サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
この記事では文書管理の必要性についてまとめてみました。
社長が「ペーパーレスにするぞ！さあ君が担当だ！頼んだよ！」
な～んていきなり文書管理担当者に任命されている方も少なくありません。
困りますよね～なんで文書管理なんてしなきゃいけないのか。
そんな疑問をこの記事で解決しますよ！(^^)/
文書管理をする必要性はなに？
簡単にひと言でいうと時代に対応するためです。
「今まで仕事がまわっているのに、なんで変えなきゃいけないの？」と思う人も多いですが、今はものすごいスピードでＩＴ化が進んでいます。
IT化、ロボット(RPA)、AI、Iotなどなど聞くけどよくわかんない～という方多いですよね？
ネットの普及により、様々な情報が瞬時に取得出来るようになりました。→ IT化
ロボットの進化により人の手を使わなくても自動化出来るようになりました。→ ロボット化
蓄積データを活用して認識・判断を自動で出来るようになりました。→ AI
データを活用して、物に意思を持たせて人々の生活を豊かになる時代もすぐそこまでやってきています。→ IoT
さて、ではなぜこのような技術を活用しないといけないのでしょうか？？
それは働く人が減ってきているからです。
1990年代は労働者が約9,000万人いたと言われていますが、
2060年には半分の4,000万人程度になると言われています。
つまり2人で行っていた仕事を1人でこなさないといけない時代がやってくるんです。
でも売上は常に上げていかなきゃいけないですよね？
じゃあどうしたらいいのか？
働き方を変えるしかない！
人がやらなくてもいい仕事は機械がやって
人がやるべき仕事は人がやる。(人の付加価値を高める)
そうやって仕事を切り分けていかないと、どう足掻いても仕事がまわらなくなる時代がやってくるんです。だから政府も
働き方改革だ！
有給義務化にするぞ！そのために働き方を変えなさい！
な～んてことを言ってるわけなんですね。
最近デジタルファースト法案が成立して、いよいよ行政手続きもネット上で出来るようになりました。
引っ越しの都度、水光熱や手続き等々がネットで簡単に出来るようになります。
遅かれ早かれ、企業は電子化に対応していかないといけないのです。
話は戻りますが、文書管理をする目的は“時代に対応し企業が生き残るため”です。
貴方が文句を言ってやらなくても、誰かがやらなきゃいけなくなるんです。
人はやらなきゃいけなくなったらやらざる負えないのです。
でも今のうちにやって実現したら、貴方は先駆者としてヒーローですよ！( *´艸｀)笑
日本は他国と比較して非常に生産性が悪い！
30年前、世界の企業時価総額ランキング上位30社の中に日本企業は26社入っていました。
しかし、平成30年のランキング30位以内に日本企業は1社もありません。
50位以内でも35位にトヨタ自動車が1社入っているだけです。
企業の時価総額・・・企業の評価価値
日本は「ハンコ文化」や「原本主義」が浸透しているせいで、働き方がいつまで経っても変わってないんですよね。
上記時価総額ランキングを見ても分かる通り、上位にランクインしている企業はアップル、アマゾン、マイクロソフトなどIT企業です。
国が危機感を持っても、会社が対応出来ない現状
これだけ技術が発達しているのに、時代遅れな働き方をいつまでもしているのが日本なんです。
でもようやく国が危機感をもって、近年は紙を電子で保存してもいいよ～という法律が改正されてきました。
が、そもそも今まで国が厳しく定める法律によって大量の紙を保存しなければならない。
そんな中で急に紙をなくせ！と言われてもオペレーションはそんな簡単に変えられないですし、
なにから着手すればいいか分からないですよね？
そのお手伝いをペパコミはしておりますm(__)m
結局クラウドサービスを導入しても、
・紙でハンコを押ために出張先から会社に戻って事務処理をする。
・紙から転記するための入力作業に時間をかける。
・契約書は大量の紙を束ねて郵送する。
・紙を処理するための事務職員を雇用し、生産性のない業務に経費をつかう。
クラウドサービスだけ入れても効率化は出来ないですし、
社内文書管理だけしても効率化は出来ません。
まずは社内の不要な紙を廃棄し電子化
→文書管理
その上で効率化実現の仕組みを作る
→クラウドサービス活用
これが本当の効率化だとペパコミは考えています。
社内の書類はきちんと分別すると50％は捨てることができるという統計があります。
誰がどの書類を持っているのか把握出来ていますか？
共有することでもっと早く資料が作れることってないですか？
紙で管理するのではなく、データで管理しないと働き方はすぐに限界を迎えます。
そうならないために文書管理が必要なのですっ！
すでに国も電子化に向けて大きく動き出しています。
今までの当たり前にとらわれることなく、時代の変化に対応した企業づくりをしていきましょう！
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