サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの
kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です！
youtubeで公開している「kintone活用ちゃんねる」動画の文字起こし記事となっております。
今日のキントーン活用事例は・・
「電話メモアプリを作って、テレワーク環境を整えよう！」
クラウドサービスのキントーンならテレワーク環境でも電話対応から伝言までスムーズに処理ができるようになります
問題定義
黒：ん～・・テレワークテレワークなぁ・・あああ・・どないしょ～・・https://youtu.be
白：お？どないしたん？
黒：テレワークせなあかんねん、せやけど問題山積みや。ゆーて電話対応せなあかん時点で無理やろ！
白：まぁな～業界によっては自粛期間ゆーても電話くるよな～。それにこんな時期やからゆーて営業の機会逃したくないもんな～
黒：せやねん！やっぱ電話当番みたいな感じで交代出勤やろな～。FAXもあるし・・。
白：ピコーン！※電気ランプ
白：それやったらな、電話転送サービス使えばええやん！
黒：誰に電話転送するねん
白：そんなん、いつも電話対応してる人でええんちゃうん？
黒：どないして取り次ぐねん。メールか？
白：キントーンで電話メモアプリ作ってな、そこで共有したらええねん。
黒：なんでわざわざキントーン使うねん？それやったらメールも一緒やん
白：テレワーク中はその人の状況見えへんから、共有化しておけばええねん
白：キントーンで電話メモ残したら通知くるし、複数の人宛の電話でも気付いた人が折り返せるやん？メールやと他のメールとかもあるから電話対応かどうかわかりづらいやん。
黒：なるほどな～。またどんなもんか見せてくれるんやろ？
白：わかってるな！ほないこ～
kintone(キントーン)画面でご説明
お見せするのは2つ
1.訪問者目線で見積書がその場発行される
2.提供者目線で問い合わせ管理の見え方
電話転送サービスで電話対応者に電話を飛ばし、メモはkintone(キントーン)で行いましょう！
では早速kintone(キントーン)のメモアプリです。
ここで入力したメモを、通知先へ自動通知してくれます。
kintone(キントーン)の裏側の設定はこんな感じ。
通知先で入力した相手に通知を飛ばすための設定を、レコードの条件通知画面で行っています。
通知者はメールでもkintone(キントーン)上でも通知されます。
kintone(キントーン)の電話メモアプリのよいところは、ただのメモではなく、依頼人名が過去案件等と紐づいているため、なんの電話なのか？詳細画面を開けるところです。
まとめ
いかがでしたか？
テレワーク環境を整える上で大切なことは、リアルオフィス環境をクラウド上で出来る限り再現することです。
ではまとめていきましょう！
今回のまとめは大きく３つ
・電話転送サービスを使い、オフィスに届く電話を対応する担当者へ転送する
・転送された電話内容をキントーンの電話メモアプリへ入力し、担当者へ自動通知
・仮に担当者不在でも、共有することで周囲が状況を確認可能。その人の代わりに対応するなど、柔軟な対応が可能になる。
紙での伝言だと出来なかった柔軟な対応が、共有することで分かるようになります！
ちなみに今回使うプラグインは・・ありません！
以上になります。
キントーンはテレワーク実現する上で最適なクラウドサービスです。
電話メモに限らず他業務でも幅広く使えますので、日常業務でキントーンを導入している会社様は使わない手はないですよ！
今の時代電話転送や、ＦＡＸを自動ＰＤＦ化など便利なサービスはたくさんあります。
これらを組み合わせればテレワーク化の仕組みは整います。
テレワークってやむを得ず切り替えると思われがちですが、本来は生産性を上げるために行うものです。
是非キントーンを活用して、効果のあるテレワーク環境を整えて下さいね！
本日もありがとうございました！また次回お会いしましょう～！
コメント