kintoneとマネーフォワードを使った請求書発行・送付方法を見せます【動画】

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です!

こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。

 

今日のkintone活用事例は・・

「kintoneで請求書発行業務を簡単にしちゃおう〜!」!

今回は、kintoneとマネーフォワードを組み合わせた請求書発行・入金管理をご紹介します。

ペパコミではマネフォとkintoneの役割を明確化しており、

マネフォは会計・債権管理・請求書発行

kintoneは請求書発行前までを管理しています。

請求書の発行自体はマネフォ請求書を使用しています。

理由はマネフォ請求書で請求書を作成すると売掛金/売上の仕分けが自動で計上され債権管理がしやすいからです。

ペパコミでは現状kintone×マネフォのプラグインは使っていません。

理由は2つあり、

1つ目が現状は請求書周りしか連携できず、現状の請求書発行数と費用のバランスで考えると費用対効果が微妙かなと思っているから。

2つ目がマネフォプラグインが出たばかりで今後多機能化してくると思っており、その段階で検討するつもりだから。

プラグイン使わない理由

ということで今回お見せする内容としては、

①案件管理アプリ(契約状況)

②請求書管理アプリ

③マネーフォワードへ入力

④マネーフォワードから請求書送付

マネフォ請求書流れ

大きく上記の4つをお見せします。

 

ちなみにこの記事はkintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミ株式会社が運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで、kintoneに関する情報を幅広く発信しております。

youtubeでも分かりやすく発信していますのでチャンネル登録お待ちしています。

 

目次

問題定義

 

黒インコ:あ〜〜!請求管理がめんどくせぇぇぇ

白インコ:お?どないしたん?

黒インコ:クライアントも増えてきて毎月請求書発行が面倒くさいねん!

白インコ:せやな〜大変やろな〜

黒インコ:案件重なってくるとこのクライアントはいつから請求書出すべきか?今月出すべき請求書はどれか?発行した請求に対して入金はされているか?この確認がついてまわんねん。
そもそも入金確認もFAXでくる預金明細やネットバンキング見なあかんからだるすぎんねん!

白インコ:ほうほう、それは大変そうやな〜

黒インコ:それに請求書もExcelで作ってPDFにしてメール添付したり、紙で送付したり、紙で印刷して送ったりとめっちゃめんどいねん!これらぜ〜んぶいい管理の仕方ないかな〜

白インコ:ピコーン!それ出来るで!kintoneとマネフォの組み合わせでメッチャええ感じの請求管理になるで!

黒インコ:ほんまか?いい感じで頼むで〜

白インコ:任せとき〜いくで〜!

 

この子らが言ったようにkintoneとマネーフォワードを組み合わせることで案件管理〜請求・入金管理まで簡素化できます!

では早速デモ画面に行ってみましょー!

 

kintoneで請求書発行業務を簡単にしよう!

 

まずはデモの流れから簡単にご説明します。

①顧客管理から案件登録の流れ

②案件管理の中身の説明

③請求管理の登録

④マネーフォワード上で請求書作成&メール送信

 

顧客管理から案件登録の流れ

 

まずは顧客管理アプリをお見せします。

マネフォ案件管理

上記の画像のように顧客情報が溜まっています。

例えば、ビビカンパニー株式会社を開きます。

このお客さんが実際に案件に発展した場合は案件管理ボタンを押すと案件登録されます。

案件管理ボタン

下画像の赤枠から契約内容を登録します。

契約内容

次にkintoneを選択してライセンススタンダードの月額を選び保存します。

kintone選択

 

案件管理の中身説明

 

案件管理の中身の説明ですが、ペパコミは初期構築部分は上、月額で毎月掛かるものは下に登録しています。

初期費用上

月額下

初期構築の請求は1回でけの請求なのですが、月額は毎月請求するので分けている感じになります。

 

請求管理の登録に行きます

 

請求書発行時は下画面の赤枠から請求書作成ボタンを押します。

請求書管理ボタン

するとデータが反映しますので入力をしていきます。

基本的にこのまま保存で大丈夫です。

契約した時に案件管理を作ったついでに請求書作成ボタンを押して予め請求管理のアプリに登録しておくと処理が漏れません。

ここがポイントなんですが、請求書発行が”未”になっています。

実際に発行しなければいけないものは”未”にしておくので一覧画面で見ると今月発行しなければいけないものだけが出てきます。

請求書発行しないといけない

今月は4件請求しなければいけないということが一眼でわかります。

実際に請求書を発行する人はこの画面を見て請求書をひたすら発行していきます。

例えばペパコミ株式会社に請求書発行する場合は中身を開きます。

どこで発行するかというとマネーフォワードになります。

 

マネーフォワード上で請求書作成&メール送信

 

マネーフォワードの画面が以下の画像です。

実際の画面なのでモザイクだらけですが、ご了承ください。

実際に請求書を作るときは+ボタンで作成します。

請求書+ボタン

毎月請求しているものは過去履歴から複製しています。

+ボタンで新規作成すると先程の内容を入力していきます。

忘れてはいけないのが請求書を発行したら案件管理の画面で編集をして”未”→”済”に変えてあげます。

発行済み

すると先程の画面では4件あったのが3件のみになります。

発行済み消える

更にここからマネーフォワードで作った請求書をそのままメールで送るところをお見せします。

メールはとても簡単で、メール送信を押して送り先アドレスを貼り付けて送信で完了です。

マネフォメール送信

ペパコミの場合は毎月マネーフォワード上で自動作成しているので全部1個ずつやっているわけではないのですが、わかりやすくするために請求書発行→メール送信をお見せしました。

今月発行しなければいけない請求書がパッと見でわかるようになるので社内管理上やりやすいです。

また、前後の業務も手間なく案件管理の流れで請求書の一覧が作ることができますので今回は共有させていただきました。

マネーフォワード請求書のメリットは請求書発行しただけで自動で売上と売掛金が計上されることです。

実際に入金になった場合は預金と連動しています。

ネットバンキングと連動しているので入金になったら勝手に処理されます。

売上・売掛金

入金先は自動で予測になっているので売掛金を選択。

ここで売掛金を選択して相手先を選択すると請求書発行した時に自動で計上された売掛金が消し込まれて債権がなくなります。

今まで通帳見たり、ネットバンキングを見て入金消しこみしているのであれば、マネーフォワードとkintoneを組み合わせると債権管理までできますのでオススメです。

見せられない情報が多くて参考にならない部分もあるかもしれませんが、是非その辺りも伏せてご検討いただければと思います。

 

まとめ

 

いかがでしたか?

kintoneとマネーフォワードが¥を組み合わせると請求管理が楽になります!

もちろん一括で請求書を発行したりとやり方は色々ありますが今回はわかりやすい形式でデモをさせていただきました。

kintoneとマネーフォワードを組み合わせて請求管理するメリットは大きく3つ。

1.請求漏れがしにくくなる

2.マネーフォワード上で債権管理が出来るようになる

3.請求書発行の手間がなくなる

マネフォ×キントーンメリット

ということで今回使うプラグインは・・

ありませ〜ん!

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきます!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い!

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