ペーパーレス実現にコミット!

kintone(キントーン)コンサルのペパコミです!

 

youtubeで公開している「kintone活用ちゃんねる」動画の文字起こし記事となっております。

今日のキントーン活用事例は・・

電話メモアプリをkintone(キントーン)で作り、テレワークを捗らせよう「電話メモアプリを作って、テレワーク環境を整えよう!」
クラウドサービスのキントーンならテレワーク環境でも電話対応から伝言までスムーズに処理ができるようになります

問題定義

黒:ん~・・テレワークテレワークなぁ・・あああ・・どないしょ~・・
白:お?どないしたん?
黒:テレワークせなあかんねん、せやけど問題山積みや。ゆーて電話対応せなあかん時点で無理やろ!
白:まぁな~業界によっては自粛期間ゆーても電話くるよな~。それにこんな時期やからゆーて営業の機会逃したくないもんな~

黒:せやねん!やっぱ電話当番みたいな感じで交代出勤やろな~。FAXもあるし・・。
白:ピコーン!※電気ランプ
白:それやったらな、電話転送サービス使えばええやん!
黒:誰に電話転送するねん
白:そんなん、いつも電話対応してる人でええんちゃうん?

黒:どないして取り次ぐねん。メールか?
白:キントーンで電話メモアプリ作ってな、そこで共有したらええねん。
黒:なんでわざわざキントーン使うねん?それやったらメールも一緒やん
白:テレワーク中はその人の状況見えへんから、共有化しておけばええねん

白:キントーンで電話メモ残したら通知くるし、複数の人宛の電話でも気付いた人が折り返せるやん?メールやと他のメールとかもあるから電話対応かどうかわかりづらいやん。
黒:なるほどな~。またどんなもんか見せてくれるんやろ?
白:わかってるな!ほないこ~

kintone(キントーン)画面でご説明

 

お見せするのは2つ
1.訪問者目線で見積書がその場発行される
2.提供者目線で問い合わせ管理の見え方

電話転送サービスで電話対応者に電話を飛ばし、メモはkintone(キントーン)で行いましょう!

では早速kintone(キントーン)のメモアプリです。

電話メモアプリをkintone(キントーン)で作り、テレワークを捗らせよう

ここで入力したメモを、通知先へ自動通知してくれます。

テレワークの電話対応はkintone(キントーン)で

kintone(キントーン)の裏側の設定はこんな感じ。

通知先で入力した相手に通知を飛ばすための設定を、レコードの条件通知画面で行っています。

電話メモアプリをkintone(キントーン)で作り、テレワークを捗らせよう

通知者はメールでもkintone(キントーン)上でも通知されます。

テレワークの電話対応はkintone(キントーン)で

kintone(キントーン)の電話メモアプリのよいところは、ただのメモではなく、依頼人名が過去案件等と紐づいているため、なんの電話なのか?詳細画面を開けるところです。

テレワークの電話対応はkintone(キントーン)で

まとめ

いかがでしたか?
テレワーク環境を整える上で大切なことは、リアルオフィス環境をクラウド上で出来る限り再現することです。
ではまとめていきましょう!

今回のまとめは大きく3つ

・電話転送サービスを使い、オフィスに届く電話を対応する担当者へ転送する

・転送された電話内容をキントーンの電話メモアプリへ入力し、担当者へ自動通知

・仮に担当者不在でも、共有することで周囲が状況を確認可能。その人の代わりに対応するなど、柔軟な対応が可能になる。

紙での伝言だと出来なかった柔軟な対応が、共有することで分かるようになります!

 

ちなみに今回使うプラグインは・・ありません!

以上になります。

キントーンはテレワーク実現する上で最適なクラウドサービスです。

電話メモに限らず他業務でも幅広く使えますので、日常業務でキントーンを導入している会社様は使わない手はないですよ!

 

今の時代電話転送や、FAXを自動PDF化など便利なサービスはたくさんあります。

これらを組み合わせればテレワーク化の仕組みは整います。

テレワークってやむを得ず切り替えると思われがちですが、本来は生産性を上げるために行うものです。

是非キントーンを活用して、効果のあるテレワーク環境を整えて下さいね!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!