管するべき書類のルール決めをする

3.電子で保管するべき書類のルール決めをする

4.継続的に運用していくためのルール決め・管理体制を決める

5.運用して都度修正していく。

詳細は下記記事にて(本記事を読み終わった後がオススメ)

 

文書には例外なく文書のライフサイクルがあり、これに準じてどのように管理するか?が大切です。

ちなみにライフサイクルは下記記事にまとめています。

詳細は下記記事にて(本記事を読み終わった後がオススメ)

文書管理まとめ

まとめると文書管理とは

ふう(斜め)

目の前の紙をなくして今後発生しない仕組み作り

クラウドサービス活用とは?お高いんでしょう?

クラウドサービスってお金が掛かるイメージありませんか?

特に中小零細企業にとっては、毎月掛かるランニングコストはキツイですよね。

弊社もそうなのでお気持ちはわかります。

 

しかしクラウドサービス導入は、導入時の費用を見るのではなく費用対効果で計算しましょう

今のクラウドサービスは安価で且つカスタマイズ性が高いものが多いです。

この機能まではいらないんだけどな~というクラウドサービスは選ぶよりも、

使いたい機能だけを抽出して活用出来るクラウドサービスを活用すれば、コスパよく実現出来ます。

 

現状の悩みを絞ってクラウドサービスを導入する。絞るから安く運用が出来る。

 

例えば・・

案件管理に1日1時間使っていた場合、

1時間 × 22日 × 2,000円(時給) = 44,000円/月

請求書発行や入金処理に月20時間使っていた場合、

20時間 × 2,000円(時給) = 40,000円/月

これらの費用は損益計算書上では”人件費”にまとめられていて、意識しないと分からないです。

しかし改めて算出して、この時間がクラウドサービス導入したことで浮くと考えたら、月2万や3万使ってもプラスになりませんか?

 

上記は単純な例ですが、クラウドサービス利用料の分だけマイナスというイメージ(負け戦)を持つのではなく

現状掛かっている作業(コスト)を計算して、プラスに転じると判断して導入する勝ち戦をするものです!

 

クラウドサービスはお金が掛かる!ではなく、効率化して利益を上げるために導入するのです。

ペパコミではそこを意識してクラウドサービスの提案をしています。(というかそこしか意識してない)

クラウドサービス活用まとめ

まとめるとクラウドサービス活用とは

ふう(斜め)

効率化によってクラウドサービス導入費用以上のコストメリットを出す

文書管理とクラウドサービス活用を両立したほうがいい理由は?

ぽんず(やる気0!)

ほうほうなるほど。じゃあクラウドサービス活用だけでいいんじゃない?

ふう(ぷっむりむり)

わかってないやっちゃの~

ということでようやく本題ですっ!

 

クラウドサービス活用するとクラウド上にデータ集約出来て、それをもとに様々な資料が作れます。

クラウドサービスを活用するとこんなに便利

例えば案件・進捗管理をkintoneというクラウドサービスを活用して行うとします。

弊社はスキャン代行業務をkintoneで案件管理してますので、7月と8月の一部分を公開。(本来はもっと詳細情報があります)kintoneで案件管理

上記のように案件毎の受注状況や収支表(売上・原価・粗利)や入金状況等をkintone内で管理出来ます。

kintoneにデータを集約する流れは下記の通り

 

1.問い合わせフォームから問い合わせが入る

→自動でkintoneに(顧客名や受注日等が登録される)

2.スキャン作業者はその日の作業報告書をkintone上で入力

→その日に作業した量が自動でkintone上で表示される(案件の進捗管理が出来る)

3.請求書を発行したらチェックをつける

→請求書が発行済みになる

4.入金が確認出来たらチェックをつける

→入金日が表示される

 

上記図のデータをkintone内で集約・集計すると下記資料が作れます。

・顧客ごとの収支表

・案件の成約率

・顧客単価やリピート率

・作業から入金までの期間

・顧客ごとの作業終了平均期間

・上記月別の資料

その他挙げればキリがないので割愛しますが、集約したデータは自由自在に集計出来るので、経営分析する上で非常に役立ちます。

当然クラウド上で作れますから、そのままクラウド保管すれば文書管理する必要ないんですが、

クラウドサービスを使っていても紙orPDF出力するケースとは?

とは言え実情は、紙で出すorPDFで保管するケースは出てきます。

・上司が紙による提出を求める

・お客様が紙による提出を求める

・経営陣に報告する際は紙のほうが利便性が高いから紙で出す

・上記資料を毎月出力する流れになる(定例会議で使用するなど)

 

社内でITリテラシーの差があったり、取引会社に対して自分達の都合を一方的に統一させるのは現実的に無理です。

一気に実現することが難しいケースはあるので、まずは出来るところからやることが大切です。

徐々に変えていけばいい!

 

かといって、要望に対応するためには紙かPDFで出力して保存しないといけません。

その際に文書管理のスキルがないとどうなりますか?

 

どこになにがあるか分からない状態になる → 統一で紙管理になる(ペーパーレス化の崩壊)

 

今回は案件管理を例にしましたが、クラウドサービスを活用するとさまざまの業務に活用が出来ます。

ということはそれだけ、クラウドサービス上から紙出力orPDF保存する機会も増えてきます。

その都度、

保管する場所や名前のルール決めなんて出来ますか?

そして覚えられますか?

こうならないために、文書管理とクラウドサービスの両立をするべきということを私達は提唱しています。

文書管理とクラウドサービス活用を両立する理由のまとめ

ふう(斜め)

クラウドサービスを活用しても紙やPDF等で出力する機会は必ず出てくる

文書管理をしていない場合

文書管理が出来ていないと、

出力データの保存先が統一されない

→→資料が見つからない

→→→紙で出したほうがはやくない?となる

→→→→ペーパーレス化の崩壊

文書管理している場合

文書管理が出来ていれば、

出力データの保存ルールが統一されているので、

文書管理ルールに則って保存

→→閲覧側もルールを把握しているので簡単に見つけられる

→→→ペーパーレス化の持続

まとめ

いかがでしたか?

クラウドサービス活用の効果を最大化するために、文書管理の基礎を抑えることはとても重要です。

 

クラウドサービス導入することは簡単です。

難しいのはクラウドサービス活用による高い効果を持続することです。

高い効果を持続する要素として良いクラウドサービスを導入することは大切ですが、

大前提として基礎的な文書管理知識は持ち合わせる必要があります。

 

文書管理だけでは働き方改革は実現しませんし、

クラウドサービス活用だけでも働き方改革は実現出来ません!

 

また現状の悩みに対して適切なクラウドサービスを選ばないといけません。

弊社はkintoneだけではなく、さまざまなクラウドサービスを把握しておりますので、

お客様にとって一番コスパが良い形でアドバイスが出来ます!

遠慮なくご相談下さいね!

ふう(斜め)

クラウドサービス導入しただけではペーパーレス化は実現出来ない。文書管理だけでも効率化は出来ない。効率化してペーパーレス化を実現するためにはクラウドサービスと文書管理両方を活用すること


ふう(斜め)

クラウドサービスでも必ず出力データがある。その管理をするために文書管理のスキルが必要


ふう(斜め)

クラウドサービス活用&文書管理によって、クラウドサービス導入による効果が最大化される