ペーパーレス実現にコミット!

kintone(キントーン)コンサルのペパコミです!

 

ぽんず(ぷっむりむり)

たかが文書管理をするために活動計画なんか必要ある?


ふう(あー無理無理)

なんか大袈裟に聞こえるかもだけど、必要なんだよなあ~・・

この活動契約をしっかり立てることで、効率的な文書管理実現の可能性がぐっと上がります!

ちなみに文書管理については下記記事にまとめています。

活動計画で決めなければいけないこととして次のことがあります。

目的を設定すること!

・業務効率を上げるため

・クラウドサービス導入をする前に文書管理をしたい

・社員の働き方を変えたい

・リモートワークを実現したい

・いい人材を雇用したい

・自慢出来る会社にしたい

等々目的は多岐にわたるわけなんですが、

自社は一体何を実現したくて文書管理をするのか?

改めて上層部と現場で話して決めることが大事です!

大きい会社であれば、上層部が決めてしっかり落とし込みましょう!

 

文書管理は時間とリソースを使うので、明確な目的を設定しないと徒労に終わります。

会社としてなぜ文書整理をするのか?を明確化して、会社全体で意識統一を図りましょう!

ふう(ドヤッ)

文書管理実現のための第一歩は文書管理をする目的設定が大事なのね

文書管理責任者と担当者を部署毎で決める

ぽんず(ドヤッ)

ここは大丈夫!うちは文書管理責任者を定めてすべて任せてるから!

ふう(ちょっとそれは・・)

何も分かってないなあ・・・それじゃダメなんだよ

会社として文書管理責任者を定めるのはいいですが、まずは下記2点を決めましょう!

・出来れば役員クラスで文書管理責任者を設定

・各部署からも最低一人ずつ文書管理担当者を設定

ただし担当者に全部丸投げする!というわけではありません。

担当者は部署内の意見をまとめたり、現状調査からその後の活動まで、部署の中心となって動いてくれる人です。

そして責任者は担当者の意見を吸い上げた上で、担当者を交えてどういう手順で文書管理を行っていくか?を話し合うことです。

 

誰かに投げるのではなく、全員で取り組むことが大前提の上でそれを取りまとめる担当者の設定が大切です。

対象文書を決めること

事務所内には様々な文書がありますし、部署によって保管されている書類は異なります。

最終的にはすべての文書を整理することがゴールなのですが、いきなりすべての文書はハードルが高いです。

初めて文書管理を実践する場合は、慣れるという意味でもできる範囲から行うことをオススメします。

最初に文書管理をする文書を決める上でオススメなのは

・現在進行形の業務ではないが、事務所スペースを圧迫している書類

です!

具体的な選別方法は下記記事にまとめています。

保管場所を決めること

対象文書を明確にしたら、それを”どこに””どのように”保管するかを決めます。

今までは紙として書庫に保管する形だったかもしれませんが、文書管理をするということは

・電子化(PDF)にするのか?

・倉庫に保管するのか?

・破棄するのか?

・事務所の書庫に保管するのか?

と選択肢が広がります。

それぞれの保管方法を決めた上で、どこに保管するのか?を明確化することで対象文書を探すのがとても楽になります。

楽になればそれが成功体験になり、次の文書管理もやりやすくなりますよ!

 

文書整理の大きなメリットとして「探す手間がなくなる」があります。

「今までここにあったから・・・」ではなく、どこに保管すれば使いやすいのかをしっかり考えましょう。

期間を定めてスケジューリングしよう

何となく〇月までに実現を目指そう・・という曖昧な決め方は危険です!

みなさん日頃の仕事があるので、多少強引にスケジューリングをしないと後回しにされてしまいます。

文書管理も日々のタスクとして捉えて、期間を定めて全社的に取り組みましょう!

まとめ

いかがでしたか?

色々ルール決めが大切なんだな~というのを感じてもらえればと思います。

今回はあくまで概要を記事にしましたが、

具体的にペーパーレス化をスムーズに進めるための最適な方法を下記記事でまとめていますので、ご確認下さい。